Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Geldermalsen houdende regels omtrent het privacybeleid

1. Inleiding

Iedereen heeft recht op privacy. De gemeente Geldermalsen werkt met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld bij de burgers voor het goed uitvoeren van de wettelijke taken. De burger moet erop kunnen vertrouwen dat de gemeente Geldermalsen zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaat ook onze organisatie mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. Onze organisatie is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

Het bestuur en management spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy.

De gemeente Geldermalsen geeft door dit beleid een duidelijke richting en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen.

Het beleid is in lijn met het algemene beleid en de relevante lokale, regionale, nationale en Europese wet- en regelgeving.

2. Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens

Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

• •

  Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp)1, vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

• •

  Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming2

3. Maatregelen

Onze organisatie gaat op een veilige manier met persoonsgegevens, respecteert de privacy van betrokkenen en houdt zich hierbij aan het volgende:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Integriteit en vertrouwelijkheid

De gemeente Geldermalsen gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij worden de persoonsgegevens op een passende manier beveiligd. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

Grondslag en doelbinding

Persoonsgegevens worden alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen verzameld en verwerkt.

Persoonsgegevens worden alleen met de volgende grondslagen verwerkt:

• •

  Wettelijke verplichting vastgelegd in de wet.

• •

  Voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.

• •

  Ter uitoefening van publiekrechtelijke taken.

• •

  Om een vitaal belang te beschermen, bijv. bij humanitaire noodsituaties

• •

  Ter uitvoering van een overeenkomst met de betrokken personen.

• •

  In geval van rechtsgeldige toestemming

Dataminimalisatie

Alleen persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel worden verwerkt. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de gemeentelijke taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Informatiebeveiliging

Door het nemen van technische en organisatorische maatregelen wordt gezorgd voor een passend beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen (opzettelijk) verlies, vernietiging of beschadiging.

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, worden concrete afspraken gemaakt over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet, worden jaarlijks gecontroleerd en indien nodig herzien.

Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n) zoveel mogelijk beperkt.

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding met het te dienen doe van de verwerking.

Rechten van betrokkenen

De gemeente Geldermalsen honoreert alle rechten van betrokkenen.

4. Privacyreglement

In het privacyreglement ligt vast hoe er dagelijks omgegaan wordt met persoonsgegevens en privacy.

Dit privacybeleid treedt in werking op de dag na haar bekendmaking. Het beleid wordt ieder jaar geëvalueerd en indien nodig herzien. Aanpassingen van dit beleid worden aangekondigd via de website. De meest actuele versie van het beleid is te vinden op www.officielebekendmakingen.nl.