Besluit van het Dagelijks Bestuur van het Waterschap De Dommel houdende regels omtrent elektronisch versturen van rechtspositionele berichten Regeling elektronische berichtgeving 2013

Ondertekening

Algemene en artikelsgewijze toelichting

Artikel 125, tweede lid, juncto eerste lid, aanhef en onderdeel n, van de Ambtenarenwet bepaalt dat het bevoegd gezag van waterschappen voorschriften vaststelt betreffende de gevallen waarin berichten inzake de rechtspositie van de ambtenaar uitsluitend elektronisch verzonden behoeven te worden en betreffende de voorwaarden die daarbij in acht worden genomen. Deze regeling strekt hiertoe. De bepaling in de Ambtenarenwet wijkt af van de Algemene wet bestuursrecht dat bepaalt dat een bestuursorgaan een bericht slechts elektronisch kan verzenden voor zover de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is. Elektronische berichtgeving kan via e-mail of bijvoorbeeld door plaatsing op intranet. Het bericht zal kunnen inhouden dat de loonstrook/jaaropgave via het personeelsinformatiesysteem beschikbaar is. Andere documenten die voor (uitsluitend) elektronische verzending in aanmerking komen zijn bijvoorbeeld genomen besluiten als gevolg van individuele keuzes in arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoedingen, aanvragen voor ouderschapsverlof, wijzigingen in de arbeidsduur en het ruilen van arbeidsvoorwaarden via de Regeling individuele keuzemogelijkheden arbeidsvoorwaardenpakket.

Wanneer bijzondere omstandigheden dit wenselijk maken kunnen rechtspositionele berichten via de post worden verzonden, bijvoorbeeld bij aangetekende brieven, brieven aan de gemachtigde van een medewerker of aan een zieke medewerker waarvan geen privé e-mailadres bekend is.

Bij artikel 1, lid b moet u denken aan de allereerste aanstelling van een medewerker die in dienst komt. Alle wijzigingen op de eerste aanstelling, bijvoorbeeld de aanstelling van een vast dienstverband volgend op de eerste aanstelling van een tijdelijk dienstverband wordt per e-mail verstuurd.

Bij artikel 4, sub c moet gedacht worden aan situaties waarin de betrokkene er een zwaarwegend belang bij heeft dat een bepaald bericht incidenteel op papier wordt verstrekt, te denken valt aan een loonstrook of jaaropgave. Daarvan kan sprake zijn indien door een instantie of in een procedure dit wordt gevraagd.

De dag waarop het e-mailbericht of de e-mailsignalering verstuurd wordt, is de dag waarmee gerekend dient te worden ter bepaling van de termijn waarbinnen tegen een rechtspositioneel besluit bezwaar kan worden gemaakt. Artikel 6:8 Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar- of beroepschrift aanvangt met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze is bekend gemaakt. In artikel 3:41, lid 1, Awb staat dat bekendmaking van besluiten geschiedt door toezending of uitreiking aan de belanghebbende, onder wie begrepen de aanvrager. Dus de toezending per e-mail geldt als een bekendmaking in de zin van artikel 3:41 Awb ook al is geen sprake van verzending van het besluit zelf, maar van een e-mailmelding dat er ergens op het internet of intranet een besluit in te zien en te downloaden valt. Artikel 2:17, lid 1 Awb is van toepassing: als tijdstip waarop een bericht door een bestuursorgaan elektronisch is verzonden geldt het tijdstip waarop het bericht toegankelijk wordt voor de geadresseerde, nu het bestuursorgaan en de geadresseerde gebruik maken van hetzelfde systeem voor gegevensverwerking. Wanneer een medewerker echter heeft aangegeven dat zijn privé e-mailadres moet worden gebruikt geldt het tijdstip waarop het bericht een systeem voor gegevensverwerking bereikt waarvoor het bestuursorgaan geen verantwoordelijkheid draagt.

Elektronische verzending van rechtspositionele berichten is aan te merken als een geautomatiseerde verwerking in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens. Daarvoor gelden de bestaande beveiligingsmaatregelen. Het gaat hier om bijvoorbeeld juiste en nauwkeurige verwerking van persoonsgegevens en maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking.