Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71 houdende regels omtrent privacy e-mail- en internetgebruik Privacyreglement e-mail- en internetgebruik

1. Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens rond het gebruik van elektronische communicatiemiddelen;

1. De controle op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:

• a.

  het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;

• b.

  het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

2. De omvang van de controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen als bedoeld in het eerste lid sub b, wordt zo beperkt mogelijk gehouden en staat in redelijke verhouding tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.

1. De beheerder van de internet- en e-mailfaciliteiten neemt die technische en organisatorische maatregelen die noodzakelijk zijn voor

• a.

  een goede verwerking van de persoonsgegevens;

• b.

  een goede beveiliging tegen diefstal en verlies;

• c.

  het voorkomen van onrechtmatige verwerking.

2. De beheerder van de internet- en e-mailfaciliteiten en alle voor hem werkzame werknemers zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit;

3. De beheerder van de internet- en e-mailfaciliteiten draagt er zo nodig zorg voor dat de medewerkers als bedoeld in artikel 1 lid 6b een geheimhoudingsverklaring ondertekenen.

4. De beheerder van de internet- en e-mailfaciliteiten draagt er via een autorisatiestructuur zorg voor dat zo min mogelijk ICT-medewerkers toegang hebben tot de e-mailberichten van medewerkers en dat inzage automatisch wordt geregistreerd. De directeur van Servicepunt71 stelt hiertoe een instructie vast.

1. Elektronisch vastleggen van persoonsgegevens geschiedt (automatisch) door de door de organisatie gebruikte software;

2. De vastlegging beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden uit artikel 3 lid 1, te weten:

• a.

  stroom- en soortgegevens voor inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;

• b.

  gegevens op individueel en inhoudelijk niveau voor het voorkomen dan wel aantonen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Verstrekking van deze gegevens geschiedt slechts bij ernstige vermoedens van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen en met inachtneming van het bepaalde in artikel 9.

1. In de in artikel 7 genoemde vastlegging worden de volgende persoonsgegevens opgenomen:

• a.

  gebruikersidentificatie, naam, voornaam of voorletters van de medewerker;

• b.

  naam en/of codering van de afdeling waaronder de medewerker valt;

• c.

  gegevens over de toegang tot internet die door de organisatie is geboden aan de medewerker, inclusief gebruikersnaam en internet protocoladres;

• d.

  gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het openen en sluiten van de toegang tot internet door de medewerker en gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het verzenden, dan wel ontvangen van e-mailberichten door de medewerker;

• e.

  gegevens, inclusief datum en tijdstip, betreffende de door de medewerker bezochte internetsites (internet-protocoladressen) en (de onderdelen van) de webpagina’s;

• f.

  de inhoud van de door de medewerker verzonden, dan wel ontvangen e-mailberichten.

2. Controle beperkt zich in beginsel tot verkeersgegevens van het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen. Alleen bij ernstige vermoedens van misbruik vindt er controle op de inhoud plaats.

1. Inzage als bedoeld in artikel 9 onder 1. kan slechts worden verleend in opdracht van de directeur van Servicepunt71;

2. Als het verzoek betrekking heeft op een medewerker in dienst van Servicepunt71, verstrekt de directeur van Servicepunt71 de opdracht overeenkomstig het bepaalde in artikel 9;

3. Als het verzoek betrekking heeft op een medewerker in dienst van de gemeente, kan de opdracht slechts worden verstrekt indien de gemeentesecretaris heeft aangetoond dat is voldaan aan het bepaalde in artikel 9 onder 3.

1. Aan de medewerker die daarom aan de gemeentesecretaris dan wel de directeur van Servicepunt71 verzoekt, wordt een overzicht verschaft van de hem/haar betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de gemeentesecretaris dan wel de directeur van Servicepunt71 aan dit verzoek in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast;

2. Degene aan wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem betreffende persoonsgegevens, kan de gemeentesecretaris dan wel de directeur van Servicepunt71 verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen;

3. De gemeentesecretaris dan wel de directeur van Servicepunt71 bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering moet met redenen omkleed zijn. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.

4. De directeur van Servicepunt71 draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

1. Dit reglement is vastgesteld op 26 maart 2013 en treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan. Op die datum houdt het Privacyreglement e-mail- en internetgebruik zoals vastgesteld op 1 april 2005 op te gelden;

2. Dit reglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan degenen die, direct of indirect, de beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen.