Controleverordening gemeente Bernheze 2010

Geldend van 01-01-2011 t/m heden

Intitulé

Controleverordening gemeente Bernheze 2010

Geconsolideerde tekst van de regeling

De raad van de gemeente Bernheze;

gezien het bijbehorende voorstel van burgemeester en wethouders van 19 oktober 2010;

gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten;

besluit vast te stellen de:

Titeldeel 1 Controleverordening Bernheze 2010

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    accountanteen door de raad benoemde:

    • registeraccountant of

    • accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als be-doeld in derde lid van artikel 36 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

    • organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

  • b.

    accountantscontrolede controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

    • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

    • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeen-tewet;

    • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

  • c.

    rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrolehet overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

  • d.

    deelverantwoordingeen in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verant-woording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole
  • 1 De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar.

  • 2 Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor

  • 3 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel daarvan afwijkende rapporterings-toleranties bij de controle van de jaarrekening;

    • b.

      de eventueel apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goed-keuringstoleranties en eventueel daarvan afwijkende rapporteringstoleranties;

    • c.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • d.

      de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles, in aanvulling op de jaarlijkse controle;e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  • 4 De raad kan in het programma van eisen opnemen dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole, na overleg met het college, vaststelt: de in het derde lid, onder a en b bedoelde goedkeurings- en rapporteringstoleranties; de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieon-derdelen waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college
  • 1 Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de gel-dende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor con-trole.

  • 2 Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verorde-ningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkom-sten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3 Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt

  • 4 Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen jaarlijks uiterlijk 15 juli na afloop van het boekjaar waarover verant-woording wordt afgelegd over aan de raad

  • 5 Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarre-kening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole
  • 1 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de ac-countantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden

  • 2 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande ken-nisgeving uitvoeren

  • 3 Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (af-stemmings-)overleg plaats tussen de accountant en het auditcomité

Artikel 5 Toegang tot informatie
  • 1 De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelem-merde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedra-gers van de gemeente.

  • 2 De accountant is bevoegd om van de medewerkers van de gemeente mondelinge en schrifte-lijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3 Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de ac-countant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het ge-voerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten
  • 1 Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het ge-ding komt. Het college informeert de raad over deze aan de accountant te verstrekken op-drachten.

  • 2 Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitke-ringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de contro-le van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  • 3 Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde ac-countant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7 Rapportering
  • 1 Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

  • 2 De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

  • 3 De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met het auditcomité

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2010.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Controleverordening gemeente Bernheze 2010”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Bernheze in zijn openbare vergadering van 16 december 2010.
DE RAAD VOORNOEMD,
de griffier,
de voorzitter,
J.H.M. van den Oever
A.A.M.M. Heijmans

Toelichting op de controleverordening Bernheze 2010

Artikel 1. Definities In dit artikel wordt ingegaan op enkele algemene definities van begrippen die gebruikt worden in deze verordening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontroleDit artikel regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Er kan gekozen worden voor een verscheidenheid in termijnen. Nadelen om voor een kortere periode een ac-countant te benoemen zijn: prijstechnische overwegingen, extra kosten voor organisatie (inwer-ken nieuwe accountants, opbouw dossiers etc.). Voordelen: een nieuw onafhankelijk bureau kan met andere inzichten komen.

De goedkeuringstoleranties in het besluit accountantscontrole gemeenten zijn vastgesteld op 1% voor fouten in posten van de jaarrekening en eventuele door de raad aan te wijzen deelverant-woordingen en 3% voor onzekerheden in de controle. Dat wil zeggen dat de som van de fouten in de jaarrekening minder dan 1% moet zijn om een goedkeurende verklaring te krijgen. Indien een accountant niet vast kan stellen of een post juist is dan geldt een onzekerheid in de controle en dit moet minder zijn dan 3%. De raad kan strengere percentages als goedkeuringstoleranties vast stellen. Voordeel van lagere toleranties is dat er “strenger” gecontroleerd wordt; het nadeel is dat wellicht geen goedkeurende verklaring gegeven wordt. Bij de jaarrekening en de controle daarop gaat het om het “getrouw beeld” van de jaarrekening; met de wettelijke toleranties wordt voldaan aan het criterium van getrouw beeld. Een ander nadeel van lagere toleranties is natuur-lijk ook het prijskaartje wat daar aan hangt. Verder bestaat de mogelijkheid om weliswaar de wettelijke goedkeuringstoleranties te hanteren, maar wel strengere rapporteringseisen te stellen. Daarmee wordt een verklaring wel afgegeven op basis van de wettelijke minima inzake het ge-trouw beeld, maar wordt wel gerapporteerd op ander niveau.

Artikel 3. Informatieverstrekking door collegeIn de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoor-delijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Dit arti-kel regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informa-tie aan de accountant. Het derde lid is optioneel. Het verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college een dergelijke verklaring verstrekt. Artikel 4. Inrichting accountantscontroleDit artikel regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Wel moet ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente.Artikel 5. Toegang tot informatieOm een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Dit artikel legt aan het college de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de ge-meente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Artikel 6. Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een apar-te accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor o.a. dit soort accountantscontro-les is de bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advies-werkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen. Het eerste lid regelt, hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” zoals de verbetering van de ad-ministratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant. Hetzelfde geldt voor die gevallen, waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. In alle gevallen moet worden voorkomen dat de integriteit van de accountant in het geding komt. Dit lid bepaalt, dat het college voor advieswerkzaamheden, zoals bijv. op het gebied van bestuur-lijke informatievoorziening of de rechtmatigheid, de door de raad benoemde accountant kan inschakelen indien het college de raad informeert over dit voornemen. Het tweede en derde lid regelt, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accoun-tant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aan-besteding moeten worden geregeld. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening ver-richt de accountant meestal meerdere tussentijdse controles (interim-controles). Het eerste lid regelt dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Voorts in het tweede lid opgenomen een procedure voor hoor en wederhoor. Het verslag van bevindingen wordt vooraf-gaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kantteke-ningen te plaatsen bij constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.

Artikel 8. InwerkingtredingDit artikel spreekt voor zich.

Artikel 9. Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening wordt verwezen.