Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten van Limburg 2017

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Deze toelichting geldt tevens als algemene instructie ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden.

Reikwijdte

Het onderhavige besluit heeft uitsluitend betrekking op de verlening van intern (onder)mandaat met betrekking tot bestuurs- en beheersbevoegdheden van Gedeputeerde Staten aan de secretaris/algemeen directeur en directie. Voor extern mandaat gelden bijzondere regelingen.

Mandaat, volmacht en machtiging

In dit besluit wordt bij het verlenen van mandaat steeds het verlenen van volmacht en van machtiging voor het verrichten van andere handelingen mede betrokken.

Onder mandaat wordt ingevolge artikel 10:1 Algemene wet bestuursrecht (Awb) verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (lees: in casu Gedeputeerde Staten) besluiten te nemen. Een besluit is ingevolge artikel 1:3 Awb: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Een voorbeeld daarvan is de beslissing om een subsidie te verstrekken (door middel van een subsidiebeschikking).

Volmacht heeft betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen. Een voorbeeld daarvan is de beslissing om een overeenkomst aan te gaan. De gevolmachtigde handelt niet namens een (bestuurs)orgaan, zoals bij mandaat, maar namens een rechtspersoon. In casu is dat de rechtspersoon ‘Provincie Limburg’. Overeenkomsten worden dus aangegaan door de rechtspersoon ‘Provincie Limburg’. De beslissing om deze overeenkomst aan te gaan wordt genomen door het daartoe bevoegde bestuursorgaan (Gedeputeerde Staten). Is volmacht verleend voor het nemen van deze beslissing, dan wordt getekend door de gevolmachtigde ambtenaar, namens het college. Volmacht is geregeld in Boek 3, titel 3, van het Burgerlijk Wetboek (BW). De daarin opgenomen bepalingen gelden echter voor volmacht aan ondergeschikten van het college slechts voor zover zij niet in strijd zijn met de artikelen 10:2 t/m 10:11 Awb. Op volmacht aan niet-ondergeschikten is het BW onverkort van toepassing.

Machtiging ziet op andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling. Hierbij kan gedacht worden aan niet-schriftelijke beslissingen en aan feitelijke handelingen. Voorbeelden daarvan zijn: het opmaken en verzenden van andere schriftelijke stukken dan besluiten, het in ontvangst nemen of uitreiken van stukken en het doen van mededelingen.

De verlening van mandaat, volmacht en machtiging in dit besluit kan uiteraard alleen betrekking hebben op aangelegenheden ten aanzien waarvan Gedeputeerde Staten bevoegd zijn.

Bestuurs- en beheersbevoegdheden

Het mandaatbesluit heeft betrekking op alle bestuurs- en beheersbevoegdheden van Gedeputeerde Staten. Het begrip ‘bestuursbevoegdheden’ omvat onder meer alle bevoegdheden om een besluit in de zin van de Awb te nemen met uitzondering van de bevoegdheid tot regelgeving, voor zover bij Gedeputeerde Staten berustend; deze bevoegdheid is van het verlenen van mandaat uitgesloten. De beslissingsbevoegdheden van Gedeputeerde Staten betreffen in het algemeen de publiekrechtelijke rechtshandelingen en de uitwerking daarvan is voornamelijk extern, op de burger gericht. De uitoefening van deze bevoegdheden mondt uit in een (veelal) schriftelijk besluit.

Met de term ‘beheersbevoegdheden’ wordt gedoeld op de bevoegdheden van Gedeputeerde Staten die buiten de externe beleidssfeer liggen. Het gaat in dit geval in hoofdzaak om handelingen die van interne, huishoudelijke aard zijn en om handelingen die in eigen beheer worden verricht. Hierbij moet worden gedacht aan privaatrechtelijke rechtshandelingen en aan feitelijke handelingen.

De uitoefening van bestuursbevoegdheden in mandaat zal zich concentreren op het verrichten van publiekrechtelijke rechtshandelingen, de uitoefening van beheersbevoegdheden, via volmacht, op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en door middel van machtiging op het verrichten van feitelijke handelingen en procesvertegenwoordiging.

Beslissing en besluit

Onder de overkoepelende term ‘beslissing’ wordt in dit mandaatbesluit al datgene begrepen, wat verandering brengt in de (juridische of beleidsmatige) status-quo. Hieronder valt dus zowel de beslissing gericht op publiekrechtelijk rechtsgevolg, de beslissing gericht op privaatrechtelijk rechtsgevolg alsook de op feitelijk gevolg gerichte beslissing.

Bij de omschrijving van het begrip mandaat wordt uitgegaan van de bevoegdheid tot het nemen van een besluit. Met andere woorden de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden wordt zichtbaar in het nemen van besluiten. Hierbij wordt er uitdrukkelijk op gewezen dat onder het begrip besluit ook mede het vaststellen van een ontwerpbesluit in de zin van de Awb wordt begrepen en dat hierop de in het mandaatbesluit opgenomen regels ter zake van de bevoegdheidstoedeling onverkort van toepassing zijn.

Ambtelijke voorbereiding en uitvoering

Met regelmaat is discussie over de vraag wat nu feitelijk ambtelijk mag worden afgedaan (dus zonder dat mandaat, volmacht en machtiging nodig is). Hierbij dient als algemeen onderscheidend criterium te gelden dat Gedeputeerde Staten de beslissingen nemen, en dat de ambtelijke organisatie wordt ingezet voor de voorbereiding respectievelijk uitvoering daarvan. Dat betekent dat zodra op ambtelijk niveau beslissingen worden genomen, de bevoegdheid hiertoe geregeld moet zijn in een formeel (onder)mandaat, (onder)volmacht of machtiging. De voorbereiding en uitvoering van (door of krachtens expliciet mandaat namens Gedeputeerde Staten genomen) beslissingen behoort tot de ambtelijke verantwoordelijkheid van de organisatie. Deze voorbereiding en uitvoering wordt uitgeoefend binnen en met inachtneming van de door Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten vastgestelde kaders, waaronder organisatiebesluiten, rechtspositionele regelingen, het handboek AO en de Regeling op het budgethouderschap. Onder de voorbereiding en uitvoering van beslissingen valt onder meer: het voeren van informatieve correspondentie, het vragen van adviezen, het verstrekken van feitelijke gegevens, het ter inzage leggen van stukken, het doen van kennisgevingen (waaronder vooraankondigingen, het stellen van termijnen daaronder begrepen, terzake van de uitoefening van bestuursdwang).

Volledigheidshalve zij opgemerkt, dat het regelmatig voorkomt dat de voorbereiding of uitvoering van een beslissing op zichzelf ook een beslissing is. In een dergelijk geval zal ook de voorbereidings- c.q. uitvoeringsbeslissing bevoegd (door Gedeputeerde Staten of ambtelijk krachtens expliciet mandaat) moeten worden genomen.

Bevoegdheid mandaatverstrekker

Het verlenen van mandaat (volmacht en machtiging) betekent niet, dat Gedeputeerde Staten niet meer bevoegd zijn de betrokken bevoegdheid uit te oefenen en dat nog slechts de gemandateerden die bevoegdheid zouden hebben. Gedeputeerde Staten blijven altijd bevoegd de bevoegdheid zelf uit te oefenen (artikel 10:7 Awb). Gedeputeerde Staten kunnen het mandaat ook te allen tijde intrekken (artikel 10:8 Awb). Verder is de gemandateerde gehouden om Gedeputeerde Staten inlichtingen te verschaffen over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden en om door Gedeputeerde Staten gegeven instructies op te volgen (artikel 10:6 Awb). Die instructies kunnen algemeen zijn of per geval gegeven worden.

Bijzondere mandaten

Het onderhavige besluit is een regeling van algemene aard. Als mandaatverlenend bestuursorgaan blijven Gedeputeerde Staten bevoegd om voor bijzondere gevallen een specifieke regeling te treffen. Onder meer kan dit gelden voor mandatering aan individuele collegeleden. Daarvoor zal dan steeds een apart collegebesluit nodig zijn. Uitgangspunt blijft echter een zo groot mogelijke uniformiteit op grond van deze regeling en een beperking van het aantal bijzondere regelingen.

Overlegprocedures en vervangingsregelingen

Voorts zij er nog op gewezen dat dit mandaatbesluit niet afdoet aan de binnen de organisatie ten aanzien van de voorbereiding van besluiten geldende overleg- en coördinatieprocedures. Deze blijven onverkort hun gelding behouden. Dit geldt evenzeer voor de vervangingsregelingen voor de directie, de clustermanagers, programmamanagers, projectmanagers en kabinetschef. Hiervoor kunnen afzonderlijke regelingen worden vastgesteld.

Vertegenwoordiging

De in het voorgaande bedoelde ondertekening van stukken moet goed worden onderscheiden van vertegenwoordigingshandelingen van de Provincie als zodanig (als rechtspersoon). Deze laatste handelingen kunnen ook ondertekening van stukken meebrengen. In de meeste gevallen kunnen deze stukken niet gezien worden als van Gedeputeerde Staten uitgaand in de zin van de Provinciewet. Gedacht dient met name te worden aan de (formele) ondertekening van overeenkomsten, als sluitstuk van de daaraan voorafgaande al dan niet gemandateerde besluitvorming. De vertegenwoordiging van de Provincie in en buiten rechte is op grond van artikel 176 van de Provinciewet opgedragen aan de Commissaris van de Koning. Deze kan ter zake echter volmacht verlenen (zie het Vertegenwoordigingsbesluit Commissaris van de Koning).

Financieel kader

Aan een verleend (onder)mandaat ligt tevens het uitgangspunt ten grondslag dat dit ook betrekking heeft op de bijbehorende bevoegdheid om te beschikken over de daarvoor benodigde financiële middelen.

De Regeling op het budgethouderschap is het hiertoe aangewezen financiële kader.

Uitgangspunt hierbij is, dat een directielid of een clustermanager wordt aangewezen als budgethouder. De budgethouder is verantwoordelijk voor beheersing van de begrotingsuitvoering van de aan hem toegewezen budgetten.

Hij is bevoegd om ten laste van die budgetten verplichtingen aan te gaan.

Het directielid kan het budgethouderschap ook opdragen aan een programmamanager, projectmanager. Het opdragen van het budgethouderschap gaat in de regel samen met het verstrekken van (onder)mandaat. In uitzonderlijke gevallen is dit niet het geval. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand zijn wanneer toestemming is verleend voor het verlenen van ondermandaat, volmacht of machtiging aan een functionaris niet zijnde een clustermanager dan wel de kabinetschef, een programmamanager of projectmanager.

Artikelsgewijs

Waar geen toelichting bij een artikel is gegeven, spreekt de inhoud voor zich.

Artikel 1

De definities in dit artikel leggen een relatie met het voor deze Provincie bestaande Organisatie- en Formatierapport ‘Een procesgerichte organisatie voor een toekomstvast Limburg’ d.d. 5 juli 2011, en de Bouw en Ontwikkelplannen van de nieuwe clusters zoals door Gedeputeerde Staten vastgesteld op 26 juni 2012. Voor de wijze waarop de verdeling van de bevoegdheden is geregel,d is de gekozen organisatiestructuur en de daaraan ten grondslag gelegde filosofie uiteraard van groot belang.

Artikelen 2 en 3

Deze artikelen regelen de verlening van mandaat aan de directie.

Het mandaat is als volgt geregeld: een rechtstreeks open mandaat aan de directie met bevoegdheid om – voor zover niet uitgezonderd – ondermandaat, (onder)volmacht te verlenen aan clustermanagers, programmamanagers, projectmanagers en de kabinetschef voor zover passend binnen hun werkterrein.

Het feit dat de eerste verantwoordelijkheid voor de uitoefening van het mandaat bij de gemandateerde ligt, laat onverlet dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor zowel de uitoefening van hun bevoegdheden als de toepassing van het mandaatbesluit bij Gedeputeerde Staten zelf berust. Het college heeft als mandaterend bestuursorgaan de mogelijkheid om bevoegdheidsuitoefening naar zich toe te trekken om zo nodig in te grijpen. Dit laatste behoeft gelet op artikel 10:7 van de Awb niet expliciet in het mandaatbesluit te worden bepaald.

Artikel 3

Onder vertegenwoordiging van Gedeputeerde Staten in rechte wordt voor de toepassing van dit besluit verstaan de vertegenwoordiging in procedures van bezwaar, administratief beroep, beroep (voorlopige voorziening daaronder begrepen) en de klacht behandeling. Voor de duidelijkheid is toegevoegd dat tevens op verzoeken om rechtstreeks beroep in mandaat kan worden beslist. Bij instemming wordt de bezwaarprocedure overgeslagen. In geval er een bezwaarschrift aan de orde is met betrekking tot een bestuurlijk of politiek gevoelige kwestie gaat de regel op van artikel 7, onder z, dat dit is voorbehouden aan het college.

Voor de volledigheid zij opgemerkt dat het college op grond van artikel 158, eerste lid, aanhef en onder f, van de Provinciewet tevens bevoegd is om namens de Provincie en Provinciale Staten rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij Provinciale Staten, voor zover het Provinciale Staten aangaat, in voorkomende gevallen anders beslissen. In het verlengde hiervan is het college eveneens bevoegd om vertegenwoordigers aan te wijzen in dergelijke gedingen.

Op grond van het tweede lid van artikel 5 kunnen de secretaris/algemeen directeur, de directeuren, clustermanagers, programmamanagers, projectmanagers en de kabinetschef, binnen hun werkveld respectievelijk takkenpakket, ambtenaren en externe adviseurs machtigen het college van Gedeputeerde Staten te vertegenwoordigen in gerechtelijke procedures en in mediationprocedures.

Artikel 4

De directie kan ter uitoefening van het mandaat, de volmacht of de machtiging bedoeld in artikel 2, eerste lid onder b en het tweede lid schriftelijk rechtstreeks ondermandaat, ondervolmacht of machtiging verlenen aan clustermanagers, programmamanagers, projectmanagers en de kabinetschef voor zover passend binnen hun werkterrein. P&O aangelegenheden genoemd in het tweede lid van artikel 2 zijn uitgezonderd.

Artikel 5

De directie kan aan clustermanagers slechts schriftelijk toestemming geven voor het verlenen van ondermandaat, volmacht of machtiging voorzover dit past binnen de sturingsfilosofie ‘Een procesgerichte organisatie voor een toekomstvast Limburg’ en het bouw- en ontwikkelplan van hun cluster.

Daar waar de ‘span of support’ (= het maximaal aantal professionals dat door een manager kan worden gefaciliteerd, begeleid in hun functioneren en gecoacht in hun persoonlijke groei) van een specifiek cluster groter is dan het maximum, kon hiervoor binnen het cluster een oplossing worden gevonden welke is neergelegd in het relevante bouw- en ontwikkelplan. Zo hebben twee clusters gekozen voor de hulpcontructie ‘teammanager’. Aan deze laatste functie kan de clustermanager ondermandaat, volmacht of machtiging verlenen.

Er zij verder op gewezen dat de bepalingen in de Awb over mandaat en de uitgangspunten en regels van dit mandaatbesluit ook op het gebruik van ondermandaat, volmacht en machtiging volledig van toepassing zijn. Dat betekent dat ook voor ondermandaat geldt dat het zich niet kan uitstrekken tot aangelegenheden die aan Gedeputeerde Staten zijn voorbehouden (de uitzonderingen), dat het te allen tijde kan worden ingetrokken, dat de mandaatgever altijd bevoegd blijft de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen, dat de mandaatgever aan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies kan geven en dat de gemandateerde op verzoek van de mandaatgever inlichtingen dient te verschaffen.

De in artikel 10 opgenomen formulering voor ondertekening dient in geval van ondermandaat ongewijzigd te worden toegepast. Het is niet de bedoeling dat ook de verlener van het ondermandaat in deze formulering wordt vermeld.

Artikelen 7 en 8

In het tweede lid van artikel 10:3 Awb worden een aantal bevoegdheden van mandaat uitgesloten, te weten de bevoegdheden:

• –

  tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften;

• –

  tot het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen mandaatverlening verzet;

• –

  tot het beslissen op een beroepschrift;

• –

  tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

Daarnaast bepaalt artikel 10:3, derde lid Awb dat geen mandaat wordt verleend tot het beslissen op een bezwaarschrift ingeval de gemandateerde zelf het besluit waartegen het bezwaar zich richt krachtens mandaat heeft genomen.

Nu de Awb zelf beperkingen stelt ten aanzien van de bevoegdheid om van mandaat gebruik te maken, zijn deze beperkingen niet in het mandaatbesluit opgenomen. Omwille van de overzichtelijkheid en volledigheid is er voor gekozen deze beperkingen op te nemen in deze toelichting. Zulks om aan te geven dat dit mandaatbesluit zelf geen uitputtende regeling bevat, doch dat bij gebruik ervan ook naar titel 10.1 van de Awb moet worden gekeken.

De uitzonderingen in dit mandaatbesluit zijn opgesomd in twee artikelen. In artikel 7 wordt een opsomming gegeven van aangelegenheden die alle clusters kunnen aangaan. In artikel 8 zijn de uitzonderingen weergegeven die alleen bepaalde clusters aangaan. Deze twee artikelen regelen primair de taakverdeling tussen Gedeputeerde Staten zelf en de gemandateerden. Met andere woorden in deze artikelen is bepaald, welke besluiten naast die genoemd in artikel 10:3 Awb door Gedeputeerde Staten genomen moeten worden. Uiteraard kan ook in alle andere gevallen - om tegemoet te komen aan de vaak wisselende inzichten die het gewicht van een bepaald besluit op enig moment bepalen - door de gemandateerde worden besloten van zijn bevoegdheid geen gebruik te maken en derhalve worden aangestuurd op een besluit door de mandaatgever (het college van Gedeputeerde Staten). Zoals reeds aangegeven kan het college van Gedeputeerde Staten het in incidentele gevallen noodzakelijk achten het initiatief te nemen en in te grijpen.

Artikel 7, onder a

Hieronder vallen ook stukken die bestemd zijn voor een statencommissie.

Artikel 7, onder b

Besluiten waarover Provinciale Staten met toepassing van artikel 167, vierde lid, van de Provinciewet vooraf worden gehoord, vallen vanwege de te volgen procedure reeds onder ad a, maar zijn voor alle duidelijkheid expliciet uitgezonderd.

Artikel 7, onder c

Zowel raam- als duurovereenkomsten voor een periode korter, of gelijk aan vier jaar kunnen in mandaat worden afgedaan. Uiteraard rekening houdend met de restricties genoemd onder artikel 7, sub r (Aanbestedingsregels) en sub z (ingrijpende gevolgen, danwel bestuurlijk of politiek gevoelig).

Artikel 7, onder d

In deze gevallen schrijft de Provinciewet (artikel 158, tweede lid) tevoren toezending van een ontwerpbesluit aan Provinciale Staten voor; naar analogie van de uitzondering ad b is ook deze uitzondering expliciet opgenomen.

Artikel 7, onder e

Het bepalen van beleidshoofdlijnen dient aan het bestuursorgaan zelf voorbehouden te blijven.

Artikel 7, onder f en g

De consequenties van deze besluiten zijn in het algemeen van dien aard, dat mandaat op ambtelijk niveau niet in de rede ligt.

Artikel 7, onder h

In dit sub h gaat het om een schriftelijke afspraak of samenstel van afspraken – onder welke benaming dan ook – tussen de Provincie Limburg en één of meer wederpartijen (een andere overheid, semi-publieke of private partij), die betrekking heeft of mede betrekking heeft op de uitoefening van publiekrechtelijke bevoegdheden door GS of anderszins gericht is op verwerkelijking van provinciaal beleid. Deze bevoegdheid is voorbehouden aan het college.

Artikel 7, onder k

Afwijking van een advies is verstrekkend en behoort daarom aan het college.

Artikel 7, onder l

Deze beperking waarborgt onpartijdigheid bij de afhandeling van klachten. Voor afwijking van het advies van de klachtenfunctionaris geldt hetzelfde als voor de afwijking van de beslissingen op bezwaar.

Artikel 7, onder r

Hier wordt slechts één type van besluiten met betrekking tot aanbestedingen in algemene zin voorbehouden aan Gedeputeerde Staten. Hiernaast kent de Provincie andere kaders en randvoorwaarden met betrekking tot aanbestedingen waaronder de Beleidsregels aanbestedingen provincie Limburg.

Artikel 7, onder s

Het niet-melden is uitgezonderd vanwege de bestuurlijke gevoeligheid en het afbreukrisico.

Artikel 7 onder u, v, w

Vanwege de aard en reikwijdte van deze bevoegdheden is mandaat uitgesloten. Voor de (algemene) rechtspositieregelingen voor provinciaal personeel geldt overigens ook reeds artikel 10:3, tweede lid, onder a, van de Awb (betreffende vaststelling van algemeen verbindende voorschriften) en voor zover van toepassing de uitzondering sub e van dit artikel.

Artikel 7, onder x

In geval van tegengestelde ambtelijke standpunten, bijvoorbeeld blijkend uit een afwijkend medeadvies, vindt besluitvorming niet op ambtelijk niveau plaats. Datzelfde geldt, indien het voornemen bestaat bij het besluit af te wijken van de adviezen van externe (wettelijke) adviseurs.

Artikel 7, onder y

De beslissing om al dan niet deel te nemen aan een mediationprocedure kan heel wel in mandaat gebeuren, ook in het geval de beslissing die in het geding is door het college zelf is genomen.

Op ambtelijk niveau kan gevoeglijk worden vastgesteld wanneer het college een standpunt heeft ingenomen dat geen ruimte meer laat voor een mediationprocedure. Hierbij wordt ook in aanmerking genomen dat gerechten veelvuldig verzoeken sturen of kan worden ingestemd met een mediationprocedure.

Artikel 7, onder z

De term ‘ingrijpende gevolgen’ is gekozen in het verlengde van het bepaalde in artikel 167, vierde lid Provinciewet. In feite valt deze categorie beslissingen ook onder sub b van dit artikel. Een aangelegenheid ligt in ieder geval gevoelig als er grote belangstelling voor is in de pers of er maatschappelijke onrust over bestaat, zodat aannemelijk is dat het college of een lid van het college daarover aangesproken zal worden.

Artikel 8 onder a

Het buiten behandeling stellen van een aanvraag ex artikel 4:5 Awb valt niet onder deze uitzondering.

Artikel 8, onder c

Projecten c.q. bedrijven waar een communicatietraject voorafgaand aan de vergunning is of wordt gevolgd zijn uitgezonderd van mandaat.

Artikel 9

De in dit besluit opgenomen instructies zijn beperkt tot enkele algemene aspecten en de wijze van ondertekening van stukken. Dat laat uiteraard onverlet dat nog tal van nadere instructies gegeven kunnen worden, met name ook op inhoudelijk terrein. Ingevolge artikel 10:6 Awb kunnen deze instructies zowel per geval als in het algemeen gegeven worden. Niet vereist is, dat zij schriftelijk worden gegeven; het kan dus ook mondeling.

De onder a en b genoemde aspecten spreken voor zich. Uiteraard dienen de wettelijke kaders, provinciale regelgeving (algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels), bestaande aanwijzingen en (medeparaaf)procedures in acht genomen te worden. Voor wat betreft provinciale regelgeving kan hierbij bijvoorbeeld worden gedacht aan de Algemene Subsidieverordening en de Beleidsregels aanbestedingen provincie Limburg. Bij twijfel omtrent het geldende recht kan daarover advies worden ingewonnen bij het cluster Juridische Zaken en Inkoop.

Artikel 10

Dit artikel is beperkt tot mandaat en volmacht. Bij machtiging tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, is het uitdrukkelijk vermelden dat de ambtenaar handelt namens Gedeputeerde Staten niet altijd praktisch en in veel gevallen ook reeds evident. Niettemin is het van belang dat een ieder zich er voortdurend van bewust is, dat hij handelt onder verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten. In bepaalde gevallen zal het ook aangewezen zijn om uitdrukkelijk kenbaar te maken – mondeling of schriftelijk – dat men handelt namens Gedeputeerde Staten. Uiteraard is daarbij steeds vereist dat machtiging is verleend.

Artikel 11

Omdat Gedeputeerde Staten als mandaatgever uiteindelijk verantwoordelijk zijn, dient het college over de mogelijkheid te beschikken deze verantwoordelijkheid waar te maken. De gemandateerde dient derhalve verantwoording af te leggen aan het college en het college dient over controlemogelijkheden te beschikken Dit geldt evenzeer voor de (onder)gemandateerde en zijn leidinggevende.

Het initiatief voor de verantwoording ligt in deze regeling bij de gemandateerde. Het in kennis stellen van het college of de betrokken portefeuillehouders wordt afhankelijk gemaakt van het belang van het besluit. Binnen de Provincie zullen hiervoor diverse rapportagemogelijkheden ter beschikking gesteld worden.

Het college blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheden zo nodig zelf uit te oefenen (art. 10:7 Awb).

De betrokken portefeuillehouders kunnen zich ook door de gemandateerden laten informeren over de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten, (artikel 10:6, lid 2).

Artikel 12

Een schriftelijk verleend algemeen mandaat is een besluit dat overeenkomstig artikel 3:42 van de Awb bekend moet worden gemaakt. Dit kan geschieden via bekendmaking in een dag-, nieuws- of huis-aanhuisblad, dan wel op een andere geschikte wijze. De Toelichting op de Awb beschouwt de inschrijving in een algemeen toegankelijk register voor mandaatbesluiten als een goede vorm van bekendmaking. Het mandaatregister is te vinden op intranet. Bekendmaking in het Provinciaal Blad wordt daarenboven als uitgangspunt genomen.

Artikel 13

Er zij op gewezen dat de voorziening van artikel 13 beperkt is tot het geval van afwezigheid van de secretaris/algemeen directeur. Voor alle andere gevallen dient voor de bevoegdheidsverlening aan een plaatsvervanger gebruik te worden gemaakt van de figuur van het ondermandaat.