Beleidsregels evenementen Gemeente De Ronde Venen 2018

Ondertekening

Bijlage

TEKST EN UITLEG INTERPRETATIE ARTIKELEN

Inleiding

In de gemeente De Ronde Venen vinden jaarlijks veel evenementen plaats. De belangrijkste kenmerken van een evenement zijn: ‘een publieksgerichte activiteit, of een besloten activiteit met uitstraling naar de openbare ruimte, die geluids- of verkeershinder kan veroorzaken en waarvoor gemeentelijke toestemming nodig is’. Hierbij heeft een evenement in ieder geval de volgende elementen:

• -

  Publieksgericht, dan wel niet publieksgericht maar met uitstraling naar de openbare ruimte.

• -

  Er is mogelijk hinder of overlast.

• -

  Incidenteel karakter.

• -

  Verrichting van vermaak.

Ondanks het feit dat een evenement veelal een verrichting van vermaak is, worden ook activiteiten die daar niet op zijn gericht als evenement gezien, bijv. een herdenking, tentoonstelling of optocht.

Evenementen zijn belangrijk voor onze gemeente. In het bijzonder de grotere evenementen trekken bezoekers naar de gemeente. Zij bieden de gelegenheid tot culturele uitingen en geven de gemeente een positieve uitstraling. Voor het organiseren van een evenement is ingevolge artikel 1:3 van de Algemene Plaatselijke Verordening De Ronde Venen (APV) een vergunning van het bestuursorgaan nodig.

In de APV is een definitie van een evenement opgenomen die is overgenomen uit de model-APV van de VNG. Aan de modelbepaling zijn enkele activiteiten toegevoegd die ook voor ons als gemeente als evenement gelden, te weten een “klein evenement” zoals een straat- privéfeest of buurtbarbecue op of aan de weg met uitstraling naar de openbare ruimte en een wedstrijd op of aan de weg. In de definitie zijn bepaalde evenementen uitgezonderd, omdat regels met betrekking tot die evenementen in andere wetten of verordeningen zijn opgenomen. Uitzonderingen zijn bijvoorbeeld bioscoopvoorstellingen, markten en betogingen als bedoelt in de Wet openbare manifestaties.

De aard en omvang van een evenement alsmede de te verwachten overlast, zijn daarbij bepalend of een evenement wordt aangemerkt als een klein of groot evenement.

• -

  Evenementen die naar hun aard en omvang van mogelijke overlast (geluid, verkeer, etc) kunnen zorgen worden als groot evenement aan gemerkt. Concreet is bij deze evenementen sprake van:

  • ✔

    Veel publieke belangstelling en/of;

  • ✔

    Veel geluid en/of;

  • ✔

    Een verkeersaantrekkende werking die maatregelen nodig maakt.

Voor evenementen gelden uiteraard onverkort de bepalingen van de APV. Het bestuursorgaan is bevoegd op een aanvraag al dan niet een vergunning te verlenen, of kan besluiten bepaalde categorieën (kleine) evenementen vrij te stellen van de vergunningplicht. Volstaan kan dan worden met een melding.

De aanvraag voor een straat- privéfeest en straatbarbecue kan volstaan met een melding mits het voldoet aan de voorwaarden die worden gesteld in artikel 9 van deze beleidsregels.

Een evenement waarvoor een melding volstaat, is een categorie a evenement. Minder dan 100 personen en relatief weinig overlast. Een categorie b evenement is een evenement waarvoor een vergunning aangevraagd moet worden. Bij dit evenement worden in ieder geval meer dan 100 personen verwacht. Een categorie c evenement is een meerdaagse of een groot evenement waarbij veel mensen worden verwacht en die voor overlast kan zorgen. De gemeente beslist op basis van het gegevens uit de aanvraag en de risicoscan tot welk categorie het evenement behoort.

2. Juridisch kader

Bij evenementen is het belangrijk dat er evenwicht is tussen de wenselijkheid van een evenement en mogelijke hinder of overlast. Regelgeving levert een essentiële bijdrage aan dat evenwicht.

Centraal in het juridische kader staat de ingevolge de APV door het bestuursorgaan te verlenen evenementenvergunning. In combinatie met een evenementenvergunning kunnen andere vergunningen worden verleend zoals een:

• -

  Ontheffing voor het schenken van zwak alcoholische dranken ingevolge artikel 35 van de Drank- en Horecawet;

• -

  Gebruiksvergunning op grond van de Brandbeveiligingsverordening.

De begrenzingen van het juridisch kader vinden we voorts in de Algemene wet bestuursrecht (Awb), de Gemeentewet, de Activiteitenbesluit milieubeheer. Ook zijn van toepassing de Brandbeveiligingsverordening, de Bouwverordening, de Zondagswet, de Drank- en Horecawet, de Regeling verkeersregelaars.

De Algemene Plaatselijke Verordening De Ronde Venen (APV)

Het houden van een evenement is vergunningplichtig. De bepalingen over evenementen zijn opgenomen in hoofdstuk 2 van de APV (Openbare Orde). Artikel 2.25 lid 2 van de APV bepaalt dat de burgemeester vrijstelling kan verlenen voor door hem aangewezen categorieën evenementen. Dat artikel is met name opgenomen om de kleine evenementen, zoals de straat- privéfeesten en straatbarbecues, vrij te kunnen stellen van de vergunningplicht en meldingsplichtig te maken.

De Awb

Deze wet kent algemene regels die ook bij vergunningverlening van toepassing zijn. Enkele voorbeelden zijn:

• -

  Het indienen van een aanvraag;

• -

  Termijnen voor het nemen van besluiten;

• -

  Het gelegenheid geven tot het indienen van zienswijze tegen een voorgenomen vergunningverlening;

• -

  Bekendmaking en publicatie.

De Gemeentewet

Ingevolge artikel 174 van deze wet is de burgemeester belast met het toezicht op evenementen en met de uitvoering van hierop betrekking hebbende verordeningen.

De Activiteitenbesluit milieubeheer

De wet geeft onder andere geluidsnormen voor inrichtingen, waaronder horecabedrijven.

Indien bij een evenement ook een horeca-, sport- of recreatie-inrichting betrokken is, zijn voor deze inrichting de bepalingen op grond van de genoemde wet van toepassing. Voor een evenemententerrein of evenementengebouw wordt dat aangemerkt als inrichting ingevolge de wet kan een evenementenvergunning achterwege blijven; wordt een evenement georganiseerd binnen een milieu-inrichting, en valt het houden van een evenement buiten de reguliere bedrijfsvoering, dan dient de organisator te beschikken over een evenementenvergunning.

3. Toetsingscriteria

Op grond van de huidige evenementenbepaling kunnen aanvragen worden getoetst aan de artikelen 2 en 3 genoemde criteria. In artikel 1:8 van de APV is bepaald dat een vergunning kan worden geweigerd in het belang van:

• -

  De openbare orde;

• -

  De openbare veiligheid;

• -

  De volksgezondheid;

• -

  Het milieu.

Bij het plaatsvinden van een evenement wordt nagenoeg altijd enige overlast veroorzaakt, met name voor omwonenden van een evenementenlocatie. Van een belasting voor de (leef)omgeving is bijvoorbeeld sprake indien de organisator een of meer verkeersintensieve en/of doorgaande wegen wil gebruiken, indien een bepaald geluidsniveau overschreden gaat worden of indien het evenement veel bezoekers trekt.

Goede regelgeving en een helder beleid kunnen ervoor zorgen dat, zonder de mogelijkheden voor evenementen onevenredig zwaar te belemmeren, deze overlast zoveel mogelijk beperkt blijft. Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de regels en beperkingen die bij evenementen worden toegepast zo breed mogelijk worden gedragen, zowel door de organisatoren en deelnemers als door bewoners die overlast (kunnen) ondervinden.

De mate waarin het beleid wordt gedragen is van grote invloed op de mate waarin men zich houdt aan de regels en op de mate van handhaafbaarheid van die regels. Het streven van de gemeente is het bereiken van een balans tussen alle, vaak tegenstrijdige, betrokken belangen.

De gemeente toetst op basis van een risico scan van de Veiligheidsregio Utrecht (bijlage 1). Door middel van de scan krijgt het evenement de categorie a, b of c. Afhankelijk van de categorie bepaalt de gemeente welke mate van overlast dan wel welke risicofactoren een evenement met zich meebrengt.

De mate van overlast en de risicofactoren wegen mee in de beslissing om een vergunning te verstrekken en welke voorwaarden er aan de vergunning worden gesteld. De gemeente zal bij grote en risicovolle evenementen altijd advies vragen bij politie en VRU (brandweer). Negatieve advisering van deze partijen kan leiden tot een negatief besluit op de aanvraag.

Geluidsniveau

De muziek bij evenementen is vaak bepalend voor zowel het plezier als de mogelijke overlast van de activiteit. Geluidsoverlast is een belangrijk aandachtspunt. Met eventuele klachten dient adequaat te worden omgegaan. Dat is ook noodzakelijk om draagvlak voor evenementen bij de inwoners van de gemeente De Ronde Venen te behouden.

In de artikelen 4:1 tot en met 4:6 APV is vastgelegd welke geluidniveaus toelaatbaar zijn met als uitgangspunt het voorkomen van hoge geluidniveaus bij woningen (of andere geluidgevoelige bestemmingen).

Overlast is afhankelijk van het soort muziek en het daarbij gehanteerde geluidsniveau. Ook de bebouwde omgeving kan bepalend zijn. De organisator zorgt voor de afstelling van de geluidinstallatie. De gemeente controleert (eventueel samen met de politie) de geluidsniveaus en treedt, zo nodig, bestuursrechtelijk of strafrechtelijk, op.

Bij het maken van livemuziek zal tevens kritisch worden gekeken naar opstelling, omgevingsfactoren, locatie, frequentie van belasting, soort evenement en duur van het optreden.

Onversterkte levende muziek wordt vrijwel altijd aanvaardbaar geacht, in elk geval tot 20.00 uur.

Een vergunning voor een evenement waar hoge tot zeer hoge geluidsbelastingen voor komen moet worden geweigerd indien verwacht wordt dat de overlast niet kan worden teruggebracht. Indien het evenement in kwestie van groot belang wordt geacht voor De Ronde Venen kan worden onderzocht of het evenement kan worden verplaatst naar een alternatieve locatie.

Eindtijden

Overlast tengevolge van een evenement zal op de doordeweekse avonden en nachtelijke uren (van zondag tot en met donderdag) eerder als overlast worden ervaren dan op vrijdag en zaterdag. Daarom hanteert de gemeente bij vaststelling van de eindtijden dit onderscheid.

De eindtijd voor evenementen van zondag tot en met donderdag is uiterlijk 00.00 uur.

De geluidsproductie alsmede de drankverstrekking moeten om 23.30 uur zijn beëindigd.

De gemeente De Ronde Venen hanteert voor vrijdag en zaterdag als uitgangspunt een uiterste eindtijd voor grote evenementen van 01.00 uur. De eindtijd van de geluidsproductie en de drankverstrekking is 00.45 uur. Dit bevordert een rustiger en geleidelijker afloop van het evenement.

In bijzondere gevallen kan de burgemeester van deze eindtijd(en) afwijken. Per locatie en per evenement kan de burgemeester dan bepalen dat de eindtijd eerder of later is dan de hiervoor genoemde eindtijd(en). Als bijzonder geval kan bijvoorbeeld worden aangemerkt een evenement te houden op een algemene of bijzondere feestdag.

Verkeer en parkeren

Om inzicht te krijgen in de benodigde verkeersmaatregelen en van de omvang en plaats van de benodigde parkeerbehoefte wordt de aanvrager verzocht daarvan een duidelijk beeld te geven in het aanvraagformulier.

De gemeente maakt op basis van die gegevens en op basis van ingewonnen interne en - zo nodig - externe adviezen een eigen inschatting van de omvang van de gevolgen voor het verkeer en parkeerruimte en zo nodig kan de vergunning worden geweigerd of worden aan de vergunning voorschriften verbonden die te maken hebben met verkeer of parkeren.

Waar nodig zal in overleg tussen politie en organisator worden bepaald dat verkeersregelaars worden ingezet om het verkeer in goede banen te leiden. De verkeersregelaars zijn voldoende opgeleid en krijgen voor elke inzet een instructie van de politie.

Toezicht en veiligheid

Bij iedere afzonderlijke aanvraag wordt beoordeeld of en in hoeverre de aanwezigheid van professionele beveiligers vereist is. De eis hiertoe wordt ingegeven door de locatie, aard en de omvang van het evenement, alsmede de eventuele met het evenement gepaard gaande overlast- en openbare orde problemen. Tijdens (en vanaf een uur voor tot een uur na grote) evenementen dienen in elk geval professionele beveiligers aanwezig te zijn. Bij de andere evenementen wordt de inzet van professionele beveiligers per geval bezien.

Indien toezicht noodzakelijk is, zorgt de organisatie bij een evenement ervoor dat er tot 500 bezoekers per 100 bezoekers 1 professionele, en als zodanig gekwalificeerde, beveiliger aanwezig is. Boven de 500 bezoekers wordt het aantal beveiligers van geval tot geval bezien. Tevens dient de aanvrager van een groot evenement een veiligheidsplan in.

Om de veiligheid te bevorderen mogen tijdens evenementen uitsluitend plastic bekers worden gebruikt.

Circus

2 keer per jaar geeft de gemeente vergunning voor het houden van een circus. Circussen vinden plaats op het parkeerterrein van voetbalvereniging Argon, Hoofdweg 85b te Mijdrecht, het parkeerterrein van voetbalvereniging CSW, Pieter Joostenlaan 7 te Wilnis en het parkeerterrein bij voetbalvereniging F.C. Abcoude te Abcoude.

De aangewezen terreinen zijn niet geschikt voor alle soorten circussen.

Bij de beoordeling van aanvragen voor een evenementenvergunning voor een circus hanteert de gemeente de volgende criteria:

• -

  Variatie in soorten circus;

• -

  De omvang van het circus;

• -

  Ingewonnen referenties bij andere gemeenten;

• -

  De kwaliteit die blijkt uit de aanvraag;

Voor het afgeven van een vergunning voor het circus kunnen aanvullende voorwaarden worden opgenomen die van toepassing zijn een circus.

Kermis

5 keer per jaar geeft de gemeente vergunning voor het houden van een kermis. De kermis wordt op diverse locaties binnen de gemeenten gehouden. Bij de beoordeling van aanvragen voor een evenementenvergunning voor een kermis wordt gekeken naar:

• -

  De variatie in het aanbod van kermisattracties;

• -

  Ingewonnen referenties bij andere gemeenten;

• -

  De kwaliteit die blijkt uit de aanvraag.

Voor het afgeven van een vergunning voor een kermis, kunnen aanvullende voorwaarden worden opgenomen die van toepassing zijn voor een kermis.

4. Interne procedure en coördinatie

De aanvraagprocedure

De gemeente wil een voor de burger eenvoudige, eenduidige procedure voor de evenementen. Die procedure moet de volgende kenmerken hebben:

• -

  De aanvrager heeft een vast aanvraagpunt (iv@derondevenen.nl);

• -

  De aanvrager krijgt bij de aanvraag de voorschriften verstrekt zodat hier op geanticipeerd kan worden;

• -

  Het aanvraagformulier is digitaal beschikbaar via de gemeentesite (onder het kopje servicebalie / digitaal loket);

• -

  De afhandeltermijn is redelijk;

• -

  De vergunninghouder betaalt de leges conform de legesverordening en eventueel één bedrag voor gebruik gemeentelijke faciliteiten.

De afdeling waar de vergunningaanvragen worden behandeld, heeft directe contacten met de andere afdelingen en instanties die betrokken zijn bij het houden van evenementen: de politie, VRU (brandweer) en de gemeentelijke afdelingen die zich bezighouden met verkeer, het afzetten van wegen en terreinen en milieu (afval, geluid, etc).

Concreet ziet de procedure ad 1. er als volgt uit:

• a.

  Een aanvraag komt binnen bij Integrale Veiligheid;

• b.

  Het aanvraagformulier voor een b en c categorie evenement is omvangrijk, maar daardoor verkrijgt de gemeente alle gegevens die nodig zijn om de aanvraag te kunnen beoordelen. Mocht er onverhoopt toch nog gegevens ontbreken dan neemt de behandelende ambtenaar contact op met de organisator;

• c.

  Vervolgens wordt de aanvraag op verschillende aspecten beoordeeld (zoals verkeer, geluid, etc). Het is van belang de wettelijke termijnen goed in de gaten te houden;

• d.

  Er vindt in ieder geval één overlegmoment plaats met de gemeente;

• e.

  Er vindt een schouw van het evenemententerrein plaats door politie, VRU, gemeente en organisatie;

• f.

  Het voornemen om vergunning te verlenen komt tot uitdrukking in het publiceren van de aanvraag;

• g.

  Belanghebbenden kunnen in een periode van zes weken hun zienswijze indienen. Na dit termijn en de afhandeling van de zienswijze neemt de burgemeester een definitief besluit over de aanvraag;

• h.

  De definitieve vergunning met de daaraan verbonden voorschriften wordt binnen een redelijk termijn en in ieder geval uiterlijk 2 weken voor het te houden evenement verleend. Dit besluit is vatbaar voor bezwaar en beroep. Bovendien kan een belanghebbende een verzoek tot voorlopige voorziening bij de Rechtbank Midden Nederland indienen.

De vergunning

De gemeente dient tijdig te beslissen op aanvragen voor een evenement. Dit gebeurt in de vorm van een evenementenvergunning. Deze vergunning kent standaardvoorschriften. Aanvullende vergunningsvoorschriften van andere afdelingen worden door de behandelend ambtenaar voor zover mogelijk in de vergunning verwerkt. Mochten afdelingen de aanvraag negatief beoordelen dan komt er een overleg met de organisator.

Blijft het oordeel negatief en wil of kan de organisator de aanvraag niet aanpassen, dan volgt het advies aan de burgemeester om de aanvraag af te wijzen.

Een negatief besluit is vatbaar voor bezwaar en beroep. Bovendien kan een belanghebbende een verzoek tot voorlopige voorziening bij de Rechtbank Midden Nederland indienen.

5. Leges en kosten facilitering

Voor het in behandeling nemen van een vergunningsaanvraag betaald de aanvrager een in de legesverordening vastgestelde leges. Voor het gebruik van gemeentegrond, stroom, water en dranghekken worden eventueel kosten in rekening gebracht.

Organisatoren van grote evenementen kunnen de gemeente verzoeken om het evenemententerrein schoon te maken. Voor de schoonmaak is de kostprijs verschuldigd voor de inzet van personeel en materieel. De gemeente stelt vooraf een kostencalculatie op.

6. Schade en aansprakelijkheid

Voorop staat dat een vergunninghouder aansprakelijk kan worden gesteld voor eventuele schade die ontstaat tijdens een evenement op of in de onmiddellijke nabijheid van het terrein waar het evenement plaatsvindt, als gevolg van een onrechtmatige daad die de organisatie is aan te rekenen. Daaronder is ook te betrekken de eventuele schade die ontstaat door derden die onder het toezicht vallen van een organisator. Uiteraard zijn ook de schadeveroorzakende derden persoonlijk aan te spreken.

Schade die ontstaat op enige afstand van het terrein waar het evenement plaatsvindt, buiten het bereik van de organisatie, kan niet worden verhaald op de organisatie van een evenement. In die gevallen zullen benadeelden uitsluitend de dader(s) hiervoor aansprakelijk stellen.

In geen geval is de gemeente aansprakelijk te houden voor geleden schade als gevolg van een evenement, behoudens wanneer de schade het gevolg is van een onrechtmatig verleende vergunning.

Om eventuele gedupeerden tegemoet te komen kan de gemeente functioneren als meldpunt c.q. coördinator waar het schadegevallen betreft. Mogelijk dat de gemeente in samenwerking met de politie iets kan betekenen in het kader van het schadeverhaal, en bovendien is het nuttig dat dergelijke informatie bij de gemeente binnenkomt in verband met toekomstige evenementen en eventuele maatregelen.

Om eventuele schades, die optreden in de openbare ruimte of aan particuliere eigendommen en een gevolg zijn van een nalatig toezicht van de organisatie, te kunnen vergoeden, kan als voorschrift aan de vergunning worden verbonden dat een waarborgsom moet worden gedeponeerd door de vergunninghouder.

7. Handhaving

Handhaving van de regels en voorwaarden bij evenementen is van zeer groot belang. Overlast wordt onaanvaardbaar als regels of voorschriften worden overtreden. Het gaat daarbij in het bijzonder om voorschriften die betrekking hebben op eindtijden en geluidsnormen, maar ook brandveiligheidsvoorschriften.

Bij handhaving van de diverse normen en voorwaarden zijn diverse disciplines betrokken. Om een goede handhaving te kunnen realiseren is duidelijkheid vereist over de rolverdeling tussen de verschillende betrokkenen:

• -

  bijzondere opsporingsambtenaren hebben als taak: handhaving van eindtijden, openbare orde, regels op het gebied van de drank en horecawetgeving, het parkeren en afval;

• -

  politie heeft als taak: handhaven van de openbare orde en veiligheid.

• -

  Omgevingsdienst Regio Utrecht (hierna: ODRU) in overleg met Afdeling Ruimte, team milieu: handhaving van de geluidsnormen;

• -

  Gemeentelijk toezichthouder;

• -

  VRU (toepassing Brandbeveiligingsverordening/AmvB Brandveilig Gebruik Overige Plaatsen per 1-1-2018).

Vaak is er een samenloop tussen verschillende soorten overtredingen. Om adequaat te kunnen reageren zijn daarom nauwe samenwerking en duidelijke afspraken tussen de politie en de gemeente nodig over de te volgen handhavingscenario’s bij evenementen.

Controle door de VRU dient uiterlijk één uur voor aanvang van een evenement plaats te (kunnen) vinden. Voor de organisator geldt dan ook de plicht dat uiterlijk één uur voor aanvang van het evenement alles in gereedheid is. Overigens kan controle ook tijdens een evenement plaatsvinden.

Getrapt systeem

Optreden tegen overtreding van de vergunningvoorschriften gebeurt enerzijds na het constateren van overtredingen en anderzijds na het binnenkomen van - gegronde - klachten van omwonenden.

Daarbij wordt een getrapt systeem gehanteerd.

Stap 1: eerste waarschuwing om binnen 10 minuten aanpassing aan de voorschriften te verrichten;

Stap 2: tweede en laatste waarschuwing: aanpassing aan de vergunningvoorschriften binnen 5 minuten;

Stap 3: bij het blijvend overtreden van de voorschriften: beëindiging van het evenement.

Indien blijkt dat de genoemde hersteltijden te kort zijn om de nodige aanpassingen te verrichten, is het mogelijk de organisator een langere hersteltijd te geven, dit is ter beoordeling aan de handhavende instanties.

Andere vormen van optreden tegen overtredingen

Overtreding van vergunningvoorschriften kan ook op andere wijze plaatsvinden: zo kan de organisatie van het evenement een waarschuwing krijgen. Bij overtreding voor de tweede maal kan dan worden geconcludeerd, dat voor het evenement de erop volgende keer geen vergunning wordt verstrekt.

Het constateren van overtreding van vergunningsvoorschriften kan ook verschillende andere gevolgen hebben. Afhankelijk van de aard en ernst van de overtreding kan deze onmiddellijk beëindigd worden en kan proces-verbaal worden opgemaakt. Uiteraard kan de overtreding gevolgen hebben voor de toekomst. Deze gevolgen kunnen zijn:

• -

  Het beëindigen van het evenement;

• -

  Het opleggen van een preventieve dwangsom;

• -

  Het voorschrijven van een strenger regime bij een volgend evenement.

De omstandigheden van het geval bepalen welke sanctie zal worden toegepast. Uitgangspunt is dat de overtreding direct wordt beëindigd of een volgende keer wordt voorkomen. Er zijn echter gevallen denkbaar waarbij het onmiddellijk beëindigen van de overtreding op gespannen voet staat met de handhaving van de openbare orde, of onevenredig zwaar is in verhouding tot de schade die door belanghebbenden wordt ondervonden. In die gevallen zullen er slechts consequenties voor de toekomst aan de overtreding verbonden worden.

Geluidsnormen

De handhaving van de naleving van de geluidsnormen wordt door de ODRU in opdracht van de gemeente team Milieu op zich genomen. Daartoe wordt een ambtenaar met bijzondere opsporingsbevoegdheid dan wel met toezichthoudende taken ingezet. Deze ambtenaar zal tijdens evenementen, waar op grond van eerdere ervaringen klachten kunnen worden verwacht, en tijdens evenementen waar omwonenden over klagen, het geluidsniveau meten. Bovendien is in principe bij ieder groot evenement een medewerker beschikbaar.