Financiële verordening Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

Artikel 1 Definities

In de verordening wordt verstaan onder:

a. Verbonden partij: een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeenschappelijke regeling een bestuurlijk én financieel belang heeft.

b. Veiligheidsregio: Het openbaar lichaam: Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

c. Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en inzicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid.

d. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen en besluiten van het algemeen bestuur die financiële gevolgen hebben.

e. Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen of met een bepaalde inzet van middelen zo veel mogelijk prestaties realiseren.

f. Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid worden gerealiseerd.

g. Financiële positie: Het financieel vermogen en de mate van financiële stabiliteit van een organisatie. Het inzicht hierin wordt weergegeven middels de uiteenzetting van de programmarekening, de balans, financiële ratio’s en verplichte paragrafen in de begroting.

Artikel 2 Kaders begroting

1. Het algemeen bestuur stelt vóór 1 januari van het begrotingsjaar de nota met begrotingsrichtlijnen vast, waarin de kaders voor het begrotingsjaar erop zijn opgenomen.

Artikel 3 Autorisatie begroting

1. Het algemeen bestuur stelt de begroting vóór 1 juli vast in het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft.

2. Het algemeen bestuur kan gedurende het begrotingsjaar begrotingswijzigingen vaststellen.

3. Het algemeen bestuur stelt van de begroting, als bedoeld in het eerste lid, in ieder geval het volgende vast:

a) De doelstellingen van de gemeenschappelijke regeling;

b) De totale baten en de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling;

c) De kredieten van de gemeenschappelijke regeling.

4. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de prestaties, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid, kunnen worden getoetst.

Artikel 4 Uitvoering begroting

1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de baten en lasten en kredieten passen binnen de geautoriseerde kaders zoals genoemd in Artikel 3 lid 3b en lid 3c.

2. Voor de volgende afwijkingen op de geautoriseerde kredieten is het dagelijks bestuur bevoegd vooraf te beslissen en autoriseert het algemeen bestuur achteraf middels de bestuursrapportages cq jaarstukken:

a. Voor kredietoverschrijdingen binnen het bestaand beleid, doch niet groter dan 10% van het betreffende geautoriseerde krediet en met een maximum van € 50.000 per kredietoverschrijding.

b. Voor nieuw af te sluiten kredieten binnen het bestaand beleid, doch niet groter dan 5% van het totale geautoriseerde kredietvolume met een maximum van € 250.000.

Artikel 5 Tussentijdse rapportage en informatie

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages:

a. De eerste bestuursrapportage dient ter bijstelling op de vastgestelde begroting en presenteert de op dat moment bekende afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde begroting. Deze bestuursrapportage presenteert geen voortgang van de beleidsrealisaties.

b. De tweede bestuursrapportage presenteert de voortgang van de beleidsrealisaties van de begroting van de veiligheidsregio over minimaal de eerste zes maanden van het lopende boekjaar. Daarnaast bevat de tweede bestuursrapportage een prognose van het beleidsmatige en financiële jaarresultaat.

2. Voor de opleverdata van de tussentijdse rapportages aan het algemeen bestuur geldt het volgende:

a. De eerste bestuursrapportage wordt vóór 31 juli van het lopende begrotingsjaar aangeboden;

b. De tweede bestuursrapportage wordt vóór 30 november van het lopende begrotingsjaar aangeboden.

3. Het dagelijks bestuur informeert in ieder geval het algemeen bestuur en neemt pas een besluit, nadat het algemeen bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen voor zover het betreft:

a. Niet begrote (meerjarige) verplichtingen waarvan de jaarlijkse exploitatielast niet binnen de begroting gedekt kan worden.

b. Het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan €100.000,--.

Artikel 6 Jaarstukken

1. Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting.

2. Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening, vast in het begrotingsjaar volgend op het begrotingsjaar waarop de jaarstukken betrekking hebben doch uiterlijk vóór 1 juli van dat jaar.

Artikel 7 Financiële positie

1. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

2. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting, waarin de financiële positie is verwerkt, tevens de investeringskredieten van dat betreffende begrotingsjaar.

Artikel 8 Financieel beleid

1. Het algemeen bestuur stelt ten aanzien van het financieel beleid de kaderdocumenten vast voor:

a) De reserves en voorzieningen in de nota “Reserves en voorzieningen”

b) De investeringen, waardering en afschrijving in de nota “Waarderings- en afschrijvingsbeleid”.

c) De financieringsfunctie in het “treasurystatuut”.

d) Het weerstandsvermogen en risicomanagement in de nota "Weerstandsvermogen en risicomanagement".

2. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor:

a) Een nota met regels voor de toerekening van de overheadkosten.

b) Een nota met regels voor de rente aan de kostprijzen van goederen, werken en diensten.

3. Deze kaderdocumenten worden tenminste éénmaal per vier jaar geëvalueerd en indien nodig geactualiseerd en vastgesteld.

Artikel 9 Voorziening voor oninbare vorderingen

De algemeen directeur draagt zorg dat voor alle openstaande vorderingen, die gekenmerkt worden als oninbaar, een voorziening dubieuze debiteuren wordt gevormd. Hiervoor wordt tenminste jaarlijks een beoordeling uitgevoerd op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 10 Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de gemeentelijke bijdrage wordt een kostenverdeelmodel gehanteerd welke door het algemeen bestuur wordt vastgesteld.

2. Voor de kostentoerekening aan producten die worden gedekt door middel van een tarief aan derden wordt gebruik gemaakt van het systeem van kostentoerekening met als uitgangspunt integrale toerekening van kosten.

Artikel 11 In rekening te brengen diensten

De algemeen directeur draagt jaarlijks zorg voor een actueel overzicht van de tarieven, prijzen en kosten per verstrekte dienst.

Artikel 12 Registratie bezittingen, activa en vermogen

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de veiligheidsregio jaarlijks wordt gecontroleerd.

3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 13 Financiële administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

b. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden, contracten, enzovoorts;

c. Het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

d. Het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wetgeving en regelgeving;

e. Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wetgeving en regelgeving;

f. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 14 Interne controle

1. Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van een getrouw beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

2. Het dagelijks bestuur stelt hiertoe elk kalenderjaar een intern controleplan vast. Het interne controleplan wordt vóór 1 april van het controlejaar vastgesteld.

3. Het dagelijks bestuur zorgt op basis van de resultaten van de toets, bedoeld in het eerste lid, indien nodig, voor een plan van verbetering. Het dagelijks bestuur neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 15 Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor en besluit tot:

a. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleidsorganen en beheersorganen is gewaarborgd;

b. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 16 Aanbesteding en inkoop

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en besluit tot interne regels vastgelegd in een protocol voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken.

Artikel 17 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: "Financiële Verordening Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid".

Artikel 18 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2018.

Artikel 19 Werkingsduur

1. De werkingsduur van deze verordening is voor onbepaalde tijd.

2. Ten minste eenmaal in de vier jaar wordt deze verordening geëvalueerd.