Instructie voor de griffier van de gemeente Menterwolde 2008

1 De griffier verleent advies en bijstand aan de gemeenteraad, zijn leden, de door de gemeenteraadingestelde commissies en het presidium.

2 De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitter van de raadscommissies ter zijdebij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.

3 De griffier draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding ennazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

4 De griffier is mede verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren aansturen en bewakenvan procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de gemeenteraad.

1 De griffier heeft periodiek overleg met het door de raad als werkgever aangewezen raadslid,dan wel met de Commissie Griffiersaangelegenheden over de invulling van de werkgeversrol 2door de gemeenteraad en de huishouding van de griffie. 

2 De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.

3 De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van determijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen vanverzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.

4 De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

1 De griffier ondersteunt het Presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda vanvergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

2 De griffier adviseert het Presidium bij het opstellen van de termijnagenda.

3 De griffier adviseert het Presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in degemeenteraad en controleert daartoe of de voorstellen aan de gemeenteraad alle noodzakelijkeelementen bevatten.

4 De griffier adviseert het Presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in deraadscommissie(s) en controleert daartoe of de voorstellen alle noodzakelijke elementen bevatten.

5 De griffier draagt zorg voor de tijdige verzending van de voorlopige raadsagenda, de agendavoor het Presidium, notulen en overige stukken (volgens het reglement van orde) naar deraadsleden.

1 De griffier adviseert de gemeenteraad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbeteringvan procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

2 De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoevevan een effectieve besluitvorming.

3 De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenspelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan eenuitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

4 De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.

5 De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen,initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

1 De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de gemeenteraadkan instellen op grond van artikel 155a lid 1 Gemeentewet.

2 De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de gemeenteraad gewensteonderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a lid 1Gemeentewet.

1 De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van raadsbesluiten en deagenda's en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

2 De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht.

3 Geen inhoud aanwezig van lid

1 Indien de griffier meer dan 7 dagen verhinderd is zijn ambt tevervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad door eenmelding daarvan aan het door de raad als werkgever aangewezenraadslid en aan de voorzitter van de raad.