Invulling actieve informatieplicht college 2018

1.1 Inleiding

Een adequate informatievoorziening tussen college en de raad draagt bij aan Goed bestuur. Vanuit wederzijds vertrouwen wordt samengewerkt in het besturen van de stad. Op een wijze die vertrouwen geeft aan de inwoners en maatschappelijk rendement oplevert.

De raad legt zich toe op de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. Het college houdt zich bezig met het dagelijks bestuur van de gemeente. Een succesfactor in deze wisselwerking tussen raad en college is het hebben van respect voor elkaars bevoegdheden en rollen. Het borgen van een goede informatiepositie van de raad is daarbij randvoorwaardelijk.

Deze nota geeft invulling aan de informatieplicht en is vastgesteld door het college, vanuit de gedachte dat het de informatieplicht betreft van het college. Dit neemt niet weg dat de inhoud van deze nota in nauwe samenwerking met de griffier tot stand is gekomen.

Passieve informatieplicht

Deze nota gaat in op de invulling van de actieve informatieplicht. Hier tegenover staat de passieve informatieplicht. Dit is informatie die wordt verstrekt op verzoek van de (leden van de) gemeenteraad. Hierbij kan worden gedacht aan mondelinge en schriftelijke vragen.

Het resultaat van de afstemming met de griffier over actieve en passieve informatie is vertaald in een samenvattende oplegger bij deze nota.

1.2 Doelstelling Nota

De actieve informatieplicht van het college aan de raad is gebaseerd op artikel 169, tweede lid, vierde en vijfde lid, en artikel 180, tweede lid, van de Gemeentewet. In deze artikelen staat dat het college, ieder lid afzonderlijk, en de burgemeester de raad over alles moet informeren, dat hij voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Dat betekent dat het college zich nooit kan beroepen op de omstandigheid dat de raad bepaalde informatie niet heeft gevraagd.

In Enschede wordt de actieve informatieplicht meestal ingevuld door het college als geheel. De Gemeentewet kent namelijk alleen de collegiale besluitvorming en niet de wethouder als zelfstandig bestuursorgaan. Het college biedt de informatie dan via een collegebesluit c.q. -brief aan de raad aan. Daarom spreekt deze nota over de informatieplicht van het college. Dat neemt niet weg dat de Gemeentewet bepaalt dat ook de individuele collegeleden zelfstandig aan de actieve informatieplicht zijn gebonden. Voor de burgemeester geldt dat hij naast zijn actieve informatieplicht als collegelid deze plicht ook heeft voor zover het zijn eigen bevoegdheden als zelfstandig bestuursorgaan betreft. Dit betekent dat waar in deze nota “college” staat, voor zover nodig, “elk collegelid afzonderlijk” en “burgemeester” moet worden gelezen.

DE DOELSTELLING VAN DEZE NOTA IS OM OP HET NIVEAU VAN ENSCHEDE INZICHTELIJK TE MAKEN WELKE INSTRUMENTEN WORDEN GEHANTEERD DOOR HET COLLEGE OM INVULLING TE GEVEN AAN DE ACTIEVE INFORMATIEPLICHT.

1.3 Algemene kaders voor informatievoorziening

Invulling open norm

Daar waar actief moet worden geïnformeerd, heeft de wetgever de actieve informatieplicht uit artikel 169 lid 2 Gemeentewet zeer open geformuleerd, waardoor er veel ruimte is voor de interpretatie daarvan. Een goede en daarmee “adequate” informatievoorziening staat of valt met een drietal aspecten van informatie, te weten:

• 1.

  volledigheid

• 2.

  tijdigheid

• 3.

  frequentie

Deze aspecten vormen een richtlijn voor de invulling van de actieve informatievoorziening maar hebben geen “uitsluitend” karakter. Deze nota gaat vanuit die invalshoek vooral in op de wijze waarop door het college actief informatie wordt verstrekt aan de raad. Het heeft daarnaast vanuit eerder vermelde invalshoek ook geen zin om te trachten een “limitatieve” opsomming van informatiecategorieën vast te stellen waarover de raad actief geïnformeerd moet worden.

Duiding taak gemeenteraad

Het is van belang dat de actieve informatie antwoord geeft op de vraag ten behoeve van welke taak van de raad de informatie ontvangt. Zie hoofdstuk 2.1.

Informatiepiramide

Wij richten de informatievoorziening aan de raad zo effectief mogelijk in en maken daartoe gebruik van een samenspel tussen actieve en passieve informatievoorziening. Hierbij geldt primair dat de informatiebasis op orde moet zijn. In de basis wordt de raad geïnformeerd over de uitvoering van beleid door bv. de besluitenlijsten en voortgangsbrieven, e.e.a. conform de kaders van de raad zoals die gesteld in o.a. de gemeentebegroting. Deze uitgangspunten zijn gevisualiseerd in navolgende informatiepiramide.

Wij geven de raad alle inlichtingen, mondeling of schriftelijk, die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft, zoals opgenomen in artikel 169 lid 2 Gemeentewet. Om te beoordelen welke informatie de gemeenteraad nodig zou kunnen hebben voor zijn taak, volgt in onderstaande een toelichting op de belangrijkste taken, rollen en bevoegdheden van de gemeenteraad.

2.1 Informatie ten behoeve van de volksvertegenwoordigende rol van de raad

De gemeenteraad is het volksvertegenwoordigende orgaan in de lokale democratie. In deze functie houden raadsleden zicht op wat er leeft in de gemeente, signaleren problemen, onderkennen beleidsmogelijkheden en onderhouden contact met maatschappelijke organisaties. Goede informatievoorziening is een belangrijke voorwaarde voor een raadslid om zijn contacten met maatschappelijke organisaties te onderhouden en vragen van burgers te kunnen beantwoorden. Daarvoor heeft hij o.a. informatie nodig van het college.

2.2 Informatie ten behoeve van de controlerende taken van de raad

De informatieverstrekking door het college dient gedurende het gehele beleidsproces plaats te vinden, zodat de raad in de gelegenheid wordt gesteld om te controleren. Controle dient zowel tijdens als aan het eind van het beleidsproces plaats te vinden.

De raad heeft bijvoorbeeld vooraf besluitvormingsinformatie nodig en achteraf informatie om te kunnen vaststellen of het college zich ook daadwerkelijk aan het voorgestelde beleid of de gestelde kaders heeft gehouden. Deze informatie levert het college aan, zodat de raad vanuit zijn controlerende rol de volgende vragen kan beantwoorden:

• -

  Wat is het doel van het beleid? / is het doel gehaald?

• -

  Met welke middelen?

• -

  Wat zijn beoogde effecten? / wat zijn (neven)effecten geweest?

• -

  Past het beleid binnen de gestelde kaders?

2.3 Informatie ten behoeve van de kaderstellende bevoegdheden van de raad

De raad kan gebruik maken van formele instrumenten om beleidskaders te stellen. De formele instrumenten zijn de verordenende en budgettaire bevoegdheden. Daarnaast stelt de raad kaders door middel van enkele plannen die de raad op grond van diverse wetgeving dient vast te stellen, zoals het gemeentelijk milieubeleidsplan en verkeers- en vervoersplan en via bestemmingsplannen. Een concreet voorbeeld betreft de bevoegdheid van het college tot het aankopen van grond. De raad kan met betrekking tot deze bevoegdheid heel goed kaders stellen bijvoorbeeld via de begroting, het bestemmingsplan en een nota grondbeleid. De raad kan via het bestemmingsplan aangeven welke gebieden in aanmerking komen om te bouwen. De raad kan via de begroting aangeven welk bedrag maximaal beschikbaar is voor de aankoop van grond.

Het initiatief tot het maken van verordeningen ligt in de praktijk bij het college. In een dualistisch stelsel is het de bedoeling dat raadsleden vaker initiatiefvoorstellen indienen, dan wel het college aansporen tot het maken van een voorstel voor een verordening.

De raad stelt onder andere via de begroting, de termijnagenda en/of de meerjarenraming de kaders vast waarbinnen het college het beleid ontwikkelt en uitvoert. De raad heeft in het beleidsproces ook een belangrijke plaats als besluitnemer.

Voor al deze besluiten heeft hij informatie nodig. Waarbij wordt opgemerkt dat informatie vanuit het college uiteraard niet de enige informatiebron is.

De raad heeft niet alleen informatie nodig wanneer hij bevoegd is een besluit te nemen.

De raad kan op grond van artikel 169, tweede lid, Gemeentewet ook aangeven wanneer hij wil worden geïnformeerd. De gegevens die vanuit de actieve informatieplicht moeten worden verstrekt zijn niet wettelijk vastgelegd. De onderwerpen zouden kunnen worden bepaald aan de hand van het eventuele raadsprogramma of de lange termijn agenda van de raad. Een handvat voor het beoordelen of een voorstel politiek relevant is, zijn de volgende criteria:

• -

  leeft maatschappelijk

• -

  heeft publiciteit

• -

  ondergaat voor de gemeente relevante bestuurlijke, financiële of juridische veranderingen of heeft risico’s

• -

  zijn verschillende belangen mee gemoeid

Wanneer een onderwerp aan (één van) deze criteria voldoet, kan het als politiek relevant worden aangeduid en dient de raad er over te worden geïnformeerd, mogelijk gevolgd door een kaderstellend besluit.

3.1 Algemeen actieve informatieplicht bij ingrijpende afwijkingen/gevolgen

College en raad maken in de gemeentebegroting en andere kaderstellende documenten afspraken over de zaken die het college in een kalenderjaar moet gaan realiseren. Zolang het college verwacht zich aan die afspraken te kunnen houden is er in principe geen reden afwijkingen aan de raad te melden. In de praktijk kunnen zich zowel interne als externe ontwikkelingen voordoen, die (mogelijk) tot afwijkingen leiden.

De insteek van het college is de raad daar in ieder geval over te informeren als onderdeel van de IPC-cyclus.

3.2 Urgente ontwikkelingen waarbij snelle(re) actieve informatie aan de raad nodig is

Bij een ontwikkeling kan sprake zijn van een zodanig urgent karakter, dat het college de raad direct actief zal moeten informeren. Het college zal deze mondelinge of schriftelijke melding doen zo spoedig mogelijk nadat het college van een dergelijke ontwikkeling kennis heeft genomen en de aard van de ontwikkeling zich op dat moment daar ook toe leent.

De ontwikkeling kan betrekking hebben op het risicoprofiel, maar ook op ontwikkelingen op het bestuurlijk, juridisch en/of financieel vlak. Van een urgent karakter kan sprake zijn wanneer de ontwikkeling op korte termijn een ingrijpend besluit van het college en/of de raad vereist. Maar ook een brede maatschappelijke en/of media-aandacht voor een onderwerp kan voor het college aanleiding zijn de raad direct te willen informeren. Bijvoorbeeld omdat het college verwacht dat raadsleden daar vanuit de samenleving op worden aangesproken.

Een andere reden kan zijn dat sprake is van een politiek gevoelige kwestie of de integriteit van het bestuur in het geding is. Uit deze benadering blijkt dat het college van mening is dat sprake is van maatwerk.

3.3 (Niet urgente) achtergrondinformatie

Tenslotte kan het college in de loop van het jaar de beschikking krijgen over informatie, die voor de controlerende taak van de raad relevant is, maar getypeerd kan worden als (niet urgente) achtergrondinformatie. Het college kan ervoor kiezen deze informatie aan de raad aan te laten bieden.

Overigens zal dat meestal begeleid gaan door een besluit van het college, waarbij de raad (of een commissie uit de raad) deze informatie wordt aangeboden. Het is aan de raad zelf om te besluiten welk vervolg aan deze informatievoorziening wordt gegeven. Daarbij kan worden gedacht aan de voortgangsrapportages over grote projecten of van derden, beleidsnotities van het college, samenvattingen, brieven van het college en mondelinge berichtgeving in de commissies en/of de raad. In hoofdstuk 5 wordt nader ingegaan op de wijzen van informatieverstrekking.

4.1 Inleiding

In de hoofdstukken 3.1 en 3.2 is ingegaan op de melding van ontwikkelingen. De actieve informatieplicht beslaat echter een breder terrein. De wetgever heeft in artikel 169 lid 4 Gemeentewet expliciet bepaald dat bij een deel van de besluiten die binnen de bevoegdheid van het college vallen, de raad het recht heeft wensen en bedenkingen bij het college kenbaar te maken. Op deze besluiten wordt hierna apart ingegaan.

4.2 Ingrijpende besluiten waarbij de raad wensen en bedenkingen kenbaar kan maken

In de Gemeentewet, artikel 169 lid 4, staan enkele onderwerpen, die weliswaar binnen de bevoegdheid van het college vallen, maar waar het concept van een besluit aan de raad voorgelegd moet worden indien de raad daarom verzoekt of in het geval van ingrijpende gevolgen. Dit betreft besluiten inzake:

• a.

  het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen;

• b.

  de instelling, wijziging en afschaffing van (jaar)markten;

• c.

  het voorbereiden van de civiele verdediging.

De raad heeft bij besluiten met ingrijpende gevolgen de mogelijkheid om wensen en bedenkingen kenbaar te maken tegen het voornemen van het college om een bepaald besluit te nemen. De wetgever heeft nauwelijks tot geen aanknopingspunten gegeven aan de hand waarvan de vraag wanneer sprake is van ingrijpende (ruimtelijke, maatschappelijke en of financiële) gevolgen kan worden beantwoord. Het college hanteert daarbij als uitgangspunt, dat indien de raad binnen vier weken geen wensen of bedenkingen heeft kenbaar gemaakt, het college er van uit mag gaan dat de raad deze niet heeft.

4.3 Verplichte consultatie van de raad bij besluiten tot oprichting en deelneming private partijen

Verder geldt er op grond van de Gemeentewet, artikel 160 lid 2, een actieve informatieplicht als het college besluit tot oprichting en deelneming in privaatrechtelijke verbonden partijen e.d. Het criterium van ingrijpende gevolgen geldt dan niet. Het college hanteert daarbij als uitgangspunt, dat indien de raad binnen 4 weken geen wensen of bedenkingen heeft kenbaar gemaakt, het college er van uit mag gaan dat de raad deze niet heeft.

Daarnaast geeft de Wet gemeenschappelijke regelingen de raad zienswijzerecht op de ontwerpbegrotingen van de gemeenschappelijke regelingen.

Met inachtneming van de uitgangspunten uit de informatiepiramide informeert het college de raad met onderstaande middelen.

5.1 Collegebesluitenlijsten in de basisinformatie

Eén van de manieren – de meest voorkomende – om de raad actief te informeren is om (ieder lid van) de raad na een collegevergadering de besluitenlijst (voorzien van samenvattingen), op grond van artikel 60 lid 3 Gemeentewet, van die collegevergadering toe te zenden. Deze informatievertrekking valt binnen het basisinformatiesysteem. Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

Hierbij wordt in de praktijk aansluiting gezocht bij de geheimhoudingsartikelen van de Gemeentewet (de artikelen 55, 25 en 86, respectievelijk college, raad en commissie) en bij de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob). In deze laatste wet staan in artikel 10 de geheimhoudingsgronden nauw omschreven. Hierbij past nog de nuancering dat het ook mogelijk is dat een besluit uitgesteld openbaar wordt gemaakt (openbaar vanaf dd-mm-jjjj).

5.2 Brief aan de raad

Als het college de raad kennis wil laten nemen van bepaalde informatie (en in situaties waarin (nog) geen sprake is van een concreet voorstel) wordt daarvoor een brief van het college aan de raad gezonden. In deze brief duidt het college zoveel mogelijk de aanleiding voor de informatie en geeft het college aan ten behoeve van welke taak de raad de informatie ontvangt. Het betreft een brief van het college (vast te stellen in een collegevergadering) aan de raad waarbij bijvoorbeeld informatie wordt gegeven over de uitvoering van een door de raad aangenomen motie of vastgestelde nota of over een majeur probleem dat zich aandient, maar dat nog niet rijp is voor concrete besluitvorming.

Ook kan de brief zien op informatie over de uitvoering van aangenomen moties, mededelingen over de voorgang van de planning of informatie die is toegezegd in een raads-of commissievergadering. Het college informeert de raad met een brief die zelfstandig leesbaar moet zijn, bijlagen worden zoveel mogelijk vermeden. Als sprake is van informatie van enige omvang wordt een samenvatting verstrekt en wordt tevens aangegeven welke onderliggende stukken bestaan en waar deze te vinden zijn. De informatieve brief van het college kan voor de raad aanleiding zijn tot agendering in een commissievergadering en, indien dat gewenst wordt geacht, ook in een raadsvergadering. E-mailverkeer wordt beperkt tot vooraankondigingen en verwijzingen. Er volgt op een e-mail (of andere digitale communicatie vorm) altijd een raadsbrief.

Een vorm van passieve informatievoorziening is de beantwoording van schriftelijke (e-mail) vragen van raadsleden of toezeggingen n.a.v. commissievergaderingen. Verzoeken om (substantiële) inhoudelijke of procesmatige informatie geschieden via de griffie zodat de griffie overzicht heeft van alle uitgezette vragen en toeziet, namens de raad, op de beantwoording van vragen en wat er nog open staat.

Alle type informatiestromen vanuit het college of een wethouder richting de raad worden geregistreerd via Collegewerk.

5.3 Inlichtingen (mondeling) tijdens raadscommissievergaderingen

Tijdens de commissievergadering heeft de portefeuillehouder de mogelijkheid om korte, bondige mededelingen te doen. Dit kan tijdens het agendapunt “Mededelingen”. Via een mededeling wordt informatie verstrekt en wordt geen besluit of instemming gevraagd van de commissie. Deze informatievoorziening kan niet worden beschouwd als een invulling van de actieve informatieplicht aangezien het geen informatie aan de raad als orgaan betreft.

5.4 Informerende (besloten) bijeenkomsten

Informerende bijeenkomsten, georganiseerd door het college, hebben tot doel om het te volgen proces van of de stand van zaken in een besluitvormingstraject of een project inzichtelijk te maken voor de raad. In dat verband is het aan te bevelen om, zeker bij besloten bijeenkomsten, altijd een feitennotitie aan de raad voor te leggen, die ten grondslag ligt aan de informerende bijeenkomst. Zo kunnen raadsleden zich beter voorbereiden en de (kaderstellende of controlerende) taak van de raad uitvoeren.

5.5 Tussentijdse rapportage(s)

Indien bij een afwijking van vastgesteld beleid of vastgestelde kaders geen sprake is van een urgent karakter, informeert het college de raad daar in ieder geval over in de tussentijdse rapportage en de jaarrekening over. In die rapportage krijgt de raad, aansluitend op de programma’s in de begroting, een beeld van de realisatie van de begroting. Deze rapportage bevat de meldingen van (ingrijpende) afwijkingen inzake prestaties, tijd, risico’s en geld.

Een dergelijke tussentijdse rapportage biedt de raad eveneens een aanknopingspunt om, indien gewenst, aanvullende informatie aan het college te vragen.

5.6 Informatieprotocol

Bij (grote) projecten of anderszins, ter beoordeling van de raad, kan de raad, al dan niet op voorstel van of in samenspraak met het college, besluiten hoe de informatievoorziening m.b.t. dat specifieke project van het college aan de raad moet verlopen en hoe de raad de controle uit zal voeren. Daarbij kan de raad ook aangeven welke informatie voor de raad cruciaal is om goed de kaders te kunnen stellen en te controleren.

5.7 Zienswijzenbrief

Zoals in hoofdstuk 4.3 al is aangegeven heeft de wetgever bepaald dat de raad bij een deel van de besluiten die tot de bevoegdheid van het college behoort het recht heeft om zogenaamde wensen en bedenkingen kenbaar te maken voordat definitieve besluitvorming door het college plaatsvindt. In die gevallen hanteert een college een termijn van 4 weken. Indien de raad niet binnen die termijn de zienswijzenbrief van het college heeft geagendeerd in een commissie of in de raad (dan wel niet op andere wijze bedenkingen heeft kenbaar gemaakt), mag het college er van uitgaan dat de raad deze niet heeft. Bij de brief aan de raad wordt een ontwerpbesluit toegevoegd.

5.8 Tot slot

Er is pas sprake van actief informeren van de raad, als het college de raad als orgaan van iets op de hoogte stelt. Daarvan is sprake zodra het college de betreffende informatie, al dan niet met adressering aan c.q. tussenkomst door het presidium of de griffie, aan de raad verstrekt.

Naast het informeren van de raad, bestaan er andere vormen van informatievoorziening. Deze kunnen niet worden beschouwd als de invulling van de wettelijke actieve informatieplicht maar meer als een vorm van ambtelijke bijstand tot het verschaffen van feitelijke informatie. Hieronder de verschillende vormen op een rij:

Technische informele bijeenkomsten

De technische informele bijeenkomsten voor woordvoerders (commissieleden) vinden plaats buiten de orde van raad en commissies. Zij vormen bijeenkomsten specifiek voor woordvoerders in de raad, waarin ambtenaren/professionals vanuit hun deskundigheid toelichting geven aan die raadsleden en hun technische vragen ter plekke kunnen beantwoorden. Collegeleden kunnen daar bij zijn, zeker als zij ook gastheer zijn, maar duidelijk moet zijn dat het primaat in deze sessies ligt in de kennisoverdracht van deskundige professionals (ambtenaren) naar raadsleden.

Uitgangspunt is dat dit soort sessies bedoeld is om de raadsleden met inzicht en begrip van feiten, technisch te ondersteunen. Het niet deelnemen aan een dergelijke sessie mag er nooit toe leiden dat de raad (en zijn leden) door het college niet op een reguliere wijze wordt/worden geïnformeerd.

Het initiatief voor (de meeste) informele technische sessies ligt bij het college, gelet op feit dat de wethouder woordvoerders hiervoor uitnodigt; het college gaat dan ook over de status van deze sessie en het maken van geluidsopnamen of het live registreren van deze technische sessies wordt niet toegestaan cq. gefaciliteerd; deze overwegingen hebben alles te maken met de open communicatie die mogelijk moet zijn tussen ambtenaren, deskundigen en raadsleden. Het college is gastheer en vraagt deelnemers geen geluidsopnames te maken.

Randprogramma

Het (openbare) randprogramma heeft een vrijwillig karakter en valt buiten het stelsel van raadsvergaderingen. Het is een mogelijkheid voor raadsleden om over een bepaald thema meer informatie te verkrijgen. Informatie gegeven in een randprogramma betreft geen invulling van de actieve informatieplicht: het college mag niet verwijzen naar een randprogramma om aan te geven dat hij de raad heeft geïnformeerd.

Bijeenkomsten in het randprogramma van de stedelijke bijeenkomst zijn ALTIJD openbaar; het maken van geluidsopnamen en het bijwonen door een ieder zijn daar uitgangspunt.

Het college kan ervoor kiezen om na afloop van een technische sessie of een randprogramma een feitennotitie aan de raad voor te leggen, die als grondslag voor de sessie geldt. Daarnaast kan het college, indien hij van mening is dat het gewisselde in een technische sessie met raadsleden van belang voor de (hele) raad is, na afloop van de sessie de uitkomsten in een brief of raadsvoorstel aan de hele raad voorleggen. Op deze manier is het wel actieve informatie.

Daar waar de actieve verstrekking van informatie eventueel tekort schiet (in opvatting van de raad of van een raadslid), zorgt het college er voor dat concrete verzoeken van raadsleden naar behoren worden beantwoord (passieve inlichtingenplicht). Dit heeft een aanvullende werking. De raadsleden hebben hier meerdere instrumenten voor. Ook buiten de formele vragenrechten om is het streven van het college om raadsleden zo goed mogelijk in te lichten, actief en passief.

6.1 Uitgangspunt: raad ontvangt alle informatie, tenzij

Op basis van artikel 169 lid 2 van de Gemeentewet verstrekt het college de raad alle informatie die de raad voor zijn taak nodig heeft. Hierop is slechts één uitzondering: als de raad vraagt om informatie, waarvan het verstrekken in strijd is met het openbaar belang, zal het college die informatie (op dat moment) niet mogen verstrekken. Hiervan kan slechts bij zwaarwegende omstandigheden sprake zijn.

Om op een goede wijze invulling te geven aan de informatieplicht, kan het in voorkomende gevallen nodig zijn om geheime informatie te delen met de raad.

De Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht en de Wet openbaarheid van bestuur geven hiervoor regels, maar ook de gemeentelijke regelgeving, zoals het Reglement van orde voor vergaderingen van de Raad.

6.2 De term geheimhouding nader toegelicht

Het college wil alleen werken met de wettelijke termen openbaar en geheim, zoals ook staat verwoord in de Circulaire wettelijke regeling inzake geheimhouding d.d. 29 april 2016.

De informatie die de raad ontvangt is in principe voor een ieder (dus ook burgers en andere belanghebbenden) openbaar. Het kan echter voorkomen dat het college van mening is dat de informatie (nog) niet buiten de gemeentelijke organisatie verstrekt kan worden. In dat geval ontvangt de raad (of een aantal raadsleden) de betreffende informatie onder geheimhouding. Ook met informatie, die het college de raad onder geheimhouding verstrekt, voldoet het college aan de plicht de raad actief te informeren.

6.2a. Informatie onder geheimhouding

Geheimhouding kent een strikt regiem, dat verankerd is in de wet. Logisch, omdat in de Grondwet is verankerd dat de overheid bij de uitoefening van haar taken openbaarheid moet betrachten.

Oplegging van geheimhouding betekent een beperking van de vrijheid van meningsuiting omdat een openbaar politie debat niet mogelijk is over deze informatie. Zo kan geheimhouding alleen opgelegd worden als er sprake is van één van de criteria die genoemd worden in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Bij het opleggen van geheimhouding wordt de opgelegde geheimhouding op het stuk zelf vermeld en waar mogelijk wordt de geheimhouding beperkt tot specifieke onderdelen van het stuk. Indien het college de raad “onder geheimhouding” informatie verstrekt, gebeurt dat op basis van de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Aan het opleggen van geheimhouding zijn wettelijk de nodige procedurele en vorm aspecten verbonden.

Als het college aan de raad informatie onder geheimhouding wil verstrekken, dan dient de raad in de eerstvolgende raadsvergadering daaromtrent een besluit te nemen.

Als de raad besluit de geheimhouding niet te bekrachtigen dan vervalt de verplichting tot geheimhouding.

Een nadere uitwerking van de procedures opleggen, bekrachtigen en opheffen geheimhouding is opgenomen in de Handreiking procedures geheimhouding.