Regeling van Gedeputeerde Staten van provincie Noord-Brabant houdende regels omtrent mandaat Gedeputeerde Staten (Regeling mandaat Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant 2018)

Ondertekening

Toelichting bij Regeling mandaat Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant

Algemeen

Deze toelichting geldt tevens als algemene instructie voor de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden.

Het onderhavige besluit heeft uitsluitend betrekking op de verlening van intern (onder)mandaat met betrekking tot bestuurs- en beheersbevoegdheden van Gedeputeerde Staten aan de secretaris, de algemeen directeur, de directeuren, en de H-managers. Dit besluit heeft eveneens betrekking op de verlening van ondermandaat aan programmamanagers en projectleiders, zij het dat die verlening plaatsvindt door middel van het instellen van programma’s en projecten zoals bepaald in de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018.

Voor extern mandaat en in een enkele situatie ook voor intern mandaat, zoals voor het secretariaat van de Hoor- en adviescommissie voor bezwaar- en beroepschriften, gelden bijzondere regelingen.

Onder mandaat wordt in artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (lees: in casu Gedeputeerde Staten) besluiten te nemen. Met andere woorden degene (persoon of functiehouder) aan wie mandaat wordt verleend (= de gemandateerde) krijgt de bevoegdheid om een besluit te nemen dat geldt als een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. Het door de gemandateerde genomen besluit geldt derhalve als een besluit van het bestuursorgaan en heeft dezelfde juridische consequenties als een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit.

Hoewel de feitelijke bevoegdheidsuitoefening komt te liggen bij degene die het mandaat heeft, blijft de mandaatgever daarvoor op grond van artikel 10:2 van de Awb naar buiten toe ten volle verantwoordelijk. De mandaatgever kan daarom te allen tijde instructies geven, zoals is vastgelegd in artikel 10:6 van de Awb. Ook kan de mandaatgever het mandaat doorbreken en de bevoegdheid zelf uitoefenen, zonder eerst het verleende mandaat te hoeven intrekken. Wel zal naar buiten toe duidelijk moeten zijn dat de gemandateerde de bevoegdheid uitoefent onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever en dat de burger moet kunnen nagaan of de gemandateerde wel bevoegd namens het bestuursorgaan optreedt.

De Awb geeft als hoofdregel dat mandaat geoorloofd is, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet (art.10:3, eerste lid, van de Awb). Deze hoofdregel is derhalve ook van toepassing op de onderhavige regeling en geeft als zodanig de uiterste grenzen aan waarbinnen deze regeling kan worden toegepast.

In de praktijk hangt een effectieve toepassing van het mandaatbesluit direct samen met het vertrouwen van het mandaterende bestuursorgaan in degene die het mandaat heeft, dat deze laatste zal handelen in de geest van dat orgaan en bij twijfel hoe dit zou beslissen, de zaak aan het orgaan zelf zal voorleggen. Slechts het bestaan van deze vertrouwensbasis, die impliceert dat het bestuursorgaan de gemandateerde bevoegdheid slechts in uitzonderingsgevallen aan zich trekt, maakt een wezenlijke mandatering van bevoegdheden mogelijk. Bij de toepassing van deze regeling wordt het bestaan van de vorenbedoelde vertrouwensbasis verondersteld.

Deze regeling heeft betrekking op alle bestuurs- en beheersbevoegdheden van Gedeputeerde Staten.

Het begrip “bestuursbevoegdheden” omvat onder meer alle bevoegdheden om een besluit in de zin van de Awb te nemen voor zover bij Gedeputeerde Staten berustend. De bevoegdheid tot regelgeving is echter van het verlenen van mandaat uitgesloten.

De bestuursbevoegdheden van Gedeputeerde Staten betreffen in het algemeen de publiekrechtelijke rechtshandelingen. De uitwerking daarvan is voornamelijk extern, op de burger gericht. De uitoefening van deze bevoegdheden mondt uit in een veelal schriftelijk besluit.

Met de term “beheersbevoegdheden” wordt gedoeld op de bevoegdheden van Gedeputeerde Staten die buiten de externe beleidssfeer liggen. Het gaat in dit geval in hoofdzaak om handelingen die van interne, huishoudelijke aard zijn en om handelingen die in eigen beheer worden verricht. Hierbij moet worden gedacht aan privaatrechtelijke rechtshandelingen en aan feitelijke handelingen.

De uitoefening van bestuursbevoegdheden in mandaat zal zich concentreren op het verrichten van publiekrechtelijke rechtshandelingen. De uitoefening van beheersbevoegdheden, via volmacht, heeft vooral betrekking op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en door middel van machtiging op het verrichten van feitelijke handelingen en procesvertegenwoordiging.

Bij de omschrijving van het begrip mandaat wordt uitgegaan van de bevoegdheid tot het nemen van een besluit. Met andere woorden de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden wordt zichtbaar in het nemen van besluiten. Er wordt derhalve van uitgegaan dat aan iedere handeling een besluit ten grondslag ligt. Dit geldt ook voor feitelijke handelingen. De redactie van de mandaatregeling sluit daarop dan ook aan.

Hierbij wordt er uitdrukkelijk op gewezen dat onder het begrip ‘besluit’ ook valt het vaststellen van een ontwerpbesluit in de zin van de Awb en dat hierop de in deze regeling opgenomen regels over de bevoegdheidstoedeling onverkort van toepassing zijn.

Voorts omvat de bevoegdheid tot het nemen van een besluit tevens de bevoegdheid tot wijziging of intrekking daarvan, tenzij expliciet anders is bepaald.

In het algemeen zullen de bedoelde besluiten in schriftelijke vorm worden genomen. Het gaat, met andere woorden, meestal om het afdoen van (schriftelijke) stukken door tekening en datering van het voorstel door de gemandateerde. Veelal vindt die besluitvorming tegenwoordig digitaal plaats.

Uitzonderingen op de schriftelijke of digitale vorm zullen zich ongetwijfeld voordoen. Te verwachten valt dat dit met name op het terrein van de uitoefening van beheersbevoegdheden het geval zal zijn. Op zichzelf staat dat aan het verlenen van volmacht of machtiging niet in de weg. Niettemin zal waar mogelijk dienen te worden gestreefd naar schriftelijke of digitale besluitvorming.

De onderhavige regeling is een regeling van algemene aard. Als mandaatverlenend bestuursorgaan blijven Gedeputeerde Staten bevoegd om voor bijzondere gevallen een specifieke regeling te treffen. Onder meer kan dit gelden voor mandatering aan individuele collegeleden. Daarvoor zal dan steeds een apart collegebesluit nodig zijn. Uitgangspunt blijft echter een zo groot mogelijke uniformiteit op grond van deze regeling en een beperking van het aantal bijzondere regelingen.

Deze regeling staat los van de binnen de organisatie ten aanzien van de voorbereiding van besluiten geldende overleg- en coördinatieprocedures. Deze blijven onverkort hun gelding behouden.

Dit geldt ook voor de vervangingsregelingen voor de secretaris, de algemeen directeur, de programmamanagers, de projectleiders, de H-managers en in voorkomende gevallen de medewerkers, dan wel andere functionarissen. Hiervoor zijn, overwegend gekoppeld aan de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018, afzonderlijke regelingen vastgesteld.

De Provinciewet heeft in artikel 59a de wettelijke basis voor het verlenen van ondertekeningsmandaat neergelegd. Als voordelen voor het hand in hand gaan van beslissing en ondertekening kunnen worden genoemd:

• a.

  klantgerichtheid: de klant ziet dat er persoonlijk aandacht aan zijn zaak is besteed;

• b.

  kenbaarheid, d.w.z. naar buiten toe is duidelijk wie het besluit in mandaat heeft genomen;

• c.

  zorgvuldigheid, d.w.z. wie een handtekening plaatst, staat meer stil bij zijn verantwoordelijkheid;

• d.

  eenvoud, d.w.z. degene die het besluit neemt kan aansluitend tekenen.

In gevallen waarin besluitvorming en communicatie met derden langs elektronische weg plaatsvindt, kan ook gebruik worden gemaakt van een elektronische handtekening.

Vertegenwoordiging buiten rechte

De in het voorgaande bedoelde ondertekening van stukken moet overigens goed worden onderscheiden van vertegenwoordigingshandelingen van de provincie als zodanig (als rechtspersoon) buiten rechte.

Deze laatste handelingen kunnen ook ondertekening van stukken mee brengen. In de meeste gevallen kunnen deze stukken niet gezien worden als van Gedeputeerde Staten uitgaand in de zin van de Provinciewet. Gedacht dient met name te worden aan de (formele) ondertekening van overeenkomsten, als sluitstuk van de daaraan voorafgaande – al dan niet gemandateerde – besluitvorming.

De vertegenwoordiging van de provincie buiten rechte is op grond van artikel 176 van de Provinciewet opgedragen aan de commissaris van de Koning. Deze kan ter zake echter volmacht verlenen. Dit is vastgelegd in de Regeling mandaat commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant 2018.

Financieel kader

Aan een verleend mandaat ligt tevens het uitgangspunt ten grondslag dat dit ook betrekking heeft op de bijbehorende bevoegdheid om te beschikken over de daarvoor benodigde financiële middelen.

Artikelsgewijs

Artikel 1

De begripsbepalingen in dit artikel leggen een relatie met de voor deze provincie vastgestelde Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018. Voor de wijze waarop de verdeling van de bevoegdheden is geregeld, is de gekozen organisatiestructuur en de daaraan ten grondslag gelegde filosofie uiteraard van groot belang.

In dit artikel is tevens vastgelegd dat waar gesproken wordt over mandaat, daaronder tevens begrepen is de daarmee samenhangende volmacht en machtiging.

Artikel 2

Dit artikel regelt de verlening van mandaat aan de secretaris en de algemeen directeur.

Het mandaat is als volgt geregeld: een rechtstreeks algemeen mandaat aan de secretaris en de algemeen directeur met bevoegdheid om – benoemd en voor zover niet uitgezonderd – ondermandaat te verlenen.

Via de mogelijkheid van ondermandaat kan worden tegemoetgekomen aan de wens de bevoegdheid feitelijk zo laag mogelijk in de organisatie te laten uitoefenen.

Het feit dat de eerste verantwoordelijkheid voor de uitoefening van het mandaat bij de gemandateerde ligt laat onverlet, dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor zowel de uitoefening van hun bevoegdheden als de toepassing van deze regeling bij Gedeputeerde Staten zelf berust. Het college heeft als mandaterend bestuursorgaan de mogelijkheid om bevoegdheidsuitoefening aan zich te trekken om zo nodig in te grijpen. Dit laatste behoeft gelet op artikel 10:7 van de Awb niet expliciet in deze regeling te worden bepaald. Gelet op de veronderstelde vertrouwensbasis kan ervan worden uitgegaan dat van deze laatste mogelijkheid slechts incidenteel gebruik zal worden gemaakt.

Artikel 3 en 6

Op grond van artikel 59a van de Provinciewet worden stukken die van Gedeputeerde Staten uitgaan ondertekend door de commissaris van de Koning en medeondertekend door de secretaris.

Artikel 59a, tweede lid, van de Provinciewet biedt de bevoegdheid aan de commissaris om de ondertekening in mandaat te geven aan de secretaris of aan een of meer provinciale ambtenaren. De artikelen 3 en 6 van deze regeling introduceren het ondertekeningsmandaat voor de secretaris en algemeen directeur in geval van mandaat, respectievelijk voor de overige provinciale ambtenaren in geval van ondermandaat.

Dit betekent dat de ambtenaar die in mandaat het besluit neemt, dit besluit ook ondertekent.

Ter bepaling of hij daarvoor de verantwoordelijkheid kan dragen, slaat de mandataris bij het gebruikmaken van de ondertekeningsbevoegdheid of bij het verlenen van ondermandaat van deze bevoegdheid op grond van artikel 5 van deze regeling acht op de navolgende aan de besluitvorming verbonden aspecten:

• -

  aard, type en soort brief/besluit;

• -

  politieke gevoeligheid van het moment;

• -

  de ontvanger van de brief/het besluit;

• -

  mate waarin reactie op het besluit richting Gedeputeerde Staten of Provinciale Staten valt te verwachten;

• -

  mate waarin ontvanger gevoelig kan zijn voor de wijze waarop de brief is gesteld.

Zodra kan worden aangenomen dat één van deze aan de besluitvorming verbonden aspecten een overwegende rol kan gaan spelen, behoort besluitvorming en ondertekening ondanks verleend ondermandaat toch door Gedeputeerde Staten zelf plaats te vinden, veelal via de zogeheten verzamellijst. Een voorbeeld voor dit laatste betreft correspondentie gericht aan bewindspersonen.

Teneinde de ondertekeningsbevoegdheid ten behoeve van de gemandateerde mogelijk te maken staan Gedeputeerde Staten hierbij (conform artikel 59a van de Provinciewet) de commissaris van de Koning toe de ondertekening op te dragen aan de genoemde functiehouders.

De commissaris heeft vervolgens in zijn Regeling mandaat commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant 20018 hieraan uitvoering gegeven. Op grond van artikel 59a, derde lid, van de Provinciewet vervalt alsdan de voorgeschreven medeondertekening door de secretaris.

Wijze van ondertekening van uitgaande stukken

Om te komen tot een uniforme wijze van ondertekening van het namens Gedeputeerde Staten genomen en te ondertekenen besluit gelden de hierna vermelde formuleringen:

• I.

  Ingeval het besluit in mandaat wordt genomen en wordt ondertekend door de secretaris of de algemeen directeur:

  Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

  namens deze,

  Handtekening van de secretaris/algemeen directeur.

  ………….(naam functionaris), secretaris/algemeen directeur.

• II.

  Ingeval het besluit in ondermandaat wordt genomen en wordt ondertekend door de directeur, programmamanager, projectleider, H-manager:

  Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

  namens deze,

  Handtekening van de directeur, programmamanager, projectleider, H-manager.

  ………..(naam van de directeur, programmamanager, projectleider, H-manager), directeur, programmamanager, projectleider, H-manager ………(naam van programma, project, eenheid)

Ingeval van ondermandaat aan een andere functiehouder worden in plaats van de naam van de directeur/programmamanager/ projectleider/ H-manager en de naam van het proramma/project/eenheid de naam en de functienaam van de ondergemandateerde vermeld, bijvoorbeeld ……..., (beleids)medewerker .……….

Degene die bevoegd is de gemandateerde te vervangen dient bij de tekening van het besluit en bij de ondertekening van de uitgaande brief aan te geven, dat hij deze bevoegdheid uitoefent als plaatsvervanger (“plv.”).

Wordt de secretaris/algemeen directeur vervangen door een van de directeuren, dan wordt als volgt ondertekend:

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

namens deze,

Handtekening van de secretaris/algemeen directeur.

………….(naam directeur), secretaris/algemeen directeur (plv.).

Een bijzondere vorm van ondertekening is aan de orde ingeval van stukken die uitgaan van Gedeputeerde Staten op grond van door het college zelf genomen besluiten. In feite gaat het dan om stukken die uitgaan op grond van besluiten die door Gedeputeerde Staten zijn genomen via de zogenaamde verzamellijst.

Het gaat hierbij uitsluitend om ondertekeningsmandaat en niet tevens om beslismandaat. Daarmee betreft het een bevoegdheid van de commissaris van de Koning en is om die reden vastgelegd in de Regeling mandaat commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant 2018.

Vanwege de samenhang met het ondertekeningsmandaat op grond van de artikelen 3 en 6 van deze regeling en ter bevordering van een eenduidige toepassing in de praktijk, is de instructie die de commissaris bij dit ondertekeningsmandaat heeft gegeven, hier overgenomen.

Het gaat daarbij om een ondertekeningsmandaat aan programmamanagers, projectleiders en H-managers, voor zover het gaat om stukken die betrekking hebben op hun werkterrein. Van dit ondertekeningsmandaat zijn uitgezonderd de stukken en correspondentie die politiek of bestuurlijk gevoelige stellingnames of besluiten inhouden, alsmede gevoelige correspondentie met belangrijke bestuursorganen, zoals bewindslieden en dagelijkse besturen van grote gemeenten, waterschappen en provincies, respectievelijk met andere gewichtige relaties van het provinciaal bestuur.

Aangezien de Awb eist dat uit de ondertekening moet blijken door wie het onderliggende besluit is genomen, geldt hier de volgende wijze van ondertekenen:

Overeenkomstig het door Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant genomen besluit,

namens deze,

.......(vermelding naam en functie) 

Artikel 4

In artikel 10:3, tweede lid, van de Awb wordt een aantal bevoegdheden van mandaat uitgesloten, zoals de bevoegdheden:

• a.

  tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften;

• b.

  tot het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen mandaatverlening verzet;

• c.

  tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

Daarnaast bepaalt artikel 10:3, derde lid, van de Awb dat geen mandaat wordt verleend tot het beslissen op bezwaar ingeval de gemandateerde zelf het besluit waartegen het bezwaar zich richt krachtens mandaat heeft genomen.

Nu de Awb zelf beperkingen stelt ten aanzien van de bevoegdheid om van mandaat gebruik te maken, zijn deze beperkingen niet in deze regeling opgenomen. Omwille van de overzichtelijkheid en volledigheid zijn deze beperkingen opgenomen in deze toelichting. Hiermee wordt benadrukt dat deze regeling niet uitputtend is en bij gebruik van mandaat ook naar de Awb (Hoofdstuk 10, titel 10.1) moet worden gekeken.

Verder wordt verwezen naar de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant (Asv), waarin Provinciale Staten hebben bepaald, dat door Gedeputeerde Staten geen mandaat kan worden verleend van de bevoegdheid tot:

• a.

  het toepassen van de hardheidsclausule bij subsidies (artikel 4, vierde lid, onder a, van de Asv);

• b.

  het verlenen van begrotingssubsidies en incidentele subsidies (artikel 4, vierde lid, onder b, van de Asv).

De Asv legt voorts vast, dat het subsidieplafond in de subsidieregeling zelf opgenomen dient te worden. Omdat op grond van artikel 10:3, tweede lid, van de Awb het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften is uitgezonderd van mandaat, geldt dit langs deze lijn dus ook voor de vaststelling van subsidieplafonds.

Artikel 4 regelt primair de taakverdeling tussen Gedeputeerde Staten zelf en de gemandateerden. Met andere woorden in dit artikel is bepaald welke besluiten – naast die genoemd in artikel 10:3 van de Awb – door Gedeputeerde Staten plenair genomen moeten worden.

Uiteraard kan ook in alle andere gevallen – om tegemoet te komen aan de vaak wisselende inzichten die het gewicht van een bepaald besluit op enig moment bepalen – door de gemandateerde worden besloten van zijn bevoegdheid geen gebruik te maken en derhalve worden aangestuurd op een besluit van de mandaatgever (het voltallige college van Gedeputeerde Staten).

Zoals reeds in de toelichting bij artikel 2 staat vermeld kunnen Gedeputeerde Staten het in incidentele gevallen noodzakelijk achten het initiatief te nemen en in te grijpen.

Artikel 4, onder a

Hieronder vallen ook stukken die bestemd zijn voor andere gremia binnen Provinciale Staten, uitgezonderd die voor de Commissie voor klachten en verzoeken. Dit laatste is om praktische redenen gewenst en noodzakelijk om binnen de voor klachtafhandeling gestelde termijnen te blijven. Daarbij komt, dat de desbetreffende klachten geen betrekking kunnen hebben op algemeen beleid en dat behandeling van klachten in zwaarwegende gevallen is uitgezonderd van mandaat (zie onder h).

Artikel 4, onder b

Besluiten waarover Provinciale Staten met toepassing van artikel 167, vierde lid, van de Provinciewet vooraf worden gehoord, vallen vanwege de te volgen procedure reeds onder ad a, maar zijn voor alle duidelijkheid expliciet uitgezonderd.

Artikel 4, onder c

In deze gevallen schrijft de Provinciewet tevoren toezending van een ontwerpbesluit aan Provinciale Staten voor; naar analogie van de uitzondering ad b is ook deze uitzondering expliciet opgenomen.

Artikel 4, onder d

Het bepalen van beleidshoofdlijnen dient aan het bestuursorgaan zelf voorbehouden te blijven.

Artikel 4, onder e

De vaststelling van beleidsregels als zodanig is uitgezonderd. Onder ‘vaststellen’ wordt uiteraard mede begrepen besluiten tot wijziging of intrekking van een beleidsregel. De verdere uitwerking daarvan kan, indien de beleidsregels zulks toestaan, aan de gemandateerde worden overgelaten.

Artikel 4, onder f

Beoogd wordt aan te geven dat besluiten tot het aangaan van een convenant, wanneer die bevoegdheid aan Gedeputeerde Staten toekomt, is voorbehouden aan het college plenair.

Onder convenanten worden in dit kader tevens verstaan andere verzamelingen van afspraken die de provincie maakt ter behartiging van haar overheidstaak in brede zin, op het gebied van privaatrechtelijke of publiekrechtelijke bevoegdheden met particulieren of met andere overheden onder andere benamingen, zoals intentieverklaring, bestuursakkoord, bestuursovereenkomst, protocol, et cetera.

Deze bepaling heeft echter geen betrekking op overeenkomsten die worden gesloten louter ter uitvoering van reeds door Gedeputeerde Staten vastgesteld beleid.

Artikel 4, onder g

Afwijking van een advies van de Hoor- en adviescommissie voor bezwaar- en beroepschriften (HAC) is verstrekkend en die bevoegdheid behoort daarom aan Gedeputeerde Staten. Maar ook wanneer wordt besloten conform het HAC-advies, kunnen er omstandigheden zijn om het nemen van een beslissing op bezwaar niet in mandaat te laten plaatsvinden. Rekening houdend met de behoeften uit de praktijk om procedures zo eenvoudig mogelijk en kort te houden, wordt uitgegaan van de volgende werkwijze:

• a.

  beslissing op bezwaar waarbij wordt afgeweken van het advies van de HAC, wordt genomen door Gedeputeerde Staten via GS-dossier;

• b.

  beslissing op bezwaar conform advies HAC, waarbij het bezwaar geheel of gedeeltelijk gegrond wordt verklaard, met herroeping van het primaire besluit, wordt eveneens genomen Gedeputeerde Staten, maar dan via de zogenaamde verzamellijst;

• c.

  beslissing op bezwaar conform het advies van de HAC, waarbij het bezwaar ongegrond of niet-ontvankelijk wordt verklaard, dan wel gegrond maar zonder inhoudelijke wijziging of herroeping van het oorspronkelijke besluit genomen, mag in mandaat worden genomen, maar overeenkomstig de voorschriften van de Awb altijd op één niveau hoger dan het niveau waarop het primaire besluit is genomen.

Artikel 4, onder h

Deze beperking waarborgt onpartijdigheid bij de afhandeling van klachten. Voor afwijking van het advies van de Commissie voor klachten en verzoeken geldt hetzelfde als voor de afwijking van de beslissingen op bezwaar.

Artikel 4, onder i, j, k, l en m

Deze uitzonderingen zijn opgenomen in lijn met de ter zake gevormde jurisprudentie, respectievelijk omdat de aard van de bevoegdheid zich volgens de toelichting bij artikel 10:3 van de Awb tegen mandatering verzet.

Artikel 4, onder n, o en p

De consequenties van deze besluiten zijn in het algemeen van dien aard, dat mandaat op ambtelijk niveau niet in de rede ligt.

Artikel 4, onder q

Onder de werking van dit artikellid vallen die besluiten waarvan de bevoegdheid om te besluiten is voorbehouden aan Gedeputeerde Staten, met inbegrip van besluiten omtrent of verzoeken om bestuurs- of nadeelcompensatie.

Omdat de provincie geen verzekering heeft tegen de risico’s van wettelijke aansprakelijkheid, is het noodzakelijk een voorziening te treffen voor het afhandelen van schadeclaims, waaronder mede begrepen het afkopen van geschillen en mogelijke geschillen, anders dan op basis van een publiekrechtelijke regeling. Gekozen is voor een getrapte structuur, waarbij er bij de instelling van programma’s en projecten voor kan worden gekozen het al dan niet honoreren van claims tot een bedrag van € 10.000 te laten afdoen door de desbetreffende projectleider, tussen € 10.000 en € 50.000 door de desbetreffende programmamanager en daarboven niet in mandaat, maar door Gedeputeerde Staten zelf.

Is er sprake van een van toepassing zijnde publiekrechtelijke regeling, dan is mandaat mogelijk ongeacht de hoogte van de claim.

Artikel 4, onder r

Het niet-melden is uitgezonderd van mandaat vanwege de bestuurlijke gevoeligheid en het afbreukrisico.

Artikel 4, onder s, t en u

Vanwege de aard en reikwijdte van deze bevoegdheden is mandaat uitgesloten.

Artikel 4, onder v

Voor de aanwijzing van vertegenwoordigers in rechte geldt de bijzondere regeling van artikel 6 en is duidelijkheidshalve in dit onderdeel expliciet van mandaat uitgezonderd.

Artikel 5

Dit artikel biedt de algemeen directeur de mogelijkheid om vanuit zijn verantwoordelijkheid ondermandaat te verlenen aan programmamanagers en via hen aan projectleiders. Een dergelijk ondermandaat kan eveneens worden verleend aan de directeuren en aan de H-managers, zij het dat het mandaat aan hen voornamelijk betrekking zal hebben op personele aangelegenheden.

Tegelijkertijd is er in voorzien, dat – op voorstel van de directeuren – rechtstreeks ondermandaat kan worden verleend aan andere functiehouders.

De bevoegdheid om ondermandaat te verlenen biedt een flexibel instrument om de werkwijze te organiseren volgens de daarvoor meest in aanmerking komende principes.

Met name kan aldus een doelmatige scheiding tussen management en feitelijke beleidsuitvoering worden bereikt. Uitgangspunt daarbij is dat het mandaat op een zo laag mogelijk niveau in de organisatie wordt uitgeoefend, feitelijk vooral de H-manager of projectleider.

Hoewel de omvang van het gebruik van het mandaat binnen de diverse programma’s en projecten onderling zal verschillen, dient de wijze waarop dit gebruik plaats heeft echter wel zo uniform mogelijk te zijn. Met name is dit van belang bij de verlening van ondermandaat.

Duidelijk moge voorts zijn dat de uitgangspunten en regels van deze mandaatregeling onverkort van toepassing zijn op het gebruik van ondermandaat (inclusief de ondertekening).

De algemeen directeur behoudt volledig zijn ambtelijke verantwoordelijkheid tegenover het bestuursorgaan en zal dit moeten kunnen waarmaken. Hij kan dit bereiken via toepasselijke hiërarchische verantwoordelijkheidsstructuren en zijn positie als opdrachtgever voor programma’s. Daartoe kan hij voorwaarden en beperkingen stellen aan het ondermandaat, dan wel een eenmaal verleend ondermandaat intrekken. Verder kan hij ook steeds in de plaats treden van de functiehouder aan wie ondermandaat is verstrekt. Dit is overigens evenzo geregeld voor de directeuren, de programmamanagers, projectleiders en H-managers ten opzichte van aan hen ondergeschikte functionarissen.

Wat betreft het ondermandateren van de ondertekeningsbevoegdheid slaat de algemeen directeur acht op de hiervoor in de toelichting op artikel 3 en 6 vermelde aan de besluitvorming verbonden aspecten.

Binnen de bestaande verantwoordelijkheidsstructuren, waaraan de verlening van ondermandaat niet afdoet, leggen de gemandateerden primair verantwoording af aan het naast hogere niveau.

Hoewel het verlenen van ondermandaat aan programmamanagers, via hen aan projectleiders, en aan H-managers voorop staat, voorziet artikel 5, tweede lid, in specifieke gevallen, tevens in een dergelijk mandaat aan medewerkers. In algemene zin geldt voor mandaat aan medewerkers, dat de provincie door de overgedragen bevoegdheden niet wordt gebonden (noch financieel, noch juridisch).

De medewerker zendt een afschrift van de besluiten aan zijn naast hogere leidinggevende.

Artikel 7

Onverminderd artikel 4 bevat artikel 7 een aantal bevoegdheden dat van ondermandaat aan projectleiders en andere functionarissen is uitgezonderd. Dit betekent, dat zij door de algemeen directeur, de directeuren de programmamanager zélf, en in voorkomende gevallen door het college plenair, dienen te worden uitgeoefend.

Artikel 7, onder b

Herroeping van een primair besluit in bezwaar is verstrekkend en daarom uitgesloten van ondermandaat. De verwijzing naar artikel 10:3, derde lid, van de Awb is daarnaast van belang, omdat het (onder)mandaat niet mag worden uitgeoefend door degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt heeft genomen.

Artikel 7, onder c

Deze beperking waarborgt de onpartijdigheid bij de afhandeling van klachten.

Artikel 7, onder d

Artikel 4:51 Awb geeft een regeling voor het geheel of gedeeltelijk beëindigen van een langlopende subsidierelatie (3 jaar of langer). Een dergelijke beëindiging dient met de nodige waarborgen plaats te vinden en leent zich daarom niet voor ondermandaat beneden het niveau van programmamanager.

Artikel 7, onder e

Deze bepaling laat zien dat er wel ondermandaat aan een hoofd van een afdeling mogelijk is tot het weigeren van een aanvraag voor subsidie wegens het niet voldoen aan de criteria van een verordening of subsidieregeling. Echter, weigering wegens het bij verlening overschrijden van het subsidieplafond en de weigering omdat de desbetreffende aanvraag die niet binnen een bepaalde regeling valt, dienen ten minste op het niveau van programmamanager te worden afgedaan.

Wanneer eventuele politiek bestuurlijke afwegingen daartoe aanleiding geven, dient besluitvorming op bestuurlijk niveau plaats te vinden.

Artikel 7, onder f

Deze beperking ziet onder meer op het intrekken en wijzigen van subsidies als bedoeld in de artikelen 4:48, 4:49 en 4:50 van de Awb. Hieronder wordt niet begrepen de afrekening ten aanzien van een verleende tekortsubsidie op basis van werkelijk gemaakte kosten, noch indien de subsidieontvanger hier zelf om verzoekt.

Artikel 7, onder g, h en i

De consequenties van deze besluiten zijn doorgaans van dien aard, dat ondermandaat onder het niveau van algemeen directeur, directeur of programmamanager niet in de rede ligt.

Artikel 7, onder k

Het besluit tot het aanspannen van een procedure is van een zodanige betekenis, dat ondermandaat onder het niveau van programmamanager niet in de rede ligt.

In dit kader van speelt ook de toepassing van artikel 167, vierde lid, van de Provinciewet en het beoordelen van de noodzaak Provinciale Staten vooraf te informeren. Inschatting daarvan behoort ten minste op het niveau van programmamanager plaats te hebben. Is betrokkenheid van Provinciale Staten daadwerkelijke geboden, dan dient op grond van het bepaalde in artikel 4, onder a, besluitvorming door Gedeputeerde Staten plaats te vinden.

Aandachtspunt is overigens nog dat Provinciale Staten in voorkomende gevallen, voor zover het hen aangaat, de besluitvorming aan zichzelf hebben kunnen voorbehouden (artikel 158, eerste lid, onder f, van de Provinciewet).

Artikel 8, eerste lid

Het in het eerste lid van artikel 8 voorgeschreven model, dat de vorm heeft van een tabel, ziet er als volgt uit:

Mandaatlijst personele aangelegenheden

Bijlage … bij besluit van [datum], [nr.], van de algemeen directeur van de provincie Noord-Brabant tot vaststelling van de Catalogus operationele bevoegdheden en van de ondermandaten, ondervolmacht en machtiging 2018.

• 1)

  Hier opnemen de onderscheidene taken en bevoegdheden, zoals het te nemen besluit en te verrichten privaatrechtelijke rechtshandeling en feitelijke handeling.

• 2)

  Aankruisen de in aanmerking komende functionaris. Wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheid mandaat te verlenen aan een andere functionaris, dan in de kolom ‘Bijzonderheden’ functienaam of andere aanduiding vermelden.

• 3)

  De kolom “Bijzonderheden” is bedoeld voor het vermelden van specifieke instructies of beperkingen, die bij de uitoefening van het ondermandaat in acht dienen te worden genomen. Kan ook worden benut indien het (bestuurlijke) mandaat tevens omvat vertegenwoordiging van de provincie buiten rechte ter uitvoering van de desbetreffende bevoegdheid. Indien mandaat wordt verleend aan een ‘Andere functionaris’, kan deze kolom tevens worden gebruikt om de functienaam van die functionaris aan te duiden. Ook kan hier worden aangegeven dat die bevoegdheid in algemene zin berust bij de behandelend ambtenaar. In bijzondere gevallen – bijvoorbeeld bij een bewuste inperking van het ondermandaat – is specificatie op naam denkbaar.

De catalogus, bedoeld in het tweede lid, wordt als volgt ingericht:

Catalogus operationele bevoegdheden (met inbegrip van mandaat aan andere functionaris)

Bijlage … bij besluit van [datum], [nr.], van de algemeen directeur van de provincie Noord-Brabant tot vaststelling van de Catalogus operationele bevoegdheden en van de ondermandaten, ondervolmacht en machtiging 2018.

• 1)

  De bevoegdheden in de kolommen PM en PL kunnen door de algemeen directeur via het instellen van een programma aan een programmamanager worden gemandateerd.

• 2)

  De bevoegdheden in deze kolom zijn door de algemeen directeur rechtstreeks aan de in deze kolom genoemde functionaris gemandateerd.

• 3)

  PM: Programmamanager. De bevoegdheden in deze kolom mogen door de programmamanager niet aan een projectleider worden gemandateerd

• 4)

  PL: Projectleider. De bevoegdheden in deze kolom kunnen door een programmamanager via het instellen van een project aan een projectleider worden gemandateerd.

In het besluit tot vaststelling van ondermandaten, ondervolmacht en machtiging zelf dient te worden opgenomen dat het besluit, overeenkomstig artikel 8, tweede lid, ter goedkeuring wordt voorgelegd aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 9

Onder vertegenwoordiging van Gedeputeerde Staten in rechte wordt voor de toepassing van deze regeling verstaan vertegenwoordiging in procedures van bezwaar, administratief beroep, beroep (voorlopige voorzieningen daaronder begrepen) en in- en externe klachtbehandeling.

Aan de secretaris, de algemeen directeur en de programmamanager wordt door middel van het verlenen van een machtiging formeel de bevoegdheid verleend om Gedeputeerde Staten in voorkomende gevallen in rechte te vertegenwoordigen.

De algemeen directeur is, op voorstel van de desbetreffende programmamanager, bevoegd verdere machtiging te verlenen aan ondergeschikten. Hiertoe wordt door de algemeen directeur een lijst opgesteld van personen die door hem hiertoe worden aangewezen, zulks aan de hand van de volgende criteria:

• a.

  een afgeronde wetenschappelijke opleiding rechtsgeleerdheid, dan wel een juridisch georiënteerde wetenschappelijke opleiding of een hogere beroepsopleiding rechten, dan wel een door opleiding en ervaring vergelijkbaar werk- en denkniveau;

• b.

  kennis van het algemeen bestuursrecht, het bestuursprocesrecht en van het voor de zaak relevante juridische deelterrein(en), althans het vermogen om zich de kennis op het deelterrein(en) op zeer korte termijn eigen te maken;

• c.

  periodieke bijscholing hebben gevolgd op het gebied van het algemeen bestuursrecht en het bestuursprocesrecht;

• d.

  periodieke bijscholing hebben gevolgd, specifiek gericht op procesvertegenwoordiging en de daarvoor benodigde vaardigheden;

• e.

  regelmatig optreden als procesvertegenwoordiger;

• f.

  over overtuigingskracht beschikken door verbale vaardigheden en onderhandelingsvaardigheden;

• g.

  gevoel hebben voor politiek-bestuurlijke verhoudingen;

• h.

  in staat zijn om zelfstandig ten overstaan van een bezwarencommissie of een rechter afwegingen te maken en beslissingen te nemen;

• i.

  intervisie en feedback plegen te houden met de andere procesvertegenwoordigers.

De door de algemeen directeur vastgestelde lijst behoeft de goedkeuring van Gedeputeerde Staten. Na goedkeuring wordt deze lijst opgenomen in het mandaatregister dat nader is geregeld in artikel 11. Doel hiervan is, om op één plek overzicht te hebben van de personen die zijn aangewezen voor de vertegenwoordiging van Gedeputeerde Staten in rechte.

De algemeen directeur is bevoegd om in bijzondere gevallen buiten de goedgekeurde lijst om schriftelijk machtiging tot vertegenwoordiging in rechte aan een ondergeschikte te verlenen.

Artikel 10

Dit artikel geeft het kader aan waarbinnen de op basis van dit mandaatbesluit verleende bevoegdheden dienen te worden uitgeoefend.

Artikel 11

Een schriftelijk verleend algemeen mandaat is een besluit dat overeenkomstig artikel 3:42 van de Awb moet worden bekendgemaakt. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van publicatie in het Provinciaal Blad. De kenbaarheid van door Gedeputeerde Staten verleende mandaten –zowel voor intern als voor extern gebruik- wordt verhoogd door deze eveneens op te nemen in een mandaatregister.

Artikel 12

Omdat Gedeputeerde Staten als mandaatgever uiteindelijk verantwoordelijk zijn, dient het college over de mogelijkheid te beschikken deze verantwoordelijkheid waar te maken. De gemandateerde dient daarom verantwoording af te leggen aan het college en dit dient over controlemogelijkheden te beschikken. Dit geldt evenzeer de (onder)gemandateerde en zijn leidinggevende.

Gelet op de aard van de mandaatverhouding en het eerder genoemde, veronderstelde vertrouwen van het college in de gemandateerde, beperkt de controle zich in beginsel tot controle achteraf en ligt het initiatief ook hier primair bij degene aan wie het mandaat is verleend.

Het college blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheden zo nodig zelf uit te oefenen (art.10:7 van de Awb) of de gemandateerde verzoeken hem alle inlichtingen te verschaffen over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid (art.10:6, tweede lid, van de Awb).

Voor de terugkoppeling naar het betrokken lid van Gedeputeerde Staten en leidinggevenden is in artikel 11, tweede lid, een regeling getroffen. Een basisvoorwaarde voor het kunnen uitoefenen van deze controle is wel dat registratie van de bevoegdheidsuitoefening krachtens mandaat en ondermandaat plaatsheeft. Alleen dan is controle op zinvolle wijze mogelijk.

Artikel 14

Door deze overgangsbepaling wordt geborgd dat mandaten die zijn verleend aan programmamanagers bij of krachtens de regeling die bij dit besluit worden ingetrokken, hun gelding blijven behouden totdat er aanleiding is het instellingsbesluit, waarin deze bevoegdheden zijn toegekend, te wijzigen.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

de voorzitter,

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk

de secretaris,

drs. M.J.A. van Bijnen MBA