Centrumregeling samenwerking Sociaal Domein Fryslân 2018

De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de gemeenten Achtkarspelen, Ameland, Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel, De Fryske Marren, Harlingen, Heerenveen, Kollumerland c.a., Leeuwarden, Ooststellingwerf, Opsterland, Schiermonnikoog, Smallingerland, Súdwest-Fryslân, Terschelling, Tytsjerksteradiel, Vlieland, Waadhoeke, Weststellingwerf, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft

Overwegende dat

De Friese gemeenten het van belang vinden samen te werken in het sociale domein;

Er in het sociale domein terreinen zijn waarop de Friese gemeenten de wettelijke plicht hebben om samen te werken voor een doeltreffende en doelmatige uitvoering van de wetgeving in het sociale domein (“wettelijk verplichte samenwerking”);

Er in het sociale domein daarnaast ook terreinen zijn waarop de Friese gemeenten vrijwillig samenwerken (“vrijwillige samenwerking”);

De Friese gemeenten zowel ten aanzien van de wettelijk verplichte samenwerking als ten aanzien van de vrijwillige samenwerking streven naar maximale efficiëntie en effectiviteit in de uitvoering van de aan hen opgelegde wettelijke taken;

De Friese gemeenten in 2016 een evaluatie van de samenwerking hebben gedaan en op basis van deze evaluatie de samenwerking in de onderstaande vorm wensen voort te zetten;

De portefeuillehouders van de Friese gemeenten in de vergadering van het Portefeuillehoudersoverleg Sociaal Domein van 20 april 2017 overeenstemming hebben bereikt over de wijze waarop de samenwerking – wettelijk verplicht en vrijwillig - tussen de Friese gemeenten in het sociaal domein wordt gecontinueerd;

Gelet op

hoofdstuk I van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

de Gemeentewet;

afdelingen 10.1.1 en 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht;

de toestemming die de raden van de aan de regeling deelnemende bestuursorganen hebben verleend voor het treffen van deze gemeenschappelijke regeling, overeenkomstig artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Besluiten

te treffen de

Centrumregeling samenwerking Sociaal Domein Fryslân 2018

HOOFDSTUK 1: INLEIDENDE BEPALINGEN

Artikel 1 – Begripsbepalingen

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

* 

Artikel 2 – Belang

De regeling wordt getroffen om de afspraken vast te leggen die de Friese gemeenten hebben gemaakt met het oog op de gezamenlijke uitvoering door centrumgemeente en gastgemeenten van de wettelijke taken waarvoor gemeenten wettelijk verplicht moeten samenwerken alsmede van de taken waarvoor gemeenten vrijwillig kunnen samenwerken op een doelmatige en doeltreffende wijze.

De taken zijn de wettelijke taken op het terrein van jeugdhulp, maatschappelijke ondersteuning en participatie en de functies voor deze taken zien op beleidsvoorbereiding, de inkoop, het contractmanagement en -beheer en de uitvoering en het financieel-administratief verwerken alsmede het cliëntenbeheer.

HOOFDSTUK 2: TAKEN EN BEVOEGDHEDEN CENTRUMGEMEENTE

Artikel 3 – Centrumgemeente

De gemeente Leeuwarden wordt aangewezen als centrumgemeente als bedoeld in artikel 8, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 4 – Taken centrumgemeente

• 1.

  Het college en de burgemeester van de centrumgemeente voeren voor het college en de burgemeester van de gastgemeenten de beleidsvoorbereiding en de inkoop op de volgende wettelijke taken uit:

  in het kader van de wettelijk verplichte samenwerking voor de WMO:

• a.

  beschermd wonen als bedoeld in artikel 2.3.1 WMO;

• b.

  maatschappelijke opvang en vrouwenopvang als bedoeld in artikel 2.3.1 WMO;

• c.

  Veilig thuis, waaronder advies- en meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling

in het kader van de wettelijk verplichte samenwerking voor de Jeugdwet:

• d.

  residentiële zorg inclusief gesloten zorg als bedoeld in artikel 6.1.2, vijfde lid juncto artikel 6.1.4 Jeugdwet;

• e.

  jeugdbescherming als bedoeld in artikel 2.4 juncto artikel 6.1.2, vijfde lid juncto artikel 6.1.4 Jeugdwet;

• f.

  jeugdreclassering als bedoeld in artikel 2.4 juncto artikel 6.1.2, vijfde lid juncto artikel 6.1.4 Jeugdwet;

• g.

  activiteiten in het preventief justitieel kader voor de jeugdhulp;

  in het kader van de vrijwillige samenwerking voor de Jeugdwet:

• h.

  spoedeisende zorg als bedoeld in artikel 6.1.2, vijfde lid juncto artikel 6.1.4 Jeugdwet;

• i.

  jeugd geestelijke gezondheidszorg als bedoeld in artikel 2.7 en hoofdstuk 10 Jeugdwet;

• j.

  jeugd Algemene wet bijzondere ziektekosten – intramuraal en jeugd Algemene wet bijzondere ziektekosten – behandeling en vervoer als bedoeld in hoofdstuk 10 van de Jeugdwet;

• k.

  pleegzorg als bedoeld in artikel 6.1.2, vijfde lid juncto artikel 6.1.4 Jeugdwet.

• 2.

  Het college en de burgemeester van de centrumgemeente voeren voor het college en de burgemeester van de gastgemeenten de beleidsvoorbereiding uit op de taak Afspraken Werkbedrijf als bedoeld in artikel 10a Wet SUWI. Voorts voeren het college en de burgemeester van de centrumgemeente voor het college en de burgemeester van de gastgemeenten het secretariaat voor de regionale samenwerkingsverbanden tussen colleges, Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen en werkgevers- en werknemersorganisaties, voor zover de colleges en de burgemeester van de gastgemeenten deelnemen aan het Convenant Regionaal Werkbedrijf “Fryslân Werkt! 2016 e.v.”; dit convenant is de uitwerking van de afspraken als bedoeld in het Besluit van 4 september 2014 houdende wijziging van het Besluit SUWI in verband met het stellen van regels voor de regionale samenwerking tussen colleges, Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen en werkgevers- en werknemersorganisaties.

• 3.

  Het college en de burgemeester van de centrumgemeente vervullen de volgende functies ten aanzien van inkoop op de taken, bedoeld in het eerste lid:

  • a.

    Het bepalen van de inkoopstrategie, te weten:

  • i.

    het opstellen en bijstellen van het algemene inkoopbeleid, en

  • ii.

    het opstellen van een strategie voor een specifieke uitvraag, indien nodig.

  • b.

    Het uitvoeren van het inkoopproces, te weten:

  • i.

    het uitvoeren van marktverkenningen;

  • ii.

    het opstellen van een aanbestedingsdocument dan wel document voor subsidie uitvraag, conform beleid of strategie, bedoeld onder a;

  • iii.

    het verzorgen van het complete administratieve proces van een aanbestedingsprocedure of subsidietraject;

  • iv.

    het beoordelen en selecteren op basis van inschrijvingen naar aanleiding van een aanbestedingsprocedure of subsidietraject;

  • v.

    het leveren van inkoopadvies;

  • vi.

    het opstellen van de overeenkomst met een aanbieder dan wel de verleningsbeschikking;

  • vii.

    het besluiten tot het aangaan van overeenkomsten met aanbieders namens de gemeenten of het verlenen van beschikkingen, en

  • viii.

    het sluiten van de contracten met de aanbieders namens gemeenten of verlenen van beschikkingen.

• 4.

  Het college en de burgemeester van de centrumgemeente vervullen de volgende functies ten aanzien van het contractmanagement en –beheer op de taken, bedoeld in het eerste lid:

  • a.

    De monitoring en sturing op de aanbieders, te weten:

  • i.

    verkrijgen van informatie over prestaties van de aanbieders bij aanbieder en waar nodig gastgemeente;

  • ii.

    analyse van de verkregen informatie, conform i, in relatie tot de afspraken uit de overeenkomst of de beschikking, en

  • iii.

    aanspreken van de aanbieder op zijn prestaties indien deze niet conform overeenkomst of beschikking presteert.

  • b.

    Het voeren van beheer van overeenkomsten met de aanbieders of de verleende beschikkingen, te weten:

  • i.

    registeren en archiveren van inkoopdocumenten, overeenkomsten, beschikkingen en andere relevante documenten;

  • i.

    onderhouden van de relatie met de aanbieders;

  • ii.

    analyseren van informatie en rapportages over de uitvoering van de dienstverlening door de aanbieders, en

  • iii.

    voeren van gesprekken met aanbieders.

• 5.

  Het college en de burgemeester van de centrumgemeente vervullen de volgende functies ten aanzien van het voeren van financieel beheer van de overeenkomsten met aanbieders dan wel verleende beschikkingen op de taken, bedoeld in het eerste lid, te weten:

• a.

  verwerken van de zorgtoewijzingen;

• b.

  beoordelen van de facturen van de aanbieders op de afspraken daaromtrent, en

• c.

  maken van betaalbestanden van de goedgekeurde facturen of factuurregels van de aanbieders voor de gastgemeente.

6. Het vervullen van de in het vijfde lid genoemde functies door het college en de burgemeester van de centrumgemeente op de vrijwillige taken op basis van de Jeugdwet, zoals genoemd in het eerste lid, geldt als optioneel, aldus dat een gastgemeente kan aangeven geen gebruik te maken van de mogelijkheid deze functies door het college en de burgemeester van de centrumgemeente te laten vervullen. Indien een gastgemeente gebruik wenst te maken van deze optie, zal deze gastgemeente dat uiterlijk drie maanden voor de inwerkingtreding van deze regeling schriftelijk kenbaar maken aan het college en de burgemeester van de centrumgemeente

• 7.

  Ten behoeve van de beleidsvoorbereiding, bedoeld in het eerste en het tweede lid, vervult de centrumgemeente de volgende functies:

• a.

  het signaleren en analyseren van beleidsontwikkelingen en maatschappelijke tendensen op het terrein van de taken genoemd in het eerste en tweede lid;

• b.

  het voorbereiden en opstellen van concept beleidsstukken, gelijkluidend voor alle gemeenten, voor de taken, genoemd in het eerste en het tweede lid;

• c.

  de inhoudelijke voorbereiding van het portefeuillehouders overleg en de verslaglegging ervan;

• d.

  de planning, agendavorming, inhoudelijke voorbereiding en verslaglegging voor de ambtelijke werkgroepen, bedoeld in artikel 9, vierde lid, en

e. de inhoudelijke coördinatie en afstemming tussen enerzijds de ambtelijke werkgroepen, bedoeld in artikel 9, vierde lid, onderling en anderzijds de ambtelijke werkgroepen, bedoeld in artikel 9, vierde lid, en het portefeuillehoudersoverleg

• 8.

  Voor het vervullen van de in het eerste lid sub a. en b. genoemde taken beschermd wonen en opvang voert het college en de burgemeester van de centrumgemeente de functie van cliëntenbeheer. Deze functie omvat:

• a.

  alle bevoegdheden van het college als vermeld in paragraaf 3 en paragraaf 4 van hoofdstuk 2 WMO, waaronder het ontvangen van meldingen en het doen van onderzoek, het verwerken van de adviezen over toekenning aan cliënten op aangeven van de gastgemeente;

• b.

  het verstrekken van beschikkingen;

• c.

  de bevoegdheid tot namens het voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures, administratieve beroepsprocedures of andere rechtsgedingen of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, voor zover het niet betreft het besluiten op bezwaarschriften en het besluiten tot het voeren van rechtsgedingen; rechtsgedingen omvatten tevens het aanhangig maken van een kort geding dan wel andere voorlopige of bewarende voorzieningen, de voeging in strafzaken, het instellen van beroep tegen uitspraken op bezwaar.

Artikel 5 - Bevoegdheden centrumgemeente

1. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente wordt bij dezen mandaat, volmacht en machtiging verleend om namens het college en de burgemeester van elke gastgemeente alle besluiten te nemen, privaatrechtelijke rechtshandelingen, en feitelijke handelingen te verrichten ter uitvoering van de functies, genoemd in artikel 4 ten behoeve van de taken, bedoeld in het eerste lid, onder a tot en met k, en het tweede lid, ieder voor zover bevoegd.

2. Ten aanzien van de onderwerpen die jaarlijks – tegelijk met het bespreken van de begroting - in het portefeuillehouders overleg worden voorzien van een zwaarwegend advies (conform artikel 9 lid 2), is het het college en de burgemeester van de centrumgemeente enkel toegestaan om de in het eerste lid genoemde bevoegdheden uit te oefenen, nadat het portefeuillehouders overleg daarover een zwaarwegend advies heeft kunnen geven aan het college en de burgemeester van de centrumgemeente. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente mogen slechts afwijken van het zwaarwegend advies indien zij deze afwijking schriftelijk gemotiveerd onderbouwen. Bij gebreke van overeenstemming dan wel tijdig advies beslist het college van de centrumgemeente.

3. Ten aanzien van de bevoegdheden die in dit artikel in mandaat, volmacht en machtiging worden opgedragen aan het college respectievelijk de burgemeester van de centrumgemeente, kan dit college respectievelijk de burgemeester ondermandaat, volmacht of machtiging verlenen aan medewerkers van de centrumgemeente.

4. De bevoegdheid van het college en de burgemeester van de centrumgemeente, op basis van het eerste lid, om een overeenkomst met een aanbieder aan te gaan of een beschikking af te geven voor inkoop, strekt ten hoogste tot het bedrag dat elke gemeente als budget voor inkoop in het portefeuillehoudersoverleg beschikbaar stelt.

Artikel 6 - Organisatie van de dienstverlening

1. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente gaan namens gemeenten gezamenlijk één overeenkomst aan met een aanbieder (meerpartijenovereenkomst) naar aanleiding van een aanbestedingsprocedure.

2. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente verstrekt namens gemeenten gezamenlijk één subsidie aan een aanbieder (meerpartijenbeschikking) naar aanleiding van een door of namens die aanbieder ingediende subsidieaanvraag.

3. De centrumgemeente kan werkzaamheden ter uitvoering van deze regeling laten verrichten door derden. Voor uitvoering door derden is de centrumgemeente jegens de gastgemeenten volledig verantwoordelijk.

4. De centrumgemeente stelt de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op een overeenkomst met een aanbieder in overleg met de gastgemeenten vast.

Artikel 7 - Uitgangspunten dienstverlening

Het college en de burgemeester van de centrumgemeente:

• 1.

  staan in voor de integriteit van hun handelen;

• 2.

  staan in voor uitvoering van de taken overeenkomstig de daarvoor geldende wet- en regelgeving;

• 3.

  streven naar een zo groot mogelijke doelmatigheid in de tenuitvoerlegging van deze regeling;

• 4.

  dienen ten opzichte van de gastgemeenten en de aanbieders (des)kundig te handelen;

• 5.

  dienen hun professionele en relationele onafhankelijkheid te waarborgen;

• 6.

  vermijden dat in de dienstverlening aan de gastgemeente andere belangen dan die van de dienstverlening aan de gastgemeenten zelf een rol spelen, en;

g. verplichten zich ertoe een gastgemeente op zijn handelswijze aan te spreken indien deze zich niet als goed opdrachtgever gedraagt.

Artikel 8 – Wijziging dienstverlening

1. Wijziging van de vervulling van functies in de taakuitvoering door het college en de burgemeester van de centrumgemeente is slechts mogelijk voor het vrijwillige deel van de samenwerking voor de Jeugdwet. De wijziging betreft uitsluitend de vervulling van de in artikel 4 lid 5 genoemde functie.

2. Wijziging van de vervulling van functies is mogelijk per 1 januari van enig jaar. Het college van de gastgemeente die de vervulling van functies wenst te wijzigen, laat dit uiterlijk één kalenderjaar voor de gewenste ingangsdatum schriftelijk weten aan het college van de centrumgemeente.

3. Indien een gastgemeente tijdig en op de juiste wijze heeft aangegeven gebruik te willen maken van de optie als genoemd in artikel 4 lid 6 om niet de in lid 5 van artikel 4 genoemde functie te laten vervullen door de centrumgemeente, brengt de centrumgemeente aan deze gastgemeente een risicobijdrage in rekening ten behoeve van de bekostiging van eerdere investeringen en doorlopende kosten die niet tijdig door de centrumgemeente kunnen worden afgebouwd.

Deze risicobijdrage is als volgt:

i. in het eerste jaar na het ingaan van de gewijzigde vervulling van functies bedraagt de risicobijdrage 67% van de uitvoeringskosten van de betreffende functies voor de betreffende gastgemeente;

ii. In het tweede jaar na het ingaan van de gewijzigde vervulling van functies bedraagt de risicobijdrage 33% van de uitvoeringskosten van de betreffende functies voor de betreffende gastgemeente.

HOOFDSTUK 3: BEKOSTIGING EN COMMUNICATIE

Artikel 9: Bekostiging dienstverlening opdrachtnemer

• 1.

  De centrumgemeente berekent de integrale kosten die voor haar voortvloeien uit de dienstverlening op grond van deze regeling door aan gemeenten. De kosten voor de dienstverlening bestaan uit kosten voor instandhouding en kosten voor taakuitvoering.

• 2.

  Kosten voor instandhouding bestaan uit alle kosten die de centrumgemeente maakt ten behoeve van het kunnen uitvoeren van de dienstverlening die niet direct aan de concrete dienstverlening kunnen worden toegerekend.

• 3.

  Kosten voor uitvoering van taken bestaan uit de kosten die direct volgen uit de uitvoering van de taken, bedoeld in artikel 4.

• 4.

  Ten behoeve van de uitvoering van de taken van centrumgemeente, bedoeld in artikel 4, informeren de gastgemeenten de centrumgemeente tijdig over het budget dat zij voor het daarop volgende jaar dan wel jaren beschikbaar hebben, mede ten behoeve van artikel 5, vierde lid.

• 5.

  Het college en de burgemeester van de centrumgemeente stellen jaarlijks voorafgaand aan het jaar waarvoor deze geldt een begroting op met de integrale kosten die voor haar voortvloeien uit de dienstverlening op grond van deze regeling ten behoeve van gemeenten. De begroting vermeldt bij de kosten voor instandhouding apart de kosten voor de vervulling van de functies als bedoeld in artikel 4 lid 1, 2, 3, 4 en 5 (de kosten voor de uitvoering van de standaard functies) en de kosten voor de vervulling van de functie als bedoeld in artikel 4 lid 6 (de kosten voor de uitvoering van de optionele functie). Deze begroting wordt besproken in het portefeuillehouders overleg en vormt een apart hoofdstuk van de begroting van de centrumgemeente, zoals deze wordt vastgesteld door de raad van de centrumgemeente.

• 6.

  Indien gedurende een kalenderjaar blijkt dat de werkelijke kosten de begrote kosten lijken te gaan overstijgen en dit gevolgen heeft voor de kosten die een gastgemeente dient te vergoeden, neemt de centrumgemeente zo spoedig mogelijk contact op met de betreffende gastgemeente dan wel het portefeuillehouders overleg als het meerdere gemeenten betreft.

• 7.

  De kosten voor instandhouding worden onder gemeenten verdeeld op basis van inwoneraantal van elke gemeente met peildatum 1 januari van jaar t-1.

• 8.

  De kosten voor uitvoering van taken worden verdeeld onder gemeenten op basis van het percentuele aandeel dat een gemeente toekomt in het totaal van aantallen cliënten op basis van de Jeugdwet, zoals meest recentelijk vastgesteld door het Centraal Bureau voor Statistiek, op peildatum 1 januari van jaar t-1. Dit geldt voor zowel de uitvoering van taken in het kader van de verplichte wettelijke samenwerking als voor de vrijwillige samenwerking voor de Jeugdwet als bedoeld in artikel 4 lid 6.

• 9.

  Gastgemeenten betalen maandelijks 1/12 deel van de door hen verschuldigde kosten voor instandhouding en uitvoering middels vooruitbetaling.

• 10.

  De centrumgemeente stuurt elke gastgemeente elke maand een betaalbestand voor de zorgkosten, ter uitvoering van de taak bedoeld in artikel 4, vijfde lid, sub iii.

• 11

  Voor zover over de dienstverlening BTW is verschuldigd, berekent de centrumgemeente deze door aan gastgemeenten.

• 12

  De centrumgemeente stelt na afloop van elk kalenderjaar ter verantwoording een jaarrekening op. Deze jaarrekening wordt besproken in het portefeuillehouders overleg en vastgesteld in de raad van de centrumgemeente. De concept jaarrekening van een jaar is uiterlijk in maart van het daaropvolgende jaar gereed.

• 13

  Indien op basis van een jaarrekening, bedoeld in het twaalfde lid, sprake is van enig tekort, dan draagt elke gemeente bij in de kosten bedoeld in het tweede respectievelijke het derde lid, op basis van de kostenverdeelsleutel, bedoeld in het zevende respectievelijk het achtste lid. Indien sprake is van een overschot ten aanzien van de kosten, bedoeld in het tweede respectievelijk het derde lid, wordt dit op basis van de kostenverdeelsleutel, bedoeld in het zevende respectievelijk het achtste lid, verrekend met de bijdrage voor het daaropvolgende kalenderjaar.

• 14

  Indien op basis van een jaarrekening, bedoeld in het twaalfde lid, sprake is van enig tekort op de kosten die samenhangen met de in artikel 4 lid 1 sub a. en b. genoemde taken, dan draagt elke gemeente bij aan het tekort op basis van de in de begroting van dat jaar opgenomen verdeelsleutel. Indien op basis van een jaarrekening, bedoeld in het twaalfde lid, sprake is van enig overschot op de kosten die samenhangen met de in artikel 4 lid 1 sub a. en b. genoemde taken, dan zal het overschot op basis van de in de begroting van dat jaar opgenomen verdeelsleutel worden verrekend met de gastgemeente.

• 15

  Over de programmakosten van de in artikel 4 lid 1 sub d., e., f. en g. genoemde taken zullen in de begroting SDF van dat jaar afspraken over de te hanteren verdeelsleutel en betalingsperioden worden opgenomen. 

  Artikel 10 – Portefeuillehouders overleg

• 1.

  Er vindt bestuurlijk overleg plaats tussen gemeenten over (de uitvoer van) deze regeling in het portefeuillehoudersoverleg.

• 2.

  De centrumgemeente agendeert in het portefeuillehoudersoverleg ten minste twee maal per jaar de uitvoering van deze regeling. Zij spreken dan in ieder geval over

• a.

  de begroting, bedoeld in artikel 9, vijfde lid;

• b.

  de jaarrekening, bedoeld in artikel 9, twaalfde lid;

• c.

  de lijst van onderwerpen bedoeld in artikel 11, vierde lid, en stellen deze lijst vast;

• d.

  de onderwerpen die in samenwerking tot instemming worden gebracht, en stellen over deze onderwerpen een zwaarwegend advies op gericht aan het college van de centrumgemeente;

• e.

  het portefeuillehoudersoverleg kan nadere regels stellen omtrent de procedure voor het tot stand komen van het zwaarwegend advies.

• 3.

  Instemming in het portefeuillehouders overleg vindt plaats op basis van het principe dat iedere gemeente één stem heeft en dat iedere gemeente is vertegenwoordigd of zich laat vertegenwoordigen en op basis van het principe van een gekwalificeerde meerderheid van 2/3e van het totaal aantal stemmen.

• 4.

  Indien noodzakelijk in verband met de te bespreken onderwerpen, neemt namens de centrumgemeente aan het portefeuillehoudersoverleg een extra vertegenwoordiger in de rol van opdrachtnemer deel.

• 5.

  Het college van de centrumgemeente betrekt de regionale ambtelijke werkgroepen bij de beleidsvoorbereidende taak, bedoeld in artikel 4, vijfde lid.

• 6.

  De communicatie over de uitvoer van deze regeling vindt plaats in het portefeuillehoudersoverleg en het secretarissenoverleg. Slechts indien sprake is van een uitvoeringskwestie die slechts één gastgemeente en centrumgemeente betreffen kan direct individueel contact tussen de centrumgemeente en betreffende gastgemeente plaatsvinden.

Artikel 11 - Secretarissen overleg

1. Er vindt ambtelijk overleg plaats tussen de gemeenten in het secretarissenoverleg.

2. Het secretarissenoverleg bestaat uit de secretaris van de centrumgemeente en vier tot zes secretarissen van de gastgemeenten die worden aangewezen door het portefeuillehoudersoverleg.

3. Het secretarissenoverleg komt ten minste vier maal per kalenderjaar bijeen.

4. Het secretarissenoverleg spreekt onder meer over de wijze van uitvoering door de centrumgemeente van haar taken en de kosten ervan, de wijze waarop de gastgemeenten hun opdrachtgeverschap invullen en de relatie tussen de gastgemeenten en de centrumgemeente . Het secretarissenoverleg doet een voorstel voor de onderwerpen voor het portefeuillehouders overleg, waarbij ten aanzien van de besluitvorming geldt:

i. De centrumgemeente besluit zelfstandig in mandaat en dus zonder consultatie vooraf; dit betreft taken met wettelijke verplichte samenwerking met uitzondering van de gevallen waar het budgetrecht van de raad van de gastgemeente wordt gevraagd, waarvoor het recht van consultatie als bedoeld bij ii geldt; ofwel

ii. De centrumgemeente neemt een voorgenomen besluit welke ter consultatie aan de andere gemeenten wordt voorgelegd; de centrumgemeente neemt vervolgens op basis van de consultatie een besluit; ofwel

iii. De centrumgemeente komt in samenwerking met de andere gemeenten tot een besluit;

iv. Besluitvorming over alle onderwerpen die niet vallen in één van de hiervoor genoemde categorieën vindt plaats door de centrumgemeente op basis van het mandaat in overeenstemming met het bepaalde in dit artikel sub i.

• 5.

  Het secretarissenoverleg kan een administratief protocol opstellen, zo nodig wijzigen en bijhouden dat de administratieve organisatie van deze regeling beschrijft. De gemeenten zullen zich inspannen om dit administratief protocol bij te houden en na te leven.

Artikel 12 – Informatievoorziening

1. Het college respectievelijk de burgemeester van de centrumgemeente geeft het college respectievelijk de burgemeester van de gastgemeente schriftelijk de door een of meer leden van het college respectievelijk de burgemeester van de gastgemeente gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.

2. Het college respectievelijk de burgemeester van de centrumgemeente geeft het college respectievelijk de burgemeester van de gastgemeente alle inlichtingen die het college respectievelijk de burgemeester van de gastgemeente voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.

• 3.

  Het college respectievelijk de burgemeester van elke gastgemeente geeft het college respectievelijk de burgemeester van de centrumgemeente alle inlichtingen die het college of een medewerker van de centrumgemeente voor de uitoefening van zijn taak, nodig heeft. Onder de informatie, bedoeld in de eerste volzin, wordt tevens verstaan de besluiten/indicaties van een individuele cliënt en de hoogte van het budget, bedoeld in artikel 5, derde lid.

• 4.

  De colleges en burgemeesters van gemeenten zijn gevraagd en ongevraagd zorgvuldig in het verstrekken van informatie die nodig is om de dienstverlening goed en doelmatig te kunnen uitvoeren. 

  Artikel 13 - Geheimhouding en informatie-uitwisseling

• 1.

  Gemeenten nemen jegens derden die niet bij de uitvoering van deze regeling zijn betrokken zorgvuldigheid en geheimhouding in acht van alle vertrouwelijke gegevens dan wel anderszins gevoelige informatie van een andere gemeente die hem in het kader van deze regeling ter kennis is gekomen, tenzij:

• a.

  op gemeente een wettelijke of beroepsplicht rust tot openbaarmaking;

• b.

  een gemeente zich voor de rechter moet verdedigen;

• c.

  de ene gemeente de andere gemeente van de geheimhoudingsplicht heeft ontheven, of

• d.

  de informatie via openbare bronnen beschikbaar is.

  2. Gemeenten mogen, zonder toestemming van de andere gemeente, aan derden geen mededeling doen over de aanpak, de werkwijze, de inhoud van de diensten van een andere gemeente, noch zijn rapportage of ander al dan niet schriftelijk materiaal ter beschikking stellen of anderszins openbaar maken, tenzij op de andere gemeente een wettelijke of beroepsplicht tot openbaarmaking rust.

  3. Gemeenten nemen intern alle maatregelen die noodzakelijk zijn ter nakoming van de in dit artikel genoemde verplichtingen.

  4. In geval gegevens als bedoeld in dit artikel, toch bij onbevoegde derden terecht zijn gekomen, stellen gemeenten elkaar daar onverwijld van in kennis en worden in overleg de maatregelen genomen die noodzakelijk zijn om schade te voorkomen.

  5. Gemeenten zullen bij de verwerking van persoonsgegevens de Wet bescherming persoonsgegevens alsmede de Algemene Verordening Gegevensbescherming in acht nemen. Voor zover vereist op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving zullen gemeenten nadere documenten opstellen voor de verwerking van persoonsgegevens. Voorts verplichten gemeenten zich om passende organisatorische en technische maatregelen te treffen om de in het kader van deze regeling relevante persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de ten uit voer legging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.

   

  Artikel 14 - Informatievoorziening rekenkamer

• 1.

  De rekenkamer van een gastgemeente is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur van de centrumgemeente te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig acht.

• 2.

  Het gemeentebestuur van de centrumgemeente verstrekt desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamer van de gastgemeente ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig acht.

• 3.

  Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing op de uitvoering van de rekenkamerfunctie, wanneer de raad van de gastgemeente overeenkomstig artikel 81oa van de Gemeentewet op een andere wijze heeft voorzien in de uitoefening van de rekenkamerfunctie.

HOOFDSTUK 4 - GESCHILLEN

Artikel 15 – Deskundigenadvies

• 1.

  Onverminderd artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, worden geschillen over deze regeling, in de ruimste zin, onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies.

• 2.

  Voordat wordt overgegaan tot het vragen van het deskundigenadvies, bedoeld in het eerste lid, wordt het geschil besproken tussen afvaardigingen van de colleges van de gemeenten waarop het geschil betrekking heeft.

• 3.

  Indien het overleg, bedoeld in het tweede lid, niet tot een oplossing leidt, benoemen de colleges van de gemeenten waarop het geschil betrekking heeft elk een onafhankelijke deskundige. Beide deskundigen benoemen gezamenlijk een derde deskundige, die als voorzitter van de adviescommissie optreedt. De colleges van de betreffende gemeenten treden gezamenlijk op als opdrachtgever van de adviescommissie. De colleges van de betreffende gemeenten zetten in hun opdracht aan de adviescommissie in ieder geval het probleem uiteen, formuleren de te beantwoorden vragen en bepalen de termijn waarbinnen de adviescommissie haar advies uitbrengt.

• 4.

  De adviescommissie, bedoeld in het derde lid, regelt de wijze waarop zij haar advies tot stand brengt. Het advies wordt toegezonden aan de colleges van de betreffende gemeenten.

• 5.

  Na ontvangst van het advies, bedoeld in het vierde lid, treden de afvaardigingen, bedoeld in het tweede lid, nogmaals in overleg om te trachten, gelet op het advies van de adviescommissie, bedoeld in het vierde lid, tot een oplossing van het geschil te komen. Indien dat overleg niet tot een oplossing leidt, kan het college van elk van de betreffende gemeenten het geschil, overeenkomstig artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, voorleggen aan gedeputeerde staten van de provincie Friesland.

• 6.

  De colleges van de gemeenten waarop het geschil betrekking heeft dragen de kosten van de werkzaamheden van de adviescommissie, bedoeld in het derde lid, evenredig. 

  HOOFDSTUK 5 - WIJZIGING, TOETREDING, UITTREDING EN OPHEFFING

   

  Artikel 16 – Wijziging van de regeling

• 1.

  Deze regeling kan door de colleges en de burgemeesters van de gemeenten worden gewijzigd, nadat zij hiertoe onderling overeenstemming hebben bereikt.

• 2.

  De colleges en de burgemeesters van de gemeenten besluiten omtrent de voorgestelde wijziging niet dan nadat zij daartoe toestemming hebben verkregen van hun raden, overeenkomstig artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 3.

  Een wijziging van deze regeling is tot stand gekomen wanneer de colleges en de burgemeesters van de gemeenten op de wijze, bedoeld in het tweede lid, hiermee hebben ingestemd.

• 4.

  De wijziging van de regeling treedt, tenzij anders bepaald, in werking op de dag volgend op die waarop de wijziging door de colleges van de gemeenten is bekendgemaakt.

• 5.

  Artikel 20 is van overeenkomstige toepassing. 

  Artikel 17 – Toetreding

• 1.

  Het bestuur van de gemeente die wenst toe te treden tot deze regeling richt een daartoe strekkend verzoek aan het college en de burgemeester van de centrumgemeente.

• 2.

  Het college en de burgemeester van de centrumgemeente zendt het verzoek als bedoeld in het eerste lid zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst door aan de colleges en de burgemeesters van de gastgemeenten tezamen met zijn advies omtrent en de eventueel daaraan te verbinden voorwaarden. Het verzoek als bedoeld in het eerste lid zal worden besproken in het eerstvolgende portefeuillehoudersoverleg.

• 3.

  Toetreding alsmede de daaraan eventueel te verbinden voorwaarden is onderworpen aan instemming van de meerderheid van de gemeenten, die deelnemen aan deze regeling.

Artikel 18 – Uittreding en opheffing

1. Opheffing en uittreding is behoudens bijzondere omstandigheden niet mogelijk in de eerste vier jaar na 1 januari 2018. Van bijzondere omstandigheden is slechts sprake als hierover tussen de colleges en de burgemeesters van de gemeenten overeenstemming bestaat.

2. Deze regeling wordt opgeheven bij gelijkluidend besluit van de colleges en de burgemeesters van de gemeenten. Opheffing kan niet plaatsvinden zolang voor een van de taken bedoeld in artikel 4, eerste en tweede lid, een wettelijke verplichting tot samenwerking bestaat, met uitzondering van de situatie waarin de deelnemende bestuursorganen voor die verplichte samenwerking reeds een ander samenwerkingsverband zijn aangegaan.

3. Indien een besluit tot opheffing of uittreding, bedoeld in het eerste lid, wordt genomen, geven de colleges van de gemeenten gezamenlijk een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een opheffingsplan op te stellen.

4. Het college van de centrumgemeente is belast met de uitvoering van het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid.

HOOFDSTUK 6: OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 19 – Duur van de regeling

Deze regeling wordt getroffen voor onbepaalde tijd, met dien verstande dat:

• 1.

  De taken en bevoegdheden, bedoeld in artikel 4, eerste en tweede lid, waarop geen wettelijke plicht tot samenwerking bestaat, slechts tot en met 31 december 2021 door gastgemeenten aan de centrumgemeente worden opgedragen;

• 2.

  In afwijking van sub a, de colleges en burgemeester kunnen besluiten, naar aanleiding van de evaluatie, bedoeld in artikel 21, de taken en bevoegdheden, bedoeld in artikel 4, eerste en tweede lid, waarop geen wettelijke plicht tot samenwerking bestaat, ook na 31 december 2021, aan de centrumgemeente op te dragen, en

• 3.

  De taken en bevoegdheden, bedoeld in artikel 4, eerste en tweede lid, waarvoor een wettelijke verplichting tot samenwerking geldt, aan centrumgemeente worden opgedragen zo lang als deze wettelijke verplichting tot samenwerking op die taken bestaat. 

  Artikel 20 – Inzending regeling

  Het college van de centrumgemeente is belast met de inzending van deze regeling aan gedeputeerde staten van de provincie Friesland.

   

  Artikel 21 - Evaluatie

  Deze regeling en de uitvoering daarvan wordt in het derde jaar, uiterlijk voor 1 oktober 2020 geëvalueerd, mede ten behoeve van besluitvorming die betrekking heeft op artikel 19, onder b. Deze besluitvorming door de colleges en de burgemeester van de gemeenten vindt vóór 31 december 2020 plaats.

   

  Artikel 22 – Inwerkingtreding

  Deze regeling treedt in werking op de dag, volgend op de dag waarop de colleges en de burgemeesters van de gemeenten deze regeling op de gebruikelijke wijze bekend hebben gemaakt, onder gelijktijdige intrekking van de Centrumregeling Samenwerking Sociaal Domein Friese Gemeenten.

   

  Artikel 23 – Citeerwijze

  Deze regeling wordt aangehaald als ‘Centrumregeling samenwerking Sociaal Domein Fryslân 2018’

   

  Aldus besloten door