Verordening op de Audit en rekeningcommissie Hilversum 2018

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hilversum,

Gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 23 januari 2018;

Gelet op de Controleverordening van de gemeente Hilversum en de artikelen 84 en 147 van de Gemeentewet;

besluit:

1. Vast te stellen de ”Verordening op de Audit en rekeningcommissie Hilversum 2018”, regelende de samenstelling, taak, werkwijze en bevoegdheden van de Audit- en rekeningcommissie van de gemeente Hilversum:

Artikel 1 - Begripsbepalingen.

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Audit en rekeningcommissie: de Audit- en rekeningcommissie van de gemeente Hilversum;

b. Voorzitter: de voorzitter van de Audit- en rekeningcommissie van de gemeente Hilversum;

c. Leden: de leden van de Audit- en rekeningcommissie van de gemeente Hilversum;

d. Raad: de raad van de gemeente Hilversum;

e. Raadslid: een lid van de gemeenteraad van Hilversum;

f. Commissielid: een lid van een raadscommissie, die geen raadslid is;

g. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilversum;

h. Griffier: de griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

i. Jaarrekeningonderzoek: het jaarlijkse onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatigheid van het gevoerde financiële beheer en de weergave daarvan in de door het college opgestelde jaarrekening van de gemeente Hilversum. De inrichting van de financiële organisatie in de gemeente Hilversum maakt deel uit van dit onderzoek.

j. De accountant: de in de controleverordening van de gemeente Hilversum genoemde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

k. Het programma van eisen: het programma van eisen van de accountantscontrole op de jaarrekening;

l. Controleverordening: de Controleverordening van de gemeente Hilversum;

m. Rekenkamer: de Rekenkamer van de gemeente Hilversum.

Artikel 2 - Instelling en samenstelling Audit- en rekeningcommissie.

1. Er is een Audit- en rekeningcommissie.

2. De Audit- en rekeningcommissie bestaat uit een voorzitter en leden. Het aantal leden bedraagt met inbegrip van de voorzitter ten minste vijf. De Audit- en rekeningcommissie is zo samengesteld dat alle in de raad aanwezige fracties met een lid vertegenwoordigd kunnen zijn.

3. Indien een lid verhinderd is een commissievergadering bij te wonen, kan hij zich laten vervangen door een raads- of commissielid uit dezelfde fractie

Artikel 3 - Voordracht en benoeming.

1. De raad benoemt op voordracht van de fracties de leden. Iedere fractie heeft het recht één lid voor te dragen. Benoembaar zijn raadsleden en commissieleden.

2. De leden van de Audit- en rekeningcommissie worden telkens voor de zittingsduur van de raad benoemd. Het lidmaatschap eindigt bij beëindiging van het lidmaatschap van de raad dan wel het commissielidmaatschap. Géén lid zijn personen die wethouder waren gedurende het dienstjaar waarop de te beoordelen rekening betrekking heeft.

3. De leden van de Audit- en rekeningcommissie wijzen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan

4. In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

Artikel 4 - Taak

De Audit- en rekeningcommissie heeft de volgende taken:

1. het jaarlijkse onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatigheid van het gevoerde financiële beheer en de weergave daarvan in de door het college opgestelde jaarrekening.

2. het onderzoek naar de getrouwheid van daarvoor in aanmerking komende andere dan in het eerste lid bedoelde verantwoordingsstukken die onder verantwoordelijkheid van het college worden opgesteld;

3. na het beëindigen van haar onderzoek en rekening houdend met de in de Gemeentewet gestelde termijn voor de vaststelling van de jaarrekening, jaarlijks het Verslag van de Audit- en rekeningcommissie over de bevindingen van de in het eerste lid genoemde taak te rapporteren aan de raad en dat verslag te voorzien van een advies ten aanzien van de vaststelling van de jaarrekening dan wel een voorstel voor een door de raad te nemen indemniteitsbesluit, zoals bedoeld in artikel 198 van de Gemeentewet;

4. het opstellen van het programma van eisen voor de accountantscontrole voor de duur van ten minste één verantwoordingsjaar, maar niet langer dan de duur van de (resterende) zittingsperiode van de raad;

5. het evalueren van de realisatie van het programma van eisen voor de accountantscontrole;

6. het bevorderen dat onderzoeken door het college, de accountant en rekenkamer op elkaar worden afgestemd. De Audit- en rekeningcommissie voert daartoe ten minste éénmaal per jaar een afstemmingsoverleg met de accountant (artikel 4, lid 3 van de Controleverordening), de Rekenkamer, de portefeuillehouder Financiën, de griffier en de gemeentesecretaris

7. het adviseren aan de gemeenteraad over voorstellen met betrekking tot de P&C- cyclus;

8. het adviseren aan de gemeenteraad over voorstellen op het gebied van opzet en werking van control en risicomanagement, kwaliteit van financieel beheer, financieel beleid en financiële organisatie;

9. de selectie van en de opdrachtverlening aan de accountant, namens de gemeenteraad en het tussentijds overleg over de voortgang en het resultaat van de werkzaamheden. De benoeming van de accountant is voorbehouden aan de raad. Na benoeming van de accountant tekent de burgemeester ingevolge artikel 171, eerste lid Gemeentewet de opdrachtovereenkomst met de accountant;

10. zo nodig het college en de raad te informeren en te adviseren over die aangelegenheden die zij in het licht van haar taakstelling van belang acht, naast de in het derde lid genoemde rapportage en de in het zevende en achtste lid genoemde adviezen.

Artikel 5 - Elektronische beschikbaarheid stukken

1. Alle stukken voor de Audit- en rekeningcommissie worden elektronisch beschikbaar gesteld.

2. Het eerste lid geldt niet voor de in artikel 25, eerste en tweede lid, en artikel 86, eerste en tweede lid Gemeentewet bedoelde stukken.

Artikel 6 – Vergaderingen

1. De vergaderingen van de commissie zijn in de regel openbaar, tenzij financiële of andere zwaarwegende belangen van de gemeente, van gemeentelijk personeel of van derden daardoor geschaad zouden worden. De deuren worden gesloten wanneer de voorzitter het nodig acht of twee van de overige aanwezige leden dit verlangen. De commissie besluit vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

2. De voorzitter van de commissie kan de leden omtrent het in de vergadering behandelde en omtrent de inhoud van bepaalde stukken, welke aan de commissie ter behandeling in de vergadering worden overgelegd, geheimhouding opleggen.

3. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van die vergadering.

Artikel 7 – Besluitenlijst en verslag besloten vergadering

1. De besluitenlijst en het verslag van een besloten vergadering worden niet verspreid, maar liggen uitsluitend ter inzage bij de griffier.

2. Het verslag van een besloten vergadering wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de Audit- en rekeningcommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van dit verslag.

Artikel 8 – Geheimhouding

1. Als de Audit- en rekeningcommissie in een besloten vergadering overeenkomstig artikel 25, tweede lid of artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet geheimhouding heeft opgelegd omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde, beslist de Audit- en rekeningcommissie vóór de afloop van die besloten vergadering of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal (blijven) gelden.

2. De geheimhouding moet in acht worden genomen door iedereen die bij de vergadering aanwezig is en door iedereen die op een andere manier kennis heeft van de stukken.

3. De raad of Audit- en rekeningcommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 9 - Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt in een besloten vergadering met de Audit- en rekeningcommissie overleg gevoerd, als die commissie daarom heeft verzocht.

Artikel 10 - Besluitvorming en Quorum

1. De Audit- en rekeningcommissie mag niet beraadslagen of besluiten als niet met inbegrip van de voorzitter de meerderheid der leden tegenwoordig is.

2. Wanneer het vereiste aantal leden niet is opgekomen, kan de voorzitter met een tussentijd van ten minste 24 uur een nieuwe vergadering beleggen, waarin de aanwezige leden besluiten over de aanhangige onderwerpen, tenzij hiertegen door de meerderheid van het aantal leden van de Audit- en rekeningcommissie bezwaar is gemaakt.

3. De besluiten van de Audit- en rekeningcommissie worden met meerderheid van stemmen van de aanwezige leden genomen.

4. Bij staking der stemmen beslist de voorzitter.

Artikel 11 – Verslag

1. Het in artikel 4, derde lid, genoemde Verslag wordt na vaststelling ter kennisneming van de raad en het college gebracht. Tevens wordt hierin vermeld het gevoelen van de aanwezige leden, die zich tegen een besluit of advies hebben verklaard.

2. De voorzitter en de griffier van de commissie tekenen het in artikel 4, derde lid, genoemde Verslag. De voorzitter tekent alle overige stukken die van de commissie uitgaan.

Artikel 12 – Vragen inlichtingen

1. Door of namens het college worden de voor het onderzoek van de jaarrekening benodigde stukken ter beschikking van de Audit- en rekeningcommissie gesteld.

2. De in het eerste lid bedoelde stukken worden uiterlijk één week vóór de vergadering van de Audit- en rekeningcommissie beschikbaar gesteld.

3. De Audit- en rekeningcommissie heeft het recht tot het opvragen en het inzien van bescheiden, administraties, besluiten en notulen van vergaderingen, alsmede alle andere bescheiden welke zij voor haar onderzoek nodig acht.

4. De Audit- en rekeningcommissie heeft het recht de accountant(s) en Rekenkamer of andere deskundigen uit te nodigen de vergadering van de Audit- en rekeningcommissie bij te wonen voor het geven van toelichting.

5. De Audit- en rekeningcommissie heeft het recht schriftelijk dan wel mondeling inlichtingen te vragen aan het college, de wethouders en ambtenaren. Voor het verkrijgen van mondelinge inlichtingen kan de Audit- en rekeningcommissie een collegelid of een ambtenaar ter vergadering uitnodigen.

6. Het college, de wethouders en ambtenaren zijn verplicht de Audit- en rekeningcommissie alle informatie te verstrekken welke zij voor haar onderzoek noodzakelijk acht. De Audit- en rekeningcommissie kan daarbij een termijn bepalen waarbinnen die informatie verstrekt dient te worden.

Artikel 13 – Secretariaat en vaktechnische ondersteuning

Het secretariaat van de Audit- en rekeningcommissie berust bij de griffie. De concerncontroller verzorgt in samenwerking met de griffie de vaktechnische inbreng en ondersteuning.

Artikel 14 - Citeertitel en inwerkingtreding

1. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de Audit- en rekeningcommissie 2018 en treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking in het gemeenteblad.

2. Bij inwerkingtreding van deze verordening wordt de Verordening op de rekeningencommissie Hilversum 2008 ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 31 januari 2018.

de griffier, de burgemeester,

P.M.H. van Ruitenbeek P.I. Broertjes