Verordening ondersteuning gemeenteraad Zandvoort 2018

Geldend van 01-01-2018 t/m heden

Intitulé

Verordening ondersteuning gemeenteraad Zandvoort 2018

De raad van de gemeente Zandvoort:

gelezen het initiatief raadsvoorstel van de voorzitter van de raad, nr. 2017/06/001086; Wijziging verordeningen voor ambtelijke samenwerking;

overwegende dat de verordening toepasbaar moet zijn na ambtelijke samenwerking van de gemeenten Zandvoort en Haarlem;

gelet op:

de artikelen 33, 107a lid 2, 107e lid 1 en 147 lid 1 Gemeentewet;

de artikelen 10:3, 10:5, 10:11 en 10:12 Algemene wet bestuursrecht;

de artikel 125 lid 2 Ambtenarenwet;

besluit de volgende verordening, inclusief toelichting, vast te stellen:

VERORDENING ONDERSTEUNING GEMEENTERAAD ZANDVOORT 2018

1 DE VERORDENING

1.1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:

2 DE GRIFFIE

2.1 ORGANISATIE VAN DE GRIFFIE

Artikel 2 Bevoegd gezag

  • 1. De raad is het bevoegd gezag voor de griffier en de griffiemedewerkers.

  • 2. De raad benoemt een raadslid als leidinggevende van de griffier.

  • 3. De griffier geeft leiding aan de griffiemedewerkers ter uitvoering van zijn taak zoals opgenomen in de in deze verordening opgenomen Instructie griffier.

Artikel 3 Formatie

De raad stelt op voorstel van de leidinggevende van de griffier de formatie van de griffie en de op de griffie aanwezige functies vast.

2.2 RECHTSPOSITIONELE ZAKEN

Artikel 4 Arbeidsvoorwaarden van de griffier en de griffiemedewerkers

Voor de griffier en de griffiemedewerkers zijn de arbeidsvoorwaarden en de overige op de uitvoering van het personeelsbeleid gerichte stukken, zoals door het college van de gemeente Haarlem vastgesteld, van overeenkomstige toepassing, met inachtneming van de bij deze verordening of bij raadsbesluit gestelde uitzonderingen.

Artikel 5 Personeelsbeoordeling en functioneringsgesprekken

  • 1. De beoordelings- en functioneringsgesprekken van de griffier vinden plaats met zijn leidinggevende.

  • 2. De beoordelings- en functioneringsgesprekken van de griffiemedewerkers vinden plaats met de griffier.

Artikel 6 Werktijden

Na overleg met de betrokken griffiemedewerkers kan de griffier de arbeidstijden vaststellen in afwijking van de lokale arbeidsvoorwaarden, voor zover nodig voor de werkzaamheden van de raad.

Artikel 7 Functiewaardering en functieboek

De raad stelt een functiebeschrijving en functiewaardering van de griffier en de griffiemedewerkers vast.

2.3 INSTRUCTIE GRIFFIER

Artikel 8 Algemene ondersteuning

De griffier draagt zorg voor een goede en algemene ondersteuning van de raad en de raadsleden.

Artikel 9 Agendering

De griffier ondersteunt de raad bij het vaststellen van de agenda van de vergaderingen.

Artikel 10 Vergaderingen

  • 1. De griffier of een door hem aan te wijzen griffiemedewerker staat de voorzitter ter zijde bij een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen. De griffier zorgt voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. De griffier draagt zorg voor het ter beschikking stellen van de voorlopige agenda, de verslagen en overige stukken van een vergadering aan de raadsleden en buitengewone leden.

Artikel 11 Ondersteuning presidium

  • 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en zorgt voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. Als het presidium aanvullende ondersteuning nodig heeft, zorgt de griffier ervoor dat deze wordt gegeven.

Artikel 12 Ondersteuning onderzoekscommissie

Als de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a lid 3 van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffie deze commissie.

Artikel 13 Ambtelijke bijstand

De griffier zorgt ervoor, in samenwerking met de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem, dat de raadsleden op verzoek ambtelijke bijstand en fractieondersteuning krijgen overeenkomstig hoofdstuk 3 van deze verordening.

Artikel 14 Verhindering en vervanging

  • 1. Als de griffier vijf of meer dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

  • 2. De door de raad aangewezen plaatsvervanger zal gedurende zijn afwezigheid zijn taken vervullen.

Artikel 15 Driehoeksoverleg

De griffier voert regelmatig overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris van de gemeente Zandvoort over de ondersteuning van het gemeentebestuur en de communicatie en samenwerking tussen raad, college, ambtelijke organisatie en griffie.

Artikel 16 Griffie

  • 1. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken op de griffie.

  • 2. De griffiemedewerkers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 17 Verantwoording

De griffier legt verantwoording af aan zijn leidinggevende over het functioneren van de griffie.

Artikel 18 Dienstverleningsovereenkomst

De griffier kan dienstverleningsovereenkomsten afsluiten met de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem voor ondersteuning op het terrein van personeel, informatie en communicatie, juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting.

2.4 MANDAAT

Artikel 19 Mandaatverlening en budgethouderschap

  • 1. De bevoegdheid tot het nemen van personele besluiten voor de griffiemedewerkers, met uitzondering van benoeming en ontslag, worden gemandateerd aan de griffier.

  • 2. Het college van burgemeester en wethouders kan de griffier en zijn vervanger mandateren voor het aangaan en ondertekenen van privaatrechtelijke overeenkomsten, zoals bedoeld in artikel 160 lid 1 onder e Gemeentewet, namens de raad.

  • 3. De griffier en zijn vervanger treden op als budgethouder voor de raad en de griffie.

3 AMBTELIJKE BIJSTAND

Artikel 20 Verzoek

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

    • c.

      bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

  • 3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem daarvan in kennis. De gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem beslist.

  • 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 21 Verlening

  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem ambtelijke bijstand tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 2. De gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 22 Weigering

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 23 Mededeling

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem.

  • 2. Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 24 Informatie over verzoek om bijstand

Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid of de griffie.

4 FRACTIEONDERSTEUNING

Artikel 25 Jaarlijkse bijdrage

  • 1. De fracties zoals bedoeld in artikel 9 van het Reglement van Orde ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2. De financiële bijdrage bestaat uit een voor elke fractie gelijk jaarlijks vast te stellen basisbedrag, verhoogd met een variabel deel naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad.

  • 3. De hoogte van het basisbedrag en het variabele deel worden jaarlijks vastgesteld door de raad.

Artikel 26 Besteding

  • 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd voor de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven die betaald moeten worden uit vergoedingen die de leden ontvangen op basis van het Besluit rechtspositie raads- en commissieleden;

    • e.

      opleidingen voor raads- en buitengewone leden.

Artikel 27 Voorschot

  • 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt voor 31 januari van een kalenderjaar als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  • 3. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 11 derde lid.

Artikel 28 Wijziging bijdrage

  • 1. Indien het zeteltal van een fractie door de verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

    • a.

      bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

    • b.

      bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 26 tweede lid vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 29 Verantwoording

  • 1. Elke fractie legt binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

  • 2. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan de raad.

  • 3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

5 SLOTBEPALINGEN

Artikel 30 Hardheidsclausule

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of tot situaties leidt waarmee geen redelijk doel is gediend, pleegt de griffier overleg met zijn leidinggevende.

Artikel 32 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. De ”Verordening ondersteuning gemeenteraad Zandvoort 2012” vastgesteld bij raadsbesluit van 8 februari 2012 wordt ingetrokken met ingang van de in het tweede lid genoemde datum.

  • 2. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2018.

  • 3. Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening ondersteuning gemeenteraad Zandvoort 2018”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 21 november 2017.

De griffier,

De voorzitter,

TOELICHTING OP DE VERORDENING

1 ALGEMEEN

Deze verordening geeft onder andere uitvoering aan artikel 107a en e Gemeentewet, waarin wordt bepaald dat de raad nadere regels stelt over de taak en bevoegdheden van de griffier en kan stellen over de organisatie van de griffie.

De verordening vult ook de leemte om de rechtspositie van de griffier en griffie duidelijk vast te leggen.

Voor het afleggen van de eed of belofte door de griffier en de griffiemedewerkers is een afzonderlijk artikel in deze verordening niet nodig. Het afleggen van de eed of belofte is geregeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling Haarlem, dat door artikel 4 van deze verordening van toepassing wordt verklaard.

De hoofdstukken 3 en 4 van deze verordening geven uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Hoofdstuk 3 legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

De griffier vervult de rol van schakel tussen de raadsleden en de ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.

Gezien de dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijke scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een collegelid dat informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moet wenden tot het betrokken raadslid of de griffie en niet tot de behandelend ambtenaar. De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken namelijk voor het college. Artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. De secretaris staat het college terzijde en de raad wordt bijgestaan door de griffier.

Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de ambtelijke organisatie. De griffie is in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen kan een beroep op de organisatie nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

De raad heeft op 4 maart 2008 besloten dat het gewenst was, met terugwerkende kracht af te zien van reservevorming van de niet benutte fractiegelden.

2 ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1

Bij ‘vergadering’ is een algemene definitie gebruikt en wordt naar het Reglement van orde verwezen voor de vergadervormen die de raad hanteert.

Artikel 2 Bevoegd gezag

Dat de raad het bevoegd gezag is van de griffier en griffie vloeit voort uit de artikelen 107, 107a tot en met 107e van de Gemeentewet.

Artikel 3 Formatie

De Gemeentewet bepaalt dat in iedere gemeente een griffier is en benoemt deze (artikelen 100 lid 1 en 107). Niet geregeld is voor hoeveel uur een griffier wordt benoemd. Dat is de vrije keuze van de raad, evenals het instellen van een griffie.

De huidige griffie heeft een formatie van 2,47 Fte en bestaat uit een griffier, een raadsadviseur (tevens plaatsvervangend griffier) en een griffiemedewerker.

Artikel 4 Arbeidsvoorwaarden van de griffier en de griffiemedewerkers

De Gemeentewet maakt onderscheid tussen de griffie en de ambtelijke organisatie. De griffier en de griffiemedewerkers zijn ook ambtenaar volgens artikel 1 van de Ambtenarenwet. Het bevoegd gezag is voor beiden verschillend: de raad voor de griffie en het college voor de ambtelijke organisatie.

De beperkte omvang van de griffie rechtvaardigt echter om aan te sluiten bij de arbeidsvoorwaarden die voor de ambtelijke organisatie van de gemeente Haarlem gelden en niet om afzonderlijk voor de griffie arbeidsvoorwaarden vast te stellen. Bovendien is in de ambtelijke organisatie van de gemeente Haarlem kennis van arbeidsrecht en arbeidsomstandigheden aanwezig en niet bij de griffie.

Artikel 33 Gemeentewet, recht op ambtelijke bijstand, biedt de wettelijke basis voor de hierboven beschreven praktische werkwijze.

Artikel 5 Personeelsbeoordeling en functioneringsgesprekken

Aangegeven is wie met wie gesprekken voert. De regels voor personeelsbeoordeling en functioneringsgesprekken zijn verder door het college vastgelegd; deze worden hier gevolgd.

Artikel 6 Werktijden

De werktijden van de griffier en de griffiemedewerkers zijn overeenkomstig de Arbeidstijdenwet. In paragraaf 5.2 van de Arbeidstijdenwet worden de maximale onafgebroken werktijden en de minimaal verplichte rusttijden geregeld.

Artikel 7 Functiewaardering en functieboek

Er kan voor worden gekozen om dit functieboek op te nemen als onderdeel van het functieboek van de ambtelijke organisatie van de gemeente Haarlem.

Op 1 oktober 2002 heeft de raad de functiebeschrijving en functiewaardering voor de griffier vastgesteld. De functie van griffier was vanaf 7 maart 2002 ingevuld door de gemeentesecretaris. De instructie griffier is door de raad vastgesteld op 12 november 2002. Deze is in aangepaste vorm opgenomen in deze verordening.

Op 17 december 2002 heeft de raad twee parttime griffiers benoemd. Dit is gewijzigd op 12 december 2006 toen de raad 1 fulltime griffier heeft benoemd.

Bij raadsbesluit van 12 december 2006 is de functie van raadsadviseur met bijbehorende functieomschrijving door de raad vastgesteld. Tevens is de griffier door de raad gemandateerd voor aanpassingen in de omschrijvingen van de bestaande functies van de medewerkers van de griffie.

Bij raadsbesluit van 7 juni 2007 heeft de raad de functiewaardering voor de functies griffiemedewerker en raadsadviseur vastgesteld.

(voormalig artikel 8) Medezeggenschap

De medezeggenschapsstructuur voor het griffiepersoneel voor de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is niet geregeld. De griffie was aangesloten bij de bestaande ondernemingsraad van de gemeente Zandvoort. De griffiemedewerkers konden zich ook verkiesbaar stellen en waren kiesgerechtigd.

Vanaf de ambtelijke samenwerking met de gemeente Haarlem per 1 januari 2018 is de gemeente Zandvoort door het aantal medewerkers niet meer gehouden een ondernemingsraad in te stellen. De zittingsperiode van de huidige ondernemingsraad vervalt van rechtswege in maart 2018. Het artikel is daarom in deze verordening geschrapt.

Artikel 8 Algemene ondersteuning

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar (ambtelijke) ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

Artikel 9 Agendering

De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door de agendacommissie. De administratieve ondersteuning hiervoor wordt door de griffie verleend.

Artikel 10 Vergaderingen

De voorzitter van een vergadering wordt bijgestaan door de griffier of een griffiemedewerker. De griffier zit naast de voorzitter tijdens de vergaderingen, draagt zorg voor het verslag en de besluitenlijst en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raadsvergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 11 Ondersteuning presidium

In het presidium wordt gesproken over het functioneren van de raad en worden praktische werkafspraken gemaakt.

De griffier is aanwezig in de vergaderingen van het presidium en maakt hiervan een kort verslag. De griffier heeft een adviserende taak in het presidium.

Het presidium wordt door de griffier en griffiemedewerkers ondersteund.

Artikel 12 Ondersteuning onderzoekscommissie

Als de raad een enquêtecommissie instelt, zal deze behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Een dergelijke commissie heeft een tijdelijk karakter en het kan nodig zijn hiervoor extra personeel aan te trekken door het intensieve en tijdelijke karakter.

Op grond van artikel 155a lid 8 Gemeentewet moeten voor een dergelijk onderzoek nadere regels zijn gesteld in een verordening.

Artikel 13 Ambtelijke bijstand

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden.

Verzoeken om ondersteuning worden ingediend bij de griffier.

De griffier bewaakt de voortgang van het proces om te voorkomen dat verzoeken onnodig lang blijven liggen.

Artikel 14 Verhindering en vervanging

De raad heeft een plaatsvervanger van de raad aangewezen, die de griffier in zijn afwezigheid vervangt. De plaatsvervangend griffier is tevens aangewezen als budgethouder.

Artikel 15 Driehoeksoverleg

De relatie met de gemeentesecretaris van de gemeente Zandvoort is van belang voor het functioneren van de griffie(r) en de kwaliteit van de besluitvorming. Om die reden vindt periodiek overleg plaats tussen burgemeester, gemeentesecretaris en griffier.

Artikel 16 Griffie

De griffier is eindverantwoordelijk voor de ondersteuning die de griffie geeft aan de raad. De griffier bepaalt de verdeling van taken en werkzaamheden en de wijze waarop deze worden uitgevoerd en legt hierover verantwoording af aan zijn leidinggevende. Het werkaanbod wordt grotendeels bepaald door de wensen van de raad en afspraken die de griffier maakt met zijn leidinggevende.

Artikel 17 Verantwoording

In Zandvoort is ervoor gekozen dat een raadslid wordt benoemd als leidinggevende van de griffier. Dit is ook de persoon waarmee de griffier geregeld overleg voert over zaken die de griffie aangaan en die functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier houdt. Het is niet praktisch om als griffier aan 17 raadsleden verantwoording af te leggen. De leidinggevende van de griffier kan altijd zaken bespreken in het presidium als dat nodig is.

Artikel 18 Dienstverleningsovereenkomst

De griffie is in vergelijking met de ambtelijke organisatie beperkt in omvang. Voor het uitvoeren van taken zal de griffie een beroep moeten doen op de organisatie. Dit kan worden vastgelegd in dienstverleningsovereenkomsten, zodat het duidelijkheid geeft voor alle partijen en ook budgettair kan worden verantwoord.

Artikel 19 Mandaatverlening en budgethouderschap

(lid 1) In artikel 1:3A van de CAR-UWO (Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling en de Uitwerkingsovereenkomst) is vastgelegd dat voor toepassing van de regeling ten aanzien van de griffier en op de griffie werkzame ambtenaren de raad bevoegd is. De raad kan een deel van zijn bevoegdheden delegeren aan de griffier.

(lid 2) Het college is exclusief bevoegd te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente (artikel 160 lid 1 sub e Gemeentewet). Het is dan ook het college dat mandaat verleent aan de griffier tot het aangaan van overeenkomsten. De burgemeester ondertekent overeenkomsten waarbij de gemeente als rechtspersoon betrokken is. Het is dan ook de burgemeester die volmacht verleent om overeenkomsten, die binnen het door het college verleende mandaat zijn aangegaan, te ondertekenen.

Omdat de griffier niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het college of de burgemeester is artikel 10:4 Algemene wet bestuursrecht van toepassing en moet voor mandaatverlening de gemandateerde (i.c. de griffier) en degene onder wiens verantwoordelijkheid hij werkt (i.c. de raad) instemming geven.

De mandaatverlening betreft in ieder geval:

  • a)

    Personele en/of organisatorische aangelegenheden waaruit financiële verplichtingen voortvloeien;

  • b)

    Het binnen de geldende wet- en regelgeving en de overige vastgestelde kaders uitvoering en toepassing geven aan de regelingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden en rechtspositie;

  • c)

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget toekennen van beloningscomponenten;

  • d)

    Het invullen van de formatie, waaronder het aanstellen van personeel, binnen de geldende kaders van de formatie en de loonkostenbegroting;

  • e)

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget inhuren van derden;

  • f)

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget aangaan van verplichtingen ter uitvoering van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet);

  • g)

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget vaststellen van het op de griffiemedewerkers gerichte vormings- en opleidingsplan;

  • h)

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget (doen) bekostigen van reïntegratietrajecten van griffiemedewerkers;

  • i)

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget (doen) bekostigen van loopbaantrajecten van griffiemedewerkers.

De griffier legt over de toepassing van het mandaat verantwoording af aan zijn leidinggevende.

Artikel 20 Verzoek ambtelijke bijstand

De regels voor ambtelijke bijstand zijn bedoeld om duidelijke afspraken over het verlenen van bijstand vast te leggen.

Bij een verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffie(r) die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de ambtelijke organisatie.

Het begrip document heeft de betekenis uit de Wet openbaarheid bestuur. Voor niet openbare documenten is een regeling in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet opgenomen.

Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen door de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de verordening is gekozen voor een onderscheid tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als over ambtenaren gesproken wordt, worden de ambtenaren bedoeld die onder het gezag van het college van de gemeente Haarlem staan en niet de griffiemedewerkers. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Op grond van het derde lid heeft de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem bij twijfel een beslissende rol. Hij moet beslissen of het gaat om een verzoek als bedoeld in het eerste lid onder a en b.

Artikelen 21 en 22 Verlenen of weigeren ambtelijke bijstand

Beoordeling of één van de in artikel 22 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem als hoofd van de ambtelijke organisatie. In artikel 23 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris van de gemeente Haarlem en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 23 Mededeling

Indien het raadslid meent, dat op onvoldoende wijze aan zijn verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak op een hoger niveau worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn zelfstandige positie in het gemeentebestuur de meest aangewezen persoon voor.

Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 24 Informatie over verzoek om bijstand

Om te voorkomen dat een ambtenaar door collegeleden onder druk wordt gezet om inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt ook een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 25 Jaarlijkse bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

De verhouding vast deel – variabel deel dient bij de bepaling van de jaarlijkse bijdrage te worden vastgesteld of bevestigd om in een bijdrage te kunnen worden vertaald.

Artikel 26 Besteding

De fracties hebben de vrijheid voor de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden worden bekostigd uit het daarvoor beschikbare budget en niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan fractieondersteuning inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 27 Voorschot

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

Het verstrekken als voorschot hoeft niet te resulteren in een daadwerkelijke financiële transactie; het is voor de fracties ook mogelijk de griffie als budgetbeheerder te laten fungeren. In dat geval blijft het voorschot ‘gereserveerd’ staan op de gemeentelijke rekening. De griffie heeft geen eigen bevoegdheden voor het aanwenden ervan en is er ook niet voor verantwoordelijk; zij functioneert als administratiekantoor.

Artikel 28 Wijziging bijdrage

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de hele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.

Bij splitsing van een fractie gedurende de raadsperiode zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

De splitsing heeft als resultaat dat het oorspronkelijke basisbedrag voor de oorspronkelijke fracties nu wordt verdeeld over de twee (of meer) nieuwe fracties; deze deling van middelen blijft bestaan zolang de splitsing bestaat. Omdat door de splitsing weliswaar meer fracties komen maar niet meer raadsleden, verandert de uitgave aan het variabele deel niet. Er zullen dus niet meer middelen worden uitgegeven aan fractieondersteuning dan voor de splitsing; splitsing belast de gemeentebegroting niet extra.

Bij splitsing wordt het oorspronkelijke fractiebedrag naar evenredigheid verdeeld over de nieuwe fracties. Een andere dan deze rekenkundige maat gebruiken kan niet, omdat dan de discussie over de achtergrond van de splitsing wordt opgewekt.

Artikel 29 Verantwoording

De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.

Aan het verslag van de fractie zijn geen nadere eisen gesteld. Als het om een beperkte bijdrage voor fractieondersteuning gaat, kan de accountantscontrole van het verslag van de fractie achterwege blijven, maar hier is vooralsnog niet voor gekozen.

Als het budgetbeheer bij de griffie ligt, wordt de verslaglegging en accountantscontrole direct al verwerkt in de reguliere controle van de jaarrekening.

Artikel 30 en 31 Hardheidsclausule, inwerkingtreding en citeertitel

Deze artikelen behoeven geen toelichting.