Geheimhoudingsprotocol Ede

1. Wanneer is sprake van geheime informatie?

- informatie is allereerst geheim als de raad, het college, de burgemeester of een commissie op grond van de Gemeentewet geheimhouding heeft opgelegd. Op deze informatie heeft dit protocol betrekking.

- Daarnaast kan informatie geheim zijn omdat een andere overheidsorgaan geheimhouding heeft opgelegd. Voor bestuurders of raadsleden die deel uitmaken van het bestuur geldt dan een geheimhoudingsplicht. Bovendien mag een lid van het algemeen bestuur alleen inlichtingen verschaffen over geheime informatie aan de eigen raad, indien daarbij op basis van artikel 25 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd.

- Tot slot moeten ambtenaren, raadsleden en bestuurders er rekening mee houden dat zij een ambtsgeheim hebben op basis van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Zij zijn verplicht tot geheimhouding van informatie waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of moeten vermoeden. Ook zonder dat geheimhouding blijkt uit een expliciet besluit, protocol of richtlijn kan dus een geheimhoudingsplicht bestaan.

2. Is er verschil tussen geheim en vertrouwelijk?

Juridisch zijn deze begrippen gelijk. Echter niet iedereen begrijpt dat vertrouwelijk hetzelfde betekent als geheim. De term ‘geheim’ wordt daarom wel, en de term ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.

3. Wie zijn bevoegd tot het opleggen van geheimhouding?

a. de burgemeester

b. het college van burgemeester en wethouders (college)

c. commissies (in de praktijk gaat het om meestal de Raadscommissie Ede, maar ook andere commissies zijn bevoegd om geheimhouding op te leggen)

d. de gemeenteraad (raad)

Zie verder bijlage 1.

4. Wanneer kan geheimhouding worden opgelegd en hoe lang geldt de geheimhoudingsplicht?

Uitgangspunt is dat informatie die onder de overheid berust openbaar is: geheimhouding wordt slechts bij uitzondering opgelegd en duurt daarom niet langer dan noodzakelijk. Daarnaast wordt zo min mogelijk informatie geheim gehouden. Hierbij wordt de voorkeursvolgorde aangehouden die is opgenomen in tabel 1.

Geheimhouding kan worden opgelegd op grond van een belang, genoemd in artikel 10 Wob. In tabel 2 is een overzicht opgenomen van de veelvoorkomende gronden en toepassingen in de gemeentelijke praktijk, met richttijden voor de duur van geheimhouding. De maximale duur voor geheimhouding is 20 jaar: daarna gelden de regels van de Archiefwet 1995 (zie onder 7).

NB: Om praktische redenen is ervoor gekozen om geheimhouding steeds te laten eindigen op 1 maart. Dat vergemakkelijkt de toetsing of, als de geheimhouding wordt opgeheven, het stuk openbaar gemaakt kan worden (zie hfst. 1, onder 7).

5. Met wie mag geheime informatie worden gedeeld?

Het bestuursorgaan dat geheimhouding heeft opgelegd of de raad (na bekrachtiging) bepaalt wie kennis mag nemen van geheime informatie. De geheimhouding geldt voor iedereen die kennis heeft van de geheime stukken c.q. inhoud van de vergadering. Binnen deze kring van geheimhouders mag worden gesproken over de geheime informatie. Een raadslid of fractievolger mag dus technische vragen stellen aan de opsteller van een geheim stuk (die zelf ook geheimhouder is). Voor overige vragen kunnen zij zich wenden tot het college of de burgemeester.

Het college en de burgemeester zenden geheime informatie die naar de raad wordt gezonden óók naar de Raadscommissie Ede. Zo worden zowel raadsleden als fractievolgers geheimhouder en kan er binnen de fractievergadering gesproken worden over geheime informatie. Individuele geheimhouders (ambtenaren, raadsleden, fractievolgers etc.) mogen niet zelfstandig besluiten om geheime informatie te delen met derden buiten de kring van geheimhouders.

Hierop bestaan twee uitzonderingen:

- In verband met de verantwoordingsplicht van het college en de burgemeester aan de raad mogen zij geheime informatie delen met individuele raadsleden die nadere inlichtingen wensen over door hen genomen besluiten. De raadsleden zijn hierbij gehouden aan de door het college en de burgemeester opgelegde geheimhouding.

- Het raadplegen van personen die werkzaam zijn als advocaat, notaris of accountant (RA of AA) door raadsleden (niet fractievolgers) kan worden gerechtvaardigd vanwege de controlerende taak van de raad. Na kennisneming van de stukken gaat voor hen ook een geheimhoudingsplicht gelden. Voor zover de verplichting tot geheimhouding niet al blijkt uit de stukken, wijst het raadslid hen daarop.

6. Hoe wordt een besluit om geheimhouding op te leggen bekendgemaakt?

Een besluit om geheimhouding op te leggen wordt bekendgemaakt door toezending of uitreiking van het betreffende besluit aan iedereen die op de hoogte is van de inhoud van het stuk c.q. de vergadering. Naast raadsleden en bestuurders kan het daarbij ook gaan om bijvoorbeeld ambtenaren, externe deskundigen en bedrijven die geheime informatie hebben aangeleverd.

7. Wie kunnen een verzoek doen om opheffing van geheimhouding?

Iedereen kan in het kader van een Wob-verzoek vragen om opheffing van geheimhouding. De bestuursrechter toetst of sprake is van een van de situaties genoemd in artikel 10 van de Wob. Is dit het geval, dan heeft het betrokken bestuursorgaan wel een zekere vrijheid om te bepalen of de belangen genoemd in artikel 10 van de Wob zwaarder moeten wegen dan het belang openbaarheid. De rechter toetst of het besluit op dat punt niet onredelijk is.

8. Wordt een document openbaar gemaakt als de geheimhouding is opgeheven?

Met openbaarmaking van stukken die geheim zijn geweest wordt op dezelfde wijze omgegaan als met openbaarmaking van andere bestuurlijke stukken. Dat betekent dat:

- Besluiten van college, raadscommissie Ede of raad openbaar worden gemaakt;

- Stukken die zijn gericht aan de raadscommissie Ede of de raad in beginsel openbaar worden gemaakt na het eindigen van de geheimhouding. Openbaarmaking blijft achterwege als dat in strijd zou zijn met de Wob of de Archiefwet 1995.

- Stukken die zijn gericht aan het college in beginsel niet openbaar worden gemaakt. Het college kan wel tot openbaarmaking overgaan indien dat naar zijn oordeel in het algemeen belang is.

Bij stukken jonger dan 20 jaar gelden de regels over openbaarmaking uit de Wob. Openbaarmaking van persoonsgegevens* of persoonlijke beleidsopvattingen in stukken voor intern beraad blijft in ieder geval achterwege, tenzij de betrokken personen hebben ingestemd met openbaarmaking. Documenten ouder dan 20 jaar worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, behoudens bij besluit van het college op grond van de Archiefwet 1995 te stellen beperkingen.

1. Welke collegestukken worden openbaar gemaakt?

De volgende collegestukken worden openbaar gemaakt:

a. het voorblad van een collegevoorstel;

b. het collegebesluit;

c. beleidsdocumenten die zijn vastgesteld door het college (bijvoorbeeld een beleidsnota);

d. gemeentelijke regelgeving (bijvoorbeeld een subsidieregeling);

e. de openbare besluitenlijst van de collegevergadering.

NB: in openbare stukken worden geen persoonsgegevens opgenomen! Dit zijn alle gegevens die in verband gebracht kunnen worden met een persoon (geen bedrijf). Zie ook hfst 1, onder 7.

2. Welke besluiten worden geplaatst op de geheime besluitenlijst?

Slechts de volgende besluiten worden geplaatst op de geheime besluitenlijst:

a. aangehouden voorstellen;

b. besluiten waar geheimhouding over is opgelegd.

3. Waar moet de opsteller rekening mee houden bij het aanbieden van een voorstel voor een geheim collegebesluit?

Zie onderstaande checklist.

5. Is de beraadslaging in de van collegevergadering geheim?

Het college vergadert normaliter in beslotenheid. Indien het college een openbare vergadering houdt is de beraadslaging uiteraard openbaar. De beraadslaging binnen een besloten collegevergadering is in beginsel niet geheim, tenzij expliciet geheimhouding is opgelegd. Wel zullen meningen van bestuurders over collegevoorstellen zich doorgaans niet lenen voor (directe) openbaarmaking. Op grond van artikel 11 van de Wob wordt immers geen informatie openbaar gemaakt over persoonlijke beleidsopvattingen in stukken voor intern beraad. De aantekeningen (notulen) over de besluitenlijst en de inforonde worden na 20 jaar openbaar wanneer zij worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats.

1. Wat is de raadscommissie Ede?

De raadscommissie Ede is de naam voor de commissie die de besluiten van de raad voorbereidt (“oordeelsvormende vergadering”) en overleg voert met het college en de burgemeester over het gevoerde en te voeren bestuur (“beeldvormende vergadering of informatieve bijeenkomst”). De raadscommissie Ede bestaat uit alle raadsleden plus de fractievolgers die zijn benoemd tot commissielid (maximaal twee per fractie). De feitelijke samenstelling van de raadscommissie Ede kan per vergadering verschillen: de meeste fracties hebben per onderwerp woordvoerders aangewezen.

2. Welke stukken van de raadscommissie Ede en de raad worden openbaar gemaakt?

- Alle stukken die aan de raadscommissie Ede of de raad worden gezonden worden openbaar gemaakt, met uitzondering van stukken waarover geheimhouding is opgelegd.

- Het verslag van alle openbare vergaderingen wordt openbaar gemaakt. Het verslag van besloten vergaderingen wordt alleen openbaar gemaakt indien de raadscommissie Ede daartoe besluit.

- De besluitenlijst van alle openbare vergaderingen wordt openbaar gemaakt. De besluitenlijst van de besloten vergadering wordt in beginsel ook openbaar gemaakt, met uitzondering van aangehouden voorstellen en besluiten waarover geheimhouding is opgelegd.

NB: in openbare stukken worden geen persoonsgegevens opgenomen! Dit zijn alle gegevens die in verband gebracht kunnen worden met een persoon (geen bedrijf). Zie ook hfst 1, onder 7.

3. Wat is de procedure voor het opleggen van geheimhouding op stukken door de raadscommissie Ede en de raad?

Zie de ‘checklist geheimhoudingsbesluit college’ (hfst. 2, onder 3).

Enkele bijzondere aandachtspunten voor de raadscommissie Ede c.q. de raad:

- De raad(scommissie Ede) legt geen geheimhouding op voor stukken die zij ontvangt en waarvoor al geheimhouding is opgelegd door de burgemeester of het college. Wel besluit de raad over het bekrachtigen van geheimhouding op stukken.

- De raad kan alleen besluiten nemen over geheimhouding indien een quorum aanwezig is (meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden). Voor vergaderingen van de raadscommissie Ede geldt geen vergaderquorum.

- Bij besluiten van de raadscommissie Ede c.q. de raad wordt gebruikt gemaakt van de volgende formulering:

4. Wat is de procedure voor het bekrachtigen van de geheimhouding op stukken die aan de raad worden toegezonden?

- Indien een commissie, het college of de burgemeester stukken onder geheimhouding overlegt aan de raad is bekrachtiging vereist. Deze bekrachtiging moet plaatsvinden in de eerstvolgende vergadering: anders vervalt de geheimhoudingsplicht. Bovendien moet ten minste de helft van het aantal leden in deze raadsvergadering aanwezig zijn.

- Elk voorstel aan de raad om opgelegde geheimhouding te bekrachtigen bevat een gemotiveerde toelichting waarom geheimhouding noodzakelijk is.

- Indien de raad voornemens is de geheimhouding niet te bekrachtigen, voert zij daarover in besloten vergadering overleg met de voorzitter van de commissie, het college of de burgemeester. De raad neemt daarna een besluit over het bekrachtigen van de geheimhouding op het stuk. De commissie, het college of de burgemeester kan het stuk niet alsnog terugtrekken als de raad voornemens is om de geheimhouding niet te bekrachtigen.

- Het besluit tot bekrachtiging wordt opgenomen in de notulen van de raadsvergadering.

- Voor het raadsbesluit over bekrachtiging wordt gebruik gemaakt van de volgende formulering:

5. Wat is de procedure voor het houden van een besloten vergadering?

- De agenda en de oproeping worden door de voorzitter van de raad(scommissie Ede) aan de leden gezonden én openbaar gemaakt (ook de agenda voor een besloten vergadering!).

- De vergadering wordt in het openbaar geopend, de deuren worden gesloten als de voorzitter van de raad(scommissie Ede) of een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt.

- Nadat de deuren zijn gesloten neemt de raad(scommissie Ede) een besluit of in beslotenheid verder wordt vergaderd. Dit besluit wordt vastgelegd in de notulen van de vergadering. De raad(scommissie Ede) besluit of er anderen dan commissieleden en collegeleden aanwezig mogen zijn (bijvoorbeeld ambtenaren of externe deskundigen).

- Na afloop van de vergadering neemt de raad(scommissie Ede) een besluit of geheimhouding wordt opgelegd over de inhoud van de vergadering. Van de inhoud van de besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag gemaakt. Bij de eerstvolgende vergadering neemt de raad(scommissie Ede) een besluit of het verslag van de besloten vergadering openbaar wordt gemaakt.

6. Is de inhoud van een besloten vergadering geheim?

Die inhoud kan geheim zijn, maar is dat niet altijd. Hiervoor geldt hetzelfde als voor de inhoud van besloten collegevergaderingen. Zie hoofdstuk 2 onder 5.

1. Kan de termijn voor geheimhouding op een later tijdstip worden verlengd?

Ja, dat is mogelijk. In beginsel besluit het college hierover bij collegestukken. Echter indien de raad de geheimhouding heeft bekrachtigd, besluit de raad over een eventuele verlenging.

2. Hoe wordt geheimhouding opgeheven?

Geheimhouding vervalt als de termijn waarvoor geheimhouding is opgelegd verstrijkt. Daarnaast kan het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd besluiten tot opheffing. Als een stuk aan de raad is overgelegd (toegezonden), dan is de raad als enige bevoegd om te beslissen over de opheffing. Dat geldt zowel voor geheimhouding op stukken als voor geheimhouding omtrent de inhoud van het behandelde in een besloten vergadering (ook voor vergaderingen van het college of de raadscommissie). Let wel: het stuk moet dan aan de raad zijn gezonden, niet slechts aan één of enkele raadsleden.

3. Staat er bezwaar en beroep open tegen een besluit om geheimhouding op te leggen?

Een besluit om geheimhouding op te leggen is een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht. Dat betekent dat er bezwaar en beroep tegen openstaat. Wel is het recht om bezwaar en beroep in te stellen voorbehouden aan belanghebbenden. Belanghebbende bij een geheimhoudingsbesluit zijn degenen aan wie geheimhouding is opgelegd en anderen die rechtstreeks door de geheimhouding worden geraakt (bijvoorbeeld omdat zij genoemd worden in het stuk). Dat is dus een beperkte groep.

4. Wat is de consequentie van schending van een geheimhoudingsplicht?

Schending van een geheimhoudingsplicht is een strafbaar feit, op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafecht. Het kan daarnaast ook leiden tot een aansprakelijkstelling wegens onrechtmatige daad voor de persoon in kwestie en - onder omstandigheden - de gemeente Ede.

Slotbepaling

Deze beleidsregel kan worden aangehaald als: Geheimhoudingprotocol Ede.

Deze beleidsregel treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.