Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2018

1. Een Statenlid wendt zich tot een ambtenaar, door tussenkomst van een medewerker van de griffie, met een verzoek om:

• a.

  feitelijke informatie;

• b.

  inzage in of afschrift van documenten.

2. Een Statenlid kan van de tussenkomst van een medewerker van de griffie af zien.

3. Indien de informatie, respectievelijk de documenten, bedoeld in het eerste lid, openbaar zijn of mogen worden, worden deze door de ambtenaar verstrekt, in voorkomende gevallen in afschrift aan de griffie.

4. Indien de ambtenaar:

• a.

  twijfelt of de informatie of de documenten, bedoeld in het eerste lid, openbaar mogen worden;

• b.

  van oordeel is dat er sprake is van natuurlijke belemmeringen die aan verstrekking in de weg staan; of

• c.

  van oordeel is dat het niet opportuun is over te gaan tot verstrekking;

stelt hij de secretaris daarvan in kennis.

5. Indien de secretaris van oordeel is dat geen van de aspecten, bedoeld in het derde lid, aan in het openbaar verstrekking van de informatie in de weg staan, worden deze verstrekt.

6. Indien de secretaris van oordeel is dat er natuurlijke belemmeringen zijn of verstrekking van de gevraagde informatie of documenten niet opportuun is, verkent hij in overleg met het Statenlid de mogelijkheden om door middel van aanpassing van het oorspronkelijke verzoek deze beletsels weg te nemen.

7. Bij het overleg genoemd in het zesde lid, wordt de griffier betrokken.

8. Indien de verkenning, bedoeld in het zesde lid, niet leidt tot een oplossing, dan wel indien de secretaris van oordeel is dat de informatie of de documenten, bedoeld in het derde lid niet kennelijk openbaar mogen worden, legt de ambtenaar het verzoek voor aan Gedeputeerde Staten.

9. Gedeputeerde Staten besluiten de informatie of documenten, al dan niet onder oplegging van geheimhouding, te verstrekken, tenzij dit naar hun oordeel in strijd is met het openbaar belang.

10. Indien de gevraagde informatie wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan het Statenlid dat het informatieverzoek heeft ingediend.

1. De fracties, bedoeld in artikel 3 van het Reglement van orde Provinciale Staten Noord-Brabant 2020, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie als geheel.

2. De financiële bijdrage, bedoeld in het eerste lid, bestaat uit een vast deel voor elke fractie op jaarbasis en een bedrag per jaar per Statenlid.

3. Het vaste deel, bedoeld in het tweede lid, bedraagt:

• a.

  € 24.404 (prijspeil 1 januari 2023) voor fracties bestaande uit ten hoogste drie Statenleden;

• b.

  € 23.295 (prijspeil 1 januari 2023) voor fracties bestaande uit vier of meer Statenleden.

4. Het bedrag per Statenlid, bedoeld in het tweede lid, bedraagt € 5.563 per jaar (prijspeil 1 januari 2023).

5. Indien een fractie lopende de Statenperiode uit vier of meer Statenleden gaat bestaan, dan geldt vanaf dat moment het vaste deel, bedoeld in het derde lid, onder b.

6. Wanneer in enig jaar de financiële bijdrage niet toereikend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen bij ontslag van een fractiemedewerker, dient de reserve, die bestaat uit het in enig jaar door de fractie niet gebruikte gedeelte van de haar toekomende bijdrage, hiervoor te worden aangewend.

7. Wanneer de financiële bijdrage en de reserve ook niet toereikend zijn, kan door de fractie bij Provinciale Staten een gemotiveerd verzoek worden ingediend voor een aanvullende financiële bijdrage.

8. Provinciale Staten beslissen op dit verzoek, op voorspraak van het presidium.

9. De in het tweede lid bedoelde bedragen worden jaarlijks op 1 januari verhoogd met een percentage dat bij de raming van de uitgaven in de provinciale begroting voor het desbetreffende jaar in verband met te verwachten prijsstijgingen in acht is genomen.

10. In de maand december ontvangt de fractie een brief van de griffie waarin de hoogte van de financiële bijdrage, bedoeld in het tweede lid, voor het komende jaar is opgenomen.

1. Provinciale Staten reserveren het in enig jaar door een fractie niet gebruikte gedeelte van de haar toekomende bijdrage ter besteding door die fractie in volgende jaren.

2. De reserve, bedoeld in het eerste lid, bedraagt maximaal 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 7. Een negatieve reserve kan niet worden gevormd.

3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening over dat jaar.

4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van Provinciale Staten als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

7. Indien een fractie ophoudt te bestaan, vervalt de reserve van de fractie aan de Provincie Noord-Brabant.

1. De fractie is verantwoordelijk voor de uitgaven die worden gedaan en de correcte administratieve verwerking en verantwoording van deze uitgaven. De eindverantwoordelijkheid rust bij de fractievoorzitter.

2. Elke fractie legt, binnen twee maanden na het einde van een kalenderjaar, aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag dat is ingericht conform bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening.

3. Wanneer een fractie niet terugkeert na de verkiezingen legt deze fractie binnen twee maanden na de installatie van de nieuwe staten aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag dat is ingericht conform bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening.

4. De reserve van de fractie vervalt in het geval, als bedoeld in het derde lid, aan de Provincie Noord-Brabant.

5. Indien een fractie gedurende een zittingsperiode ophoudt te bestaan, neemt de fractievoorzitter onverwijld contact op met de griffier voor overleg over de verantwoording van de gedane uitgaven en de afwikkeling van lopende verplichtingen.

6. In een geval als bedoeld in het vijfde lid, legt de fractie, door tussenkomst van de aftredend fractievoorzitter, binnen twee maanden na het overleg met de griffier, verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning, onder overlegging van een verslag dat is ingericht conform bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening.

7. Het verslag wordt opgemaakt volgens het kasstelsel en ingericht conform bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening. Het betreft uitsluitend de inkomsten en de bestedingen in het betreffende boekjaar. De feitelijke betaal- of ontvangstdatum is hierbij leidend.

8. Alle verslagen worden gecontroleerd door een door Provinciale Staten aan te wijzen registeraccountant. De accountant hanteert een goedkeuringstolerantiegrens van 1% van het totaal van de provinciale bijdrage voor de betreffende fractie. De accountant rapporteert hierover aan Provinciale Staten door middel van een controleverklaring en een rapport van bevindingen.

9. Provinciale Staten stellen na ontvangst van de rapportage van de accountant over de uitkomsten van de controle en op voorspraak van het presidium per fractie de bedragen vast van:

• a.

  de toegekende bijdrage in het boekjaar;

• b.

  de binnen de verordening passende uitgaven in het boekjaar;

• c.

  de maximaal toegestane reserve te weten 30% van de toegekende bijdrage in dat boekjaar;

• d.

  de werkelijke reserve per einde van het boekjaar;

• e.

  het van de fractie terug te vorderen bedrag gesplitst in uitgaven die niet in overeenstemming met de verordening zijn en overschrijding van de maximale reserve.

10. In geval de accountant meerkosten in rekening brengt, wordt, 90% van de meerkosten in rekening gebracht bij de desbetreffende fractie, indien de meerkosten het gevolg zijn van:

• a.

  het onjuist afleggen van de verantwoording, bedoeld in het eerste lid;

• b.

  een inadequate administratie; of,

• c.

  overschrijding van de termijn, genoemd in het tweede lid.

11. Uitgaven die niet in overeenstemming met de verordening zijn, alsmede de uitgaven die de maximale reserve overschrijden, worden na vaststelling door Provinciale Staten, teruggevorderd op de fractie.