VERORDENING COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Deze verordening verstaat onder:

• 1.

  Verwerend orgaan: bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen;

• 2.

  Commissie: vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften, geheten bezwaarschriftencommissie Brummen;

• 3.

  Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• 4.

  Gemw: Gemeentewet.

Artikel 2. Inleidende bepaling commissie

• 1.

  Er is een commissie ter voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester.

• 2.

  De commissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten:

  • a.

    Op grond van een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de Wet waardering onroerende zaken;

  • b.

    Inzake personele aangelegenheden, genomen door het verwerend orgaan ten aanzien van een ambtenaar als bedoeld in artikel 1 van de Ambtenarenwet.

Artikel 3. Samenstelling van de commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden.

• 2.

  De voorzitter en de leden van de commissie kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van een van de bestuursorganen van de gemeente Brummen.

• 3.

  De voorzitter en de leden worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen. Het college doet dit mede namens de raad en de burgemeester.

• 4.

  Het college kan mede namens de raad en de burgemeester plaatsvervangende leden benoemen.

• 5.

  De commissie regelt, uit haar midden, de vervanging van de voorzitter.

Artikel 4. Geheimhouding

De leden van de commissie zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen bij uitoefening van hun lidmaatschap ter kennis komt.

Artikel 5. Secretaris

• 1.

  De commissie wordt in haar werkzaamheden ondersteund door één of meerdere vaste ambtelijke secretarissen die door het college worden aangewezen.

• 2.

  Het college wijst tevens een of meer plaatsvervangers van secretaris aan.

Artikel 6. Zittingsduur

• 1.

  De voorzitter en de leden van de commissie worden benoemd voor een termijn van zes jaar. Het is niet mogelijk herbenoemd te worden.

• 2.

  De voorzitter en de leden van de commissie kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan een schriftelijk mededeling aan het college.

• 3.

  De aftredende of ontslag nemende voorzitter of leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

• 4.

  Het college kan besluiten af te wijken van het bepaalde onder het eerste lid:

  • a.

    Indien het niet mogelijk is gebleken om een geschikte kandidaat te vinden met een specifieke deskundigheid, of;

  • b.

    In verband met het behoud van specifieke deskundigheid, of;

  • c.

    In verband met andere bijzondere omstandigheden.

Artikel 7. Vergoeding

• 1.

  De leden van de commissie ontvangen per bijgewoonde vergadering een vergoeding van € 191,69.

• 2.

  De voorzitter van de commissie, of het commissielid dat het (plaatsvervangend) voorzitterschap in een vergadering van de commissie vervult, ontvangt per bijgewoonde vergadering een vergoeding van € 236,30.

• 3.

  Naast de in het eerste en tweede lid genoemde vergoedingen wordt een reiskostenvergoeding van € 0,27 per km aan de leden en de voorzitter van de commissie toegekend.

Artikel 8. Ingediend bezwaarschrift

• 1.

  Op het ingediende bezwaarschrift wordt de datum van ontvangst aangetekend.

• 2.

  Het bezwaarschrift met de daarbij overgelegde stukken wordt zo spoedig mogelijk in handen van de commissie gesteld.

Artikel 9. Uitoefening bevoegdheden

De voorzitter oefent voor de toepassing van deze verordening de volgende wettelijke bevoegdheden van het bestuursorgaan uit:

• a.

  Artikel 2:1, tweede lid;

• b.

  Artikel 6:6, wat betreft het de indiener stellen van een termijn;

• c.

  Artikel 6:17, voor zover het de verzending van stukken betreft tijdens de behandeling door de commissie;

• d.

  Artikel 7:4, tweede lid;

• e.

  Artikel 7:6, vierde lid.

Artikel 10. Vooronderzoek

• 1.

  De voorzitter van de commissie is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen.

• 2.

  De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van het college vereist.

Artikel 11. Hoorzitting

• 1.

  De secretaris van de commissie bepaalt plaats en tijdstip van de hoorzitting waarin de belanghebbenden en het verwerend orgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen.

• 2.

  De voorzitter beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb.

• 3.

  Indien de voorzitter op grond van het tweede lid besluit af te zien van het horen, doet hij daarvan mededeling aan de belanghebbenden en het verwerend orgaan.

Artikel 12. Uitnodiging hoorzitting

• 1.

  De voorzitter nodigt de belanghebbenden en het verwerend orgaan ten minste twee weken voor de hoorzitting schriftelijk uit.

• 2.

  Binnen drie dagen na de uitnodiging kunnen de belanghebbenden of het verwerend orgaan onder opgaaf van redenen de voorzitter verzoeken het tijdstip van de hoorzitting te wijzigen.

• 3.

  De beslissing van de voorzitter op dit verzoek wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de hoorzitting aan de belanghebbenden en het verwerend orgaan meegedeeld.

• 4.

  De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen die genoemd zijn in het eerste tot en met het derde lid.

Artikel 13. Quorum

• 1.

  Voor het houden van een hoorzitting is vereist dat de meerderheid van het aantal leden, onder wie in elk geval de voorzitter, of een plaatsvervanger, aanwezig is.

• 2.

  In geval van onvoorziene omstandigheden kan worden overgegaan tot het horen met de voorzitter of de plaatsvervanger en één commissielid met dien verstande dat een derde lid van de commissie betrokken is bij de beoordeling en bij het uitbrengen van het advies. Dit besluit wordt in onderling overleg door de voorzitter en de secretaris met enige terughoudendheid genomen.

Artikel 14. Niet-deelneming aan de behandeling

De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift, indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen.

Artikel 15. Openbaarheid hoorzitting

• 1.

  De hoorzitting van de commissie is openbaar.

• 2.

  De deuren kunnen worden gesloten indien de voorzitter van de commissie of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet.

• 3.

  Indien de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de hoorzitting verzetten, vindt de hoorzitting plaats achter gesloten deuren.

• 4.

  De hoorzitting van de commissie vindt in ieder geval achter gesloten deuren plaats als het een bezwaarschrift betreft tegen een besluit dat betrekking heeft op een sociale zaak, bijvoorbeeld op grond van de Participatiewet of de Wet maatschappelijke ondersteuning.

Artikel 16. Verslaglegging

• 1.

  Het verslag als bedoeld in artikel 7:7 Awb is digitaal en bestaat uit een geluidsopname van de hoorzitting.

• 2.

  De geluidsopname wordt in de regel niet schriftelijk uitgewerkt.

• 3.

  Op verzoek van een belanghebbende of het verwerend orgaan stelt de commissie de geluidsopname digitaal ter beschikking. Indien er sprake is van omstandigheden die daartoe aanleiding geven, kan de commissie toezending weigeren. In dat geval wordt een schriftelijk verslag verstrekt.

• 4.

  In afwijking van het tweede lid wordt de geluidsopname alsnog schriftelijk uitgewerkt indien:

  • a.

    De behandeling van een bezwaarschrift wordt aangehouden tijdens een hoorzitting en er een nieuwe hoorzitting wordt ingelast, of;

  • b.

    Een belanghebbende of het verwerend orgaan daar om verzoekt, of;

  • c.

    Een gerechtelijke instantie daar om verzoekt in geval van een (hoger) beroepsprocedure.

• 5.

  Het schriftelijke verslag vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid en houdt een zakelijke vermelding in van hetgeen over en weer is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen.

• 6.

  Het schriftelijke verslag verwijst naar de op de zitting overlegde bescheiden, die bijgevoegd worden aan het verslag.

• 7.

  Het schriftelijke verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

• 8.

  Ten aanzien van de archivering is hetgeen in artikel 20 bepaald van toepassing.

ARTIKEL 17. Nader onderzoek

• 1.

  Indien na afloop van de hoorzitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter uit eigen beweging of op verlangen van de andere commissieleden dit onderzoek houden.

• 2.

  De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden toegezonden.

• 3.

  De leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voorzitter van de commissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op zo’n verzoek.

• 4.

  Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

• 5.

  Indien besloten wordt om nader onderzoek te houden, houdt de commissie de behandeling van het bezwaarschrift aan. Artikel 19, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 18. Raadkamer en advies

• 1.

  De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies.

• 2.

  De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

• 3.

  Indien bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

• 4.

  Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt indien die minderheid dat verlangt.

• 5.

  Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift.

• 6.

  Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris van de commissie ondertekend.

Artikel 19. Uitbrengen advies en verdaging

• 1.

  Het advies wordt tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.

• 2.

  Indien naar het oordeel van de voorzitter van de commissie de termijn van 12 weken, genoemd in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het verwerend orgaan tijdig de beslissing te verdagen.

• 3.

  Van een besluit tot verdaging ontvangen de commissie en de belanghebbenden een afschrift..

Artikel 20. Archivering

• 1.

  Zodra de commissie het advies heeft uitgebracht, vernietigen de leden van de commissie de in hun bezit zijnde stukken en bestanden die op het bezwaarschrift betrekking hebben.

• 2.

  Het college doet de archivering voor de commissie met inachtneming van de geldende archiefwetgeving.

• 3.

  De secretaris draagt zorg dat één volledig dossier aan het college voor archivering wordt overgedragen en voor vernietiging van de overige stukken en bestanden.

Artikel 21. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het college.

Artikel 22. Intrekking oude regeling

De Verordening commissie bezwaarschriften, door de raad vastgesteld op 19 september 2013, wordt hierbij ingetrokken.

Artikel 23. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 24. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening commissie bezwaarschriften.

Aldus vastgesteld door de raad van Brummen in zijn openbare vergadering van 06 september 2018, bij raadsbesluit met kenmerk RB18.0041

De raad van de gemeente Brummen,

De griffier, H. Veraart

De voorzitter A.J. van Hedel

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brummen,

De secretaris, M. Klos

De burgemeester, A.J. van Hedel

De burgemeester van de gemeente Brummen. A.J. van Hedel

TOELICHTING

Deze verordening geeft een uitwerking van de behandeling van bezwaarschriften door de bezwaarschriftencommissie. Om een volledig beeld te krijgen van de procedure die moet worden gevolgd bij de behandeling van een bezwaarschrift is het noodzakelijk om de bepalingen uit de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de verordening naast elkaar te plaatsen. In de artikelsgewijze toelichting zijn zo veel mogelijk onderdelen uit de Awb opgenomen die van belang zijn in de behandelingsprocedure.

In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. Duidelijk is dat de raad de verordende bevoegdheid heeft. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen het besluit tot instellen van de commissie bezwaarschriften. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door alle drie bestuursorganen.

Artikelsgewijze toelichting op de Verordening Commissie bezwaarschriften

Artikel 1. Begripsbepaling

Bij de in deze verordening gebruikte begrippen is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de begripsbepalingen van de Awb. In de Awb ontbreekt een omschrijving van het begrip ‘bestuursorgaan’ hoewel dat op meerdere plaatsen in de verordening voorkomt. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als ‘verwerend orgaan’. Dit kan de raad betreffen, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester.

Artikel 2. Inleidende bepaling commissie

De commissie wordt via deze inleidende bepaling als zodanig geïntroduceerd. In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan. In het tweede lid is bepaald dat de commissie niet bevoegd is te adviseren over bezwaarschriften die betrekking hebben op belastingzaken, WOZ-zaken en personele aangelegenheden. De uitgezonderde bezwaarschriften hebben betrekking op een zo specifieke materie of op onderwerpen waarover zulke grote aantallen bezwaarschriften te verwachten zijn dat het wenselijk is daarvoor een andere methodiek van horen en adviseren te hanteren.

Artikel 3. Samenstelling van de commissie

Het eerste lid verwijst naar de adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Awb. De wet stelt als minimale eisen aan de samenstelling van een adviescommissie:

• 1.

  De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb).

• 2.

  De voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb).

In artikel 84, tweede lid van de Gemw is een uitzondering opgenomen voor bezwaar- en klachtcommissies voor wat betreft het uitgangspunt dat leden van de raad geen lid mogen zijn van een door het college of burgemeester ingestelde commissie. De burgemeester en de wethouders mogen geen lid zijn van een door de raad ingestelde commissie.

In de gemeente Brummen is gekozen voor een commissie die volledig bestaat uit leden die geen deel uitmaken van en niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de verschillende bestuursorganen.

Voordelen externe commissie (juristen/deskundigen/oud-bestuurders):

• •

  Schijn van partijdigheid wordt vermeden

• •

  Ontlasting van de werkdruk van de bestuursorganen

Door de bepaling in het derde lid benoemt het college voor zichzelf, de raad en de burgemeester de commissieleden. Het college is hiermee ook het orgaan dat indien nodig het functioneren van de leden van de commissie evalueert. Indien een lid van de commissie niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal ondernemen, het is immers een zelfstandig bestuursorgaan. De voorzitter zal hierbij een rol spelen. Mocht een commissielid niet zelf ontslag nemen dan is het uiteindelijk aan het college om op te treden. Het ligt voor de hand dat voordat een dergelijke stap wordt genomen er diverse gesprekken hebben plaatsgevonden en dat er een dossier is gevormd.

Bij de bevoegdheid van het college om een lid te schorsen kan gedacht worden aan een situatie waarbij functioneren van een commissielid wordt onderzocht en deze, hangende het overleg hierover, wordt geschorst.

Op 22 juli 2009 heeft de Raad van State uitspraak gedaan inzake het ontslag door het college van leden van een bezwaarschriftencommissie, aanleiding was een vertrouwensbreuk (gepubliceerd in JB 2009, 216). Met name in de uitspraak van de Rechtbank, minder in die van de Afdeling, wordt ingegaan op de bevoegdheid van het college om leden van de bezwaarschriftencommissie te ontslaan wegens een vertrouwensbreuk. De commissie heeft als adviseur in zekere mate een onafhankelijke rol ten opzichte van het college en daarom dient aan de commissie ruimte te worden gelaten om op verantwoorde wijze invulling aan haar onderzoeksbevoegdheden te geven. Het college mag daarom niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuursorgaan onwelgevallig standpunt. Tegelijkertijd is de commissie een adviserend orgaan en ligt de eindverantwoordelijkheid voor de beslissing op het bezwaar bij het bestuursorgaan. In verband hiermee achtte de Rechtbank en ook de Afdeling het ontoelaatbaar dat de commissie het initiatief nam tot een bemiddelingspoging door een derde, terwijl verweerder al had laten blijken niets te voelen voor een dergelijke oplossing. Het feit dat de commissieleden voor een periode van (in deze zaak) vier jaar worden benoemd doet niet ter zake; indien sprake is van een vertrouwensbreuk is ontslag mogelijk.

Artikel 4. Geheimhouding

Vanwege het (zeer) vertrouwelijke karakter, met name van bezwaarschriften die hun grondslag hebben in besluiten in het sociale domein, zoals de Participatiewet of de Wet maatschappelijke ondersteuning, is deze bepaling nieuw opgenomen bij de herziening in 2018.

Artikel 5. Secretaris

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een of meerdere secretaris(sen) ter ondersteuning van de werkzaamheden.

Artikel 6. Zittingsduur

Met de laatste wijziging van de verordening is de zittingsduur gewijzigd in een periode van zes jaar. Tevens is herbenoeming in beginsel niet meer mogelijk. Voorheen konden commissieleden onbeperkt worden herbenoemd. Als commissieleden onbeperkt kunnen worden herbenoemd, dan kan de situatie ontstaan dat de commissieleden de gemeente en de organisatie al te veel kennen. Dit kan een frisse en objectieve blik die juist het voordeel is van een externe commissie in de weg gaan staan. Voorheen werden commissieleden benoemd voor een periode van vier jaar. Bij een eenmalige herbenoeming is de zittingsduur dan 8 jaar. Dit is ook al een lange periode. Omdat vier jaar een zeer korte periode is als gewerkt wordt met een roulatie systeem, is toen gekozen voor een zittingsduur van zes jaar, zonder herbenoemingsmogelijkheid.

Omdat er bijzondere omstandigheden kunnen zijn, waarbij het wenselijk is om een commissielid te herbenoemen, is hiervoor de mogelijkheid geopend. Enkele bijzondere omstandigheden zijn reeds in het artikel opgenomen.

Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Het kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. De bepaling van het derde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.

Artikel 7. Vergoeding

Deze bepaling is bij de herziening in 2018 toegevoegd. Artikel 96 van de Gemw bevat de formele basis om rechtmatig vergoedingen toe te kennen aan de leden van de bezwaarschriftencommissie: de raad moet de vergoeding bij verordening vaststellen. Met artikel 7 wordt aan de bepaling van de Gemw voldaan. De in dit artikel genoemde vergoedingsbedragen gelden per (bijgewoonde) vergadering van de commissie. Tijdens een vergadering zullen in de meeste gevallen meerdere bezwaarschriften worden behandeld. De geldende vergoedingen zijn marktconform.

Artikel 8. Ingediend bezwaarschrift

In de Awb wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvragen. Hieronder wordt beknopt aangegeven welke onderwerpen in de Awb aan de orde komen: vereisten die aan een bezwaarschrift worden gesteld (artikel 6:5) en de indieningstermijn (artikel 6:7 tot en met 6:12):

• 1.

  De indieningstermijn bedraagt zes weken (artikel 6:7).

• 2.

  De indieningstermijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (artikel 6:8).

• 3.

  De ontvangsttheorie (artikel 6:9, eerste lid) of een combinatie van de verzend- en ontvangsttheorie is van toepassing (artikel 6:9, tweede lid).

• 4.

  Regeling voor de ontvankelijkheid van te vroeg of te laat ingediende bezwaarschriften (artikel 6:10 en 6:11).

• 5.

  Bezwaar dat gericht is tegen het niet-tijdig nemen van een besluit, is niet aan een termijn gebonden (artikel 6:12). De procedure na ontvangst van een bezwaarschrift (artikel 6:14 tot en met 6:15).

• 6.

  Schriftelijk bevestigingen van de ontvangst door het orgaan waarbij het bezwaarschrift is ingediend. Hierbij kan worden vermeld dat een commissie over het bezwaar zal adviseren. Dit kan ook in een later stadium. (artikel 6:14)

• 7.

  Doorzendplicht (artikel 6:15).

Over de ontvangstbevestiging wordt nog opgemerkt dat naast verzending per post ook uitreiking van een ontvangstbewijs in aanmerking komt. Het ontvangstbewijs kan samenvallen met de mededeling aan de indiener dat hij in de gelegenheid wordt gesteld te worden gehoord, mits de mededeling spoedig na de ontvangst van het bezwaarschrift kan worde gedaan. Het verdient aanbeveling om bij grensgevallen naast aantekening van de datum van ontvangst op het bezwaarschrift, de envelop waarin het is verzonden te bewaren. Dit is gezien het belang van de datum van de poststempel en ter voorkoming van onnodige geschillen over de ontvankelijkheid (zie artikel 6:9 Awb).

Een per fax ingezonden bezwaarschrift dient vóór 24.00 uur van de laatste dag van de termijn te zijn ingediend. Op grond van jurisprudentie moet het faxen zijn aangevangen vóór 24.00 uur. Het risico van storingen in zowel de zendende als de ontvangende faxapparatuur is voor de verzender (ABRS 16 mei 2000, AB 00/325).

Een bezwaarschrift verzenden per e-mail is ook mogelijk. Wel is het zo dat het bestuursorgaan deze weg expliciet moet openstellen (artikel 2:15 Awb). In de gemeente Brummen is hiervoor niet gekozen en is de elektronische weg voor bezwaarschriften niet opengesteld. Indien een bezwaarde per e-mail een bezwaarschrift heeft ingediend, dan dient het bestuursorgaan de verzender op de hoogte te brengen dat deze manier niet mogelijk is en de verzender te verzoeken het bezwaarschrift alsnog op de voorgeschreven wijze te sturen. Een per e-mail ingediend bezwaarschrift kan niet automatisch niet-ontvankelijk worden verklaard.

Het aantekenen van de datum van ontvangst wordt in artikel 6:15 Awb uitdrukkelijk voorgeschreven indien het bezwaarschrift wordt ingediend bij een onbevoegd bestuursorgaan of een onbevoegd administratieve rechter. Dit heeft betekenis voor de vraag of het geschrift tijdig bij de bevoegde instantie is ingediend. Ingevolge het derde lid van artikel 6:15 Awb dient namelijk de bevoegde instantie het doorgezonden geschrift als tijdig ingediend te beschouwen indien de indiening bij de bevoegde instantie tijdig is geschied, tenzij belanghebbende kennelijk misbruik heeft gemaakt van zijn procesrecht (derde lid, zoals gewijzigd bij de Eerste evaluatiewet Awb, inwerking getreden op 1 april 2002). Hiervan us bijvoorbeeld sprake als belanghebbende bij herhaling willens en wetens een bezwaarschrift bij het verkeerde bestuursorgaan indient. Wanneer het derde lid geen toepassing vindt, is de ontvangst bij het bevoegd orgaan beslissend. Er zal dan meestal sprake zijn van verwijtbaar handelen van de indiener die daarvoor zelf het risico loopt. In beginsel moet doorzending binnen twee weken plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan komt dit niet voor risico van belanghebbende.

Omdat het over het algemeen van belang kan zijn bij discussies over tijdigheid van de bezwaarschriften, is in deze verordening bepaald dat alle bezwaarschriften worden voorzien van een aantekening van de datum van ontvangst.

Met het tweede lid van dit artikel wordt de daadwerkelijke behandeling van een ingediend bezwaarschrift door de commissie gestart. In verband met de voor de afhandeling geldende termijn verdient het aanbeveling aan het hier gestelde (zo spoedig mogelijk) ook daadwerkelijk te voldoen. De in artikel 7:13, tweede lid, bepaalde melding dat een commissie over het bezwaar zal adviseren, is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot twaalf weken met een verdagingsmogelijkheid van zes weken (artikel 7:10). Wellicht ten overvloede wordt hier opgemerkt dat het aanbeveling verdient indieners al in een zo vroeg mogelijk stadium op de hoogte te brengen van de te volgen procedure.

Artikel 9. Uitoefening bevoegdheden

Ingevolge artikel 7:13 Awb beslist de commissie over onder andere toepassing van artikel 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid. Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend. De hiervoor aangehaalde bepalingen zijn in dit artikel dan ook niet genoemd.

De in dit artikel aangehaalde artikelen of artikelleden van de Awb luiden als volgt:

Artikel 2:1, tweede lid Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.

Toelichting: Deze bepaling is facultatief geformuleerd: de voorzitter is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.

Artikel 6:6 Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.

Toelichting: De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de voorzitter. Er is van afgezien in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (in de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken na het einde van het bezwaartermijn worden volstaan). Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen; anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd. Uit jurisprudentie over belastingen valt af te leiden dat na het bieden van een hersteltermijn, bij of na afloop van die termijn ook nog gerappelleerd dient te worden.

Een zorgvuldige formulering van de brief waarin gewezen wordt op het verzuim en waarin de termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Er zal duidelijk aangegeven moeten worden welke consequentie verbonden is aan het niet-voldoen aan deze verplichting. Dit volgt ook uit de facultatieve wijze waarop artikel 6:6 is geformuleerd voor het gevolg van het in verzuim zijn: het bezwaarschrift ‘kan’ niet-ontvankelijk worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt dus bij het bestuursorgaan.

Overigens zal niet zonder meer geconcludeerd mogen worden dat er in zo’n situatie sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor – ingevolge artikel 7:3 Awb – van het horen kan worden afgezien. Ten slotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.

Artikel 6:17 Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, stelt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in ieder geval aan de gemachtigde.

Toelichting: Deze bepaling spreekt voor zich. Voor zover het de behandeling door de commissie betreft, ligt deze taak bij de voorzitter.

Het is niet nodig om in de bezwaarfase ook de stukken aan de vertegenwoordigers van de belanghebbende toe te zenden die zijn geproduceerd in de fase tussen de aanvraag en het primaire besluit (CRvB 24 juni 1997, JB 1997/196).

Artikel 7:4; tweede lid Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste een week voor belanghebbenden ter inzage.

Toelichting: Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte terinzagelegging. Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van terinzagelegging (Rb. Amsterdam, 8 augustus 1995, Awb katern 1996, 19). In de gemeente Brummen worden over het algemeen alle stukken aan de belanghebbenden toegestuurd.

Artikel 7:6, vierde lid Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden […].

Het derde lid van dit artikel luidt: Wanneer de belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid.

Toelichting: In het tweede lid van artikel 7:6 wordt de mogelijkheid gegeven om de belanghebbenden afzonderlijk te horen. Een reden om dit te doen kan zijn dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Het vierde lid geeft aan dat in dit geval de verschillende partij er niet geïnformeerd hoeven te worden over wat er in de afzonderlijke hoorzittingen is besproken.

Artikel 10. Vooronderzoek

Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Dat geldt zowel; voor intern bij de gemeente- hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen – als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarde in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.

De activiteiten van de commissie of haar voorzitteer bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten met zich meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat.

Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in onderhavige bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.

In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak.

Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.

Artikel 11. Hoorzitting

Voor het bepaalde in het eerste lid: zie de toelichting op artikel 9 van deze verordening.

Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Voor een ingediend bezwaarschrift is dat indien:

• a.

  Het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is;

• b.

  Het bezwaar kennelijk ongegrond is;

• c.

  De belanghebbenden verklaard hebben geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord of

• d.

  Aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.

Ad d.

Het ligt voor de hand dat als het verwerend orgaan (vak afdeling) aan het bezwaar van appellant volledig tegemoet denkt te kunnen komen, het daarover met de voorzitter van de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:19 Awb. In artikel 6:19 wordt bepaald dat indien een bestuursorgaan een intrekkings- of wijzigingsbesluit heeft genomen, het bezwaar geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit tenzij bezwaarde daarbij onvoldoende belang heeft.

De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de verordening toegekend aan de voorzitter van de commissie. Deze beslissing is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid, waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3.

Het bepaalde in het derde lid spreekt voor zich. Daarnaast zal in het uiteindelijk uit te brengen advies hier nogmaals op teruggekomen moeten worden. Dat is noodzakelijk omdat ingevolge artikel 7:12 Awb bij de beslissing op een bezwaarschrift, indien van het horen is afgezien, aangegeven moet worden op welke grond dat is geschied.

Artikel 12. Uitnodiging hoorzitting

Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de hoorzitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter hoorzitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarde, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor de commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.

Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de hoorzitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de hoorzitting voor te bereiden. Bezwaarden kunnen geattendeerd worden op de mogelijkheid om hun verweer op schrift te stellen dat bij het verslag wordt gevoegd.

Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van 12 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 Awb (zie hierna). Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de hoorzitting. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Betrokkene dient wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen. Met de inwerkingtreding van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het verstandig om indien een bezwaarde verzoekt om uitstel en hiermee ingestemd wordt, af te spreken dat daarmee de beslistermijn met eenzelfde periode wordt opgeschort, en dit op papier te bevestigen.

De toelichting op dit artikel van deze verordening is ook de plaats om te wijzen op het bepaalde in artikel 7:4 en 7:8 van de Awb. Het verdient aanbeveling om van de inhoud van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting mededeling te doen.

Omdat de inhoud van deze artikelen voor zich spreekt, is ermee volstaan de tekst ervan hier integraal op te nemen (zie ook de toelichting bij artikel 9).

Artikel 7:4

• 1.

  Tot 10 dagen voor het horen kunnen belanghebbenden nadere stukken indienen.

• 2.

  Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken, voorafgaand aan het horen, gedurende ten minste een week voor belanghebbenden ter inzage.

• 3.

  Bij de oproeping voor het horen worden belanghebbenden gewezen op het eerste lid en wordt vermeld waar en wanneer de stukken ter inzage liggen.

• 4.

  Belanghebbenden kunnen van deze stukken tegen vergoeding van ten hoogste de kosten afschriften verkrijgen.

• 5.

  Voor zover de belanghebbenden daarmee instemmen, kan toepassing van het tweede lid achterwege worden gelaten.

• 6.

  Het bestuursorgaan kan. Al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het tweede lid voorts achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Van de toepassing van deze bepaling wordt mededeling gedaan.

• 7.

  Gewichtige redenen zijn in elk geval niet aanwezig, voor zover ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur de verplichting bestaat een verzoek om informatie, vervat in deze stukken, in te willigen.

• 8.

  Indien een gewichtige reden is gelegen in de vrees voor schande aan de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een belanghebbende, kan inzage van de desbetreffende stukken worden voorbehouden aan een gemachtigde die hetzij advocaat, hetzij arts is.

Volgens de parlementaire geschiedenis zal voor het aannemen van geheimhoudingsredenen een sterkere grond aanwezig moeten zijn dan de in de WOB opgenomen weigeringsgronden (zie ook: Rb. Den Haag, 19 februari 1996, Awb katern 1996, 43).

In de bezwaarschriftprocedure is aangaande inzage in en geheimhouding van stukken niet de WOB, maar artikel 7:4 Awb van toepassing (Rb. Alkmaar, 20 oktober 1997, Belastingblad 1998, 7).

Artikel 7:8 Op verzoek van de belanghebbende kunnen door hem meegebrachte getuigen en deskundigen worden gehoord.

Het aanwezig zijn van partijen bij het horen van getuigen in de bezwaarschriftprocedure is een beginsel van goede procesorde (JG 2000/122).

Artikel 13. Quorum

Dit artikel spreekt voor zich.

Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en een lid van de adviescommissie, terwijl advisering door de voltallige commissie heeft plaatsgevonden (ABRS 2 maart 2000, GS 2000/ 7119, 5). In de Gemeentestem 2008, nr. 101 is een artikel verschenen van mr. H. Piefers: "Horen en adviseren door een onvolledige bezwaarschriftencommissie".

Artikel 14. Niet-deelneming aan de behandeling

Dit artikel behoeft geen toelichting. Zie ook artikel 2:4 Awb.

Ook al is de voorzitter formeel onafhankelijk, dan staat daarmee nog niet vast dat automatisch ook op inhoudelijk vlak van niet-vooringenomenheid sprake is (Rb. Leeuwarden 8 februari 1996, JB, 3 (1996), 100).

Artikel 15. Openbaarheid hoorzitting

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.

In deze verordening bepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld als bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.

Omdat bezwaarschriften op basis van de Participatiewet en de Wet maatschappelijke ondersteuning en overige aanverwante onderwerpen altijd bijzonder persoonlijke zaken betreffen, is in deze verordening bepaald dat deze hoorzittingen niet openbaar zijn. Hiermee worden problemen voorkomen als de commissie vergeet te besluiten tot een niet-openbare hoorzitting.

De hoorzitting moet worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 18 van de verordening achter gesloten deuren plaatsvindt.

Artikel 16. Verslaglegging

Deze bepaling is bij de herziening van de verordening in 2018 gewijzigd. Dit artikel wijzigt de verslaglegging van standard een (zakelijk) schriftelijk verslag in (in de regel) een digitale geluidsopname en alleen indien nodig nog een (zakelijk) schriftelijk verslag.

Er zijn bezwaarschriftencommissies bij andere gemeenten die al een tijd op deze wijze werken.

Het opstellen van een schriftelijk verslag van een hoorzitting kost in de praktijk namelijk erg veel tijd, terwijl het veelal weinig toegevoegde waarde heeft. De commissie en de secretarissen van Brummen hebben geheel 2017 een proef gedraaid met de nieuwe werkwijze. Ze zijn tot de conclusie gekomen dat het secretariaat hierdoor effectiever kan werken en de belangen van belanghebbenden niet worden geschaad. Bovendien bevat een geluidsopname al hetgeen op de hoorzitting naar voren is gebracht, terwijl een schriftelijk verslag slechts een zakelijke weergave daarvan is. Als er discussie is over wat er al dan niet op de hoorzitting naar voren is gebracht, kan middels het afluisteren van de geluidsopname daarover zekerheid worden verkregen. Dat is niet het geval als er sprake is van een (zakelijk) schriftelijk verslag.

De oude artikel 14 (“Schriftelijke verslaglegging”) bepaalt (impliciet) dat van elke hoorzitting een schriftelijk verslag wordt opgesteld. Op grond van 7:7 Awb dient immers van het horen een verslag gemaakt te worden. Uit de wetsgeschiedenis blijkt, zo heeft ook de Afdeling van de Raad van State geoordeeld, dat een schriftelijk verslag wordt bedoeld. Dit kan op verschillende wijzen worden vormgegeven. Zo kan ook uit de beslissing op bezwaar blijken wat op de hoorzitting is verhandeld.

Het besluit is in strijd met artikel 7:7 Awb genomen als er geen schriftelijk verslag is gemaakt en uit de beslissing op bezwaar niet blijkt wat op de hoorzitting is verhandeld. Uit de rechtspraak, o.a. van de Afdeling van de Raad van State, blijkt echter dat deze strijd met artikel 7:7 Awb wordt hersteld als een belanghebbende (zoals bezwaarmaker) desgewenst de beschikking krijgt over de geluidsopname van de hoorzitting en als er alsnog een verslag van de hoorzitting wordt gemaakt als daartoe aanleiding is.

Daarom is in deze verordening vastgelegd dat van elke hoorzitting een geluidsopname wordt gemaakt, die op verzoek van de belanghebbende(n) of het verwerend orgaan ter beschikking kan worden gesteld. Dit dient in de beslissing op bezwaar te worden vermeld. Daarnaast wordt vastgelegd dat de secretaris op basis van de geluidsopname alsnog een schriftelijk verslag maakt,

• •

  Indien de behandeling van een bezwaarschrift tijdens de hoorzitting wordt aangehouden en er een nieuwe hoorzitting wordt ingelast, of

• •

  Indien de belanghebbende of het verwerend orgaan daar om verzoekt, of

• •

  In het geval van een beroepsprocedure de rechtbank daarom verzoekt.

Lid 3 ziet op toezending van de geluidsopname van de hoorzitting dan wel het weigeren daarvan. De commissie kan besluiten dat er omstandigheden zijn op grond waarvan toezending van de geluidsopname wordt geweigerd, bijvoorbeeld als er op de hoorzitting gevoelige persoonsgegevens (zoals medische informatie) zijn besproken of de hoorzitting in een vijandige sfeer (met bijbehorend taalgebruik) heeft plaatsgevonden. Als de geluidsopname niet wordt verstrekt, dient een (zakelijk) schriftelijk verslag te worden toegezonden.

Het digitale verslag van de hoorzitting maakt onderdeel uit van de dossiervorming en wordt gearchiveerd conform het in artikel 20 bepaalde.

Artikel 17. Nader onderzoek

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de hoorzitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe hoorzitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).

Artikel 18. Raadkamer en advies

Zie ook de toelichting bij artikel 15. De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats.

Het tweede lid is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum wel aanwezig is, maar de commissie door afwezigheid van een of meer leden dan wel hun plaatsvervangers (of als gevolg van de toepassing van artikel 14) tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat.

Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie (zie onder 13); de advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb. Hoe het advies tot stand komt, is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is mogelijk (CRvB 21 oktober 1999, AB 2000/42 en Rb. Haarlem 5 januari 2001, ongepubliceerd, zaaknummer Awb 00/8620 en 00/8621). Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13, eerste lid, onder a Awb (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 19-10-98, JB 1998/257). Uit het derde lid van dit artikel (mogelijkheid voor de commissie om het horen op te dragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan) volgt niet dat de gehele advisering kan worden opgedragen aan de voorzitter en één lid.

Een adviescommissie mag alleen adviseren: ze kan geen (gedelegeerde) beslisbevoegdheid krijgen, (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 06-01-1997).

In 2002 is de Wet kosten bestuurlijke voorprocedures in werking getreden. Deze wet bevat een regeling voor de vergoeding van de kosten die een belanghebbende maakt bij de behandeling van een door hem ingediend bezwaar- of administratief beroepschrift. De bepalingen zijn opgenomen in art. 7:15, 7:28 en 8:75 Awb. Een verzoek om vergoeding van de kosten moet worden gedaan voordat het bestuursorgaan op het bezwaar of administratief beroep heeft beslist. Doorgaans zal een dergelijk verzoek in het bezwaarschrift of mondeling tijdens de hoorzitting worden gedaan. De bezwaarschriftencommissie adviseert in dat geval ook over dit verzoek en zal aangeven of er recht is op een vergoeding.

Artikel 19. Uitbrengen advies en verdaging

Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb wordt het advies van de commissie schriftelijk uitgebracht en bevat een verslag van het horen.

Op grond van de wijziging in de verslaglegging van de hoorzitting wordt voor een nadere toelichting daarvoor verwezen naar (de toelichting bij) artikel 16.

De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 12 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de voorzitter van de commissie dat indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen.

Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn artikel 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is. Het ligt voor de hand in verband hiermee ook belanghebbenden een afschrift van het verdagingsbesluit toe te zenden.

Afronding van de procedure

De verordening spitst zich toe op de behandeling van bezwaarschriften en eindigt er in feite mee - zie artikel 19 - dat door de commissie schriftelijk advies wordt uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.

In artikel 7:11 van de Awb is geregeld wat er daarna dient te gebeuren. Indien het bezwaarschrift ontvankelijk is, dient op grondslag daarvan een heroverweging van het bestreden besluit plaats te vinden. Is een bezwaarschrift niet ontvankelijk, dan wordt aan heroverweging niet toegekomen. Voor zover de heroverweging daartoe aanleiding geeft, herroept het bestuursorgaan het bestreden besluit en neemt het voor zover nodig in plaats daarvan een nieuw besluit. Dit nieuwe besluit treedt daarmee in de plaats van het oorspronkelijke (bestreden) besluit.

Omdat in het verleden bestuursorganen nogal eens bij de beslissing op bezwaarschriften louter toetsten op rechtmatigheid is in het eerste lid van art 7:11 vastgelegd dat het om een heroverweging gaat. Dat betekent dat de toetsing niet beperkt moet blijven tot vragen van rechtmatigheid, maar binnen de grenzen van de wet zich ook dient uit te strekken tot beleidsmatige en bestuurlijke aspecten.

De heroverweging dient ex nunc plaats te vinden, dat wil zeggen dat rekening moet worden gehouden met inmiddels gewijzigde feiten en omstandigheden. De feiten en omstandigheden van het moment waarop het nieuwe besluit wordt genomen zijn van belang.

Daarnaast dient de heroverweging op grondslag van het bezwaar te geschieden. Hieruit vloeit voort dat die onderdelen van het besluit die geheel los van de aangevoerde bezwaren staan, in beginsel buiten beschouwing blijven. Het bestuursorgaan zal daarbij de naar voren gebrachte bezwaren voldoende ruim naar hun strekking moeten opvatten. Indien bijvoorbeeld tijdens de hoorzitting blijkt dat deze, ondanks een beperkte omschrijving in het bezwaarschrift, ruimer bedoeld zijn, dan zal daarmee rekening moeten worden gehouden.

Verder is het de bedoeling van deze bepaling dat er geen verslechtering van de positie van degene die het bezwaarschrift indient tijdens de bezwaarschriftenprocedure mag optreden (verbod van reformatio in peius). Natuurlijk staat dit er niet aan in de weg dat als een derde bezwaar maakt tegen bijvoorbeeld een afgegeven vergunning, die bezwaren gehonoreerd kunnen worden. Dit is het wezen van de bezwaarschriftenprocedure en niet in strijd met genoemd beginsel.

In artikel 7:12 Awb is voorgeschreven dat de beslissing op het bezwaarschrift dient te berusten op een deugdelijke motivering die bij de bekendmaking van de beslissing wordt vermeld. Daarbij is het van belang dat indien van het advies van de commissie wordt afgeweken in de beslissing de reden van die afwijking wordt vermeld en het advies met de beslissing wordt meegezonden.

Tenslotte wordt verwezen naar artikel 6:23 Awb waarin wordt voorgeschreven dat indien beroep kan worden ingesteld tegen de beslissing op het bezwaar, daarvan bij de bekendmaking van de beslissing melding wordt gemaakt. Daarbij moet worden aangegeven door wie, binnen welke termijn en bij welk orgaan beroep kan worden ingesteld.

Artikel 20. Archivering

Deze bepaling is nieuw opgenomen met de herziening in 2018. De commissie is als externe, onafhankelijke commissie op basis van de Archiefwet 1995 en aanverwante wetgeving verplicht tot een zelfstandige archiefvorming. Omdat de commissie zelf noch over de nodige technische mogelijkheden noch over de specifieke kennis beschikt, is vastgelegd dat het college de archivering doet namens de commissie. Alle documenten en bestanden van de commissie die betrekking hebben op de behandeling van een bezwaarschrift worden opgeslagen in het systeem dat de gemeente onder andere gebruikt om de behandeling van bezwaarschriften te ondersteunen. Deze applicatie staat fysiek binnen de gemeente en wordt beheerd door de gemeente.

Artikel 21. Onvoorziene omstandigheden

Het is denkbaar dat de commissie wordt geconfronteerd met omstandigheden, waarin in deze verordening niet is voorzien. Het college is dan bevoegd daarover een beslissing te nemen.

Artikel 22. Intrekking oude regeling

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 23. Inwerkingtreding

In artikel 139 tot en met 144 Gemw zijn de bekendmaking en inwerkingtreding van besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden geregeld. De bepalingen over bekendmaking en mededeling van besluiten zoals opgenomen in afdeling 3.6 Awb zijn niet van toepassing op algemeen verbindende voorschriften (zie artikel 3:1 Awb). Besluiten van het gemeentebestuur die algemeen verbindende voorschriften inhouden, verbinden niet dan wanneer ze bekendgemaakt zijn. De bekendmaking geschiedt door plaatsing in het (digitaal) Gemeenteblad of in een andere door de gemeente algemeen verkrijgbaar gestelde uitgave (huis-aan-huisblad of plaatselijk dagblad) en op overheid.nl.

Artikel 24. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening commissie bezwaarschriften.