Inkoopbeleid gemeente Zwolle, gemeente Kampen en provincie Overijssel

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Kampen;

gelezen het voorstel van 29 januari 2018, kenmerk 18ADV00038;

gelet op artikel 160 lid 1 sub e van de Gemeentewet, artikel 4:81 lid 1 van de Algemene wet

bestuursrecht, de Aanbestedingswet en artikel 25 van de Financiële Verordening ex Artikel 212

Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende bijgaande regeling:

Inkoopbeleid gemeente Zwolle, gemeente Kampen en provincie Overijssel versie 1.5

De regeling wordt aangehaald als: Inkoopbeleid ZKO.

Inhoud

Versie 1.5

ONS170509

Inleiding

De gemeenten Zwolle, Kampen en de provincie Overijssel (verder te noemen: partners) werken op gebied van onder meer inkoop samen in het shared service centrum ONS (hierna: ONS). ONS voert Europese en nationale aanbestedingen uit namens de partners en adviseert de partners bij meervoudige en enkelvoudige inkopen. Soms wordt er samen ingekocht, soms door één of twee van de partners. De partners hebben de behoefte om de markt met heldere kaders en doelstellingen tegemoet te treden en als het even kan zoveel mogelijk op dezelfde manier. Vandaar dat de partners hebben besloten om een inkoopbeleid vast te stellen dat op de belangrijkste punten gelijk is: Inkoopbeleid ZKO 2017. Met gezamenlijk inkoopbeleid willen we ook stimuleren dat er meer in gezamenlijkheid ingekocht wordt.

De wereld rondom inkoop en aanbesteden staat niet stil. Naast onze samenwerking verandert ook wet- en regelgeving (nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen en gewijzigde Aanbestedingswet) en kleuren politieke uitgangspunten ons beleid, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. In dit beleid geven de partners hun ambities en doelstellingen aan en proberen daarbij zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te realiseren door middel van onze inkopen. Daarbij streven de partners professioneel opdrachtgeverschap na waarbij, naast aanbestedingsrechtelijke uitgangspunten als gelijkheid, objectiviteit en transparantie in aanbestedingsprocedures, ook waarde wordt gehecht aan kwaliteit in de eigen organisaties (standaardprocessen, contract- en leveranciersmanagement en contractbeheer).

Gemeente Kampen

Gemeente Zwolle

Provincie Overijssel

1 Algemeen

1.1 Beschrijving organisaties

Gemeente Zwolle

Gemeente Zwolle, een oude Hanzestad in een landschappelijke en waterrijke omgeving, telt momenteel ± 125.000 inwoners. Gemeente Zwolle heeft als knooppunt een belangrijke positie in het noordoosten van Nederland. Zwolle is zowel op economisch als op maatschappelijk gebied enorm in beweging en ontwikkeling. Voorbeelden hiervan zijn de ontwikkeling van twee nieuwe bedrijventerreinen en de bouw van de jongste wijk Stadshagen.

Voor meer informatie over de gemeente Zwolle kunt u terecht op www.zwolle.nl

Gemeente Kampen

De historische Hanzestad Kampen is een gezellige, veelzijdige stad met een sfeervol historisch centrum en met veel natuurschoon en water. Kampen hebben momenteel ruim 51.000 inwoners. Kampen met haar zeven kernen en het Kampereiland met vele terpboerderijen ligt in de bijzondere regio IJsseldelta. De gemeente Kampen is volop in ontwikkeling en heeft naast diverse woningbouw projecten een aantal grote bedrijventerreinen. Enkele daarvan zijn het glastuinbouw gebied De Koekoek en het Bedrijvenpark Rijksweg 50 met de Zuiderzeehaven.

Voor meer informatie over de gemeente Kampen kunt u terecht op www.kampen.nl

Provincie Overijssel

De provincie Overijssel is een bestuurlijke overheidsorganisatie op provinciaal niveau. Ze vormt de bestuurslaag tussen de rijksoverheid en de 25 gemeenten in de provincie. Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en om te recreëren. Met voldoende werk en ruimte om te ondernemen. Fraaie natuur in een plezierige omgeving. Overijssel zorgt dat de wegen niet dichtslibben, innovaties kansen krijgen, het openbaar vervoer goed functioneert en dat er goede voorzieningen zijn in de stad én op het platteland. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag een stukje leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. Dat doen we door samen te werken met gemeenten, waterschappen, het Rijk, maatschappelijke instanties en inwoners. Samen bepalen wij de toekomst van ónze provincie.

Meer informatie over de Provincie Overijssel treft u aan op de website van de provincie: www.overijssel.nl

Shared service centrum ONS

ONS is een gemeenschappelijke regeling van de gemeente Zwolle, de gemeente Kampen en de provincie Overijssel en draagt zorg voor ICT Beheer, Inkoop en contractmanagement en HR Service. ONS staat voor Overheid en Service. Samen met de ondertitel “Omringd door service” geeft dit aan waar ONS voor staat.

Meer informatie over ONS vindt u op ssc-ons.nl.

1.2 Beschrijving algemene uitgangspunten bij aanbesteding

Bij inkopen en aanbesteden wordt gemeenschapsgeld ingezet. De partners hebben de verantwoordelijkheid om dit geld op een rechtmatige, doelmatige, effectieve, efficiënte en integere wijze te besteden.

Uitgangspunt in onze aanbestedingen is dat de partners, naast de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de aanbestedingsrechtelijke beginselen van gelijkheid, transparantie en proportionaliteit te allen tijde respecteren. De partners hanteren bijvoorbeeld objectieve voorwaarden om de keuze voor een aanbestedingsprocedure en een leverancier te verantwoorden. De partners leven daarbij de relevante wet- en regelgeving na.

De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• •

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ (2014/24, 2014/23 en 2014/25) vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie;

• •

  Aanbestedingswet 2012: deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt - onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen;

• •

  De Gids Proportionaliteit, richtsnoer op basis van de Aanbestedingswet;

• •

  Het Aanbestedingsreglement Werken (ARW);

• •

  Burgerlijk Wetboek;

• •

  Gemeente- en Provinciewet.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door ons restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.

1.3 Beleidsuitgangspunten

1.3.1 Maatschappelijke waarde

Inkoop is ondersteunend aan de verwezenlijking van onze publieke doelstellingen. Met inkopen willen de partners zoveel mogelijk maatschappelijke waarde bereiken. De partners participeren in landelijke en/of regionale initiatieven op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen1. De partners streven daarbij naar de beste prijs-kwaliteitverhouding binnen het beschikbare budget. Opdrachten zullen in principe gegund worden op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. In gevallen waarin kwaliteit geen of nauwelijks onderscheidend vermogen heeft, kunnen de partners gemotiveerd kiezen om te gunnen op laagste prijs of op laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit.

1.3.2 Samenwerking

Met het oog op het verkrijgen van zoveel mogelijk maatschappelijke waarde willen de partners allereerst effectief inkopen. Daarbij is oog voor samenwerking. Zowel in de eigen organisaties en binnen ONS als ook met andere organisaties. De samenwerking kan er toe leiden dat opdrachten gezamenlijk aanbesteed worden, contracten gezamenlijk afgesloten worden of gezamenlijk gemanaged.

De partners zoeken de verbinding op categorieën van producten, diensten en werkzaamheden. Hierdoor bouwen we een grotere kennis op van de markt en meer expertise. Dit betekent dat we beter kunnen profiteren van de ontwikkelingen en innovaties op de markt. De partners kunnen kwalitatief betere contracten afsluiten en hebben daardoor minder faalkosten.

Vervolgens willen we ook efficiënt inkopen. Ook hierbij kijken de partners of door samenwerking inkoopvoordeel behaald kan worden. Inkoopvoordeel doet zich daarbij bijvoorbeeld voor doordat er slechts één in plaats van drie contracten gemanaged moeten worden of doordat door een groter contract er meer mogelijkheden zijn om social return-doelstellingen te verwezenlijken, of omdat er een gunstiger prijs en/of kwaliteit verwacht mag worden.

Samenwerking is echter geen doel op zich. Per aanbesteding gaan we afwegen of gezamenlijk aanbesteden toegevoegde waarde heeft, of door een dergelijke samenvoeging de opdracht niet té groot wordt voor de markt en of de samenvoeging logisch past bij de aard van de opdracht. Waar nodig raadplegen we de markt hierover. Dit kan er toe leiden dat de partners besluiten toch apart te gaan aanbesteden of de opdracht in percelen te verdelen.

1.3.3 Lokaal/regionaal beleid

Als we inkopen, houden we het belang van de regionale en lokale economie in het oog. Daar waar wet- en regelgeving ruimte biedt, stimuleren we de regionale en lokale economie en de werkgelegenheid en pakken we lokale kansen. Dit kan bijvoorbeeld door de toe te passen procedure (zie ook par. 2.1), door het verdelen in percelen en het toepassen van algemeen gebruikelijke en aanvaarde geschiktheidseisen.

1.3.4 Duurzaamheid

We kopen maatschappelijk verantwoord in. Dit betekent dat we, naast de prijs van producten, diensten en werken, sturen op de mogelijke positieve effecten van de inkoop op milieu en sociale aspecten. De partners zoeken naar de mogelijkheden om maximaal bij te dragen aan duurzaamheid.

Milieu

We zijn ons er van bewust dat de explosieve toename van het verbruik van primaire grondstoffen, binnen afzienbare tijd leidt tot schaarste daarvan en een belasting voor het milieu. Het sluiten van materiaal kringlopen voorkomt verdere uitputting van de aarde. De partners omarmen dan ook de doelstellingen van het kabinet2 om het gebruik van primaire grondstoffen (mineraal, fossiel en metalen) in 2030 terug te brengen naar 50% en in 2050 naar 0%. Dat betekent, dat gaandeweg, in toenemende mate en uiteindelijk volledig, een situatie moet ontstaan waarin voor producten en voor de productie en het gebruik ervan geldt dat:

• •

  gebruik van nieuwe primaire grondstoffen is geminimaliseerd;

• •

  levensduur van producten en de daarin besloten grondstoffen is verlengd;

• •

  materialen en grondstoffen worden hergebruikt bij einde levenscyclus product, hierbij o.a. rekening houdend met het ontwerp, gebruik en de waarde van een restproduct.

De partners willen hieraan door onze inkopen een belangrijke bijdrage leveren in de transitie naar een circulaire economie.

Bij het vaststellen van onze inkoopbehoefte brengen wij in beeld wat de mogelijkheden zijn voor circulair inkopen en welke effecten dit heeft, zodat er een bewuste keuze gemaakt kan worden voor een inkoop met de meeste maatschappelijke waarde.

Bij de inkoop en aanbesteding van producten, diensten of werken zullen we daarom in verschillende mate eisen en wensen stellen op het gebied van milieu. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om het effect van het product of productieproces op het milieu, bijvoorbeeld door energie- of materiaalgebruik, maar ook om te streven naar herbruikbaarheid van materialen in de hele keten of het overstappen naar een bruikleenmodel in plaats van eigendom.

Bij het circulair inkopen borgen we in ons inkoopproces dat de producten of materialen aan het einde van de levens- of gebruiksduur weer optimaal in een nieuwe cyclus worden ingezet. Cruciaal hierbij is waarde behoud van producten en materialen.

Nieuwe ontwikkelingen en initiatieven die bijdragen aan bovengenoemd streven omarmen wij en geven hier invulling aan door de ruimte die de wet ons biedt maximaal te benutten.

Sociaal

De partners streven naar het behouden en uitbreiden van werkgelegenheid, een duurzame inzet van mensen en sociale kwaliteit. Bij het inkopen nemen we waar mogelijk sociale aspecten mee. Dit uit zich onder meer in het stellen van verplichtingen aan ondernemers. Zo zullen de partners contractueel eisen dat opdrachtnemers cao-verplichtingen naleven(waaronder het betalen van loon conform cao) en stellen de partners eisen ten aanzien van het inzetten van personeel met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Maar ook bieden wij ruimte aan en stimuleren wij sociaal ondernemen. Onze focus ligt hierbij in de eerste plaats op lokaal of regionaal (provinciaal) of nationaal. Maar ook mondiaal, door van onze opdrachtgevers te eisen dat ze zich inzetten voor bijvoorbeeld betere internationale arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld tegen kinderarbeid en hongerlonen).

Social return

De partners hechten waarde aan een inclusieve arbeidsmarkt, waarbij iedereen participeert naar vermogen. Om dit te bevorderen stellen wij bij het verlenen van onze opdrachten waar mogelijk de contractuele eis dat onze opdrachtnemers extra maatregelen nemen om deze inclusiviteit te realiseren (social return).

Bij daarvoor in aanmerking komende aanbestedingen3 wordt als uitgangspunt in de overeenkomst opgenomen dat een opdrachtnemer 5% van de opdrachtwaarde besteed aan social return.

In sommige gevallen zal het opnemen van een dergelijke verplichting niet passend zijn voor een opdrachtnemer (bijv. laagconjunctuur) of niet passen bij de opdracht (bijv. lage of juist hoge looncomponent of verdringing van bestaand (tijdelijk) personeel of juist krapte aan personeel). Proportionaliteit speelt daarbij een grote rol. Daarom kunnen wij in een concrete aanbesteding afzien van het opnemen van de verplichting, deze op een ander niveau vaststellen of op een andere wijze invullen.

Om een opdrachtnemer bij te staan in de uitvoering van de verplichting kunnen wij een opdrachtnemer in contact brengen met een regionaal werkbedrijf, die hem bij de invulling ondersteunt en ons adviseert of en in welke mate aan de verplichtingen is voldaan.

De meting van de gerealiseerde social return in aanbestedingen vindt plaats overeenkomstig de “bouwblokkenmethodiek”, zie bijlage 4. Daarbij worden de social return activiteiten uitgedrukt in een inspanningswaarde in Euro’s. Deze inspanningswaarde is gebaseerd op de relatieve afstand van de uitkeringsgroep tot de arbeidsmarkt.

Sociaal ondernemen

Ter bevordering van de inclusiviteit willen de partners in aanbestedingen ruimte bieden aan sociale werkvoorzieningen en sociale ondernemingen4. Wij kunnen uit dat oogpunt in een concrete aanbesteding gemotiveerd besluiten om opdrachten voor te behouden aan dit soort ondernemingen en de concurrentie uitsluitend te laten plaatsvinden tussen dit soort bedrijven.

Internationale sociale voorwaarden

Onze opdrachtnemers houden zich aan internationale sociale voorwaarden (waaronder het verbod op dwang- en kinderarbeid, het verbod op discriminatie, het recht op veilige en gezonde werkomstandigheden en de inachtneming van het maximaal aantal werkuren). Een opdrachtnemer kan op verschillende manieren aan deze eis voldoen, bijv. door zich aan te sluiten bij zogeheten keteninitiatieven, zoals Utz en Fair Trade, of in de keten van toeleveranciers of geldverstrekkers alleen zaken te doen met partijen die deze verboden naleven.

In aanbestedingen nemen wij waar mogelijk de eis op dat opdrachtnemers over een certificaat van een dergelijk keteninitiatief dienen te beschikken. Zodoende dragen wij bij aan het respecteren van de internationale sociale rechten.

1.3.5 Innovatie

Innoveren of vernieuwen is essentieel voor ondernemers, of dat nu is in processen of techniek. Door te innoveren speelt de ondernemer in op de veranderende behoeften van de klant en versterkt daarmee zijn marktpositie. Innovatie is voor ons belangrijk niet alleen vanwege het economische effect maar tevens om problemen op te lossen op het gebied van zorg, milieu, energie en mobiliteit.

We willen, daar waar mogelijk, optimaal de kennis van de markt inzetten. Om dit te bereiken moedigen we innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laten we ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

Om bovengenoemde doelstellingen te bereiken, maken we bijvoorbeeld gebruik van de volgende mogelijkheden:

Marktconsultatie

Voordat we een opdracht in de markt zetten, kan een marktconsultatie worden gehouden. Door middel van een marktconsultatie kan al in een vroeg stadium contact met de markt worden gezocht, waardoor we informatie bij de markt kunnen ophalen en de opdracht beter kunnen afstemmen op de markt.

Gerichte contractkeuze

Ook kan in plaats van het traditioneel beschrijven van het bestek, meer functioneel gespecificeerd worden door te beschrijven voor welk probleem we een oplossing zoeken, zodat we optimaal gebruik kunnen maken van de kennis van de markt en de meest duurzame en innovatieve oplossing kunnen kiezen.

Unsolicitedproposals, Right to challenge, Maatschappelijk aanbesteden

We staan open voor maatschappelijke initiatieven als dit een bijdrage levert aan onze doelstelling(en). Gedacht moet bijvoorbeeld worden aan Unsolicited proposals5, Right tot challenge6 en/of maatschappelijk aanbesteden. Uiteraard kijken we per geval hierbij wel of wet- en regelgeving hiertoe voldoende ruimte biedt.

1.3.6 Integriteit, belangenscheiding

De partners hechten veel waarde aan integer handelen, niet alleen door ons zelf maar ook door onze partners. Ondernemers en burgers kunnen ervan uitgaan dat wij vertrouwelijk met hun gegevens omgaan en niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze verstrekt zijn.

In aanbestedingen gebruiken wij de wettelijke instrumenten om de integriteit van onze opdrachtnemers te toetsen. Naast het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)vragen wij om een gedragsverklaring aanbesteding en als wij dat nodig achten, zullen wij aan onze opdrachtnemers en/of hun medewerkers een Verklaring omtrent het Gedrag vragen.

Bibob-onderzoek

Bij aanbestedingen van overheidsopdrachten in de sectoren bouw, milieu en ict, kunnen de partners, als de aard en/of de omvang van de opdracht daartoe aanleiding geven of in het geval dat er aanwijzingen zijn dat er sprake is van omstandigheden zoals opgenomen in artikel 9, lid 2 sub c en d van de Wet Bibob7, een eigen onderzoek doen conform de wet Bibob en de daartoe door onze organisaties opgestelde beleidsregels. Ook kan besloten worden om advies te vragen bij het (landelijk) bureau Bibob.

Per aanbesteding zal bezien worden of een eigen onderzoek of het inwinnen van Bibob-advies proportioneel is. Ondernemers dienen er rekening mee te houden dat zij bij aanbestedingen in genoemde sectoren een vragenlijst op grond van de wet Bibob moeten invullen.

Naar aanleiding van een eigen onderzoek of een Bibob-advies kan besloten worden een ondernemer uit te sluiten van deelname aan de desbetreffende aanbesteding.

In overeenkomsten in de genoemde sectoren nemen we op dat tijdens de looptijd van een contract een eigen onderzoek of het inwinnen van een Bibob-advies mogelijk is als de aard en/of de omvang van de opdracht daartoe aanleiding geven of in het geval dat er aanwijzingen zijn dat er sprake is van omstandigheden zoals opgenomen in artikel 9, lid 2 sub c en d van de Wet Bibob. Opgenomen wordt tevens dat de uitkomsten van een dergelijk onderzoek aanleiding kunnen zijn tot ontbinding van de overeenkomst.

Belangenscheiding

Belangenverstrengeling rond een aanbesteding kan zich voordoen wanneer een inschrijvende marktpartij betrokken was, of is, bij de voorbereiding van het project of de aanbesteding of de beoordeling van de inschrijvingen. Belangenverstrengeling kan leiden tot het vervalsen van de mededinging door a) inschrijven met voorkennis of b) manipulatie van de opdracht, de aanbesteding of de gunning. Dit willen wij voorkomen.

Om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen hanteren wij als basis het beleid “Scheiding van Belang” van Rijkswaterstaat8. Dit betekent dat een ondernemer in geval van een mogelijke belangenverstrengeling moet kunnen aantonen dat hier geen sprake van is om mee te mogen doen met een aanbesteding.

Om belangenverstrengeling binnen onze organisaties te voorkomen hanteren wij een integriteitsbeleid.

_____________________________________________________

1 Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2016-2020

2 Kabinet, minister Kamp EZ en staatssecretaris Dijkstra IM, (september 2016): Rijksbrede programma Circulaire Economie: ‘Nederland circulair in 2050’.

3 Op het moment van het vaststellen van dit beleid geldt er voor de partners een drempel van € 200.000,=. Hierboven is het opnemen van social return in principe een verplichting. Daaronder is er sprake van een mogelijkheid indien er kansen voor social return liggen.

4 Tenminste 30% van de werknemers dient gehandicapt of kansarm te zijn, zie art. 20 lid 1 van de aanbestedingsrichtlijn 2014/24.

5 Hiermee kunnen marktpartijen (innovatieve) oplossingen aandragen voor een probleem, voordat een opdrachtgever daarvoor een aanbestedingsprocedure is begonnen.

6 Bij Right to Challenge nemen bewoners (-organisaties) zelf het initiatief nemen om een dienst uit te voeren, als zij vinden dat het beter / anders moet. Daarbij nemen bewoners(-organisaties) taken over die tot nu toe vaak de lokale overheid uitvoert. In Zwolle is het Right to Challenge bij verordening vastgelegd.

7 Artikel 9, lid 2 sub c:de mogelijkheid dat een gegadigde of onderaannemer wordt gefinancierd met uit gepleegde strafbare feiten verkregen of te verkrijgen, op geld waardeerbare voordelen;

Artikel 9, lid 2 sub d: de mate van gevaar dat een gegadigde, indien de overheidsopdracht aan hem zou worden gegund, of de onderaannemer bij de uitvoering van die opdracht strafbare feiten zal plegen

8Scheiding van belang, beleid tegen belangenverstrengeling bij de aanbesteding. Zoals vastgesteld door DT-RWS op 14 september 2007, met verwerking van de discussie met bouwdepartementen e.a.

2 Procedurele uitgangspunten

Uitgangspunt is dat alle inkopen en aanbestedingen rechtmatig en transparant plaats vinden, waarbij beleid en afspraken praktisch en uitvoerbaar zijn. Hieronder vindt u de procedurele uitgangspunten die de partners hanteren bij onze inkopen en aanbestedingen.

2.1 Aanbestedingsprocedures

De partners kunnen kiezen uit verschillende aanbestedingsprocedures. Uitgangspunt is dat wij, binnen de wettelijke mogelijkheden, kiezen voor een procedure die proportioneel is en past bij de inkoopbehoefte. In de schema’s in 2.1.1 zijn de algemene drempels opgenomen. De drempels gaan uit van de totale geraamde waarde van de opdracht, exclusief BTW en inclusief mogelijke opties en verlengingen.

In concrete aanbestedingen kunnen wij echter gemotiveerd kiezen voor een andere procedure dan hieronder aangegeven. Een “zwaardere” procedure is, binnen de grenzen van de proportionaliteit, altijd mogelijk; hiervoor is het niet vereist dat er van dit beleid afgeweken wordt. Wij kijken bij het bepalen van de juiste aanbestedingsprocedure onder meer naar de omvang van de opdracht, de transactiekosten voor ons en de inschrijvers, het aantal potentiële inschrijvers, het gewenste eindresultaat, complexiteit van de opdracht en type opdracht/betrokken sector.

Bij de keuze voor de uit te nodigen partijen willen we, daar waar wet- en regelgeving ruimte biedt, de lokale en regionale economie stimuleren en in het verlengde hiervan ook de circulaire economie bevorderen. Bij de definitie van lokaal en regionaal sluiten wij aan bij de economische of arbeidsmarkt regio’s. Dit betekent dat het bij de gemeente Kampen en Zwolle gaat om de economische regio Zwolle. In provinciaal perspectief is de invulling van het begrip regionaal mede afhankelijk van de plek waar de werkzaamheden plaatsvinden en komen ook de arbeidsregio’s Twente en Stedendriehoek en Noordwest-Veluwe in beeld.

Economische regio Zwolle

Waar mogelijk willen wij nieuwkomers kansen bieden deel te nemen aan onze aanbestedingen. Wij zullen uit dat oogpunt onze geschiktheidseisen en selectiecriteria zorgvuldig in ogenschouw nemen en niet zwaarder maken dan voor de opdracht noodzakelijk.

2.1.1 Drempels overheidsopdrachten voor diensten en leveringen

9 Deze drempel wordt 2-jaarlijks door de Europese Commissie vastgesteld.

* De partners kunnen voor bepaalde inkoopcategorieën een eigen (groslijst)methodiek hebben om te komen tot selectie van bij meervoudig onderhandse trajecten uit te nodigen partijen. De partners die een (groslijst) methodiek hanteren maken dit bekend en stellen deze beschikbaar op hun website.

2.1.2 Drempels overheidsopdrachten voor werken

* De partners kunnen voor bepaalde inkoopcategorieën een eigen (groslijst)methodiek hebben om te komen tot selectie van bij meervoudig onderhandse trajecten uit te nodigen partijen. De partners die een (groslijst) methodiek hanteren maken dit bekend en stellen deze beschikbaar op hun website.

2.1.3 Drempels Concessies

Concessies zijn overheidsopdrachten waarbij de concessiehouder het recht krijgt om voor eigen risico een dienst of een werk te exploiteren10. Indien de waarde van de concessie een bepaalde drempel overschrijdt11 is er sprake van een licht regime van aanbesteden. De partners kiezen ervoor om in die gevallen in ieder geval een meervoudig onderhandse procedure te volgen. Ook indien de concessie een waarde heeft die onder deze drempel ligt willen wij concurrentie niet uitsluiten en kiezen wij, indien de waarde het bedrag van enkelvoudig aanbesteden voor werken resp. diensten overschrijdt, zoveel mogelijk voor een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure.

* De partners kunnen voor bepaalde inkoopcategorieën een eigen (groslijst)methodiek hebben om te komen tot selectie van bij meervoudig onderhandse trajecten uit te nodigen partijen. De partners die een (groslijst) methodiek hanteren maken dit bekend en stellen deze beschikbaar op hun website.

2.1.4 Drempels Sociale en andere specifieke diensten

In het geval er sprake is van diensten die voorkomen op de lijst met sociale en andere specifieke diensten willen wij in principe ook concurrentie laten plaatsvinden indien de waarde van de opdracht onder het daarvoor geldende drempelbedrag13 blijft. In principe kiezen wij, indien de waarde het bedrag van enkelvoudig aanbesteden voor werken resp. diensten overschrijdt, zoveel mogelijk voor een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure tenzij er sprake is van duidelijk grensoverschrijdend belang. In dat laatste geval zullen wij een passende mate van openbaarheid betrachten.

* De partners kunnen voor bepaalde inkoopcategorieën een eigen (groslijst)methodiek hebben om te komen tot selectie van bij meervoudig onderhandse trajecten uit te nodigen partijen. De partners die een (groslijst) methodiek hanteren maken dit bekend en stellen deze beschikbaar op hun website.

________________________________________________________________________________________________________________

10 Bijvoorbeeld afvalverwerking, beheer parkeergarage, reclamezuilen.

11 De drempel wordt 2-jaarlijks door de Europese Commissie vastgesteld.

12 Deze drempel wordt 2-jaarlijks door de Europese Commissie vastgesteld.

13 Deze drempel bedraagt €750.000,=.

14 De opdracht en de gunning dienen aangekondigd te worden.

2.2 Kostenvergoeding

Het uitgangspunt is dat de partners geen kosten vergoeden die een ondernemer maakt om in te schrijven op een aanbesteding. Wij kunnen hier per aanbesteding van afwijken. Wanneer we afwijken, zullen we per aanbesteding van tevoren aangeven in de uitvraag welke kosten in welke mate voor vergoeding in aanmerking komen.

2.3 Uitzonderingen en afwijkingen

2.3.1 Uitzonderingen

In bepaalde gevallen kunnen de partners ervoor kiezen een opdracht niet aan te besteden of op een andere manier aan te besteden. Wij gebruiken hierbij de mogelijkheden die wet- en regelgeving ons bieden. Zo kunnen wij bijvoorbeeld gebruik maken van de mogelijkheden tot (quasi)inbesteden en het aangaan van publiek-publieke samenwerkingen of het voorbehouden van opdrachten aan sociale werkplaatsen of -ondernemingen.

2.3.2 Afwijkingsbevoegdheid

Uiteraard dient dit beleid als een standaard voor onze werkwijze bij inkopen en aanbesteden en zullen de partners dienovereenkomstig handelen. Niettemin kunnen wij in bijzondere omstandigheden afwijken van het beleid. Dit zullen wij slechts (binnen de wettelijke mogelijkheden) op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit, voorzien van een advies van ONS, afdeling inkoop en contractmanagement. De bevoegdheid om te besluiten om af te wijken van het beleid wordt geregeld in de mandaatbesluiten van de deelnemende partners.

2.4 Geschillen

Wij doen ons uiterste best om elke inkoop- of aanbestedingsprocedure zo zorgvuldig mogelijk te laten verlopen. Het is uiteraard denkbaar dat er vragen leven of bezwaren of klachten zijn over de inkoop of aanbesteding. Wij gaan hier zo adequaat en efficiënt mogelijk mee om.

2.4.1 Vragen

Als er onduidelijkheden zijn in de procedure of in de uitgevraagde opdracht bieden wij in elke procedure de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Wij beantwoorden deze vragen binnen de gestelde termijnen.

2.4.2 Klachten

Naast de mogelijkheid van het stellen van vragen in een aanbestedingsprocedure is het ook mogelijk dat een ondernemer of branche- en belangenorganisaties klachten over een aanbestedingsprocedure kan indienen. Wij beschikken over een klachtenmeldpunt (inkoopklacht@zwolle.nl ) dat ons snel en objectief adviseert over afdoening van de klacht. De wijze van klachtafhandeling zal in de aanbestedingsstukken aangegeven worden.

2.4.3 Bezwaren

Uiteraard kan het zo zijn dat een ondernemer het niet eens is met de beslissingen die wij nemen in de inkoopprocedure. Indien dat het geval is en we komen er in onderling overleg niet uit, bestaat de mogelijkheid om een procedure bij de rechter aan te spannen. Het aanbestedingsdocument zal altijd aangeven waar en binnen welke termijn de opdrachtnemer dit dient te doen.

2.5 Contractvorming

Met het sluiten van een overeenkomst wordt het inkooptraject afgesloten. Over het algemeen zal er tijdens het inkooptraject een conceptovereenkomst voorgelegd worden. Potentiële opdrachtnemers kunnen tijdens de inkoopprocedure suggesties en tekstvoorstellen doen om de overeenkomst zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de aard en omvang van de opdracht. Daarbij worden risico’s zo evenwichtig mogelijk verdeeld.

2.5.1 Algemene inkoopvoorwaarden

Wij maken daarnaast bij al onze inkopen gebruik van algemene inkoopvoorwaarden:

• •

  Voor leveringen en diensten algemeen: Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Zwolle, gemeente Kampen, provincie Overijssel15.

• •

  Voor ICT-leveringen en dienstverlening: Gemeentelijke voorwaarden bij IT-overeenkomsten (GIBIT)16.

• •

  Voor werken: UAV17 en/of UAV GC18.

Voorwaarden van de opdrachtnemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Bij iedere aanbesteding zullen potentiële opdrachtnemers wel in de gelegenheid gesteld worden om suggesties te doen voor afwijking van de inkoopvoorwaarden om zodoende de voorwaarden te laten aansluiten bij de aard en omvang van de opdracht.

_______________________________________________________________

15AIV-2022--versie-logo-(1)-0.pdf (zwolle.nl)

16GIBIT-2020-Artikelen.pdf (zwolle.nl)

17http://wetten.overheid.nl/BWBR0031190/2012-03-01

18 UAV-GC is een publicatie van CROW, de publicatie is tegen een vergoeding te bestellen op de website van CROW. http://www.crow.nl/vakgebieden/contracteren/uavgc

2.5.2 Contractmanagement

Na afronding van de inkoopprocedure en het sluiten van het contract begint er een nieuwe fase: het uitvoeren van de opdracht. Wij willen hierin een professioneel opdrachtgever zijn. Naast het systematisch beheren van onze overeenkomsten in één centraal register hechten wij waarde aan het uitvoeren van contractmanagement opdat beide partijen het contract adequaat en zoals afgesproken uitvoeren. Elke partner heeft eigen drempelbedragen vastgesteld voor contractregistratie. Goed contractmanagement levert een belangrijke bijdrage aan het beoogde (contract)resultaat en voorkomt onnodige kosten. Op basis van omvang en risico wordt per contract het contractmanagement ingericht.

3 Duur, wijzigingen en evaluatie

3.1 Duur

Dit inkoopbeleid treedt in werking met ingang van dag nadat de partners het, na vaststelling door de daartoe bevoegde organen, hebben gepubliceerd.

3.2 Wijzigingen en evaluatie

De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging, gedreven door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie et cetera) als interne factoren (verdere professionalisering en ontwikkelingen binnen de partners). De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard. Verantwoording over het inkoopbeleid vindt jaarlijks plaats in de jaarrekening van de partners. Zonodig vindt herijking van het beleid plaats.