Raadsbesluit Gedragscode publicatie (persoons)gegevens van de gemeenteraad van Veldhoven 2018

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Onder ‘publicatie’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Veldhoven, bereikbaar via de gemeentelijke website, het webadres veldhoven.raadsinformatie.nl en via de applicatie van de leverancier van het raadsinformatiesysteem. Dit openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem, oftewel RIS, is voor iedereen toegankelijk.

Onder het ‘besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem’, oftewel BIS, wordt verstaan het niet openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem, toegankelijk voor raadsleden en steunfractieleden en andere specifiek functioneel geautoriseerde personen, zoals griffiemedewerkers en collegeleden.

Onder verantwoordelijkheid van de raad worden door de griffie stukken op het raadsinformatiesysteem geplaatst. Stukken (audio, video, tekst) die op het openbare en besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent toegankelijk.

Artikel 2 Gedragscode

Voor de publicatie van (persoons)gegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen.

• a.

  Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden, steunfractieleden en collegeleden

Deze personen functioneren ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd of gekozen. Zodoende geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website/het RIS.

Op de website van de gemeente Veldhoven wordt van de politieke ambtsdrager in beginsel het volgende gepubliceerd: voor- en achternaam, partijnaam, foto, e-mailadres en nevenfuncties. Uitsluitend na toestemming van de politieke ambtsdrager vindt publicatie van het woonadres en telefoonnummer op de website plaats.

• b.

  Persoonsgegevens van ambtenaren

Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is openbare bekendmaking relevant en niet ‘bovenmatig’.

Daarbij geldt dat bij ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Veldhoven of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn – uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) openbaar worden gemaakt op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem, eventueel met vermelding van de afdeling waar zij werkzaam zijn. Namen en contactgegevens van ambtenaren worden niet vermeld in raadsbesluiten en –voorstellen.

• c.

  Persoonsgegevens van personen en burgers die brieven of andere geschriften aan de raad richten

Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten doorgaans de adresgegevens, het telefoonnummer en handtekening van de afzender.

Openbaarmaking van deze brieven of geschriften van burgers wordt als ‘bovenmatig’ beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kunnen doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. Deze stukken van burgers die aan de raad zijn gezonden of overhandigd worden derhalve in beginsel geplaatst op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem. Op een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken van burgers door de raad zijn ontvangen, met vermelding van de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. De brief/het stuk is beschikbaar op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem. De raad en de leden van de raad moeten kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.

Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de naam van de afzender wordt openbaargemaakt.

Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar brief/stuk wel dient te worden gepubliceerd, dan zal er wel publicatie plaatsvinden.

Voor petities geldt dat de petitie zelf, zijnde de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt niet openbaar, maar op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd.

De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van brieven van burgers aan de gemeenteraad worden niet op het openbare gedeelte van het raadsinformatiestysteem gepubliceerd, maar behandeld als ingekomen stuk en zodoende op de lijst van ingekomen stukken geplaatst, met vermelding van de naam van de geadresseerde. Op het besloten gedeelte van het raadsinformatiestysteem kunnen raadsleden en steunfractieleden kennis nemen van de ingekomen stukken.

Brieven van organisaties en instellingen zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Bestuurders en leden van bedrijven, instellingen, verenigingen e.a. presenteren zich uit hoofde van hun functie in zekere mate in de openbaarheid. Om die reden wordt openbare publicatie niet als ‘bovenmatig’ beschouwd en kunnen stukken naast de vermelding op de lijst van ingekomen stukken wel in zijn geheel in het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd worden.

• d.

  Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen

Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Bij aanmelding om gebruik te maken van het spreekrecht worden zij er door de griffie expliciet op gewezen dat de raadsvergadering live wordt uitgezonden en beschikbaar blijft op het raadsinformatiesysteem. Door vervolgens in het openbaar van het spreekrecht gebruik te maken stemmen zij in met publicatie van hun bijdrage op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem (zowel in de vorm van geluids- en videomateriaal als gepubliceerde tekst). Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld. Het is niet mogelijk anoniem in te spreken.

Indien een inspreker voorafgaand aan het spreekrecht de bijdrage inlevert (op papier of digitaal), wordt dit beschouwd als ingekomen stuk als bedoeld onder 2c en als bijlage toegevoegd aan het agendapunt waarover de persoon het spreekrecht heeft aangevraagd.

• e.

  Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten

De raad neemt in zijn kaderstellende en controlerende taak weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan.

De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen en achterliggende stukken, voor zover deze op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Veldhoven openbaar worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden onzichtbaar gemaakt.

Stukken gericht aan de raad in het kader van bezwaarprocedures, worden behandeld als ingekomen stuk (zie artikel 2c). Deze worden op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Veldhoven geplaatst. Op de lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke bezwaarschriften ten aanzien van raadsbesluiten door de raad zijn ontvangen, onder vermelding van de naam/namen van degene(n) die het bezwaar heeft/hebben aangetekend, en een korte aanduiding van het onderwerp. De griffie ziet hierop toe.

Een voorstel van een burgerinitiatief bevat de naam/namen van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt.

Voor alle hierboven genoemde categorieën geldt dat in het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem alle stukken in zijn geheel te raadplegen zijn inclusief de persoonsgegevens.

• f.

  Uitnodigingen en activiteiten voor de raad

Aan de raad gerichte uitnodigingen worden in de regel niet openbaar gemaakt op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Veldhoven.

In uitnodigingen voor de raad kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij telefoonnummers en/of e-mail adressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.

Artikel 3 Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde-)belanghebbende, reclamant.

Artikel 4 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties

Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend.

Artikel 5 Uitzenden van openbare raadsvergaderingen

In de Gemeentewet (artikel 23) zijn voorschriften opgenomen met betrekking tot de openbaarheid van raadsvergaderingen. De Gemeenteraad behoort immers als volksvertegenwoordigend orgaan in de openbaarheid te vergaderen. Het maken van camerabeelden teneinde een openbare raadsvergadering via internet live uit te zenden, is conform de privacywetgeving. Het live uitzenden kan als een ‘gerechtvaardigd doel’ worden aangemerkt. Het doel is een toegankelijke, laagdrempelige en transparante lokale politiek. De manier waarop de gegevens worden verwerkt is niet onverenigbaar met dit gerechtvaardigd doel. Het wordt dan ook niet als noodzakelijk beschouwd om vooraf expliciet toestemming te vragen aan betrokkenen voor het (live) uitzenden van de beelden. Betrokkenen worden wel actief geïnformeerd hieromtrent, onder andere door hiervan melding te maken bij de entree van de raadzaal, door vermelding bij aanvang van de raadsvergadering en door een mededeling bij de openbare kennisgeving van de vergadering.

Artikel 6 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die het aangaat kunnen op ieder moment aangeven dat zij graag hun gepubliceerde persoonsgegevens verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website of het raadsinformatiesysteem zijn gepubliceerd.

Artikel 7 Citeertitel & Inwerkingtreding

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Gedragscode publicatie (persoons)gegevens van de gemeenteraad van Veldhoven 2018’.

Deze verordening treedt in werking met ingang van de tweede dag na bekendmaking.