Algemene subsidieverordening provincie Drenthe 2017

Artikel 2.1 Algemene bepalingen over het indienen van een aanvraag

• 1.

  Aanvragen worden schriftelijk ingediend bij Gedeputeerde Staten, tenzij gedeputeerde staten de mogelijkheid om een aanvraag elektronisch in te dienen hebben opengesteld volgens de wettelijk voorgeschreven wijze.

• 2.

  Ten behoeve van de subsidieverstrekking kunnen Gedeputeerde Staten formulieren en modellen vaststellen, waarvan het gebruik verplicht is voorgeschreven. Een aanvraag gaat vergezeld van de in het formulier aangegeven bescheiden.

• 3.

  Indien de aanvrager een privaatrechtelijk rechtspersoon is, kunnen bij de aanvraag de oprichtingsakte en zijn actuele statuten worden gevraagd.

• 4.

  Gedeputeerde Staten zijn bevoegd ook andere dan, of slechts enkele van, de in het tweede lid bedoelde formulieren, modellen en bescheiden te vragen, indien die voor het nemen van een beslissing noodzakelijk, respectievelijk voldoende zijn.

• 5.

  Voor zover de aanvrager voor dezelfde activiteiten tevens andere subsidie heeft aangevraagd, doet hij daarvan mededeling in de aanvraag, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van de betreffende aanvraag.

• 6.

  Wanneer de aanvrager met toepassing van artikel 4:5 van de Awb in de gelegenheid is gesteld de aanvraag aan te vullen, geldt de dag waarop de aanvulling is ontvangen met betrekking tot de verdeling als de datum van ontvangst.

Artikel 2.2 Aanvragen van een boekjaarsubsidie

• 1.

  Een aanvraag voor een subsidie per boekjaar wordt voor 1 september, voorafgaand aan het jaar waarop de aanvraag betrekking heeft ingediend.

• 2.

  Gedeputeerde Staten kunnen andere termijnen stellen voor het indienen van de in het eerste lid bedoelde aanvraag voor daarbij aan te wijzen aanvragers.

• 3.

  Indien een aanvrager voor het eerst een subsidie per boekjaar aanvraagt, voegt hij naast de vereisten uit artikel 2.1, lid 2, indien aanwezig, het jaarverslag, de jaarrekening en de balans van het voorgaande jaar, als bijlagen toe aan de aanvraag.

• 4.

  Tenzij Gedeputeerde Staten anders bepalen worden bij de aanvraag overgelegd:

  • a.

    een activiteitenplan;

  • b.

    een begroting van de aan de activiteiten verbonden inkomsten en uitgaven van de aanvrager die betrekking heeft op het jaar waarvoor de subsidie wordt gevraagd, voorzien van een toelichting;

  • c.

    indien van toepassing de stand van de algemene reserve op het moment van de aanvraag; en

  • d.

    indien voor het jaar voorafgaand aan het subsidiejaar geen subsidie werd aangevraagd, de laatst opgemaakte jaarrekening als bedoeld in artikel 361 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek dan wel de balans en de staat van baten en lasten en de toelichting daarop en, indien deze bescheiden ontbreken, een verslag van de financiële positie van de aanvrager op het moment van de aanvraag.

Artikel 2.3 Aanvragen van een projectsubsidie

• 1.

  Tenzij bij verordening of nadere regels anders is bepaald, kan een aanvraag voor een projectsubsidie gedurende het gehele kalenderjaar worden ingediend.

• 2.

  Indien voor de subsidieaanvraag geen aanvraagformulier is vastgesteld, worden bij de aanvraag van een projectsubsidie in elk geval de volgende gegevens overgelegd:

  • a.

    een activiteitenplan; en

  • b.

    een begroting van kosten en opbrengsten, voorzien van een toelichting.

Artikel 2.4 Algemene bepaling

In de beschikking tot subsidieverlening geven Gedeputeerde Staten aan op welke wijze de verantwoording van de te ontvangen subsidie plaatsvindt en welke voorwaarden en verplichtingen aan de subsidie zijn verbonden.

Artikel 2.5 Beslistermijn boekjaarsubsidie

• 1.

  Gedeputeerde Staten beslissen op een aanvraag voor een subsidie per boekjaar uiterlijk op 31 december voorafgaand aan het jaar, waarvoor de aanvraag is ingediend.

• 2.

  Gedeputeerde Staten beslissen op aanvragen die na 1 september zijn ingediend, binnen 17 weken na de dag waarop de aanvraag is ontvangen.

Artikel 2.6 Beslistermijn projectsubsidie en incidentele subsidie

• 1.

  Gedeputeerde Staten beslissen op een aanvraag voor een projectsubsidie of een incidentele subsidie binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag, dan wel binnen 13 weken na de uiterste indieningstermijn.

• 2.

  De beslistermijn bedraagt 22 weken indien:

  • a.

    Gedeputeerde Staten, alvorens te beslissen, over een aanvraag advies inwinnen bij een met dat doel ingestelde commissie;

  • b.

    sprake is van cofinanciering in het kader van een door de Raad van de Europese Unie, het Europees Parlement en de Raad gezamenlijk of de Commissie van de Europese Gemeenschappen goedgekeurd programma;

  • c.

    een nader onderzoek is ingesteld.

• 3.

  Indien de subsidie naar het oordeel van Gedeputeerde Staten moet worden aangemeld bij de Europese Commissie, wordt de beslistermijn opgeschort tot het moment dat de Europese Commissie heeft beslist omtrent de goedkeuring.

Artikel 2.7 Algemene weigeringsgronden

• 1.

  Onverminderd het bepaalde in de artikelen 4:25 en 4:35 van de Awb wordt een subsidie in ieder geval geweigerd indien:

  • a.

    gegronde reden bestaat om aan te nemen dat de aanvrager doelstellingen nastreeft of activiteiten ontplooit die in strijd zijn met de wet, het algemeen belang, de goede zeden of de openbare orde;

  • b.

    de activiteiten van de aanvrager niet of niet in overwegende mate zijn gericht op de provincie Drenthe, niet ten goede komen aan ingezetenen van de provincie of niet op andere wijze het belang van de provincie dienen;

  • c.

    de subsidie, naar het oordeel van Gedeputeerde Staten, een steunmaatregel vormt in de zin van artikel 107, eerste lid, van het VWEU, die onverenigbaar is met de interne markt;

  • d.

    de subsidie door de Europese Commissie is aangemerkt als onverenigbaar met de interne markt;

  • e.

    ten aanzien van de subsidieaanvrager een uitstaand bevel tot terugvordering bestaat volgend op een eerdere beschikking van de Europese Commissie, waarin de steun onrechtmatig en onverenigbaar met de interne markt is verklaard;

  • f.

    de te verstrekken subsidie minder zou bedragen dan € 1.000,--, tenzij Gedeputeerde Staten in nadere regels als bedoeld in artikel 1.3, vijfde lid, hiervan afwijken.

• 2.

  Een subsidie kan worden geweigerd indien de aanvrager is opgenomen in het Subsidieregister misbruik en oneigenlijk gebruik van de provincie Drenthe.

Artikel 2.8 Weigering van incidentele subsidies

In aanvulling op het eerste lid van artikel 2.7 weigeren Gedeputeerde Staten een incidentele subsidie voor zover de aanvraag betrekking heeft op:

• a.

  de reguliere activiteiten van de aanvrager;

• b.

  de instandhoudingskosten van de aanvrager;

• c.

  de inrichtingskosten van de aanvrager;

• d.

  een structurele activiteit, met uitzondering van structurele activiteiten die in een opbouwfase verkeren;

• e.

  een jaarlijks terugkerende activiteit;

• f.

  een activiteit die onvoldoende provinciale prioriteit heeft.

Artikel 2.9 Bevoorschotting

• 1.

  Voor subsidies van minder dan € 25.000,-- die direct worden vastgesteld, wordt het gehele subsidiebedrag in een keer uitbetaald.

• 2.

  Subsidies van minder dan € 25.000,--, die binnen 13 weken ambtshalve worden vastgesteld, worden 100% bevoorschot.

• 3.

  Het voorschot, bedoeld in het tweede lid, wordt in een keer uitbetaald.

• 4.

  Voorschotten voor de overige subsidies worden automatisch verstrekt volgens een in nadere regels of verleningsbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme.

• 5.

  Ritme en hoogte van de bevoorschotting kunnen worden aangepast naar aanleiding van een melding als bedoeld in artikel 2.13.

Artikel 2.10 Algemene verplichtingen

• 1.

  De subsidieontvanger verricht de prestatie(s) waarvoor de subsidie is verleend.

• 2.

  Indien door of namens de subsidieontvanger publicaties worden gedaan of openbaar kennis wordt gegeven van de gesubsidieerde activiteiten, kunnen Gedeputeerde Staten aan de subsidie de verplichting verbinden dat daarbij wordt vermeld dat de activiteit met subsidie van de provincie Drenthe is of wordt gerealiseerd.

• 3.

  Gedeputeerde Staten kunnen aan een subsidieontvanger verplichtingen, als bedoeld in artikel 4:38 van de Awb opleggen, voor zover de verplichtingen strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie.

• 4.

  Gedeputeerde Staten kunnen in de gevallen, als bedoeld in artikel 4:41, tweede lid, van de Awb bepalen dat een subsidieontvanger, voor zover het verstrekken van de subsidie heeft geleid tot vermogensvorming, daarvoor aan hen een vergoeding verschuldigd is. Bij de vaststelling van de hoogte van de vergoeding worden de activa gewaardeerd op hun actuele waarde in het economisch verkeer. De waarde van een onroerende zaak geschiedt op basis van de waarde die hieraan is toegekend op grond van de Wet waardering onroerende zaken.

Artikel 2.11 Melding bij de Europese Commissie

Indien de subsidieverlening naar het oordeel van Gedeputeerde Staten staatssteun oplevert als bedoeld in artikel 107, eerste lid, van het VWEU en een melding moet plaatsvinden op grond van artikel 108 van het VWEU, wordt de subsidie uitsluitend verleend onder de opschortende voorwaarde dat de Europese Commissie hieraan haar goedkeuring verleent.

Artikel 2.12 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Bij subsidies tot € 25.000,-- wordt in geen geval een tussentijdse rapportage gevraagd.

• 2.

  Bij subsidies vanaf € 25.000,-- hoeft de subsidieontvanger geen tussentijdse rapportages bij Gedeputeerde Staten aan te leveren omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden baten en lasten, tenzij de subsidie een looptijd heeft van langer dan één jaar. Een dergelijke rapportage wordt niet vaker dan één keer per jaar gevraagd.

• 3.

  Gedeputeerde Staten kunnen in het belang van een doelmatige subsidieverstrekking afwijken van het bepaalde in het tweede lid.

Artikel 2.13 Meldingsplicht

De subsidieontvanger doet onverwijld melding bij Gedeputeerde Staten indien:

• a.

  de gesubsidieerde activiteit wijzigt of als de subsidieontvanger zich niet aan de verplichtingen houdt die in de subsidieverlening zijn gesteld;

• b.

  blijkt dat er bij subsidies vanaf €  25.000,-- aanmerkelijke verschillen ontstaan of dreigen te ontstaan tussen de werkelijke uitgaven en inkomsten en de begrote uitgaven en inkomsten, onder vermelding van de oorzaak van de verschillen;

• c.

  sprake is van beëindiging van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, dan wel het ontbinden van de rechtspersoon;

• d.

  relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met derden optreden;

• e.

  ontwikkelingen voorvallen die ertoe kunnen leiden dat aan de subsidieverstrekking verbonden voorwaarden geheel of gedeeltelijk niet kunnen worden nagekomen;

• f.

  statuten wijzigen voor zover het betreft de vorm van de rechtspersoon, de persoon van de bestuurder(s) en het doel van de rechtspersoon.

Artikel 2.14 Administratieve verplichtingen

• 1.

  Bij een subsidie tot € 125.000,-- wordt, behoudens in gevallen als bedoeld in artikel 3.7, aan de subsidieontvanger geen verplichting opgelegd met betrekking tot:

  • a.

    de administratie van aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten, als bedoeld in artikel 4:37, eerste lid, onder b, van de Awb; en

  • b.

    het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, als bedoeld in artikel 4:37, eerste lid, onder f, van de Awb.

• 2.

  Indien de subsidieontvanger een verplichting is opgelegd met betrekking tot de administratie van aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten, voert de subsidieontvanger een zodanig ingerichte administratie, dat daaruit te allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen, alsmede de uitgaven en inkomsten kunnen worden nagegaan.

• 3.

  Tenzij in de beschikking tot subsidieverlening anders is bepaald, bewaart de subsidieontvanger de in het tweede lid genoemde gegevens ten minste 5 jaar na vaststelling van de subsidie.

• 4.

  Onderdeel a. van het eerste lid is niet van toepassing indien op grond van artikel 3.7 een verklaring inzake werkelijke uitgaven en inkomsten wordt gevraagd.

Artikel 2.15 Medewerking controle

• 1.

  De subsidieontvanger verleent medewerking aan een door of vanwege Gedeputeerde Staten gevorderde controle van de administratie of een ander onderzoek naar gegevens die in het kader van de subsidieverstrekking van belang geacht kunnen worden. Hij verleent daartoe inzage in zijn administratie en verstrekt de inlichtingen die voor de beoordeling van de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de besteding van de subsidie, dan wel anderszins van belang kunnen zijn.

• 2.

  Gedeputeerde Staten kunnen ter uitvoering van het bepaalde in dit artikel nadere regels stellen.

Artikel 3.1 Aanvraag tot vaststelling van een boekjaarsubsidie

De subsidieontvanger van een boekjaarsubsidie die een subsidieverleningsbeschikking heeft ontvangen, dient vóór 1 mei, ofwel binnen 17 weken, in het jaar na afloop van het boekjaar, een schriftelijke aanvraag tot vaststelling van de subsidie in, tenzij Gedeputeerde Staten bij de subsidieverlening hebben bepaald dat de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld.

Artikel 3.2 Aanvraag tot vaststelling van een projectsubsidie

• 1.

  De ontvanger van een projectsubsidie, die een subsidieverleningsbeschikking heeft ontvangen, dient binnen 13 weken na de datum waarop de activiteit op grond van de subsidieverleningsbeschikking moet zijn uitgevoerd of, indien eerder, 13 weken na de uitvoering van de activiteit schriftelijk een aanvraag tot subsidievaststelling in bij Gedeputeerde Staten, tenzij Gedeputeerde Staten bij de subsidieverlening hebben bepaald dat de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld.

• 2.

  Op verzoek kunnen Gedeputeerde Staten afwijken van de in het eerste lid genoemde termijn.

Artikel 3.3 Beslistermijn

• 1.

  Gedeputeerde Staten stellen binnen 22 weken na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling de subsidie vast.

• 2.

  Indien uit de aard van de subsidie, dan wel de verantwoording daarvan, volgt dat voor de beslissing op de vaststelling van de subsidie een langere termijn nodig is dan de in het eerste lid genoemde termijn, berichten Gedeputeerde Staten de subsidieontvanger daarvan zo spoedig mogelijk na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling.

• 3.

  Gedeputeerde Staten kunnen categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen waarvoor de subsidie direct wordt vastgesteld zonder dat de subsidieontvanger een aanvraag voor subsidievaststelling hoeft in te dienen.

• 4.

  Indien de aanvraag tot subsidievaststelling niet voor het in het eerste lid genoemde tijdstip is ontvangen, gaan Gedeputeerde Staten 6 weken na een eenmalig rappel over tot ambtshalve vaststelling.

Artikel 3.4 Vermelding wijze verantwoording

• 1.

  Indien een beschikking tot subsidieverlening is gegeven wordt in de beschikking vermeld op welke wijze verantwoording van de subsidie plaatsvindt.

• 2.

  Het verstrekken van subsidies tot € 25.000,-- vindt plaats in de vorm van een vast bedrag dat in nadere regels als bedoeld in artikel 1.3, vijfde lid, wordt vastgelegd of dat wordt bepaald op basis van gegevens die worden ingediend bij de aanvraag.

• 3.

  Het verstrekken van subsidies van € 25.000,-- tot € 125.000,-- vindt plaats in de vorm van een vast bedrag of een vast bedrag voor een nog te verrichten prestatie-eenheid, dat in nadere regels als bedoeld in artikel 1.3, vijfde lid, wordt vastgelegd of dat wordt bepaald op basis van gegevens die worden ingediend bij de aanvraag.

• 4.

  Subsidies vanaf € 125.000,-- worden vastgesteld op basis van de werkelijke uitgaven en inkomsten van de activiteiten waarvoor zij zijn verleend, tenzij in nadere regels als bedoeld in artikel 1.3, vijfde lid, of bij de subsidieverleningsbeschikking anders is bepaald.

Artikel 3.5 Verantwoording van subsidies tot € 25.000,--

• 1.

  Subsidies tot € 25.000,-- worden door Gedeputeerde Staten:

  • a.

    direct vastgesteld; of

  • b.

    ambtshalve vastgesteld binnen 13 weken nadat de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht.

• 2.

  Bij het verstrekken van een subsidie als bedoeld in het eerste lid onder b wordt aan de subsidieontvanger in elk geval de verplichting opgelegd om desgevraagd, op een door Gedeputeerde Staten van tevoren in de beschikking tot subsidieverlening aangegeven wijze, aan te tonen dat de prestatie(s) waarvoor subsidie is verleend, is verricht en dat is voldaan aan de subsidie verbonden verplichtingen.

• 3.

  Gedeputeerde Staten kunnen op basis van een risicoanalyse besluiten dat het eerste lid ook van toepassing is op subsidies van € 25.000,-- of meer.

Artikel 3.6 Verantwoording van subsidies van € 25.000,-- tot € 125.000,--

• 1.

  Bij een subsidie van € 25.000,-- tot € 125.000,-- wordt bij de aanvraag tot vaststelling een activiteitenverslag overgelegd, waaruit genoegzaam blijkt dat de prestatie waarvoor subsidie is verleend, overeenkomstig het besluit tot subsidieverlening is verricht en aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan.

• 2.

  In afwijking van het eerste lid kunnen Gedeputeerde Staten in de beschikking tot subsidieverlening of in nadere regels als bedoeld artikel 1.3, vijfde lid, bepalen dat de subsidieontvanger op een andere wijze dan in een activiteitenverslag kan aantonen dat de prestatie waarvoor de subsidie is verleend is verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

• 3.

  Gedeputeerde Staten kunnen op basis van een risicoanalyse besluiten dat het eerste lid ook van toepassing is op subsidies van € 125.000,-- of meer.

• 4.

  Het in het eerste lid bepaalde is niet van toepassing indien verantwoording plaatsvindt in de SISA-bijlage bij de (reguliere) jaarrekening.

Artikel 3.7 Verklaring inzake werkelijke kosten

• 1.

  In afwijking van artikel 3.6 kunnen Gedeputeerde Staten, indien de uitgaven en inkomsten ter zake van de te verrichten activiteiten naar hun oordeel in verband met de aard van die activiteiten zodanig ongewis zijn dat een realistische begroting niet vereist kan worden, of indien dit in verband met doelmatigheidscontrole gewenst is, in de subsidieverleningsbeschikking bepalen dat de subsidieontvanger op basis van een verklaring inzake werkelijke uitgaven en inkomsten aantoont dat de prestatie(s) is verricht.

• 2.

  In de verklaring als bedoeld in het eerste lid geeft de subsidieontvanger aan:

  • a.

    in hoeverre de prestatie(s) waarvoor de subsidie is verleend is verricht, voorzien van een korte toelichting;

  • b.

    een overzicht van de voor de activiteit gemaakte inkomsten en uitgaven, opgesteld conform de bij de aanvraag ingediende begroting, inclusief een toelichting op de bedragen;

  • c.

    de stand van de reserves als bedoeld in artikel 1.14.

Artikel 3.8 Verantwoording van subsidies van € 125.000,-- of meer

• 1.

  De aanvraag tot vaststelling bevat:

  • a.

    een activiteitenverslag;

  • b.

    een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening).

• 2.

  Gedeputeerde Staten kunnen bepalen dat ook andere dan de in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overgelegd.

• 3.

  Het in het eerste lid bepaalde is niet van toepassing indien verantwoording plaatsvindt in de SISA-bijlage bij de (reguliere) jaarrekening.

Artikel 1.1 Begripsbepalingen

activiteitenverslag Het activiteitenverslag is in feite het spiegelbeeld van het activiteitenplan, overigens niet te verwarren met het financieel verslag. Uit het verslag moet in voldoende mate blijken dat de gesubsidieerde activiteit is uitgevoerd en aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan. Dat kan ook door bepaalde bewijsstukken aan het activiteitenverslag toe te voegen. Het begrip aantonen houdt in, dat meer gevraagd wordt dan enkel aannemelijk maken. Gedeputeerde Staten dienen ervan overtuigd te zijn dat daadwerkelijk uitvoering is gegeven aan de activiteiten en dat is voldaan aan de verplichtingen.

boekjaarsubsidie Per boekjaar verstrekte subsidies zijn met name subsidies die op structurele basis aan subsidieontvangers worden verstrekt. Alleen rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid kunnen een boekjaarsubsidie ontvangen. De eis van volledige rechtsbevoegdheid is opgenomen in verband met artikel 30 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, waarin een beperkte rechtspersoonlijkheid wordt verleend aan verenigingen waarvan de statuten niet zijn opgenomen in een notariële akte. Het betreft hier de zogenoemde informele vereniging. Voor de oprichting van dit type rechtspersoon is geen notariële akte vereist, zodat de statuten - indien al aanwezig - niet aan toetsing door de notaris ingevolge artikel 27, vijfde lid, van Boek 2 BW onderworpen zijn. De organisatie en de bevoegdheidsverdeling van dit type rechtspersoon zal daardoor niet steeds even doorzichtig zijn, zodat het minder voor de hand ligt om dergelijke verenigingen door middel van een boekjaarsubsidie te subsidiëren.

Aan de eis van volledige rechtsbevoegdheid is niet voldaan indien een subsidieaanvraag wordt gedaan door een rechtspersoon in oprichting. In een dergelijke situatie ligt het in de rede dat de aanvrager in overleg treedt met Gedeputeerde Staten om (enige) zekerheid te verkrijgen over de vraag of zijn aanvraag voor inwilliging in aanmerking komt. Het is vervolgens aan de aanvrager om te beslissen of de uitkomst van dat overleg hem voldoende zekerheid biedt om de te subsidiëren rechtspersoon metterdaad op te richten.

projectsubsidie Een projectsubsidie is een subsidie voor een eenmalig project, die naar zijn aard tijdelijk is. Ook een incidentele of begrotingssubsidie, waar geen wettelijk voorschrift voor is vereist, kan activiteiten betreffen die projectmatig zijn opgezet.

Artikel 1.2 Toepassingsbereik

Uitgangspunt is dat de ASV van toepassing is op alle door Gedeputeerde Staten te verstrekken subsidie. De bevoegdheid daartoe is in artikel 1.3 aan Gedeputeerde Staten gedelegeerd. Dat neemt niet weg dat Provinciale Staten, als materiële wetgever, bij verordening kunnen bepalen dat de ASV of onderdelen daarvan niet van toepassing zijn.

Artikel 1.3 Bevoegdheid

De ASV kent de bevoegdheid tot subsidieverstrekking toe aan Gedeputeerde Staten. Het begrip subsidieverstrekking omvat alle besluiten en handelingen in de subsidieketen, van subsidieverlening tot subsidievaststelling, met inbegrip van onder andere, weigering, bevoorschotting, betaling, terugvordering, wijziging, intrekking en het voeren van bezwaar- en beroepsprocedures.

De bevoegdheid tot subsidieverstrekking geldt niet onbeperkt. Met het vaststellen van de ASV bakenen Provinciale Staten de buitengrenzen van deze bevoegdheid af. In de eerste plaats wordt die begrenzing gevonden in het provinciaal beleid, waarin de kaderstellende rol van Provinciale Staten ligt besloten. De bevoegdheid wordt begrensd door het exclusieve budgetrecht van Provinciale Staten. Subsidie kan uitsluitend worden verstrekt indien Provinciale Staten daarvoor middelen beschikbaar hebben gesteld. Dat betekent dat subsidie ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld uitsluitend kan worden verleend onder het uitdrukkelijke voorbehoud dat Provinciale Staten op die begroting voldoende middelen beschikbaar stellen.

Sinds de Wet dualisering provinciebestuur geldt voor GS een actieve informatieplicht (artikel 1.67 Provinciewet). Bij vaststelling van de nieuwe algemene subsidieverordening van 2004 is in dat kader aan GS een relatief ruim mandaat verleend voor verlening van subsidies. Om PS in de gelegenheid te stellen met betrekking tot omvangrijke project- en incidentele subsidies toch op voorhand een oordeel uit te kunnen spreken, is voor dergelijke subsidies vanaf € 150.000 een voorhangprocedure geïntroduceerd in het vierde lid

Op grond van het vijfde lid kunnen Gedeputeerde Staten, krachtens delegatie van regelgevende bevoegdheid, nadere regels stellen ten behoeve van activiteiten waarvoor subsidie kan worden verstrekt. Indien hierin wordt afgeweken van in de ASV geldende termijnen, kan dit slechts ten gunste van de subsidieaanvrager/-ontvanger.

Artikel 1.4 Subsidieplafond

Onder subsidieplafond wordt, op grond van het tweede lid van artikel 4:25 van de Awb, verstaan: 'het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies krachtens een bepaald wettelijk voorschrift'. Bij de uitvoering van subsidieregelingen doet zich soms het probleem voor dat enerzijds de begroting waaraan het betrokken bestuursorgaan gebonden is geen ruimte biedt om een subsidie te verstrekken of voort te zetten, terwijl anderzijds de wet of de algemene beginselen van behoorlijk bestuur weigering of intrekking van de subsidie niet zonder meer toelaten.

Vooral bij projectsubsidies kan zich het probleem voordoen dat het aantal aanvragen niet vooraf bekend is. Bij een onverwacht hoog aantal voor toewijzing vatbare aanvragen kan dan blijken dat het op basis van ramingen beschikbaar gestelde bedrag niet toereikend is. Er kan zich dan een spanning voordoen tussen enerzijds de noodzaak de aanvragers van de subsidie zoveel mogelijk rechtszekerheid te bieden en anderzijds de evenzeer noodzakelijke begrotingsdiscipline.

Uit oogpunt van rechtszekerheid is het wenselijk de voorwaarden waaronder een aanvraag gehonoreerd kan worden zoveel mogelijk neer te leggen in wettelijke voorschriften of beleidsregels. Zonder nadere voorziening kunnen aanvragen die aan de gestelde voorwaarden voldoen dan al gauw niet meer worden geweigerd, ook al zijn de beschikbare middelen uitgeput. Naar Nederlands recht ontslaat het enkel ontbreken van een toereikende begrotingspost de overheid immers nog niet van haar plicht haar financiële verplichtingen jegens burgers na te komen (vgl. reeds HR 4-11-1849, W. 1058 (De Bourbon/Naundorff)). Er ontstaat dan een zogenaamde open-einde-regeling, die tot onaanvaardbare overschrijdingen van de begroting kan leiden.

Het subsidieplafond moet hetzij in een wettelijk voorschrift zelf zijn opgenomen, hetzij zijn vastgesteld door een bestuursorgaan dat de bevoegdheid daartoe aan een wettelijk voorschrift ontleent. Het eerste zal overigens slechts bij uitzondering kunnen geschieden, omdat het beschikbare bedrag veelal van jaar tot jaar zal variëren. Daarom worden in de ASV Gedeputeerde Staten aangewezen als het bestuursorgaan dat het subsidieplafond kan vaststellen. De Awb bepaalt dat, indien bij of krachtens wettelijk voorschrift een subsidieplafond is vastgesteld (en bekendgemaakt), de subsidie bij overschrijding van dat plafond moet worden geweigerd. Een wettelijke verplichting tot weigering ontslaat Gedeputeerde Staten van de verplichting telkens in concreto te motiveren waarom het belang van begrotingsdiscipline zwaarder moet wegen dan de belangen van de aanvrager.

Artikel 1.5 Specifieke gelden

Soms krijgt de provincie geld van het Rijk voor een specifiek doel waarbij het de bedoeling is dat de provincie dit geld als subsidie verstrekt. Dit artikel biedt hiervoor dan een grondslag zonder dat een aparte subsidieregeling vastgesteld hoeft te worden. Bij de uitoefening van deze bevoegdheid kunnen Gedeputeerde Staten afwijken van de ASV. Indien Gedeputeerde Staten wel veel beleidsvrijheid hebben om het geld te besteden kan het wenselijk zijn dat alsnog een subsidieregeling wordt gemaakt waaruit blijkt waarvoor de middelen kunnen worden aangevraagd.

Artikel 1.6 Vormen van subsidie

Eerste lid Subsidievormen

Onder a Projectsubsidie

Bij een projectsubsidie gaat het om subsidie voor producten, activiteiten of een samenhangend geheel van activiteiten die afgebakend zijn in de tijd. Projectsubsidies zijn altijd gericht op een specifiek eindresultaat. De in het kader van het project uitgevoerde activiteiten behoren op het moment van de subsidieaanvraag niet tot de alledaagse bedrijfsvoering. Het gaat hier dus niet om de reguliere activiteiten van de aanvrager, maar om eenmalige en specifieke projecten, die zonder subsidie niet tot stand zouden komen. Veelal betreft het innovatieve activiteiten. Projectsubsidies worden altijd verstrekt op basis van een subsidieregeling.

Onder b Boekjaarsubsidie

Bij de provincie Drenthe worden boekjaarsubsidies als begrotingssubsidie verstrekt. De ontvanger van een boekjaarsubsidie, alsmede de hoogte van het bedrag waarop de subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld, wordt in de provinciale begroting opgenomen. Een afzonderlijke wettelijke grondslag is dan niet langer vereist.

Jaarlijks wordt bij het vaststellen van de begroting getoetst of er (nog steeds) sprake is van een unieke positie van subsidieontvanger in de markt, omdat er anders strijd kan ontstaan met Europese regelgeving. Door in de begroting of in de toelichting bij de begroting de subsidieontvanger en het bedrag te vermelden, is publieke controle mogelijk en kan een wettelijke subsidieregeling achterwege blijven. Ingegeven door de wens om te komen tot heldere, voor alle subsidievormen geldende formele vereisten is er bij het opstellen van deze verordening voor gekozen om ook begrotingssubsidies als boekjaarsubsidies in deze verordening op te nemen. Hiermee wordt bereikt, dat ook voor begrotingssubsidies de formele vereisten met betrekking tot aanvraag, indiening en behandeling gelden en dat ook de arrangementen van het USK van toepassing zijn. De bestuurlijke en administratieve lasten worden hierdoor beperkt.

Onder c Incidentele subsidie

Voor een incidentele subsidie is geen wettelijk voorschrift (subsidieregeling) nodig. In artikel 4:23, vierde lid, onderdeel d, van de Awb is neergelegd, dat in incidentele gevallen kan worden afgezien van het basisvereiste dat slechts op grond van een wettelijk voorschrift subsidie kan worden verstrekt. Die situatie doet zich voor, indien er noch een subsidieregeling, noch vast beleid is die voorzien in subsidiëring van de desbetreffende activiteiten. Een incidentele subsidie is dus net als een begrotingssubsidie een zogenaamde buitenwettelijke subsidie. Het initiatief voor een incidentele subsidie ligt vrijwel altijd bij de subsidieaanvrager. Zou het initiatief immers bij de provincie liggen, dan waren er wel beleid en een subsidieregeling. Incidentele subsidies zijn daarom bedoeld voor gevallen, waarin zowel het aantal subsidieontvangers als het tijdvak van subsidiëring beperkt is. Meestal zal het gaan om eenmalige subsidies voor projectmatige activiteiten. Een subsidie voor maximaal één jaar, maar met een groot aantal subsidieontvangers, is dus niet incidenteel. Een subsidie aan één subsidieontvanger met een structureel karakter, dat wil zeggen dat meerdere keren achter elkaar subsidie wordt verleend voor dezelfde activiteiten, mag ook niet als incidenteel worden gezien. Ingegeven door de wens om te komen tot heldere, voor alle subsidievormen geldende formele vereisten is er bij het opstellen van deze verordening voor gekozen om ook incidentele subsidies in deze verordening op te nemen. Hiermee wordt bereikt, dat ook voor incidentele subsidies de formele vereisten met betrekking tot aanvraag, indiening en behandeling gelden en dat ook de arrangementen van het USK van toepassing zijn. De bestuurlijke en administratieve lasten worden hierdoor beperkt.

Tweede lid Wijze van subsidieverstrekking

Waar voorheen meestal sprake was van de meer traditionele vorm van subsidies in de zin van ‘subsidie in de vorm van een geldbedrag’, waarbij het geld dus niet meer bij de provincie terug komt, wordt in toenemende mate gebruikgemaakt van subsidie in de vorm van een geldlening of subsidie in de vorm van een garantstelling. Hierdoor vloeit het geld ook weer terug naar de provincie (revolverend financieren). Bij een lening is het revolverend karakter snel duidelijk. De middelen worden via een subsidie in de vorm van een geldlening uitgeleend en later weer terugbetaald. Na elke aflossing kunnen de middelen opnieuw worden ingezet. Een subsidie in de vorm van een garantie heeft ook een indirect revolverend karakter. De waarde van de garantie daalt in de loop van de tijd en loopt af als de lening waarop de garantie betrekking heeft is afgelost. Daarna kan de garantie opnieuw worden ingezet. Door de inzet van deze nieuwe subsidievormen kan er meer worden bereikt met minder geld.

Deze revolverende manier van subsidiëren is met name geschikt voor projectsubsidies met voldoende kasstromen, zodat er door de subsidieontvanger voldoende middelen worden gegenereerd om te kunnen aflossen.

Voor het aangaan van geldleningen en garantstellingen hebben Gedeputeerde Staten ingevolge de Provinciewet toestemming nodig van Provinciale Staten. Deze toestemming is bij subsidies in de vorm van een geldlening of garantstelling gegarandeerd, doordat Provinciale Staten vooraf altijd de begrotingspost moeten goedkeuren, op grond waarvan de subsidieregeling wordt opgesteld en op grond waarvan de subsidies worden verstrekt. Dit is geregeld in artikel 1.3, eerste lid van deze verordening. Op basis van die bepaling mogen Gedeputeerde Staten subsidie verstrekken. Het verstrekken van subsidie in de vorm van een geldlening of een garantstelling is minder risicovol, dan het verstrekken van subsidie in de vorm van een geldbedrag. Doordat de leningen grotendeels weer zullen worden terugbetaald en de garantstellingen waarschijnlijk maar enkele keren echt tot uitbetaling komen, houdt de provincie veel meer geld in kas. Bij subsidie in de vorm van een geldbedrag komt het geld niet meer terug bij de provincie. Net als subsidie in de vorm van een geldbedrag wordt een garantstelling of lening altijd verstrekt met het oog op bepaalde door de subsidieontvanger te verrichten activiteiten.

Onder a Geldbedrag

Subsidie in de vorm van een geldbedrag is de meest voorkomende vorm van subsidies. Bij het verstrekken van subsidies op deze wijze kan worden gekozen voor een tendersysteem (alleen de beste projecten komen voor subsidie in aanmerking), maar er kan ook worden gesubsidieerd op basis van op volgorde van binnenkomst tot het plafond is bereikt.

Onder b Geldkrediet

Subsidie in de vorm van een geldlening is een andere, veelal revolverende, vorm van subsidieverstrekking. Een geldlening is een afspraak tussen de subsidieaanvrager en de provincie. De provincie spreekt af om tijdelijk middelen beschikbaar te stellen. De subsidieontvanger verplicht zich om de middelen terug te betalen. Dit kan tegen een lagere rente dan marktconform en zelfs ook renteloos, maar dan dienen wel de staatssteunaspecten te worden meegenomen in die afweging en ook het revolverende karakter kan in gevaar komen. Het risico voor de provincie is dat de subsidieontvanger de uitgeleende middelen niet of slechts gedeeltelijk terugbetaalt, ook wel kredietrisico genaamd, door bijvoorbeeld faillissement van de subsidieontvanger.

Onder c Garantstelling

Naast subsidie in de vorm van een geldlening is ook subsidie in de vorm van een garantstelling een, vaak revolverende, vorm van subsidieverstrekking. Er bestaan verschillende soorten garantstellingen. Het meest gebruikelijk is een garantstelling die gekoppeld is aan de terugbetaling van een lening, ook wel borgstelling genoemd. Er zijn ten minste drie partijen bij een garantstelling betrokken, te weten de subsidieontvanger, de provincie en de bank. Een garantstelling is een afspraak tussen de subsidieaanvrager en de provincie. De provincie spreekt af om borg te staan voor een door een bank verstrekte lening aan de subsidieontvanger. Als de subsidieontvanger zich niet aan de betalingsafspraken met de bank houdt, kan de bank zich tot de provincie wenden. De provincie betaalt vervolgens aan de bank. Alleen bij wanbetaling hoeft de provincie dus te betalen. Evenals een geldlening kan een garantstelling zowel marktconform als niet-marktconform worden verleend. In het laatste geval moeten de regels omtrent staatssteun in acht worden genomen.

Artikel 1.7 Subsidiearrangementen

Eerste en tweede lid Prestatiesubsidiëring

Bij subsidies tot € 125.000,-- wordt uitgegaan van prestatiesubsidiëring in plaats van subsidiëring van de input op basis van werkelijke kosten. Dit betekent dat er een vast bedrag (lumpsum) of een vast bedrag per prestatie-eenheid (Price x Quantity) wordt verstrekt ten behoeve van een vooraf bepaalde activiteit of prestatie. De subsidieontvanger moet na afloop van de activiteiten aantonen dat de activiteiten verricht zijn. Hiermee komen bij deze subsidies gedetailleerde financiële verantwoordingen te vervallen. De verantwoording geschiedt uitsluitend over de uitgevoerde activiteiten of over een vooraf bepaalde meetbare prestatie-eenheid.

Derde lid Gerealiseerde kosten

Bij subsidies van € 125.000,-- en hoger wordt uitgegaan van de traditionele afrekening van subsidies, namelijk op basis van gerealiseerde kosten. De vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van prestaties én financiële verantwoording (gerealiseerde kosten).

Europese regelgeving

Een aantal specifieke eisen aan de verantwoording en controle van subsidies worden voorgeschreven door Europese regelgeving. Dit speelt vooral bij Europese subsidies, cofinanciering door Europa en bij subsidies die als staatssteun kunnen worden aangemerkt. Indien de subsidieactiviteit geheel of gedeeltelijk met Europese gelden wordt gefinancierd, gelden de Europese voorschriften gericht op verantwoording van de uitgaven. Voor staatssteun moet worden geborgd dat de subsidie niet boven de toegestane steunpercentages en steunplafonds uitkomt. Als toepassing van deze verordening in strijd is met Europese regelgeving gaat laatstgenoemde regelgeving voor.

Artikel 1.8 Verdelingswijzen

Omdat de omvang van het voor verstrekking van subsidies beschikbare bedrag wordt beperkt door een subsidieplafond, wordt in de subsidieregeling bepaald hoe de beschikbare gelden over de in beginsel voor honorering in aanmerking komende aanvragen worden verdeeld.

In de praktijk wordt meestal gekozen voor de verdeling volgens de regel 'wie het eerst komt, het eerst maalt' of op basis van rangschikking na onderlinge vergelijking van alle binnengekomen aanvragen, ook wel tender genoemd.

Onder a Volgorde van binnenkomst

Bij verdeling op volgorde van binnenkomst is het tijdstip van de indiening van de aanvraag min of meer toevallig. In veel gevallen is dit het meest praktisch hanteerbare systeem. Behandeling van aanvragen op volgorde van binnenkomst is vooral bruikbaar bij grote aantallen aanvragen, als het wenselijk is de indiening van aanvragen en de verwerking daarvan in tijd te spreiden en als de activiteiten waarvoor de subsidie bedoeld is, zodanig in de subsidieregeling zijn omschreven dat de beoordeling van de aanvragen vrij eenvoudig is. Het voordeel van dit toedelingssysteem is dat direct gestart kan worden met subsidieverlening zodra de eerste aanvraag binnen is. Er hoeft immers geen tenderperiode te worden afgewacht en geen onderlinge vergelijking te worden gedaan.

Onder b Tendersysteem

Bij een tendersysteem moeten aanvragen binnen een bepaalde periode worden ingediend, waarna wordt voorzien in een gelijktijdige beslissing op aanvragen op grond van een onderlinge vergelijking aan de hand van een aantal criteria.

Voor een tenderprocedure wordt gekozen wanneer de relatieve kwaliteit van de aanvrager, de aanvraag en de uit te voeren activiteit relevant worden gevonden voor de realisering van de doelstelling van de desbetreffende subsidieregeling. De bedragen van de subsidieaanvragen die binnen de tenderperiode zijn ingediend en voldoen aan alle vereisten worden bij elkaar opgeteld. Indien het totaal van die subsidieaanvragen het subsidieplafond van de tenderperiode niet overschrijdt, komen alle subsidieaanvragen die voldoen aan de criteria voor subsidie in aanmerking. Indien er meer aanvragen binnenkomen dan gehonoreerd kunnen worden en het subsidieplafond wel wordt overschreden, vindt een weging van alle aanvragen op een aantal criteria plaats. Als wordt gekozen voor het tendersysteem stellen Gedeputeerde Staten in de desbetreffende subsidieregeling verdeelcriteria en een puntentoedeling vast, aan de hand waarvan de subsidieaanvragen worden beoordeeld en gerangschikt. De subsidie wordt dan verdeeld in de volgorde van de rangschikking totdat het subsidieplafond wordt bereikt.

Het voordeel van het op deze wijze selecteren van de beste of meest geschikte aanvragen is dat de doelstellingen waarvoor de subsidie beschikbaar wordt gesteld zo goed mogelijk worden gerealiseerd. Een nadeel kan zijn dat pas na de tenderperiode en de onderlinge vergelijking de subsidies kunnen worden verstrekt, waardoor deze procedure een langere doorlooptijd kent.

Artikel 1.9 Misbruik en oneigenlijk gebruik

In dit artikel wordt aan Gedeputeerde Staten de opdracht gegeven misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies tegen te gaan conform de Leidraad voor het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies (M&O). Het M&O-beleid vormt een belangrijk onderdeel van de nieuwe subsidiesystematiek en ziet op een sluitend systeem van eigen verantwoordelijkheid, (steekproefsgewijze) verantwoording, risicogerichte controle en een actieve en consistente handhaving. Daarnaast maken ook de risicoanalyses vooraf, steekproefsgewijze controles (achter het bureau en in het veld), een misbruikregister en de periodieke evaluatie van alle subsidieregelingen deel uit van dit beleid.

Artikel 1.10 Toezichthouders

Onder toezichthouder wordt in de Awb verstaan: een persoon, bij of krachtens wettelijk voorschrift belast met het houden van toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift. De toezichthouders worden individueel aangewezen. Bij een individuele aanwijzing worden personen met toezicht belast door hen met name te noemen of door middel van de aanduiding van hun functie. In de tekst van artikel 5:11 van de Awb is tot uitdrukking gebracht dat het toezicht niet alleen betrekking heeft op de naleving van wettelijke voorschriften, maar ook op de naleving van hetgeen krachtens wettelijk voorschrift anderszins is bepaald. Daarbij valt met name te denken aan in een subsidiebeschikking opgenomen verplichtingen. De Awb bevat enkele bepalingen over legitimatie. De Awb bepaalt ook dat een toezichthouder van zijn bevoegdheden slechts gebruikmaakt, voor zover dat redelijkerwijs voor de vervulling van zijn taak nodig is. Zo wordt buiten twijfel gesteld dat de beginselen van evenredigheid en subsidiariteit gelden ten aanzien van de uitoefening van alle aan een toezichthouder toekomende bevoegdheden. Het evenredigheidsbeginsel brengt in ieder geval met zich mee dat een bevoegdheid slechts mag worden uitgeoefend jegens de personen die betrokken zijn bij activiteiten waarop wordt toegezien. Hetzelfde geldt voor het object van de uitoefening van een bevoegdheid. Het is een eis van zorgvuldigheid dat een toezichthouder bij de uitoefening van een hem verleende bevoegdheid aan de betrokkene de reden meedeelt waarom hij van zijn bevoegdheid gebruik zal maken. Ook zal een toezichthouder in de regel niet tot de uitoefening van een hem toegekende bevoegdheid kunnen overgaan als de betrokkene reeds (desgevraagd) te kennen heeft gegeven vrijwillig medewerking te verlenen. Bij wettelijk voorschrift (of bij besluit van het bestuursorgaan dat de toezichthouder als zodanig aanwijst) kunnen de aan de toezichthouder toekomende bevoegdheden worden beperkt. Dat is hier ingevuld door te bepalen dat aan de toezichthouder niet de bevoegdheid toekomt vervoermiddelen te onderzoeken met betrekking waartoe hij een toezichthoudende taak heeft (artikel 5:19 Awb). Deze bevoegdheid is niet passend bij de aard van de toezichthoudende taak.

Artikel 1.11 Uurtarieven en uniforme kostenbegrippen

Gedeputeerde Staten stellen ten behoeve van subsidiabele uurtarieven een beleidsregel omtrent standaardberekeningswijzen vast, alsmede de definities bij het hanteren van kostenbegrippen bij de berekening van uurtarieven. Een veelgebruikte methode voor de bepaling van de omvang van het subsidiebedrag is de berekening van de (gedeeltelijke) bijdrage aan de werkelijke kosten van subsidiabele activiteiten. De subsidieontvanger moet zich verantwoorden over het aantal subsidiabele uren en de totstandkoming van de uurtarieven. Dit brengt hoge lasten met zich mee. Vooral de verschillende uitgangspunten en definities per subsidie ten aanzien van de berekening van de uurtarieven leggen een grote (lasten)druk op de administratieve systemen van subsidieontvangers. Daarom worden in de beleidsregel de door de provincie Drenthe te hanteren definities vastgesteld. Vervolgens noemt de beleidsregel drie berekeningswijzen waaruit de subsidieverlener een keuze moet maken. De aanvrager zal een van deze berekeningswijzen moeten gebruiken, of zelf een keuze mogen maken in de berekeningswijze. Op die manier kan er beter ‘aan de voorkant’ worden berekend wat de werkelijke kosten van een project gaan worden. Daardoor kan ook de hoogte van de subsidie beter worden ingeschat. De beleidsregel is alleen van toepassing op projectsubsidies en incidentele subsidies. Voor incidentele subsidies geldt dat alleen de eenvoudige berekeningswijze van het vaste uurtarief wordt gebruikt.

Artikel 1.12 Toetsingscriteria

Gedeputeerde Staten verlenen slechts subsidie indien de subsidieaanvraag voldoet aan de criteria van deze ASV of de criteria van een door Gedeputeerde Staten vastgestelde subsidieregeling.

De subsidie kan slechts worden verstrekt indien de behoefte aan de activiteit is aangetoond, de activiteit past binnen de beleidsdoelstellingen van de provincie en een zodanige werkwijze wordt toegepast dat redelijkerwijs mag worden verwacht dat de beoogde doelstellingen kunnen worden bereikt. Aan al deze criteria moet worden voldaan om voor subsidie in aanmerking te komen.

Met betrekking tot een incidentele subsidie, heeft het bestuursorgaan (per definitie) geen subsidieregeling en geen beleid geformuleerd. Daarom is sub b van lid 2 niet van toepassing op incidentele subsidies.

Artikel 1.13 Niet-subsidiabele kosten

De in het artikel onder a genoemde kosten zijn niet subsidiabel aangezien zij zijn of worden gemaakt in strijd met de subsidieverlening. De onder b genoemde kosten zijn niet subsidiabel, omdat ze worden gemaakt buiten het subsidietijdvlak. De onder c genoemde kosten zijn niet subsidiabel om te voorkomen dat een subsidieontvanger bij het verrichten van een activiteit buitensporig hoge kosten maakt. De onder d genoemde kosten zijn niet subsidiabel omdat de subsidieontvanger deze kosten kan verrekenen of compenseren, zodat deze uiteindelijk toch niet voor zijn rekening komen. De onder e genoemde kosten zijn niet subsidiabel omdat het om kosten gaat die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteit. De onder f genoemde kosten zijn niet subsidiabel, omdat een vrijwilliger ‘om niet’ werkt ofwel geen loon ontvangt. Wel kan voor deze groep een onkostenvergoeding gerekend worden van maximaal € 4,50 per uur, met een maximum van € 150,-- per maand en tot een bedrag van ten hoogste € 1.500,-- per jaar. Deze onkostenvergoeding moet wel worden uitbetaald aan de vrijwilliger. Ze mogen niet ten bate komen van de aanvrager.

Artikel 1.14 Reservevorming bij boekjaarsubsidies

Gedeputeerde Staten bepalen dat een deel van het verleende subsidiebedrag mag worden aangewend om reserve te vormen. Voor zover gevormd met provinciale middelen bedraagt de totale omvang van de reserves nooit meer dan 10% van de laatst verstrekte boekjaarsubsidie.

Artikel 2.1 Algemene bepalingen over het indienen van een aanvraag

Het derde lid geeft aan dat de actuele statuten moeten worden overgelegd bij privaatrechtelijke rechtspersonen, voor zover zij nog niet bekend zijn bij de provincie. Gedeputeerde Staten kunnen wel afwijken van laatstgenoemde vereiste. De overige bepalingen zien op het overleggen van de jaarrekening of financieel jaarverslag en de verplichting om melding te maken van subsidieaanvragen die bij Gedeputeerde Staten (bijvoorbeeld op grond van een andere regeling) of bij andere bestuursorganen voor dezelfde activiteit zijn aangevraagd.

Artikel 2.2 Aanvragen van een boekjaarsubsidie

Voor boekjaarsubsidies is in deze verordening de uiterste indieningstermijn bepaald op 1 september van het jaar, voorafgaand aan het jaar waarop de subsidie betrekking heeft. Het tweede lid bepaalt dat Gedeputeerde Staten voor aangewezen aanvragers een andere indieningstermijn kunnen stellen. Het derde lid bepaalt dat indien een aanvrager voor de eerste maal een boekjaarsubsidie aanvraagt, deze naast de oprichtingsakte en actuele statuten, (indien aanwezig) ook het jaarverslag, de jaarrekening en de balans van het voorgaande jaar bij de aanvraag moet indienen. In het vierde lid wordt, tenzij Gedeputeerde Staten anders hebben bepaald, aangegeven dat een activiteitenplan moet worden overgelegd dat de activiteiten omschrijft waarvoor subsidie wordt gevraagd en de daarmee nagestreefde doelstellingen en vermeldt per activiteit de daarvoor benodigde personele en materiële middelen. Daarbij zijn eveneens een begroting vereist en de stand van egalisatiereserve op het moment van aanvragen. Indien de aanvrager in het voorgaande jaar geen boekjaarsubsidie heeft aangevraagd, dient hij een jaarrekening bestaande uit de balans en een winst- en verliesrekening met de toelichting en de geconsolideerde jaarrekening, indien aanwezig, over te leggen. Als dit ontbreekt, volstaat een staat van baten en lasten met een toelichting. Als ook dit ontbreekt, volstaat een verslag van de financiële positie van de aanvrager op het moment van aanvragen.

Artikel 2.3 Aanvragen van een projectsubsidie

Een aanvraag voor subsidie kan in principe het hele jaar door worden ingediend, tenzij in nadere regels een indieningstermijn of een uiterste indieningsdatum voor een aanvraag wordt bepaald. Indien geen aanvraagformulier is vastgesteld door Gedeputeerde Staten moet een aanvraag minimaal voldoen aan de vereisten die in het tweede lid zijn opgesomd. Voor de toelichting op deze bepaling wordt, voor zover van toepassing, aansluiting gezocht bij de toelichting op artikel 2.2.

Artikel 2.4 Algemene bepaling

Het is belangrijk te bepalen welke prestatie(soort) het meest bepalend is voor het realiseren van de gevraagde prestatie. Dit is de producteenheid, waarop later de vaststelling van de subsidie gebaseerd is (hierop wordt 'afgerekend'). Dit moet dan ook uitdrukkelijk in de subsidieverlening worden opgenomen.

Het besluit tot verlening van de subsidie moet ook aangeven op welke wijze de verantwoording van de ontvangen subsidies dient plaats te vinden. Hiermee wordt bereikt dat, voor de subsidieontvanger van meet af aan duidelijk is waaraan hij achteraf moet voldoen.

Bij veel, veelal kleinere subsidies zal het stellen van verplichtingen bij de toekenning niet noodzakelijk zijn. In die gevallen kunnen Gedeputeerde Staten daarvan eenvoudig afzien. In gevallen dat redelijkerwijs nadere verplichtingen dienen te worden gesteld, zullen dit veelal op de subsidieontvanger en de door hem te ondernemen activiteiten toegesneden verplichtingen zijn.

In artikel 4:37 van de Awb staan de standaardverplichtingen vermeld die bij de beschikking tot subsidieverlening aan de subsidieontvanger kunnen worden opgelegd.

Artikel 2.5 Beslistermijn boekjaarsubsidie

Indien de aanvraag een per boekjaar verstrekte subsidie betreft wordt er uiterlijk op 31 december beslist voor de aanvragen die voor 1 september zijn binnengekomen. Voor de aanvragen die later binnenkomen gaat de termijn van 17 weken lopen op de dag nadat de aanvraag is binnengekomen. De in dit artikel genoemde termijnen kunnen op basis van artikel 4:15 van de Awb worden opgeschort met de duur van een eventuele reactietermijn voor de aanvrager voor het aanleveren van door Gedeputeerde Staten gevraagde informatie om de aanvraag te completeren.

Artikel 2.6 Beslistermijn projectsubsidie

De hier genoemde beslistermijnen betreffen maximumtermijnen. Uiteraard wordt er gestreefd naar een zo kort mogelijke beslistermijn. Indien een beschikking niet binnen de termijn van 13 weken kan worden gegeven, wordt dit aan de aanvrager medegedeeld en wordt daarbij een zo kort mogelijke termijn genoemd, waarbinnen de beschikking wel tegemoet kan worden gezien (artikel 4:14 van de Awb). De in dit artikel genoemde termijnen kunnen op basis van artikel 4:15 van de Awb worden opgeschort met de duur van een eventuele reactietermijn voor de aanvrager voor het aanleveren van door Gedeputeerde Staten gevraagde informatie om de aanvraag te completeren. Het tweede en derde lid geven aan wanneer de beslistermijn 22 weken bedraagt. Met het inwinnen van advies in het tweede lid wordt bedoeld het inwinnen van extern advies. Nader onderzoek zoals bepaald in het tweede lid onder c , kan bijvoorbeeld betrekking hebben op een onderzoek in het kader van artikel 3 van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur.

Artikel 2.7 Algemene weigeringsgronden

In welke gevallen een subsidie geweigerd kan worden, wordt in het algemeen bepaald door de concrete subsidieregeling. De weigeringsgronden hangen immers nauw samen met aard en doel van de desbetreffende subsidie. Aan een beperkt aantal weigeringsgronden bestaat echter bij vrijwel iedere subsidie behoefte. Artikel 4:35 Awb voorziet daarin. De in deze bepaling neergelegde weigeringsgronden zijn aanvullend; zij gelden naast de eventueel in de concrete subsidieregeling neergelegde weigeringsgronden. Dit is in de aanhef van zowel het eerste als het tweede lid tot uitdrukking gebracht door de woorden - in ieder geval -. Op grond van artikel 4:35 Awb kan de subsidieverlening in ieder geval worden geweigerd indien een gegronde reden bestaat om aan te nemen dat: a. de activiteiten niet of niet geheel zullen plaatsvinden; b. de aanvrager niet zal voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen; c.de aanvrager niet op een behoorlijke wijze rekening en verantwoording zal afleggen omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn. De subsidieverlening kan voorts op grond van artikel 4:35 Awb in ieder geval worden geweigerd indien de aanvrager in het kader van de aanvraag onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van deze gegevens tot een onjuiste beschikking op de aanvraag leiden, of failliet is verklaard of aan hem surseance van betaling is verleend of ten aanzien van hem de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard, dan wel een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend.

Naast de weigeringsgronden die voortvloeien uit de artikelen 4:25 en 4:35 van de Awb kent de ASV ook een aantal aanvullende algemene weigeringsgronden. De weigeringsgronden in het eerste lid hebben een imperatief karakter waardoor bij weigering volstaan kan worden met de verwijzing naar het artikelonderdeel dat van toepassing is. Van de onder a tot en met d genoemde weigeringsgronden kan, gelet op het fundamentele karakter hiervan, niet worden afgeweken. Van de onder e genoemde weigeringsgrond kan slechts worden afgeweken indien dit specifiek in een subsidieregeling is bepaald. Op grond van het tweede lid kan een subsidie worden geweigerd indien de aanvrager is opgenomen in het Subsidieregister misbruik en oneigenlijk gebruik. Een aanvrager kan hierin alleen opgenomen worden indien deze zich bij de verlening van een eerdere subsidie niet heeft gehouden aan opgelegde verplichtingen of dat andere vormen van misbruik of oneigenlijk gebruik zijn geconstateerd. De criteria voor opname in dit register zijn opgenomen in de Provinciale leidraad voor het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) bij subsidies.

Artikel 2.8 Weigering van incidentele subsidies

Incidentele subsidies zijn, ondanks dat deze geen wettelijke grondslag behoeven, opgenomen in de Asv, zodat Gedeputeerde Staten ook deze subsidies kunnen aansluiten bij de systematiek van deze ASV. Kenmerkend voor deze subsidies is dat er geen toetsingskader is; er is geen subsidieregeling waar een beroep op wordt gedaan en provinciaal beleid ontbreekt. Dit artikel geeft enkele weigeringsgronden specifiek voor de incidentele subsidies. De grondslag hiervoor is dat juist deze subsidies geen betrekking hebben op de reguliere activiteiten van de aanvrager, of op instandhoudings- en/of huishoudingskosten van de aanvrager. Het mag het geen structurele activiteit betreffen, behalve wanneer deze in de opbouwfase zit. Ook een jaarlijks terugkerende activiteit komt niet voor subsidie in aanmerking.

Artikel 2.9 Bevoorschotting

Subsidies tot € 25.000,-- worden in één keer uit betaald en niet in gedeelten, omdat dit laatste niet past in de systematiek van het USK, waarbij de mate van administratieve lasten en de hoogte van het subsidiebedrag in het kader van proportionaliteit op elkaar zijn afgestemd. Voorschotten voor de overige subsidies worden automatisch (ambtshalve) verstrekt volgens het in de subsidieregeling of de verleningsbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme. De subsidieaanvrager hoeft geen aanvraag voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven en inkomsten te overleggen. De subsidieontvanger is verplicht te melden indien er omstandigheden zijn die van invloed zijn op de hoogte van het verleende bedrag. De subsidieverstrekker kan vervolgens, indien nodig door een wijziging van de verleningsbeschikking het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten aanpassen. Na vaststelling van de subsidie wordt het resterende bedrag (het vastgestelde bedrag verminderd met de verleende voorschotten), uitgekeerd aan de subsidieontvanger.

Artikel 2.10 Algemene verplichtingen

Bij het verlenen van subsidies worden in principe geen wederzijdse verplichtingen in het leven geroepen maar enkel een eenzijdige aanspraak op financiële middelen. De subsidieontvanger is niet verplicht de gesubsidieerde activiteit uit te voeren, in de zin dat het rechtens afdwingbaar is (omdat het geen overeenkomst betreft). Wel verhoudt zich de subsidieverlening rechtstreeks tot de te leveren prestatie(s). Worden de prestaties niet behaald, dan behoudt de provincie zich het recht voor om de subsidie lager of zelfs op nihil vast te stellen.

Het derde lid geeft Gedeputeerde Staten de bevoegdheid om doelgerichte verplichtingen aan de subsidie te stellen. Artikel 4:38 van de Awb stelt allereerst buiten twijfel dat aan de subsidie ook andere dan de in artikel 4:37 van de Awb bedoelde verplichtingen kunnen worden verbonden. In de tweede plaats behelst de bepaling de norm, dat de verplichtingen moeten strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie. Alleen die verplichtingen kunnen worden opgelegd, die redelijkerwijs noodzakelijk en geschikt zijn om het met de subsidie nagestreefde doel te verwezenlijken. Naar hun inhoud kunnen de verplichtingen sterk variëren. Zij kunnen rechtstreeks betrekking hebben op de gesubsidieerde activiteiten. Men denke bijvoorbeeld aan de aan een instelling opgelegde verplichting om bepaalde activiteiten ten behoeve van derden (cursussen o.i.d.) uitsluitend te laten verzorgen door personen die aan bepaalde opleidingseisen voldoen. De verplichtingen kunnen ook een meer afgeleid en ondersteunend karakter hebben. Dat is bijvoorbeeld het geval bij verplichtingen met betrekking tot de wijze waarop de subsidieontvanger zijn administratie moet voeren, of de wijze waarop aan de subsidieverlener moet worden gerapporteerd over de verrichte activiteiten. Het vierde lid geeft Gedeputeerde Staten de mogelijkheid om, indien sprake is van vermogensvorming door de subsidieontvanger als gevolg van de verstrekte subsidie, te bepalen dat de subsidieontvanger een vergoeding is verschuldigd, zoals is bedoeld in artikel 4:41 van de Awb. Deze vergoeding is alleen verschuldigd indien zich een geval voordoet als genoemd in het tweede lid van artikel 4:41 van de Awb. In al deze gevallen komt de subsidie niet meer ten goede aan de activiteiten waarvoor deze is verstrekt. De waardering van de onroerende zaak wordt vastgesteld aan de hand van de actuele WOZ-waarde van de onroerende zaak.

Artikel 2.11 Melding Europese Commissie

Een meldingsprocedure bij de Europese Commissie kan lang duren. Uit oogpunt van een effectieve subsidieverstrekking is het niet altijd wenselijk om zo lang te wachten met subsidieverstrekking. Met dit artikel wordt het mogelijk gemaakt de subsidie snel te kunnen verstrekken onder de opschortende voorwaarde dat de Commissie de melding goedkeurt. Op basis van staatssteunregels mag de subsidieontvanger niet op eigen risico reeds een aanvang maken met de subsidiabele activiteiten. (zie ook https://www.europadecentraal.nl/praktijkvraag/steunverlening-onder-voorbehoud-van-goedkeuring-europese-commissie/)

Artikel 2.12 Tussentijdse rapportage

In het kader van het beperken van de administratieve lasten wordt de mogelijkheid voor Gedeputeerde Staten om een voortgangsverslag te vragen beperkt. Indien met de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten meer dan 12 maanden is gemoeid, mag, anders dan bij subsidies lager dan € 25.000,--, een tussentijds voortgangsverslag worden gevraagd, maar niet vaker dan één keer per periode van 12 maanden. Bij een uitvoeringsduur van subsidiabele activiteiten van bijvoorbeeld 19 maanden mag dan maximaal één maal een voortgangsverslag worden gevraagd (bij voorbeeld over de eerste 12 maanden). Daarnaast is er dan alleen nog ruimte voor de eindverantwoording, inhoudende dat de subsidieontvanger dient aan te tonen dat de activiteiten zijn uitgevoerd.

Artikel 2.13 Meldingsplicht

In het eerste lid is voorzien in een meldingsplicht van de subsidieontvanger. Zodra het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteiten niet geheel, niet tijdig of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zullen worden verricht, of dat er sprake is van de in d tot en met f genoemde gevallen, moet de subsidieontvanger dit zo snel mogelijk melden bij Gedeputeerde Staten. In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten. Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht, kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 van de Awb alsnog de subsidie worden ingetrokken omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Het op nihil stellen van de subsidies en dus terugvordering van het hele subsidiebedrag kan in een dergelijk geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan, door niet te melden, misbruik maakt van het vertrouwen, dat aan de subsidieverlening ten grondslag lag.

Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat de meldingsplicht uiteraard niet geldt voor wijzigingen waarmee de subsidieverlener op verzoek van de ontvanger eerder schriftelijk heeft ingestemd.

Wanneer er sprake is van aanmerkelijke verschillen als genoemd in b, waarvan mededeling gedaan moet worden, is niet in algemene zin aan te geven. Dit zal in het bijzonder afhankelijk zijn van de hoogte van de subsidie, mede bezien in het licht van de andere inkomsten van de subsidieontvanger. Indien nodig kan het bestuursorgaan op grond van artikel 4:37, eerste lid, onderdeel c, van de Awb over dit onderwerp nadere voorschriften opleggen.

Artikel 2.14 Administratieve verplichtingen

Bij subsidie tot € 125.000,-- wordt niet de verplichting opgelegd om een administratie bij te houden van aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten als bedoeld in artikel 4:37, eerste lid, onderdeel b, van de Awb. Een uitzondering geldt voor gevallen als bedoeld in artikel 3.7. Aan een verklaring inzake de werkelijke kosten zal wel een financiële administratie ten grondslag moeten liggen.

Indien de subsidie € 125.000,-- of meer bedraagt voert de subsidieontvanger een zodanig ingerichte administratie, dat daaruit te allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen, alsmede de uitgaven en inkomsten kunnen worden nagegaan. Tenzij in de beschikking tot subsidieverlening anders is bepaald, bewaart de subsidieontvanger de in het eerste lid genoemde gegevens ten minste 5 jaar na vaststelling van de subsidie.

Artikel 2.15 Medewerking controle

Als logische aanvulling op de meldingsplicht bevat dit artikel de verplichting voor de subsidieontvanger om desgevraagd kosteloos medewerking te verlenen aan een door of vanwege Gedeputeerde Staten gevorderde controle van de administratie of een ander onderzoek naar gegevens die in het kader van de subsidieverstrekking van belang kunnen worden geacht. Deze controle behelst mede de controle die in het kader van een steekproef wordt gehouden.

Artikel 3.1 Aanvraag tot vaststelling van een boekjaarsubsidie

De subsidieontvanger van een boekjaarsubsidie, die een verleningsbeschikking heeft ontvangen, dient vóór 1 mei, of binnen 17 weken na afloop van het boekjaar, een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in. Indien Gedeputeerde Staten hebben bepaald dat de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld hoeft geen aanvraag tot subsidievaststelling ingediend te worden.

Artikel 3.2 Aanvraag tot vaststelling van een projectsubsidie

De subsidieontvanger van een projectsubsidie of een incidentele subsidie dient in beginsel zelf de vaststelling bij Gedeputeerde Staten aan te vragen; de termijn is binnen 13 weken na afloop van de activiteiten of na afloop van het tijdvak waarvoor de verlening gold.

Artikel 3.3 Beslistermijn

De termijn waarbinnen Gedeputeerde Staten gehouden zijn te beslissen op een aanvraag voor subsidievaststelling is bepaald op 22 weken. Indien door de subsidieaanvrager niet alle gegevens zijn overgelegd om op de aanvraag te kunnen beslissen, wordt de termijn met toepassing van artikel 4:15 van de Awb opgeschort tot alle noodzakelijke gegevens door de subsidieontvanger zijn overgelegd. Het derde lid ziet op het ambtshalve vaststellen. Daarbij valt te denken aan subsidies van een beperkte omvang of subsidies die aan een vertrouwde ontvanger worden verstrekt, dan wel subsidies die voor een doel worden aangewend, dat nadere verantwoording van de besteding van het geld overbodig maakt.

Artikel 3.4 Vermelding wijze verantwoording

Als er sprake is van een subsidieverleningsbeschikking, dient achteraf vaststelling van de subsidie plaats te vinden. Dit kan ambtshalve (zonder dat er een aanvraag tot vaststelling hoeft te worden ingediend) of via een verzoek tot vaststelling.

Het tweede lid ziet op de wijze van subsidieverstrekking. Subsidies in het laagste arrangement worden verstrekt in de vorm van een vast bedrag voor een activiteit en zijn dus niet meer afhankelijk van een verantwoording. Het derde lid heeft betrekking op subsidies tussen de € 25.000,-- en € 125.000,--. De hoofdregel is dat het subsidiebedrag een vast bedrag is voor een prestatie of prestatie-eenheid. In tegenstelling tot subsidies van minder dan € 25.000,-- wordt hier wel steeds verantwoording afgelegd. Uit het vierde lid blijkt dat subsidies vanaf € 125.000,-- worden vastgesteld op basis van daadwerkelijk gerealiseerde uitgaven en inkomsten. Daarnaast blijven ook de gerealiseerde prestaties van belang. Deze kunnen aanleiding vormen de subsidie toch niet vast te stellen op het maximaal verleende bedrag.

Artikel 3.5 Verantwoording van subsidies tot € 25.000,--

Subsidies onder de € 25.000,-- worden hetzij verleend en daarna ambtshalve (zonder dat daarvoor een aanvraag tot vaststelling hoeft te worden ingediend) vastgesteld, hetzij vastgesteld zonder dat daar een verleningsbeschikking aan voorafgaat. Gedeputeerde Staten moeten dan desgevraagd wel inzicht kunnen krijgen in de activiteiten die zijn verricht. Deze verplichting rust daarom standaard op de subsidieontvanger. Bij toepassing van de mogelijkheid die genoemd is onder lid 1 b, wordt de subsidie verleend met een verleningsbeschikking en wordt er voor 100% voorschot verleend. De subsidie wordt vervolgens na afloop van de activiteit ambtshalve vastgesteld door de provincie. De keuze voor directe of ambtshalve vaststelling hangt af van de aard van de activiteiten en de risico's die hieraan zijn verbonden. De keuze hiervoor kan zowel in een subsidieregeling als in een beschikking worden gemaakt. Het tweede lid ziet er op dat de bewijsstukken die nodig zijn om de prestatie te verantwoorden, in de verleningsbeschikking worden opgenomen. De mogelijkheid bestaat om steekproefsgewijs aanvullende informatie op te vragen of ter plekke te controleren of de prestatie is verricht.

Artikel 3.6 Verantwoording van subsidies van € 25.000,-- tot € 125.000,--

De ontvanger van een beschikking tot subsidieverlening van € 25.000,-- tot € 125.000,-- hoeft, indien geen toepassing wordt gegeven aan artikel 3.7, geen financiële verantwoording af te leggen, maar kan volstaan met een activiteitenverslag. Daarnaast kunnen in de beschikking tot subsidieverlening of bij de subsidieregeling nog andere middelen worden aangewezen waarmee kan worden aangetoond dat de activiteiten zijn verricht en dat aan de verplichtingen is voldaan. Indien subsidies vallen onder (rijks)regelingen waarop de SISA-regels van toepassing zijn, houdt dat in dat de noodzakelijke financiële verantwoordingsinformatie moet worden opgenomen in de SISA-bijlage bij de (reguliere) jaarrekening. Binnen de SISA-systematiek wordt de financiële verantwoording beperkt tot enkele gegevens per uitkering, die in een bijlage wordt toegevoegd aan de jaarrekening en door de accountant wordt gecontroleerd.

Artikel 3.7 Verklaring inzake werkelijke kosten

Soms blijkt het niet mogelijk om vooraf de uitgaven en de inkomsten van de prestatie realistisch te begroten. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij innovatieve activiteiten, als er nog geen standaard voor de daarmee samenhangende uitgaven en inkomsten voorhanden is, maar ook indien de uitgaven en inkomsten ter zake van de te verrichten activiteiten onvoldoende in te schatten zijn. Daarnaast kan het bij boekjaarsubsidies van minder dan € 125.000,-- wenselijk zijn om zicht te houden op de werkelijke kosten die met een activiteit gemoeid zijn. In dergelijke gevallen is het mogelijk om vast te stellen op basis van een opgave van de totale werkelijke uitgaven en inkomsten. De vaststelling vindt plaats op basis van een verklaring van de subsidieontvanger over de totaal gerealiseerde uitgaven en inkomsten. Bij toepassing van deze variant komt een afzonderlijke prestatieverantwoording te vervallen. Tevens kan een verklaring inzake werkelijke kosten gevraagd worden in het kader van een uit te voeren doelmatigheidscontrole. De opgave van de gerealiseerde uitgaven en inkomsten vormt de grondslag voor de berekening van het subsidiebedrag. Hierdoor worden detaildiscussies over onderliggende financiële posten voorkomen. Indien de subsidiabele kosten, na aftrek van de gerealiseerde opbrengsten (inclusief gerealiseerde bijdragen van derden) en de gerealiseerde eigen bijdrage, lager zijn dan begroot, wordt de subsidie lager vastgesteld, tenzij rekening dient te worden gehouden met een in de van toepassing zijnde regelgeving geboden mogelijkheid tot het vormen van een reserve. Indien de subsidiabele kosten hoger uitvallen dan begroot, wordt ten hoogste het verleende subsidiebedrag uitgekeerd. Steekproefsgewijs kunnen Gedeputeerde Staten de opgegeven totalen controleren.

Artikel 3.8 Verantwoording van subsidie vanaf € 125.000,--

Bij een subsidieverlening vanaf € 125.000,-- wordt bij een verzoek tot vaststelling naast een activiteitenverslag ook een financieel verslag gevraagd. Gedeputeerde Staten hebben wel de mogelijkheid hiervan af te wijken. Dit kan bijvoorbeeld indien op grond van een risicoanalyse de keuze voor een ander, lichter verantwoordingsarrangement kan worden gemaakt.