Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatie;

• b.

  ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;

• c.

  griffier: de griffier, als bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet;

• d.

  gemeentesecretaris: de secretaris, als bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet;

• e.

  document: document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet openbaarheid van bestuur;

• f.

  fractie: fractie als bedoeld in artikel 10 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden aangaande de gemeenteraad van Waalre 2017;

Artikel 2. Verzoek om informatie

• 1.

  Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in, of afschrift van, documenten waaromtrent geen geheimhouding krachtens de artikelen 25, 55 of 86 van de Gemeentewet is opgelegd.

• 2.

  De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is verzoekt de griffier de gemeentesecretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3. Verzoek om ambtelijke bijstand

• 1.

  Een raadslid kan de griffier verzoeken om ambtelijke bijstand.

• 2.

  De griffier verleent zo spoedig mogelijk de ambtelijke bijstand, voor zover dit in redelijkheid kan worden gevergd. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk het verzoek zo spoedig mogelijk verder inwilligen.

• 3.

  De gemeentesecretaris wijst geen ambtenaar aan als:

  • a.

    naar oordeel van de gemeentesecretaris niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden, of

  • b.

    dit naar het oordeel van de gemeentesecretaris het belang van de gemeente kan schaden.

• 4.

  Als de ambtelijke bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

• 1.

  Een raadslid dat niet tevreden is over de door een ambtenaar aan hem verleende ambtelijke bijstand kan hierover in overleg treden met de gemeentesecretaris.

• 2.

  Als overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing kan het raadslid de zaak aan de burgemeester voorleggen. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Artikel 5. Omvang en register ambtelijke bijstand

• 1.

  In samenspraak tussen griffier en gemeentesecretaris wordt bepaald welke mate van ambtelijke bijstand wenselijk is.

• 2.

  De gemeentesecretaris kan een register bijhouden van verzoeken om door ambtenaren te verlenen ambtelijke bijstand, waarin wordt opgenomen:

  • a.

    de naam van het raadslid door wie het verzoek is ingediend;

  • b.

    het onderwerp van het verzoek;

  • c.

    de met de verzochte ambtelijke bijstand gemoeide tijd, en

  • d.

    indien van toepassing, de reden waarom een verzoek is geweigerd.

Artikel 6. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

• 1.

  De gemeentesecretaris verstrekt aan het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft, desgevraagd een afschrift van het verzoek.

• 2.

  Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 7. Recht op financiële bijdrage

• 1.

  De raad verstrekt een fractie jaarlijks een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

• 2.

  De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van €2.500,00 per fractie en een aanvullend deel van €250,00 per raadszetel.

• 3.

  In afwijking van het eerste lid verstrekt de raad in een jaar waarin raadsleden aftreden op grond van artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet, aan een fractie een financiële bijdrage tot en met de maand maart en een financiële bijdrage voor de periode omvattende de resterende maanden. Deze financiële bijdragen bestaan uit 1/12e deel van de bedragen, bedoeld in het tweede lid, vermenigvuldigd met het aantal maanden dat de periode omvat.

Artikel 8. Besteding financiële bijdrage

• 1.

  Een fractie besteedt de financiële bijdrage uitsluitend om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

• 2.

  De financiële bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling;

  • b.

    betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • c.

    giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • d.

    uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten, of

  • e.

    de kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of fractievertegenwoordiger, voor zover deze door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd.

Artikel 9. Voorschot financiële bijdrage

Een fractie wordt jaarlijks vóór 31 januari een voorschot verleend ter hoogte van de financiële bijdrage voor het betreffende kalenderjaar.

Artikel 10. Tijdstip verlenen voorschot na aftreden wegens verkiezingen

In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen wordt, in afwijking van artikel 9, een fractie voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand april.

Artikel 11. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

• 1.

  Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde aanvullende deel van de financiële bijdrage toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

• 2.

  Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet worden de verleende voorschotten onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

• 3.

  Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan.

• 4.

  Als een fractie als gevolg van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt.

Artikel 12. Administratieve verplichtingen

• 1.

  Fracties voeren een financiële administratie op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.

• 2.

  Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage worden afzonderlijk geadministreerd.

• 3.

  De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de raad nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

• 4.

  Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door de fractievoorzitter en de griffier geautoriseerd.

Artikel 13. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

• 1.

  Een fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een verslag.

• 2.

  De griffier toetst of het ingediende verslag voldoet aan de gestelde eisen en of de uitgaven in aanmerking komen voor vergoeding op grond van deze verordening. Indien dit leidt tot op- en/of aanmerkingen pleegt hij hierover overleg met de desbetreffende indiener van het verslag dan wel met de desbetreffende fractievoorzitter.

• 3.

  De griffier rapporteert en adviseert ter zake door tussenkomst van het presidium aan de raad.

• 4.

  De raad stelt na controle van het verslag de hoogte vast van:

  • a.

    de financiële bijdrage;

  • b.

    het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot;

Artikel 14. Toepassing Algemene wet bestuursrecht

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.

Artikel 15. Intrekking oude verordening en overgangsrecht

• 1.

  De “Verordening ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2010” wordt ingetrokken.

• 2.

  De “Verordening ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2010” blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018”.