Besluit van de burgemeester van de gemeente Heerhugowaard houdende regels omtrent vergunningen bij evenementen Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen 2018

Geldend van 06-06-2018 t/m heden

Intitulé

Besluit van de burgemeester van de gemeente Heerhugowaard houdende regels omtrent vergunningen bij evenementen Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen 2018

De burgemeester van Heerhugowaard

Gelet op het bepaalde in artikel 2:24 e.v. uit afdeling 7 van de Algemene Plaatselijke Verordening

en titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht,

Overwegende dat:

  • onder concurrerende vergunningaanvragen wordt verstaan: aanvragen voor evenementenvergunningen die betrekking hebben op eenzelfde dag, tijd en locatie;

  • het niet altijd mogelijk is voor eenzelfde dag, tijd of locatie meerdere evenementenvergunningen te verlenen;

  • onder schaarse vergunningen wordt verstaan: het aantal te houden evenementen is beperkt op grond van het bestemmingsplan;

  • het wenselijk is procedureregels op te stellen voor de behandeling en toewijzing van concurrerende aanvragen en schaarse vergunningen.

Besluit vast te stellen de Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen 2018

Artikel 1 Procedureregels evenementen aanvragen

  • 1. Volgorde van binnenkomst: “ wie het eerst komt wie het eerst maalt”

    Aanvragen die worden ingediend voor het lopende kalenderjaar, worden in beginsel op volgorde van binnenkomst behandeld. Wanneer voor een bepaalde dag en locatie een vergunningaanvraag in behandeling is, worden nieuwe aanvragen voor diezelfde dag en locatie “in de wacht gezet”. Mocht niet tot vergunningverlening worden overgegaan, dan wordt een volgende aanvraag in behandeling genomen.

  • 2. Uitzondering: aanvragen (voorafgaand) plaatsing evenementenkalender

    Van het bepaalde in lid 1 wordt afgeweken als uit de verzoeken ex artikel 2:24A lid 2 APV (evenementenkalender) blijkt dat sprake is van concurrerende vergunningaanvragen en/ of indien blijkt dat het aantal aanvragen het maximaal aantal te verstrekken vergunningen overschrijdt.

Artikel 2 Stappenplan concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen

Bij concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen worden onderstaande stappen a tot en met e cumulatief doorlopen. Na elke stap, kan een aanvrager afvallen. Degene die overblijft krijgt voorrang. Indien blijkt dat meerdere aanvragers op hetzelfde punt uitkomen, zal er loting overeenkomstig punt e plaatsvinden.

Indien blijkt dat het aantal aanvragen het maximaal aantal te verstrekken vergunningen overschrijdt wordt iedere aanvrager gevraagd één voorkeursevenement kenbaar te maken. Als het aantal voorkeursevenementen niet gelijk is aan het aantal schaarse vergunningen, wordt overeenkomstig dit stappenplan gekomen tot een toekenning van de plaatsing op de evenementenkalender.

a. Samenwerken

Concurrerende aanvragers worden onderling in contact gebracht om na te gaan of er samengewerkt, geschoven of anderszins een oplossing gevonden kan worden. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 4 weken nadat de aanvragers met elkaar in contact zijn gebracht, dient schriftelijk of via de elektronische weg aangegeven te worden of samenwerken mogelijk is en op welke wijze. Indien samenwerken niet mogelijk blijkt te zijn, wordt verder gegaan met onderstaande stappen

b. Historie

Een aanvrager die reeds meer dan 10 jaar hetzelfde evenement op dezelfde tijd en locatie organiseert, krijgt voorrang.

c. Thema

Indien een evenement aansluit bij een door de gemeente vastgesteld thema, zoals bijvoorbeeld het Brederode jaar, Duurzaamheid, Sport en bewegen, krijgt het voorrang. Dit thema dient drie maanden voorafgaande aan de termijn van inschrijven op de evenementenkalender bekend te zijn gemaakt op de gemeentelijke website van de gemeente Heerhugowaard.

d. Ervaring

De aanvrager zal moeten aantonen (eventueel met referenties) dat hij ervaring heeft met de organisatie van evenementen met een vergelijkbare omvang en complexiteit als voor het evenement waarvoor de inschrijving wordt gedaan. Hierbij wordt tevens rekening gehouden met ervaringen bij voorgaande evenementen, alsook eerdere plaatsing(en) op de evenementenkalender. Negatieve ervaringen bij voorgaande evenementen kunnen ertoe leiden dat een aanvrager geen voorrang krijgt

e. Loting

Indien het doorlopen van vorenstaande stappen niet leidt tot een oplossing wordt er geloot. De in aanmerking komende gegadigden worden uitgenodigd bij de loting aanwezig te zijn.

Artikel 3 Hardheidsclausule

Op basis van bijzondere feiten en omstandigheden kan de burgemeester besluiten af te wijken van de maatregelen zoals in deze beleidsregel is vastgesteld.

Artikel 4 Intrekken oude beleidsregels

De beleidsregels ‘Damoclesbeleid 2013’, zoals vastgesteld bij besluit van 2 december 2013, worden ingetrokken.

Artikel 5 Citeertitel

Deze procedureregels worden aangehaald als: Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen 2018.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Ondertekening

Aldus vastgesteld en ter kennisgeving aangenomen in de collegevergadering van 1 mei 2018

De voorzitter,

De secretaris,

Toelichting

Artikel 1 lid 1

Aangaande de volgorde van binnenkomst is bewust gekozen voor het principe: “wie het eerst komt, wie het eerst maalt” Wachten met behandeling (en vergunningverlening) totdat alle mogelijke aanvragen binnen zijn, is in verband met de benodigde voorbereidingstijd geen werkbare optie.

Artikel 1 lid 2 voorkeursevenement

Als het aantal aanvragen het aantal schaarse vergunningen op een evenemententerrein overschrijdt, wordt het stappenplan doorlopen. Als ieder evenement gelijke kansen zou hebben, is het rendabel voor een aanvrager om zoveel mogelijk evenementen aan te vragen. Om te voorkomen dat er speculatief veel evenementen worden aangevraagd, die allen moeten worden meegenomen in het stappenplan, is het voorkeursevenement per aanvrager opgenomen. Als het aantal voorkeursevenementen gelijk is aan het aantal schaarse vergunningen, hoeft het stappenplan verder niet te worden doorlopen en worden alleen de voorkeursevenementen op de evenementenkalender geplaatst. Bij meer voorkeursevenementen dan schaarse vergunningen wordt het stappenplan doorlopen. Mochten er minder voorkeursevenementen dan schaarse vergunningen zijn, dan zal voor de overige vergunningen het stappenplan worden doorlopen.

Artikel 2d ervaring

Bij de beoordeling van de ervaring wordt tevens inbegrepen negatieve ervaringen bij voorgaande evenementen aangevraagd binnen de gemeente Heerhugowaard. Hierbij valt te denken aan:

  • intrekking van de verleende vergunning;

  • stillegging evenement ingevolge niet nakoming voorschriften;

  • geen gebruik making van een toegekende datum op de evenementenkalender;

  • een buiten behandeling gestelde aanvraag

     

Voorwaarde hierbij is dat de aanvrager de gelegenheid gehad heeft hierop te kunnen reageren.

 

Artikel 2e loting

De loting wordt uitgevoerd door iemand die geen deel uit maakt van het vergunningverleningsproces .

Verdeling recreatieschapgebied:

Het recreatieschap moet als grondeigenaar toestemming geven voor het gebruik van de grond voor een evenement. Het recreatieschap geeft niet meer toestemmingen dan er vergunningen zijn te verdelen. Mocht dit wel het geval zijn, dan geldt de toewijzingsprocedure volgens deze procedureregels.