Besluit van provinciale staten van Zeeland houdende vaststelling Reglement van orde voor de auditcommissie Zeeland 2016

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a.

  auditcommissie: een op grond van artikel 82 Provinciewet door provinciale staten ingestelde commissie die provinciale staten ondersteunt bij het uitvoeren van haar financiële- en controlefunctie;

• b.

  lid: elk door provinciale staten benoemd lid van de auditcommissie;

• c.

  voorzitter: de door de auditcommissie uit haar midden benoemde voorzitter of zijn plaatsvervanger;

• d.

  secretaris: de door de griffier aangewezen secretaris van de auditcommissie;

• e.

  vergadering: een vergadering van de auditcommissie;

• f.

  accountant: de accountant zoals aangewezen door provinciale staten ingevolge artikel 217, tweede lid Provinciewet;

• g.

  fractie: alle leden van één politieke partij die vertegenwoordigd is in de provinciale staten.

Artikel 2 Doel

• 1.

  Met haar advisering beoogt de auditcommissie de controlerende en kaderstellende taken van provinciale staten te faciliteren en te versterken. De commissie beoordeelt hiertoe de provinciale activiteiten met betrekking tot de interne controle en verslaggeving, financieel beleid en beheer.

• 2.

  De commissie treedt niet in de bevoegdheden van provinciale staten en gedeputeerde staten.

Artikel 3 Taken

De auditcommissie heeft de volgende taken:

• a.

  de commissie houdt zich bezig met onderwerpen en documenten die verband houden met de planning en control cyclus;

• b.

  richting geven aan de accountantscontrole waaronder wordt begrepen:

  • a.

    voorbereiding van de controle door de accountant;

  • b.

    overleg met de accountant over specifiek aandachtspunten bij de controle op rechtmatigheid en op getrouwheid van de jaarrekening;

  • c.

    evalueren van de werkzaamheden door de accountant.

• c.

  het bespreken van de uitkomsten van de door gedeputeerde staten uitgevoerde doelmatigheidsonderzoeken ingevolge artikel 217a van de Provinciewet;

• d.

  het voorbereiden van de verdere ontwikkeling van de planning en control cyclus;

• e.

  de commissie brengt van haar bevindingen en aanbevelingen verslag uit aan provinciale staten.

Artikel 4 Samenstelling

• 1.

  De commissie bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven leden.

• 2.

  De leden worden door provinciale staten uit zijn midden benoemd. Provinciale staten bevordert met de benoeming van de leden een evenwichtige vertegenwoordiging van de in provinciale staten vertegenwoordigende groeperingen.

• 3.

  De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende staten. Dit geldt eveneens voor tussentijds benoemingen.

• 4.

  Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van lid van provinciale staten, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van provinciale staten.

• 5.

  In tussentijds in de commissie opengevallen plaatsen, wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• 6.

  De griffier, de secretaris/algemeen directeur, de accountant, het hoofd van de afdeling Financiën en de concerncontroller kunnen als adviseurs deelnemen aan de vergaderingen van de commissie.

• 7.

  Het lid van gedeputeerde staten dat is belast met de portefeuille financiën kan uitgenodigd worden om bij de vergaderingen aanwezig te zijn.

Artikel 5 De voorzitter

• 1.

  De leden van de auditcommissie benoemen uit hun midden benoemd de voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter;

• 2.

  De voorzitter is belast met:

  • a.

    het leiden van het werk en de vergaderingen van de commissie;

  • b.

    het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige ondersteuning door de commissie;

  • c.

    het woordvoerderschap namens de commissie;

  • d.

    het doen naleven van het reglement van orde;

  • e.

    de voorzitter kan één of meer van zijn taken mandateren aan de secretaris of één van de leden.

Artikel 6 De secretaris

• 1.

  Ter ondersteuning fungeert een door de voorzitter aangewezen medewerker van de statengriffie als commissiesecretaris.

• 2.

  De secretaris wordt bij de voorbereiding van de vergaderingen inhoudelijk bijgestaan door een medewerker van de afdeling Financiën en een medewerker van de eenheid Control.

• 3.

  De secretaris adviseert de commissie over zaken die het werk van de commissie betreffen.

• 4.

  De secretaris adviseert de commissie over de verdere ontwikkeling in taken en werkwijze van de commissie.

Artikel 7 Plaatsvervanging

• 1.

  Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij vervangen door één van de leden.

• 2.

  Bij afwezigheid van de commissiesecretaris wordt hij vervangen door een medewerker van de statengriffie, nadat hij daartoe is aangewezen door de griffier.

Artikel 8 Frequentie

• 1.

  De commissie stelt op voordracht van de secretaris, een vergaderrooster vast. Bij het opstellen van het vergaderrooster wordt rekening gehouden met de planning en control cyclus.

• 2.

  Bijzondere vergaderingen kunnen door de voorzitter bijeengeroepen worden.

Artikel 9 Oproep, agenda en presentielijst

• 1.

  De secretaris zorgt dat alle leden en overige deelnemers uiterlijk tien dagen voor een vergadering een oproep vergezeld van een agenda en de daarbij behorende stukken ontvangen.

• 2.

  De secretaris stelt, in samenwerking met de Concerncontroller en het hoofd Financiën en in overleg met de voorzitter, de agenda voor elke vergadering op.

• 3.

  De secretaris is verantwoordelijk voor het administreren van de aan- en afwezigheid van voorzitter, leden en adviseurs van de commissie.

Artikel 10 Besluitvorming

• 1.

  De commissie neemt besluiten bij meerderheid van stemmen; alleen leden van de commissie hebben stemrecht.

• 2.

  Indien de stemmen staken beslist de stem van de voorzitter.

• 3.

  Om een besluit te kunnen nemen dienen tenminste drie commissieleden ter vergadering aanwezig te zijn.

Artikel 11 Bijwonen vergadering door derden

De commissie is bevoegd om gedeputeerde staten, de accountant, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen tijdens het bijwonen van de commissievergadering.

Artikel 12 Openbaarheid en verslaglegging

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn openbaar.

• 2.

  De commissie kan op voordracht van de voorzitter om gewichtige redenen besluiten dat de vergadering of een deel daarvan besloten is.

• 3.

  Als gewichtige redenen, genoemd in het tweede lid, kunnen onder andere gelden:

  • a.

    Financieel of economisch nadeel van belanghebbenden;

  • b.

    Betrokken bedrijfsbelangen;

  • c.

    Private belangen van belanghebbenden;

  • d.

    Onevenredige bevoor- of benadeling van belanghebbenden.

• 4.

  Alle tijdens de besloten vergadering aanwezigen bewaren geheimhouding omtrent de inhoud van stukken die aan de commissie zijn overlegd en omtrent hetgeen tijdens een besloten vergadering is behandeld. Artikel 91 van de Provinciewet is van overeenkomstige toepassing.

• 5.

  Van iedere vergadering van de commissie wordt een verslag op hoofdlijnen opgesteld. Het verslag van een openbare vergadering wordt in de eerstvolgende commissievergadering vastgesteld. Alle leden van provinciale staten krijgen het verslag van de vergaderingen van de commissie. Het verslag van een besloten (deel van een) vergadering is niet openbaar en wordt onder geheimhouding ter inzage gelegd voor de leden van provinciale staten.

Artikel 13 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 14 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Dit reglement van orde treedt in werking met ingang van 1 januari 2017.

• 2.

  Dit reglement kan worden aangehaald als "het Reglement van orde voor de auditcommissie Zeeland 2016".