Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Delft houdende regels omtrent rekenkamer (Verordening Delftse Rekenkamer 2018)

Geldend van 13-03-2021 t/m heden

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Delft houdende regels omtrent rekenkamer (Verordening Delftse Rekenkamer 2018)

De gemeenteraad van Delft;

gelezen het voorstel van de commissie Rekening & Audit van 24 januari 2018;

gelet op de artikelen 81oa,147, 182 en 185 van de Gemeentewet,

b e s l u i t :

  • 1.

    In te trekken de Verordening Delftse Rekenkamer uit 2009 en vast te stellen de navolgende Verordening Delftse Rekenkamer 2018;

Verordening Delftse Rekenkamer 2018

Artikel 1 Begripsbepaling

Deze verordening verstaat onder:

  • a.

    rekenkamer: het orgaan waarmee de rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81oa van de Gemeentewet wordt ingevuld.

  • b.

    bestuursorgaan: een orgaan van een rechtspersoon, die krachtens publiekrecht is ingesteld of een ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed.

  • c.

    raad: de gemeenteraad van Delft.

Artikel 2 Rekenkamer

  • 1.

    De rekenkamerfunctie in Delft wordt uitgevoerd door de Delftse Rekenkamer, hierna aan te halen als de Rekenkamer.

  • 2.

    De Rekenkamer is niet ondergeschikt aan enig bestuursorgaan.

  • 3.

    Wijzigingen in deze verordening geschieden niet dan na overleg met de Rekenkamer.

Artikel 3 Doel en taak

  • 1.

    De Rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur.

  • 2.

    Een door de Rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in de Gemeentewet artikel 213, tweede lid.

  • 3.

    Op verzoek van de raad of het college kan de Rekenkamer een onderzoek instellen.

Artikel 4 Benoeming en ontslag voorzitter en leden Rekenkamer

  • 1.

    De Rekenkamer bestaat uit ten hoogste zes leden die door de raad worden benoemd voor een periode van vier jaar waaronder:

    • a)

      een voorzitter

    • b)

      maximaal vijf leden

  • 2.

    De Rekenkamer doet, na betrokkenheid vanuit de commissie Rekening & Audit bij de selectiegesprekken, aan de raad een voordracht tot benoeming van een voorzitter of een lid.

  • 3.

    De Rekenkamer wijst uit haar midden één of meer plaatsvervangende voorzitters en een penningmeester aan.

  • 4.

    Voorzitter en leden kunnen voor maximaal één keer voor een periode van vier jaar worden herbenoemd door de raad.

  • 5.

    Leden van het college van burgemeester en wethouders, leden van de raad, commissieleden/niet-raadsleden en ambtenaren van de gemeente Delft alsmede medewerkers die vallen onder de instellingen genoemd in artikel 7, vierde lid, kunnen geen deel uitmaken van de Rekenkamer.

  • 6.

    Op de leden van de Rekenkamer is artikel 81f van de Gemeentewet, van overeenkomstige toepassing.

  • 7.

    De leden van de Rekenkamer maken openbaar welke andere functies dan het lidmaatschap van de Rekenkamer zij vervullen. Openbaarmaking geschiedt via de website van de rekenkamer en door ter inzage legging van een opgave van deze functies op het gemeentehuis.

  • 8.

    Ten aanzien van ontslag en schorsing zijn artikelen 81c, zesde lid, en 81d, Gemeentewet van overeenkomstige toepassing

Artikel 5 Budget

  • 1.

    De raad stelt, na overleg met de Rekenkamer, de Rekenkamer de nodige middelen ter beschikking voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden.

  • 2.

    De Rekenkamer kan, indien zij daar aanleiding toe ziet, de raad een voorstel doen toekomen inzake de benodigde middelen voor een goede uitoefening van haar taken.

  • 3.

    De Rekenkamer heeft bij de uitvoering van haar taak een eigen budgetverantwoordelijkheid. De Rekenkamer is bevoegd binnen de ter beschikking staande begroting uitgaven te doen en verplichtingen aan te gaan voor de uitvoering van haar taken, via het haar daartoe verleende mandaat

  • 4.

    De penningmeester van de Rekenkamer dient uitgaven en verplichtingen te accorderen.

  • 5.

    In het Reglement van Orde regelt de Rekenkamer de interne verdeling van de financiële taken en verantwoordelijkheden.

  • 6.
    • a)

      de leden ontvangen een vaste maandelijkse vergoeding van € 516,01 bruto voor een lid, en € 637,01 bruto voor de voorzitter (prijspeil 2021). De vergoedingsbedragen worden jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

    • b)

      Voor de leden is de reiskostenvergoeding van toepassing die geldt voor ambtenaren van de gemeente Delft, in afwijking op die regeling worden parkeerkosten separaat vergoed.

    • c)

      Wanneer een lid door de rekenkamer gevraagd wordt een uitzonderlijke inzet te plegen ten behoeve van zijn taken als lid van de rekenkamer, dan kan een gekwalificeerde meerderheid van de rekenkamer besluiten aan betrokkene een gratificatie van een volledige of gedeeltelijke maandvergoeding toe te kennen.

  • 7.

    De Rekenkamer verantwoordt de baten en lasten van het vorig begrotingsjaar in het verslag aan de raad, bedoeld in artikel 185, derde lid, van de Gemeentewet. Indien gedurende een jaar wezenlijke onder- of overschrijdingen op het budget worden voorzien, informeert de Rekenkamer de raad tussentijds.

  • 8.

    Eventuele onderuitputting van het jaarbudget kan jaarlijks via de algemene reserve worden meegenomen naar het volgende begrotingsjaar, tot een maximumbedrag ter hoogte van de helft van het jaarbudget.

Artikel 6 Organisatie

  • 1.

    De functie van ambtelijk secretaris van de rekenkamer valt functioneel onder de Rekenkamer en is organisatorisch ondergebracht bij de griffie.

  • 2.

    De Rekenkamer kan zich laten bijstaan door deskundigen.

  • 3.

    De deskundigen en de ambtelijk secretaris die werkzaamheden verrichten voor de Rekenkamer zijn ter zake van die werkzaamheden uitsluitend verantwoording schuldig aan de Rekenkamer.

Artikel 7 Bevoegdheden

  • 1.

    De Rekenkamer is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken.

  • 2.

    Het gemeentebestuur verstrekt desgevraagd alle relevante inlichtingen die de Rekenkamer ter vervulling van haar taak nodig acht.

  • 3.

    Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is het eerste lid van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde.

  • 4.

    De Rekenkamer heeft de in de volgende leden vermelde bevoegdheden ten aanzien van, en over de volgende periode:

    • a.

      openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet Gemeenschappelijke Regelingen, waaraan de gemeente deelneemt; over de jaren dat de gemeente deelneemt in de regeling;

    • b.

      naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan vijftig procent van het geplaatste aandelenkapitaal houdt, over de jaren dat de gemeente meer dan vijftig procent van het geplaatste aandelenkapitaal houdt.

    • c.

      Andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of één derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van ten minste vijftig procent van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft.

  • 5.

    De Rekenkamer is bevoegd bij de betrokken instelling nadere inlichtingen in te winnen over de jaarrekeningen, daarop betrekking hebbende rapporten van hen die deze jaarrekeningen hebben gecontroleerd en overige documenten met betrekking tot die instelling die bij het gemeentebestuur berusten. Indien een of meer documenten ontbreken, kan de rekenkamer van de betrokken instelling de overlegging daarvan vorderen.

  • 6.

    De Rekenkamer kan, indien de documenten, bedoeld in het vijfde lid, daartoe aanleiding geven, bij de betrokken instelling dan wel bij de derde die de administratie in opdracht van de instelling voert, een onderzoek instellen. De rekenkamer stelt de raad en het college van haar voornemen een dergelijk onderzoek in te stellen in kennis.

Artikel 8 Werkwijze

  • 1.

    De Rekenkamer stelt een reglement van orde vast voor haar vergaderingen, voor haar andere werkzaamheden en voor het gedrag en handelen van de Rekenkamer als geheel als voor ieder die van de Rekenkamer deel uitmaken afzonderlijk. Zij zendt het vastgestelde reglement en wijzigingen daarin direct ter kennisneming aan de raad.

  • 2.

    Jaarlijks legt de Rekenkamer de raad een groslijst voor met onderwerpen die zij overweegt te onderzoeken.

  • 3.

    De Rekenkamer biedt de raad en het college elk jaar voor 1 april het verslag van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar aan.

  • 4.

    De rapporten en verslagen van de rekenkamer zijn openbaar.

  • 5.

    De Rekenkamer kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent de inhoud van stukken die aan haar worden overgelegd, geheimhouding opleggen.

  • 6.

    De geheimhouding wordt door allen die van deze stukken kennis dragen in acht genomen totdat de Rekenkamer haar opheft.

  • 7.

    De Rekening- en Auditcommissie is namens de raad bestuurlijk aanspreekpunt van de Rekenkamer.

Artikel 9 Onderzoek en rapportage

  • 1.

    De Rekenkamer is belast met de organisatie van de onderzoeken, en is autonoom in de inrichting en uitvoering daarvan. De Rekenkamer stelt per onderzoek een plan van aanpak vast en zorgt voor de bewaking van de kwaliteit en de voortgang van het onderzoek.

  • 2.

    De Rekenkamer komt op gezette tijden bijeen en bespreekt de beheersmatige en inhoudelijke aspecten en problemen van te verrichten onderzoeken.

  • 3.

    Het staat de Rekenkamer vrij om de raad tussentijds te informeren over de voortgang van een onderzoek.

  • 4.

    De Rekenkamer draagt de verantwoordelijkheid voor de definitieve formulering van de conclusies van het rekenkameronderzoek.

  • 5.

    Het onderzoek van de Rekenkamer mondt uit in een rapportage waarin bevindingen, conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen, met dien verstande dat hierin niet worden opgenomen gegevens en bevindingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn.

  • 6.

    De Rekenkamer deelt aan het college of aan de betrokken rechtspersoon de opmerkingen en bedenkingen mee die zij naar aanleiding van haar bevindingen van belang acht. Aan de raad of het college kan zij ter zake voorstellen doen.

  • 7.

    De Rekenkamer zendt een afschrift van haar rapporten en haar verslag aan de raad en het college. Indien zij met toepassing van artikel 184 van de Gemeentewet een onderzoek heeft ingesteld, zendt de Rekenkamer tevens een afschrift van het rapport aan de betrokken instelling.

  • 8.

    De raad besluit over de behandeling van het rekenkameronderzoek en zal zich binnen drie maanden uitspreken over de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek.

  • 9.

    Als onderdeel van de besluitvorming in de raad wordt tevens vastgelegd wanneer en op welke wijze B&W aan de raad zal rapporteren over de opvolging van door de raad overgenomen conclusies en aanbevelingen.

Artikel 10 Citeertitel en inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening Delftse Rekenkamer 2018.

  • 2.

    Zij treedt op 9 maart 2018 in werking.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 8 maart 2018.

,burgemeester.

J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart

,griffier.

Drs. R.G.R. Jeene CMC

TOELICHTING BIJ DE VERORDENING DELFTSE REKENKAMER 2018

Algemeen

De raad kan een gemeentelijke rekenkamer instellen, danwel via een verordening regels vaststellen voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie, zoals in Delft het geval is. De artikelen 81a, 81oa, 182 en 185 van de Gemeentewet zijn voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie van overeenkomstige toepassing.

Doel en taak (artikel 3)

Dit artikel is voor de duidelijkheid opgenomen en identiek aan de formulering in de Gemeentewet. Het rekenkameronderzoek is een instrument van en voor de raad. Het belangrijkste doel van de rekenkamer is, dat door middel van onderzoek bijdragen worden geleverd aan de effectiviteit en de efficiency van het door het college uit te voeren gemeentelijke beleid. De uitkomsten van het rekenkameronderzoek zijn er in hoofdzaak op gericht lering te trekken voor de toekomstige beleidsvoering. In vervolg op rekenkameronderzoeken moet veel aandacht besteed worden aan het monitoren wat gedaan wordt met de leerpunten/ verbeterpunten uit het rekenkamerrapport. Dit is na raadsbehandeling een taak van de griffie.

Het reguliere onderzoek in het kader van het gemeentelijke verantwoordingsproces, de rechtmatigheidstoets, wordt niet verricht door de rekenkamer, maar - binnen de marges van de wet en van de door de raad verstrekte opdracht - door de accountant. Dit onderzoek vormt een vast onderdeel van de jaarlijkse cyclus van begroting en verantwoording. De rekenkamer kan echter wel op eigen verantwoordelijkheid, onderzoek doen dat verband houdt met rechtmatigheid of onderwerpen onderzoeken die verband houden met de rechtmatigheid. In de praktijk zal dat met name neerkomen op “systeemtoetsen”, zoals onderzoek naar de wijze waarop de reguliere rechtmatigheidscontrole is georganiseerd en functioneert.

De Rekenkamer kan ook op verzoek van de raad of college een onderzoek instellen. Mocht de Rekenkamer van oordeel zijn, dat het gewenste onderzoek niet past in doel en functie van rekenkameronderzoeken of anderszins niet inpasbaar is in het onderzoeksprogramma van de Rekenkamer dan wordt gemotiveerd gerapporteerd dat dit verzoek van de raad of college niet overgenomen kan worden.

Benoeming en ontslag voorzitter en leden Rekenkamer (artikel 4)

Ten aanzien van artikel 4, negende lid inzake schorsing en ontslag op grond van art. 81c, zesde lid en artikel 81d van de Gemeentewet, vervult de griffie een signalerende functie voor de raad.

Budget (artikel 5) en Organisatie (artikel 6)

In het eerste lid stelt de raad stelt middelen (budget en ambtelijke ondersteuning) beschikbaar voor het onderzoekswerk van de Rekenkamer. De Rekenkamer werkt binnen haar begroting, en zal indien het onderzoeksprogramma aanvullende middelen vereist hiertoe een verzoek indienen bij de gemeenteraad.

Om te zorgen dat de Rekenkamer optimaal kan fungeren, regelt artikel 6, eerste lid dat deze wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De Rekenkamer bepaalt zelf de aard en omvang van deze ambtelijke ondersteuning. De ambtelijk secretaris wordt functioneel door de Rekenkamer aangestuurd en is om praktische redenen organisatorisch bij de griffie ondergebracht.

Het derde lid regelt dat de Rekenkamer via het te verlenen mandaat bevoegd is binnen het haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. Rekenkamercommissies hebben namelijk zonder een dergelijke mandaatverlening niet de bevoegdheid tot privaatrechtelijke rechtshandelingen te besluiten en die te verrichten. Dit betekent dat zij geen externen (onderzoeksbureaus) mogen inhuren, aangezien zij geen overeenkomsten mogen sluiten. Gelet op de onafhankelijke positie van een rekenkamer(commissie) is dat een ongewenste situatie. De wetgever heeft hier niet bij stil heeft gestaan.

Om die reden is het noodzakelijk de bevoegdheid tot het besluiten van privaatrechtelijke rechtshandelingen door het college van B&W via de griffier te mandateren aan de ambtelijk secretaris van de rekenkamer.

Praktisch gezien accordeert de penningmeester van de rekenkamer alle betalingen en verplichtingen waarna de ambtelijke secretaris deze administratief afhandelt. Om die reden regelt de verordening expliciet dat de Rekenkamer uit zijn midden een penningmeester aanwijst. De Rekenkamer wordt met deze verordening eindverantwoordelijk voor alle inkomsten en uitgaven.

In het achtste lid is geregeld dat via de algemene reserve een budgetoverheveling kan plaatsvinden tot maximaal de helft van de jaarlijkse begroting. In de gemeentelijke nota Reserves, Voorzieningen en Investeringen 2016 zijn als algemene regel budgetoverhevelingen bij de jaarrekening afgeschaft en onderdeel geworden van de integrale afwegingen bij de Kadernota. Voor de Rekenkamer geldt op dit punt een uitzondering, gelet op de wettelijke onafhankelijke positie van de rekenkamer.

De mogelijkheid van budgetoverheveling dient om jaarlijkse fluctuaties in de onderzoeksuitgaven op te kunnen vangen. Het is gebleken dat dit soms nodig is om het onderzoeksprogramma goed te kunnen uitvoeren.

Werkwijze (artikel 8)

De Rekenkamer stelt zelf een reglement van orde vast. Doel van dit reglement is het verkrijgen van transparantie in de wijze van opereren van de Rekenkamer, onder andere met betrekking tot de financiën. Beoogd wordt dat deze transparantie dienstig is aan het vestigen en behouden van gezag van de Rekenkamer. Dit gezag is een noodzakelijke voorwaarde voor gewicht en acceptatie van de bevindingen van Rekenkamer.

In het reglement van orde regelt de Rekenkamer onder andere de orde van haar vergaderingen en besluitvorming, waaronder de minimale aanwezigheid van drie leden om te vergaderen; een aftreedschema waarmee voorkomen wordt dat de voltallige Rekenkamer reglementair op hetzelfde moment moet aftreden; de wijze van onderzoek en de wijze waarop gegevens verkregen en gebruikt worden; de wijze waarop de integriteit en de onbesprokenheid van gedrag en handelen van de Rekenkamer als geheel en van allen die daar deel van uitmaken afzonderlijk behouden kan worden; en het borgen van kwaliteit en juistheid van de bevindingen bij het gebruik van onderzoek van derden dan wel bij het uitbesteden van onderzoek aan derden.

Bij de jaarverslagen in het derde lid wordt gerefereerd aan de wettelijke verplichte verslagen die de rekenkamer jaarlijks vóór 1 april dient uit te brengen over de werkzaamheden over het voorgaande jaar (artikel 185, derde lid, Gemeentewet).

De Rekening en Auditcommissie is namens de raad bestuurlijk aanspreekpunt van de Rekenkamer. Die relatie is eveneens vastgelegd in de Verordening Rekening en Auditcommissie.

Onderzoek en rapportage (artikel 9)

Voor de verdere uitwerking van het onderzoek wordt per onderzoek een plan van aanpak opgesteld. In dit plan van aanpak wordt aangegeven welke partijen (ambtelijke afdelingen, externen, individuele ambtenaren en bestuurders) op welke wijze in de verschillende fasen van het onderzoek, worden betrokken. In dit plan van aanpak wordt tevens aangegeven wat de geplande doorlooptijd en deadline van het onderzoek is. Bij voorkeur communiceert de Rekenkamer aan de hand van dit plan van aanpak met alle (mogelijke) betrokkenen, opdat duidelijk is wat van deze betrokkenen gedurende het onderzoek verlangd wordt.

Voor de uitvoering van het onderzoek kan worden gekozen voor inschakeling van een ten opzichte van het onderzoeksonderwerp onafhankelijke onderzoeker. Dit neemt niet weg dat de bij het onderwerp (ambtelijk en/of bestuurlijk) betrokkenen wel kunnen worden verzocht te ondersteunen bij de verkenning van het onderzoeksterrein dan wel bij de verdere aanscherping van de onderzoeksvragen.

Gebruik onderzoek van derden

Gedacht kan daarbij worden aan ondermeer de (volgens artikel 212 en 213 Gemeentewet) door het college te verrichten doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken, aan via het Gemeentelijk Managementteam uitgevoerde audits, aan specifieke beleidsevaluaties, en aan controlerapporten en managementletters van de accountant.

De Rekenkamer zendt het rapport van bevindingen aan de gemeentesecretaris (als aanspreekpunt van de gemeentelijke organisatie) voor de ambtelijke wederhoor met het verzoek om commentaar op feitelijke onjuistheden.

Na het beoordelen en, waar van toepassing, het verwerken van dit commentaar stelt de Rekenkamer het conceptrapport op. Hierin zijn naast de bevindingen ook bestuurlijke conclusies en aanbevelingen opgenomen.

Vervolgens zendt de Rekenkamer dit conceptrapport aan de betrokken bestuurders (één of meerdere wethouders) met het verzoek hierop bij voorkeur binnen twee weken te reageren in het kader van de bestuurlijke wederhoor. Deze bestuurlijke reactie (indien tijdig ontvangen, waarbij vier weken als maximale termijn geldt) en een eventueel nawoord daarop van de Rekenkamer worden integraal in het eindrapport opgenomen.

Na publicatie bepaalt de raad de verdere behandelwijze van het rapport om zich uit te kunnen spreken over de aanbevelingen van de Rekenkamer.