Besluit gedeputeerde staten van Zeeland houdende vaststelling Vervangingsbesluit gedeputeerde staten van Zeeland 2017

Ondertekening

Bijlage : Handboek Routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Provincie Zeeland

1. Inleiding 

Provincie Zeeland ontvangt veel informatie. Dit vindt voornamelijk digitaal plaats, maar in enkele gevallen analoog (op papier). Om te voorkomen dat informatie in verschillende vormen wordt beheerd, wordt er vanaf 1 juli 2016 volledig digitaal gewerkt. Dit is op 7 februari 2017 door GS vastgesteld in het ‘Vervangingsbesluit gedeputeerde staten van Zeeland 2017’ (kenmerk 17000867). Dit heeft geleid tot het volledig digitaal inrichten van de werkprocessen. Om dit proces te waarborgen is het ‘Handboek routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden’ vastgesteld. Dit handboek dient ter onderbouwing van het Vervangingsbesluit en gaat in op de volgende aspecten uit de Archiefregeling 2014 art. 26 b:

• a.

  de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt; (Hoofdstuk 2)

• b.

  de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur; (Hoofdstuk 3)

• c.

  voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen; (Hoofdstuk 3)

• d.

  de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit; (Hoofdstuk 3)

• e.

  de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk; (Hoofdstuk 3)

• f.

  de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten; (Hoofdstuk 3 en 4)

• g.

  het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden; (Hoofdstuk 5)

• h.

  de kwaliteitsprocedures. (Hoofdstuk 4)

1.1 Vervanging

Vervanging betreft het digitaliseren van de originele papieren archiefbescheiden, waarbij na vernietiging de digitale reproductie (de scan) in juridische zin de plaats inneemt van het oorspronkelijke papieren exemplaar (artikel 7, Archiefwet 1995). Voorwaarde is dat de digitale scan een juiste en volledige weergave is van het te vervangen papieren origineel (artikel 6.1, Archiefbesluit 1995). Het papieren origineel zal na een vastgestelde periode vernietigd worden. Vervanging is hierdoor een onomkeerbaar proces, de kwaliteit van een reproductie is daarom cruciaal. Het digitale exemplaar wordt vervolgens bewaard voor de termijn die bij het betreffende proces is vastgesteld.

1.2 Terminologie

In de Archiefwet 1995 wordt de term ‘archiefbescheiden’ gebruikt en deze term slaat ook op digitale archiefbescheiden. In het dagelijks taalgebruik wordt veel vaker over informatie gesproken. Om die reden worden in dit handboek de termen ‘informatie’ en ‘documenten’ gebruikt in plaats van archiefbescheiden.

Nadere regels voor vervanging zijn opgenomen in de Archiefregeling en hebben formeel gezien alleen betrekking op archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. In dit handboek vervanging worden deze aanvullende eisen vanwege uniformiteit en gewenste kwaliteit ook toegepast op alle te vervangen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor vernietiging op termijn (uitzonderingen daargelaten). Alle bepalingen die van belang zijn voor het vervangingsproces zijn opgesomd in bijlage 1.

1.3 Rollen en verantwoordelijkheden in het vervangingsproces

2. Reikwijdte van het vervangingsproces

2.1 Omschrijving van de te vervanging archiefbescheiden

Na het nemen van het vervangingsbesluit worden vervangen:

Alle archiefbescheiden die de Provincie Zeeland bij de uitvoering van haar taken:

• •

  analoog (fysiek) ontvangt;

• •

  “nat” ondertekent. In principe worden alle digitale archiefbescheiden die binnen de Provincie Zeeland gecreëerd digitaal ondertekend. Hierop zijn een paar uitzonderingen van toepassing, waardoor alsnog vervanging plaatsvindt van het analoge exemplaar. Voorbeelden: felicitatiebrieven die de CvdK verstuurt en het fysiek ondertekenen van overeenkomsten.

De volgende documenten worden niet vervangen:

• •

  documenten met een zodanige intrinsieke waarde dat zij daardoor niet voor vervanging in aanmerking komen (zie paragraaf 2.2);

• •

  persoonlijke documenten gericht aan medewerkers, vertrouwelijke documenten bestemd voor personeelszaken en informatie gericht aan Statenfracties (zie paragraaf 3.1).

2.2 Bepaling van de waarde van de archiefbescheiden

Bij het opstellen van een vervangingsbesluit / handboek vervanging vereist artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 dat in een vervangingsbesluit rekening gehouden wordt met de volgende aspecten:

• a.

  de taak van het overheidsorgaan;

• b.

  de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

• c.

  de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

• d.

  en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

De Archiefwet 1995 geeft bij de omschrijving van de term “archiefbescheiden” ook aan dat dit documenten betreft “ongeacht de vorm”. De belangen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek worden niet geschaad doordat de voorgenomen vervanging van de in dit handboek beschreven archiefbescheiden voldoet aan de daaraan te stellen archiefwettelijke vereisten. Belangrijk is te zorgen dat:

• a.

  Vervanging plaatsvindt met volledige en correcte overname van de in de oorspronkelijk fysieke documenten aanwezige informatie. De technische en procedurele inrichting van het vervangingsproces zoals omschreven in de hoofdstukken 3 t/m 6 van dit Handboek Vervanging voorzien daarin. Hierbij wordt tevens aandacht besteedt aan kwaliteitscontrole, zodat wordt toegezien op de correcte naleving van de vervangingsprocedure.

• b.

  De digitale beheeromgeving voldoet aan de daaraan te stellen eisen, zodat duurzaam beheer van de vervangen archiefbescheiden wordt gewaarborgd (buiten scope van dit handboek).

Om de cultuurhistorische waarde te kunnen bepalen wordt getoetst op grond van de criteria zoals geformuleerd in 1996 door een gezamenlijke commissie van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN), het Landelijk Overleg van Provinciale Archief- Inspecteurs (LOPAI) en de Kring van Archivarissen bij Lagere Overheden (KALO). De archiefbescheiden kunnen naast de functie als informatieobject ook een zelfstandige (intrinsieke) betekenis hebben. De criteria zijn:

• 1.

  De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok).

• 2.

  Het document heeft esthetische of artistieke waarde.

• 3.

  Het document heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken).

• 4.

  Het document is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent.

• 5.

  Het document heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.

• 6.

  Het document is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.

• 7.

  Het document blijkt na het selectieproces niet voor Provincie Zeeland te zijn.

Tijdens het vervangingsproces zullen medewerkers documenten op deze intrinsieke waarde toetsen. Wanneer de intrinsieke waarde door vervanging wordt aangetast, zullen de betreffende archiefbescheiden niet vervangen worden. Het origineel wordt dan in fysieke vorm gearchiveerd.

3. Wijze waarop de reproductie tot stand komt

3.1 Selectieproces en digitalisering

De processtappen van het vervangingsproces zijn in deze paragraaf uitgewerkt. In bijlage 2 is een visuele weergave van de stappen in de vorm van een procesplaat terug te vinden.

Stap 1. Beoordeling van het document

Eén van de Informatiebeheerders B haalt in de ochtend de post op bij het 1Loket. Indien het document in een enveloppe zit, wordt de enveloppe vòòr het openen gecontroleerd. Het is belangrijk dat er minimaal op onderstaande punten gecontroleerd wordt:

• •

  Staat het adres van Provincie Zeeland genoteerd? Klopt de adressering? Indien het document niet voor de Provincie Zeeland is, maar de juiste partij wel bekend is dan wordt het document fysiek doorgestuurd. Indien dit niet het geval is retour afzender.

• •

  Wijkt het uiterlijk of het gewicht af ten opzicht van andere enveloppe? Ziet de enveloppe er verdacht uit? Maak de enveloppe niet open, stem met Informatiebeheerder A af en neem contact op met BHV-alarmnummer 1555. Zij ondernemen verdere stappen conform de daarvoor bestemde protocollen.

Afgegeven post bij de receptie

Burgers en/of bedrijven kunnen post ook fysiek afgeven bij de receptie of in de brievenbus van het Provinciehuis gooien. Indien het afgegeven wordt bij de receptie, dan brengt de medewerker van de receptie het poststuk naar team Informatiebeheer. Indien dit niet mogelijk is dan belt de medewerker van de receptie of 1Loket dat er nog een poststuk klaar ligt om op te halen.

Stap 2. Selectie van de te vervangen documenten

De selectie of een document voor vervanging in aanmerking komt, wordt uitgevoerd door de Informatiebeheerders B. Deze selectie betreft het bepalen of een document voor de Provincie Zeeland archiefwaardig is (zowel te bewaren als op termijn te vernietigen) en in behandeling kan worden genomen. Dit zijn alle documenten die een directe relatie hebben met een werkproces waarvoor de Provincie Zeeland verantwoordelijk is. Dit betreft dus documenten:

• •

  met een juridische lading, zoals bezwaar en beroep,

• •

  waarin actie of reactie wordt gevraagd,

• •

  waaruit financiële gevolgen kunnen voortvloeien,

• •

  waarin afspraken zijn vastgelegd,

• •

  die kunnen dienen als bewijslast,

• •

  die gebruikt kunnen worden om het handelen van de organisatie te verantwoorden;

• •

  van belang zijn voor de bedrijfsvoering.

Uitzonderingen:

Niet scannen:

De volgende documenten worden niet gescand:

• a.

  Persoonlijke documenten gericht aan medewerkers;

• b.

  Vertrouwelijke documenten voor personeelszaken/salarisadministratie;

• c.

  Informatie gericht aan Statenfractie.

a. Werkwijze persoonlijke documenten gericht aan medewerkers

(Felicitatie)kaarten, reclame(folders), tijdschriften, en/of uitnodigingen gericht aan een medewerker legt de informatiebeheerder B in het postvak van de desbetreffende medewerker. Het postvak bevindt zich in het Thoolse Huis. Voor documenten met waarde zoals diploma’s, pasjes en geschenkbonnen levert de Informatiebeheerder B dit in bij het 1Loket. Vervolgens stuurt de Informatiebeheerder B een e-mail naar de desbetreffende medewerker dat het originele poststuk op te halen is bij het 1Loket.

b. Werkwijze voor vertrouwelijke documenten voor personeelszaken / salarisadministratie

Inkomende poststukken betreffende personeelszaken (Arbo-onderwerpen, (salaris)administratie, poststukken afkomstig van een advocaat (of een andere juridische dienstverlener), UWV of loonbeslag) worden vanwege het vertrouwelijke karakter niet geopend door de informatiebeheerder B. Deze poststukken worden fysiek afgeleverd bij een collega van de Unit Personeel & Organisatie. Deze collega’s scannen en verwerken deze poststukken zelf (in het personeels-, financieel systeem). Gezien het feit dat deze poststukken op termijn te vernietigen zijn, hoeft het vervangingsproces hier niet gevolg te worden. Na het scannen worden deze poststukken in een (dag)doos op de kamer van de afdeling bewaard. Deze dagdoos wordt periodiek overhandigd aan een informatiebeheerder B. De dagdoos wordt door de informatiebeheerder B naar de archiefkelder binnen het Provinciehuis gebracht.

c. Werkwijze post gericht aan Statenfractie van de politieke partijen

Een enveloppe gericht aan een Statenfractie (of de desbetreffende politieke partij) wordt niet geopend door de informatiebeheerder B. Deze enveloppe legt de informatiebeheerder B in het postvak van de Statenfractie in het Thoolse Huis van de Provincie Zeeland.

Stap 3. Voorbereiden op scannen (visuele controle)

Het voorbereiden van de te scannen documenten bestaat uit de volgende handelingen:

• •

  De te scannen documenten worden ontdaan van eventueel nog aanwezig zijnde hechtmiddelen zoals nietjes, paperclips, etc.

• •

  Van ingebonden documenten wordt de rug verwijderd.

• •

  De staat van de documenten wordt gecontroleerd: eventueel worden de documenten ‘plat’ gemaakt (zonder scherpe vouwranden, kreukvrij, ezelsoren teruggevouwen).

• •

  Gecontroleerd wordt of de vermelde bijlagen aanwezig zijn. Indien niet alle bijlagen aanwezig zijn wordt er een wit achterblad toegevoegd met hierop de beschrijving wat er ontbreekt. Dit witte achterblad wordt meegescand zodat duidelijk is dat de bijlage al ontbrak toen het bij de post binnenkwam.

• •

  Te kleine of vreemd gevormde documenten worden geplakt op A4-papier als scannen op de reguliere wijze geen goed resultaat oplevert 

Stap 4. Scannen documenten

Eén van de Informatiebeheerders B scant de documenten dubbelzijdig. Hierbij is het uitgangspunt dat het gescande document identiek is aan het origineel. Om deze reden wordt de scan vergeleken met het originele document. Het is belangrijk dat er minimaal op onderstaande punten gecontroleerd wordt:

• •

  Volledigheid;

• •

  Zijn de pagina’s in de juiste volgorde gescand;

• •

  Leesbaarheid (vage of lichte letters, correcte overname van afbeeldingen etc.);

• •

  Natuurgetrouwe weergave van het origineel;

• •

  Scheve pagina’s;

• •

  Vlekken en/of strepen;

• •

  Pixelverstoringen;

• •

  Correcte verwijdering van door de scansoftware als blanco aangeduide pagina’s;

• •

  Meerdere documenten samen als één document gescand;

• •

  Overige afwijkingen.

Uitzonderingen:

Envelop mee scannen:

Bij de volgende gebeurtenissen wordt naast de brief ook de enveloppe als bewijs gescand:

• •

  Bezwaar- of beroepsschrift, zienswijze, ingebrekestelling en Woo-verzoek.

• •

  Bij een ruim verschil tussen de datum van de enveloppe en de datum van ontvangst.

• •

  Indien er op het poststuk zelf geen naam en adresgegevens van de verzender staan aangegeven.

Stap 5. Scans verplaatsen naar Zaaksysteem-map

Scans verschijnen in de verkenner in de ‘buitenom map’. Vanaf hier worden de scans handmatig verplaatst naar de ‘Zaaksysteem map’ (Y:schijf). Bij het verplaatsen van de scans verdwijnen deze dus in de ‘buitenom map’.

Stap 6. Valideren kwaliteit scans / 4-ogen principes

Om de kwaliteit van de scan te waarborgen hanteren we het 4-ogen principe. Een andere Informatiebeheerder B of bij afwezigheid Informatiebeheerder A voert direct na het scannen een tweede visuele controle uit op alle scans (100%) op de hierboven genoemde punten. Indien de scan onvoldoende kwaliteit heeft of onvolledigheid toont dan dient het volledige document opnieuw gescand te worden.

Als daarbij wordt geconstateerd dat een gescand document onvolledig is gescand, of dat de kwaliteit (deels) onvoldoende is, dan wordt het betreffende document opnieuw gescand en de afgekeurde scan verwijderd. Ook hierbij wordt het 4-ogen principe toegepast.

Stap 7. Opname in de informatiesystemen

Indien de gescande documenten bestemd zijn voor Zaaksysteem worden deze verplaatst naar de Z:schijf zodat deze automatisch in de ‘Documentintake’ in het Zaaksysteem komen. Vanuit de Documentintake worden de gescande documenten toegevoegd aan bestaande zaken of worden er nieuwe zaken gestart.

Uitzonderingen:

a. Facturen:

De digitale scan wordt doorgezet naar het mailadres facturen@zeeland.nl. Financiën kan de factuur vervolgens verwerken in financieel systeem.

b. Burgermeester benoemingsprocedure (vertrouwelijk)

Dit betreft een zeer vertrouwelijke procedure. De medewerkers die hiertoe bevoegd zijn voeren deze taak uit. De informatie met betrekking tot de burgemeestersprocedure wordt specifiek gericht aan de Commissaris van de Koning (CvdK) of aan het kabinet van de CvdK. Gezien het vertrouwelijke aspect wordt de enveloppe alleen geopend door de informatiebeheerder B die deze taak mag uitvoeren. Team informatiebeheer en team Kabinet weten welke collega hiertoe bevoegd is. Het desbetreffende document wordt gescand en vervolgens geplaatst in de daarvoor bestemde map ‘Burgemeesterszaken’ op de P:schijf en wordt Team Kabinet hierover gemaild. Het document wordt vervolgens door de medewerker van het Kabinet geregistreerd in de applicatie voor burgemeesterszaken en verwijderd van de P:schijf.

c. Informatie betreffende arbeidsovereenkomsten

Informatie betreffende arbeidsovereenkomsten worden gescand door de informatiebeheerder B. Vervolgens wordt dit desbetreffende document geplaatst op de P:schijf in de map “Personeelsbrieven”. De afdeling personeelszaken onderhoudt zelf het beheer op deze betreffende map. Zij verwerken deze brieven vervolgens in het personeelssysteem.

Stap 8. Opbergen in dagdozen

De gescande documenten worden op volgorde van datum binnenkomst in dagdozen opgeborgen en door de Informatiebeheerder B naar de archiefkelder binnen het Provinciehuis gebracht zodat deze na de vastgestelde bewaartermijn vernietigd kunnen worden (zie hoofdstuk 5 voor de vervangingsprocedure).

Uitzondering:

Het origineel van een bankgarantie wordt tijdelijk in de brandvrijekluis in de archiefkelder opgeborgen. Na voltooiing van het werk wordt de originele bankgarantie teruggestuurd naar de afzender.

3.2. Gebruikte scanapparatuur, software en instellingen/scanprofiel

Binnen de Provincie Zeeland wordt onderstaande scanner gebruikt voor vervanging. Deze instellingen zijn tot stand gekomen door het advies van een externe specialist op basis van de “Richtlijnen Preservation Imaging Metamorfoze, kwaliteitsniveau Metamorfoze Extra Light”.

Het is van belang dat er gescand wordt met de juiste instellingen voor vervanging. Deze instellingen zijn vastgelegd in scanprofiel die bij de scanner wordt toegepast (zie bijlage 3). Alleen de functioneel-/technisch beheerder kan dit scanprofiel aanpassen.

Indien nodig wordt het wijzigen van instellingen uitgevoerd door de functioneel-/technisch beheerder van de scanner. De wijzigingen worden vervolgens aangepast in het Handboek Vervanging. Op deze manier blijft het Handboek Vervanging actueel. De informatiebeheerders A en B zijn zich van deze procedure bewust. Het controleren van de instellingen vindt half jaarlijks plaats en wordt uitgevoerd door de functioneel-/technisch beheerder.

4. Kwaliteitsprocedures in verband met vervanging

Doelstelling van kwaliteitscontroles is te zorgen voor borging van de uitvoering van werkprocessen en procedures, waarbij als verbetermogelijkheden zijn geconstateerd aanpassingen worden ingevoerd met als doel te voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Wanneer dit leidt tot een structurele aanpassing binnen het werkproces, wordt deze wijziging vastgelegd in de betreffende procedurebeschrijving en gecommuniceerd met de betrokken medewerkers. Daarnaast wordt de Provinciearchivaris in kennis gesteld van de wijzigingen (zie hoofdstuk 6).

4.1 Wekelijks schoonmaken van de scanner

De informatiebeheerders B maken wekelijks de scanner schoon conform de reinigingsprocedure van de leverancier en noteren de handelingen in het logboek. De logboeken worden jaarlijks vastgelegd in het zaaksysteem.

4.2 Wekelijkse controle op de scans (steekproef dagdozen)

Provincie Zeeland scant gemiddeld 60 documenten per week [1]. Uitgaande van deze batchgrootte betekent een steekproefgrootte van 13 documenten:

[1] ^{Gemiddelde gebaseerd op de periode 2022-2024.}

Het uitvoeren van de steekproef

Om de kwaliteit van de scans te waarborgen is het belangrijk om de scans tussentijds en doorlopend te controleren. Dit wordt vormgegeven door middel van een steekproef op de dagdozen. De Informatiebeheerder A haalt 13 analoge poststukken van die week uit de archiefkelder.

De scan wordt in het Zaaksysteem vergeleken met het analoge poststuk. De scan wordt gecontroleerd zoals beschreven staat in bijlage 4.

Van de 13 documenten mag er één scan afgekeurd worden. Indien er meerdere scans als foutief worden beoordeeld dan dienen er aanvullende maatregelen genomen te worden. Dit bestaat enerzijds uit het herscannen van de gecontroleerde batch en anderzijds uit een terugkoppeling naar de Informatiebeheerder B. Op deze manier waarborgen we de kwaliteit bij de uitvoering van het scannen.

4.3 Maandelijkse controle scanner en scan-instellingen

Om de juiste werking van de gebruikte scanapparatuur te bewaken zal één keer per maand gecontroleerd worden of er nog gescand wordt met het vastgestelde scanprofiel. De controle wordt uitgevoerd door de functioneel-/technisch beheerder. De resultaten worden vastgelegd in een logboek. Tevens wordt nadat onderhoud aan de scanner heeft plaatsgevonden door de functioneel/technisch beheerder scanapparatuur gecontroleerd of het scanprofiel voldoet aan de vereisten zoals aangegeven in hoofdstuk 3.

4.4 Controle voorafgaand aan vernietiging

Voorafgaand aan de daadwerkelijke vernietiging vindt er een laatste eindcontrole tevens laatste kwaliteitscontrole plaats. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door de Archiefbeheerder / Recordmanager. De Archiefbeheerder controleert of de interne audits correct zijn uitgevoerd.

4.5 Jaarlijkse interne controle vervangingsproces

De medewerker Kwaliteitsverbetering Informatiebeheer voert elk jaar een interne controle uit op het vervangingsproces. Bij deze controle wordt nagegaan of er nog conform het Handboek Vervanging wordt gewerkt. Indien er wijzigingen zijn worden deze in het Handboek Vervanging opgenomen (zie hoofdstuk 6).

4.6 Jaarlijks onderhoud aan scanner door externe leverancier

Bij de interne audit die vastgelegd wordt in het zaaksysteem staat het jaarlijks onderhoud aan de scanner van de externe leverancier omschreven.

5. Procedure vernietiging vervangen documenten

De vernietiging van de voor vervanging in aanmerking komende gescande originelen vindt plaats eenmaal per half jaar. Door de gescande originelen een half jaar te bewaren en daarna te vernietigen, wordt de mogelijkheid geboden een fysiek document opnieuw te scannen, dit als ondanks de toegepaste kwaliteitscontroles wordt geconstateerd dat een document onvolledig is gescand of onvoldoende leesbaar is. In verband met vervanging moeten de hieronder vermelde werkzaamheden worden uitgevoerd.

5.1 Vastlegging vervanging door middel van metadata

Zoals bepaald in Archiefregeling artikel 17 onder d. en artikel 19 tweede lid wordt door middel van metadata op documentniveau vastgelegd dat vervanging heeft plaatsgevonden en op welke datum.

Het vastleggen van de metagegevens voor de vervanging kan geregeld worden in het Zaaksysteem. Automatisch wordt de scandatum inclusief tijdstip (notatie: YYYY-MM-DD-hhmmss) aan de bestandsomschrijving toegevoegd. De eigenschappen van het document kunnen aangepast worden. De documentstatus moet handmatig aangepast worden naar ‘vervangen’ (zie hieronder).

De informatiebeheerder A voert bij het afhandelen van een zaak nog een laatste kwaliteitscontrole uit. Hierbij wordt gecontroleerd of de metagegevens van het document juist staan. Indien nodig worden hier nog laatste aanpassingen aangedaan.

5.2. Opstellen verklaring van vervanging

Overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt door de medewerker archief/interne archiefbeheerder van iedere vervanging een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervangen archiefbescheiden en ook aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is uitgevoerd. Het proces-verbaal van de vernietiging, zoals die plaatsvindt zoals in paragraaf 5.3 beschreven, is als bijlage bij deze verklaring opgenomen. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de Provincie Zeeland.

5.3. Daadwerkelijke vernietiging van de oorspronkelijke fysieke originelen

De Provincie Zeeland maakt bij de vernietiging van de oorspronkelijke fysieke originelen gebruik van een extern in archiefvernietiging gespecialiseerd en gecertificeerd bedrijf. Na vernietiging ontvangen we hiervan een proces-verbaal dat bij de zaak gearchiveerd moet worden. Tevens worden de digitale exemplaren (scans) die tijdelijk staan opgeslagen op de netwerkschijf verwijderd.

5.2 Opstellen verklaring van vervanging

Overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt door de Archiefbeheerder / Recordmanager een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervangen archiefbescheiden en ook aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is uitgevoerd. Het proces-verbaal van de vernietiging, zoals die plaatsvindt zoals in paragraaf 5.3 beschreven, is als bijlage (zie bijlage 5) bij deze verklaring opgenomen. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de Provincie Zeeland.

5.3 Daadwerkelijke vernietiging van de oorspronkelijke fysieke originelen

De Provincie Zeeland maakt bij de vernietiging van de oorspronkelijke fysieke originelen gebruik van een extern in archiefvernietiging gespecialiseerd en gecertificeerd bedrijf. Na vernietiging ontvangen we hiervan een proces-verbaal dat bij de zaak gearchiveerd moet worden. Tevens worden de digitale exemplaren (scans) die tijdelijk staan opgeslagen op de netwerkschijf verwijderd.

6. Wijzigingsprocedure Vervangingsbesluit / Handboek Vervanging

6.1 Majeure wijzigingen

Dit vervangingsbesluit moet worden vervangen door een nieuw besluit als voorgenomen wijzigingen in het vervangingsproces leiden tot het niet meer kunnen naleven van de in dit document beschreven minimumvereisten waaraan bij vervanging voldaan moet worden.

Hiervan is sprake:

• •

  als er sprake is van veranderingen in de wettelijke eisen die aan vervanging worden gesteld;

• •

  als er sprake is van een radicaal gewijzigde perceptie van het belang van de betreffende archiefbescheiden bij de zorgdragerals de werkwijze of de volgorde van de handelingen daarbinnen aanzienlijk wijzigt;

• •

  als er sprake is van wijzigingen in de technische infrastructuur die gevolgen hebben voor het vervangingsproces en/of de kwaliteitsprocedures.

Bij majeure wijzigingen dient tijdige consultatie van de Provinciearchivaris plaats te vinden.

6.2 Mineure wijzigingen

Alle overige wijzigingen in het vervangingsproces betreffen mineure wijzigingen die onmiddellijk in het handboek doorgevoerd kunnen worden. Deze wijzigingen moeten dan worden opgenomen in het wijzigingenoverzicht zoals weergegeven op pagina 2 van dit document. Op deze wijze blijft het handboek vervanging altijd actueel en kan altijd gereconstrueerd worden op welke wijze de Provincie Zeeland invulling geeft / heeft gegeven aan de gestelde kwaliteitseisen met betrekking tot vervanging.

Voordeel van deze werkwijze is dat niet voor elke wijziging een nieuw vervangingsbesluit genomen moet worden, wat leidt tot verlichting van de administratieve druk.

Bij twijfel

Als twijfel bestaat over de consequenties van een voorgenomen wijziging dan moet met de Provinciearchivaris worden overlegd of sprake is van een majeure of mineure wijziging.

Bijlagen

Bijlage 1 Overzicht wettelijke bepalingen vervanging

Archiefwet 1995

• •

  Artikel 7 van de Archiefwet 1995 maakt vervanging van documenten mogelijk: “De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.” Opgemerkt wordt in dit verband dat pas sprake is van vervanging op het moment dat het origineel vernietigd wordt, waarna de (digitale) reproductie het nieuwe origineel wordt. Hiermee wordt voorkomen dat discussie kan ontstaan over wat het origineel is en waar de bewijslast rust.

Archiefbesluit 1995

• •

  Artikel 2 eerste lid van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat in een vervangingsbesluit rekening gehouden moet worden men met de volgende aspecten:

  • a.

    de taak van het overheidsorgaan;

  • b.

    de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

  • c.

    de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

  • d.

    en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

• •

  Artikel 6 eerste lid van het Archiefbesluit 1995 stelt als eis dat een vervangingsbesluit alleen mag worden genomen als de vervanging zal plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

• •

  Artikel 6 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 stelt als eis dat de zorgdrager bij de bekendmaking van een vervangingsbesluit (zoals hierboven vermeld bij Archiefbesluit 1995 artikel 6 eerste lid) melding maakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdelen c (de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed ) en d. (het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek).

• •

  Artikel 6 derde lid van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat nadere regels voor vervanging kunnen worden vastgelegd in een ministeriële regeling (zie hieronder bij “Archiefregeling, artikel 26b”). Aandachtspunt daarbij is dat deze nadere regels zijn opgenomen in de Archiefregeling en daardoor formeel gezien alleen betrekking hebben op vervanging van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden. In dit handboek vervanging worden deze aanvullende eisen toegepast op alle te vervangen archiefbescheiden (uitzonderingen daargelaten), dus ook de op termijn voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden.

• •

  Artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat een verklaring van de vervanging opgemaakt moet worden. Hierin moet een specificatie opgenomen worden van de bescheiden die vervangen zijn en aangegeven worden hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de organisatie die het vervangingsbesluit heeft genomen.

Archiefregeling

• •

  Artikel 17 van de Archiefregeling geeft onder “d” aan dat van alle archiefbescheiden te allen tijde de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten kan worden vastgesteld, zoals vervanging. Op grond van Archiefregeling artikel 19 tweede lid moet de uitvoering van elke beheerhandeling door middel van metagegevens gekoppeld worden aan de betreffende archiefbescheiden.

• •

  Artikel 26b van de Archiefregeling geeft aan dat in een vervangingsbesluit / handboek vervanging inzicht gegeven moet worden in de hieronder vermelde aspecten a t/m h.

  • a.

    de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

  • b.

    de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

  • c.

    voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

  • d.

    de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit;

  • e.

    de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;

  • f.

    de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

  • g.

    het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

  • h.

    de kwaliteitsprocedures.

N.B.: Deze eisen gelden alleen voor archiefbescheiden die overeenkomstig de voor de organisatie geldende selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Binnen de Provincie Zeeland worden deze om efficiencyredenen toegepast op al de te vervangen archiefbescheiden.

Bijlage 5: Verklaring van vervanging van archiefbescheiden

Tevens verklaring van vernietiging op grond van artikel 8 Archiefbesluit

Ondergetekende, beheerder van de archieven van Gedeputeerde Staten van Zeeland verklaart:

dat op grond van het besluit (nummer vervangingsbesluit) van Gedeputeerde Staten van Zeeland d.d. (datum)

de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.

De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en/of verbranding door (naam vernietigingsbedrijf) op (datum)

Plaats (Middelburg)

Datum (datum)

Ondertekening door Hoofd van beheereenheid:

(Naam Afdelingsmanager Informatie & Automatisering)

Afdelingsmanager Informatie & Automatisering:

Bijlagen:

Besluit (nummer) tot vervanging van archiefbescheiden d.d. (datum)

Overzicht vervangen en vervolgens vernietigde archiefbescheiden

Colofon

Tekst

Provincie Zeeland

Beeld

Beeldbank Provincie Zeeland

Contact

Provincie@zeeland.nl 

www.zeeland.nl