Gebruiks- en privacyreglement e-mail en internet gemeente Reeuwijk

Artikel 1 - Definities

In dit gebruiks- en privacyreglement wordt verstaan onder:

• 1.

  Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens.

• 2.

  College bescherming persoonsgegevens: het College als bedoeld in artikel 51 Wbp.

• 3.

  gemeente: de gemeente Reeuwijk.

• 4.

  betrokkene: gebruiker van de electronische communicatiemiddelen op wie een persoonsgegeven betrekking heeft en die aan te merken is als:

  • a.

    medewerker in dienst van de gemeente;

  • b.

    persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband.

• 5.

  e-mailfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan betrokkene ter beschikking gestelde e-mailfaciliteiten.

• 6.

  internetfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan betrokkene ter beschikking gestelde internetfaciliteiten. Deze faciliteiten omvatten ook GemNet.

• 7.

  electronische communicatiemiddelen: e-mail- en/of internetfaciliteiten. Internetfaciliteiten omvatten ook nieuwsgroepen.

• 8.

  nieuwsgroep: vanuit het perspectief van de gebruiker is een nieuwsgroep een virtueel prikbord waar discussies over een specifiek onderwerp kunnen worden gevoerd. Zowel op GemNet als Internet zijn nieuwsgroepen beschikbaar.

• 9.

  GemNet: Een beveiligd en besloten communicatienetwerk voor de overheid. GemNet wordt beheerd door GemNet B.V. Via dit Gemeenschappelijk Netwerk zijn tal van wettelijke en andere toepassingen af te handelen, zoals de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), rijbewijsafgifte (RDW), de Nieuwe Generatie Reisdocumenten (NGR), fraudebestrijding in de sociale zekerheid (Inlichtingenbureau), elektronisch bankieren (BNG en Waterschapsbank) of de WOZ-uitwisseling. Door wet- en regelgeving of vanwege technische redenen zijn deze toepassingen veelal niet via een openbaar netwerk als Internet af te handelen.

• 10.

  persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de Wbp.

• 11

  verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

• 12

  bestand: elk, al dan niet geautomatiseerd, gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.

• 13

  verantwoordelijke: het college van B en W, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

• 14

  onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de electronische communicatiemiddelen: een doen of nalaten in strijd met dit privacyreglement of andere wet- en regelgeving of een inbreuk op een recht.

Artikel 2 - Reikwijdte

• 1.

  Dit gebruiks- en privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van electronische communicatiemiddelen.

• 2.

  Dit gebruiks- en privacyreglement geldt voor medewerkers in dienst van de gemeente en personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband.

Artikel 3 – Doeleinden

• 1.

  De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de electronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:

  • a.

    het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de electronische communicatiemiddelen;

  • b.

    het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de electronische communicatiemiddelen.

• 2.

  De omvang van de controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de electronische communicatiemiddelen als bedoeld in het eerste lid sub b, wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer

• 1.

  Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen, opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

• 2.

  Door de verantwoordelijke worden passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

• 3.

  Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 5 - Gebruik electronische communicatiemiddelen

• 1.

  Betrokkene gebruikt de electronische communicatiemiddelen primair voor het uitvoeren van de aan hem/haar door de gemeente opgedragen taken.

• 2.

  Incidenteel privé-gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkene is toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming is met dit gebruiks- en privacyreglement en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hem/haar door de gemeente opgedragen taken.

• 3.

  Het is betrokkene niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten en/of nieuwsgroepen kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel dreigende, seksueel intimiderende, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het betrokkene toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten en/of nieuwsgroepen illegale software te verzenden of op te vragen, dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.

• 4.

  Het is betrokkene niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten te bezoeken, mee te doen in chat-sessies, online te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.

• 5.

  Indien betrokkene met gebruik van de internetfaciliteiten handelingen verricht die als e-mailtoepassingen of nieuwsgroepen zijn te kwalificeren, dan is de bepaling van artikel 5, derde lid, van overeenkomstige toepassing.

• 6.

  Betrokkene zal bij het gebruik van de electronische communicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.

Artikel 6 - Voorkomen onrechtmatig gebruik dan wel misbruik

De gemeente neemt zo veel mogelijk maatregelen in technische zin ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

Artikel 7 - Vastlegging

• 1.

  Electronisch vastleggen van persoonsgegevens geschiedt (automatisch) door de door de gemeente ingezette sofware.

• 2.

  De vastlegging beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking als bedoeld in artikel 3, te weten:

  • a.

    voor het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de electronische communicatiemiddelen worden alleen stroom- en soortgegevens vastgelegd;

  • b.

    voor het voorkomen van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de electronische communicatiemiddelen wordt het gebruik van de electronische communicatiemiddelen op individueel en inhoudelijk niveau gevolgd. Dit geschiedt slechts bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de electronische communicatiemiddelen, nadat betrokkene daarvan eerst in kennis is gesteld.

  • c.

    indien de door de gemeente ingezette software om technische redenen niet anders kan worden ingesteld dan dat de gegevens als bedoeld in letter b. van dit lid toch worden geregistreerd, dan wordt onder het beperken van de vastlegging verstaan het niet verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.

Artikel 8 - Persoonsgegevens

• 1.

  In de in artikel 7 genoemde vastlegging worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens opgenomen:

  • a.

    gebruikersidentificatie, naam, voornaam of voorletters van de betrokkene;

  • b.

    en/of codering van de afdeling waaronder de betrokkene valt;

  • c.

    gegevens over de toegang tot internet die door de gemeente is geboden aan de betrokkene, inclusief gebruikersnaam en internet protocoladres;

  • d.

    gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het openen en sluiten van de toegang tot internet door de betrokkene en gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het verzenden, dan wel ontvangen van E-mailberichten door de betrokkene;

  • e.

    gegevens, inclusief datum en tijdstip, betreffende de door de betrokkene bezochte internetsites (internet protocoladressen en (de onderdelen van) de webpagina’s);

  • f.

    de inhoud van de door de betrokkene verzonden, dan wel ontvangen E-mailberichten.

• 2.

  Indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de electronische communicatiemiddelen door betrokkene, kan door de verantwoordelijke opdracht worden gegeven om de in het eerste lid, sub e en/of f van dit artikel bedoelde, gegevens vast te leggen en te verstrekken aan de personen bedoeld in artikel 10.

Artikel 9 - Bewaring en verwijdering

• 1.

  De in artikel 8, eerste lid, genoemde gegevens worden maximaal drie maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan drie maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er sprake is van een situatie als bedoeld in artikel 7, lid 2, sub b. In dat geval worden de gegevens uit die betreffende maanden gedurende de periode van het onderzoek bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een betrokkene noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek dat binnen een termijn van drie maanden moet zijn afgerond niet leidt tot maatregelen jegens betrokkene worden de gegevens alsnog verwijderd.

• 2.

  Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9, eerste lid, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.

Artikel 10 - Personen aan wie persoonsgegevens worden verstrekt

De vastgelegde persoonsgegevens worden, na bewerking, verstrekt aan:

• a.

  het hoofd Organisatie, Informatie en Ondersteuning om inzicht te verkrijgen in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan slechts de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid, sub a tot en met d in geaggregeerde, niet tot de persoon herleidbare vorm;

• b.

  de verantwoordelijke nadat betrokkene daarvan in kennis is gesteld en indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid

• c.

  degene(n) die op verzoek van de verantwoordelijke is (zijn) belast met of leiding geeft (geven) aan onderzoek naar onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de electronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid.

Artikel 11 - Rechten van de betrokkene

• • 1.

    Aan de betrokkene die daarom aan verantwoordelijke verzoekt, wordt een overzicht verschaft van de hem/haar betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan dit verzoek in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast.

  • 2.

    Degene aan wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

  • 3.

    De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht.

  • 4.

    De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 12 - Sancties

• 1.

  Overtreding van dit gebruiks- en privacyreglement kan voor medewerkers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire straffen als bedoeld in hoofdstuk 16 en in disciplinair strafontslag als bedoeld in artikel 8:13 van de arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente.

• 2.

  Overtreding van dit gebruiks- en privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in: maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de electronische communicatiemiddelen dan wel het met onmiddellijke ingang beëindigen van de werkzaamheden.

Artikel 13 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist het college van B en W.

Artikel 14 - Openbaarmaking en inwerkingtreding

• 1.

  Dit gebruiks- en privacyreglement wordt verstrekt aan betrokkene.

• 2.

  Dit gebruiks- en privacyreglement wordt in 2-voud verstrekt aan alle nieuwe ambtelijke en niet-ambtelijke medewerk(st)ers. Zij retourneren één van de verstrekte exemplaren ondertekend naar het hoofd Organisatie, Informatie en Ondersteuning.

• 3.

  Dit gebruiks- en privacyreglement treedt in werking op 1 maart 2004.

Artikel 15 – Slotbepaling

Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 1 september 2001 in werking getreden Wbp van toepassing zijn.