Regeling beheer en toezicht Basisregistratie Personen 2016

Artikel 1

Het college van burgemeester en wethouders wijst functionarissen aan die belast worden met:

• •

  het informatiebeheer;

• •

  het beveiligingsbeheer;

• •

  het privacybeheer;

• •

  het systeembeheer;

• •

  het toezichtsbeheer;

• •

  de controle op informatiebeveiliging

Artikel 2

De informatiebeheerder wijst functionarissen aan, die worden belast met:

• 1.

  het gegevensbeheer;

• 2.

  het applicatiebeheer;

• 3.

  de gegevensverwerking;

• 4.

  het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring.

Artikel 3

De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en de autorisatiebesluiten.

Artikel 4

De informatiebeheerder voorziet in:

• 1.

  de jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

• 2.

  de jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de uitvoering van de beheersactiviteiten;

• 3.

  een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 13 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• 4.

  het administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;

• 5.

  het periodieke overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;

• 6.

  de richtlijnen voor de bijhouding van de Basisregistratie Personen.

Artikel 5

De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor

• •

  de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet naar de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie;

• •

  de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan het college bescherming persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 6

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:

• 1.

  persoonsinformatievoorziening;

• 2.

  beveiliging;

• 3.

  gegevenskwaliteit;

• 4.

  personeelsaangelegenheden.

Artikel 7

De informatiebeheerder beslist:

• 1.

  over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;

• 2.

  op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie Personen;

• 3.

  op verzoeken van derden, als genoemd in artikel 3.6 van de Wet en als genoemd in de bij Verordening BRP aangewezen derden tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie Personen;

• 4.

  over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c.

Artikel 8

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• 1.

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• 2.

  de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 7 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening Basisregistratie Personen en Wet bescherming persoonsgegevens;

• 3.

  de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie Personen worden nageleefd;

• 4.

  alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerders op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening BRP en van de gevolgen van deze installatie;

• 5.

  de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het plan Informatiebeveiliging worden nageleefd.

Artikel 9

De informatiebeheerder of een op grond van de artikelen 1 en 2 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening BRP aangaan.

Artikel 10

De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

• 1.

  de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke voorziening BRP;

• 2.

  het beheer van documentatie op het gebied van de overige wet- en regelgeving op het gebied van de Basisregistratie Personen;

• 3.

  de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de Basisregistratie Personen en andere houders van voorzieningen voor de Basisregistratie Personen omtrent gegevensverwerking;

• 4.

  het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de Basisregistratie Personen;

• 5.

  het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens binnen de gemeentelijke voorziening BRP.

De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen over het in behandeling nemen van meldingen van een overheidsorganen, waarbij gerede twijfel bestaat over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening BRP opgenomen (authentieke) gegevens en stelt het overheidsorgaan in kennis van de genomen beslissing.

Artikel 11

De gegevensbeheerder voorziet in:

• •

  de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP;

• •

  de controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de Basisregistratie Personen.

Artikel 12

De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de teamleider Publiekszaken vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie Personen.

Artikel 13

• 1.

  Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de Basisregistratie Personen onderworpen aan een inhoudelijke controle door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• 2.

  De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het ministerie van Binnenlandse Zaken.

• 3.

  De gegevensbeheerder voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.

Artikel 14

De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Artikel 15

De systeembeheerders zijn verantwoordelijk voor de uitvoer van het technisch onderhoud van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie Personen (hierna toepassingssysteem genoemd).

Artikel 16

De systeembeheerders voorzien in:

• 1.

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• 2.

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte die zich op een andere locatie bevindt dan de ruimte waarin de apparatuur voor de gemeentelijke voorziening van de BRP is opgesteld;

• 3.

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• 4.

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 17

De systeembeheerders zijn bevoegd:

• 1.

  direct maatregelen te treffen op het moment dat de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is. Zij zijn verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;

• 2.

  aanwijzingen te geven over:

  • •

    het beheer van het toepassingssysteem;

  • •

    het beheer van bestanden;

  • •

    toe te passen reconstructiemaatregelen.

Artikel 18

De systeembeheerders nemen deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Artikel 19

De applicatiebeheerder voorziet in:

• 1.

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• 2.

  het verzorgen van een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

• 3.

  het toekennen van de autorisatieniveaus in overleg met de informatiebeheerder;

• 4.

  het bijhouden van een autorisatiedossier;

• 5.

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• 6.

  het beoordelen van de gevolgen van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• 7.

  het bijhouden van een verzameling van alle problemen en klachten die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;

• 8.

  het oplossen van problemen en klachten met het toepassingssysteem;

• 9.

  het geven van voorlichting aan alle in artikel 2 genoemde functionarissen over de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• 10.

  het coördineren van werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerders;

• 11.

  de vormgeving en inhoud van documenten die rechtstreeks worden ontleend aan de BRP;

• 12.

  het afhandelen van verzoeken om managementgegevens;

• 13.

  het zo spoedig mogelijk oplossen van storingen in het toepassingssysteem

Artikel 20

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• 1.

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

• 2.

  het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

• 3.

  het beheer van de tabellen van de Basisregistratie Personen;

• 4.

  het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 21

De applicatiebeheerder is bevoegd:

• 1.

  gegevensverwerkers en medewerkers van gemeentelijke teams die direct toegang hebben tot de Basisregistratie Personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

• 2.

  gedragsregels op te stellen omtrent het gebruik van de Basisregistratie Personen.

Artikel 22

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het plan informatiebeveiliging.

Artikel 23

De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het plan Informatiebeveiliging worden nageleefd.

Artikel 24

De applicatiebeheerder neemt deel aan:

• 1.

  het overleg genoemd in artikel 4, onder e;

• 2.

  het externe gebruikersoverleg.

Artikel 25

De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder en het college van burgemeester en wethouders over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de Wet en Verordening BRP.

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

• 1.

  de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 7, onder b, c en d van deze regeling;

• 2.

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de BRP die voortvloeien uit de Wet BRP en de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 26

De privacybeheerder adviseert over:

• 1.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie Personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage);

• 2.

  de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;

• 3.

  de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• 4.

  de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• 5.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie Personen aan overheidsorganen en derden.

Artikel 27

De privacybeheerder is bevoegd:

• 1.

  op grond van het in artikel 25, sub b genoemde toezicht alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie Personen aanwijzingen te geven;

• 2.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie Personen waarbij sprake is van het in geding zijn van de persoonlijke levenssfeer.

Artikel 28

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP en daarbij behorende regelingen, de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Artikel 29

De gegevensverwerkers voorzien in:

• 1.

  het verwerken van de gegevens in de Basisregistratie Personen overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

• 2.

  het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

• 3.

  de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

• 4.

  de behandeling van mutaties;

• 5.

  de behandeling van het netwerkverkeer;

• 6.

  de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;

• 7.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;

• 8.

  de dagelijkse controle van de in de Basisregistratie Personen aangebrachte actualiseringen;

• 9.

  de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van wijziging van het naamgebruik en vervolginschrijving voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de Basisregistratie Personen;

• 10.

  de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een inschrijving in de basisregistratie personen;

• 11.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie Personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage)

• 12.

  de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;

• 13.

  de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• 14.

  de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• 15.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie Personen aan overheidsorganen en derden.

Artikel 30

De gegevensverwerkers:

• •

  beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 26 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

• •

  beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;

• •

  stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing op een terugmelding.

Artikel 31

De toezichthouder als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.

Artikel 32

De toezichthouder controleert of de burger voldoet zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.

Artikel 33

De toezichthouder ziet er op toe dat indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.

Artikel 34

De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene Wet Bestuursrecht.

De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 32, bevoegd:

• •

  met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met inbeslagname van apparatuur (zoals laptop, fotocamera);

• •

  zich zo nodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm;

• •

  zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen;

• •

  inlichtingen te vorderen;

• •

  inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;

• •

  zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren;

• •

  onderzoek te doen;

• •

  rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in artikel 32.

Artikel 35

De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.

Artikel 36

De toezichthouder is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen. Voor zover de gemeente van die bevoegdheid gebruik wil maken.

De toezichthouder neemt bij gebruik van deze bevoegdheid de ter zake geldende beleidsregels in acht.

Artikel 37

De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.

Artikel 38

De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening.

De beveiligingsbeheerder is in het bijzonder verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het plan Informatiebeveiliging voor de gemeentelijke voorzieningen waarmee de gemeente Roosendaal uitvoering geeft aan de Wet BRP. Tevens is hij verantwoordelijk voor het gegevensmagazijn.

Artikel 39

De beveiligingsbeheerder ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van informatiebeveiliging op dusdanige wijze dat de informatiebeheerder diens verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 4 en 5 van dit reglement op deugdelijke wijze kan invullen.

De beveiligingsbeheerder coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van het plan Informatiebeveiliging.

Artikel 40

De beveiligingsbeheerder is bevoegd:

• 1.

  uit hoofde van diens verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 38 alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie Personen aanwijzingen te geven;

• 2.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie Personen waarbij de beveiliging in het geding is.

Artikel 41

De beveiligingsbeheerder:

• 1.

  onderkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en om herhaling te voorkomen;

• 2.

  stelt passende normen en controlemaatregelen op;implementeert beveiligingsmaatregelen;

• 3.

  coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen als genoemd onder 2.

Artikel 42

De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van informatiebeveiliging en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.

Artikel 43

De beveiligingsbeheerder:

• •

  neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg;

• •

  participeert in de ontwikkeling en formulering van het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid.

Artikel 44

De beveiligingsbeheerder rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder en verzorgt de bijdragen aan de gemeentebrede managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de persoonsinformatievoorziening.

Artikel 45

De controller informatiebeveiliging is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de beveiligingsmaatregelen en -procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan, met inachtneming van de voor de gemeente vastgestelde Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG).

Artikel 46

De controller informatiebeveiliging is bevoegd om het management van de gemeente Roosendaal dwingende adviezen te geven ten aanzien van de naleving van beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP en het Informatiebeveiligingsplan.

Artikel 47

De controller informatiebeveiliging ziet er op toe dat:

• •

  beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP en het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd;

• •

  de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

Artikel 48

De controller informatiebeveiliging adviseert het college van burgemeester en wethouders rechtstreeks over beveiligingsaspecten die uit het Informatiebeveiligingsplan voortvloeien.

Artikel 49

De controller informatiebeveiliging voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer van de gemeentelijke voorziening BRP.

Artikel 50

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de Wet BRP, evenals voor de in de gemeentelijke voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de basisgegevens uit de BRP die zich in het gegevensmagazijn bevinden.

Artikel 51

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 september 2016.

• 2.

  De Regeling Beheer en Toezicht BRP 2014 wordt met terugwerkende kracht ingetrokken met ingang van 1 september 2016.

Artikel 52

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling beheer en toezicht Basisregistratie Personen 2016.