Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR61330
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR61330/1
Regeling vervallen per 18-04-2013
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
Geldend van 01-06-2000 t/m 17-04-2013
Intitulé
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).De gemeenteraad van Schagen
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 februari 2000
gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,
besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a)
de wet de Archiefwet 1995;
- b)
gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet voor zo ver behorende tot de gemeente;
- c)
de archiefbewaarplaats de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- d)
de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet tot gemeentearchivaris benoemde directeur benoemde directeur van het Regionaal Archief te Alkmaar;
- e)
beheerder degene die belast is met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voorzover deze nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
- f)
beheerseenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
- g)
informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk 2 De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Artikel 2
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van het Regionaal Archief van het Samenwerkingsverband Noord-Kennemerland.
Hoofdstuk 3 De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 5
-
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging van archiefbescheiden en de bewaring ervan geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Hoofdstuk 4 Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 8
Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 9
Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 10
Door het ontplooien van activiteiten op het informatieve en educatief/culturele vlak bevordert de archivaris dat van de archieven en verzamelingen overeenkomstig hun wetenschappelijke en culturele waarde gebruik wordt gemaakt.
Artikel 11
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen en ten behoeve van derden. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften,uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 12
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsverband Noord-Kennemerland vast te stellen tarievenlijst. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 13
De archivaris brengt jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 5 Toezicht van de archivaris op bet beheer van de archiefbescheiden,welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 14
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 15
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 16
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 17
Jaarlijks brengt de archivaris aan burgemeesters en wethouders verslag uit betreffende de uitoefening van het toezicht.
Artikel 18
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van een of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen
Artikel 19
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juni 2000.
Artikel 20
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2000 van de Gemeente Schagen.
Ondertekening
Toelichting
Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb.276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de niet overgebrachte archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals de wet en besluit, niet alleeen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk 3 bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art.3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk 4 bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter in een verordening passen. Ondanks het feit, dat dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire verzamelingen, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebrahct. Veelal bevatten deze dcollecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de archivaris op dezelfde wijze.
Hoofdstuk 5 is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
Artikel 3
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995).
Artikel 5
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 tweede lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijsdtip in werking treden (artikel 24 tweede lid van het Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 5 vervallen waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overweging van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 7
De bedoelde voorschriften zij opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de achiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening, omdat de gemeenteraad ook de archivaris aantstelt.
Artikel 8
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit aritkel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
Artikel 11
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.
Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 18
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl