Regeling vervallen per 16-01-2014

Verordening op de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Lochem

Geldend van 25-04-2007 t/m 15-01-2014 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2007

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Lochem

De raad van de gemeente Lochem;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

B E S L U I T

vast te stellen de volgende verordening:

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Lochem

Hoofdstuk 1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.afdeling:

iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie heeft.

b.administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Lochem en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

c.indicator:

de streefwaarde die aangeeft wat bereikt moet worden c.q. is, binnen een bepaalde periode en voor een bepaald budget, voor de beoogde beleidsdoelen, maatschappelijke effecten en te leveren prestaties.

d.bestuurlijke planning:

een jaarlijks vóór 1 januari ter kennisname aan de raad aan te bieden planning met betrekking tot het opstellen van de begroting, rapportages en jaarstukken.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

  • 1. De raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

  • 2. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren activiteiten.

  • 3. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het tweede lid, vast.

  • 4. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1. Bij iedere begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

  • 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

  • 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

  • 1. Het college biedt jaarlijks aan de raad een nota ter vaststelling aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 5 en de jaarstukken.

  • 2. De uiterste datum van aanbieding van deze nota door het college en het moment van vaststelling door de raad worden jaarlijks vastgesteld in de bestuurlijke planning.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

  • 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

  • 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

  • 3. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

  • 4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

  • 1.

    Het college informeert de raad minimaal twee maal per jaar door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar. De tussentijdse rapportages worden aan de raad aangeboden op de tijdstippen als jaarlijks vastgesteld in de bestuurlijke planning.

  • 2.

    De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

    • a.

      de baten en lasten per programma;

    • b.

      het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

    • c.

      het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

    • d.

      de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

    • e.

      Het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede een realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

  • 3.

    De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 4.

    In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting van 10% of meer maar tenminste € 5.000,- toegelicht.

  • 5.

    De rapportage geeft de voorgang aan van de verschillende indicatoren.

  • 6.

    Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij de begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen betreffende:

    • a.

      Aankoop van onroerende zaken waarvan de koopsom per transactie groter is dan

€ 100.000,--

b.Verkoop van onroerende zaken waarvan de koopsom per transactie groter is dan

€ 100.000,--

  • c.

    Aankoop en verkoop van goederen en diensten indien de (ver)koopsom per transactie groter is dan € 100.000,--

  • d.

    Investeringen groter dan € 50.000,-- voor zover deze niet afzonderlijk zijn opgenomen in het investeringsplan als bedoeld in artikel 4 lid 1

  • e.

    In de hiervoor onder a t/m d genoemde gevallen betreft het de niet met zoveel woorden in het programma aangeduide verplichtingen, waarmee binnen het totale programmabudget wel rekening is gehouden maar die niet leiden tot overschrijding van dat budget.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa

Het college biedt periodiek (bij elke nieuwe raadsperiode) een (bijgestelde) nota aan over de waardering activering en afschrijving van de vaste activa. De nota behandelt in ieder geval:

  • a.

    de afschrijvingstermijnen van investeringen in materiële en immateriële activa;

  • b.

    de wijze van afschrijving;

  • c.

    een omschrijving van activa met meerjarig maatschappelijk nut zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;

  • d.

    hoe om te gaan met bijdragen van derden en aanwending van reserves bij investeringen in activa met meerjarig maatschappelijk nut.

  • e.

    de nota als bedoeld in de aanhef van dit artikel maakt onderdeel uit van deze verordening.

Artikel 8. Kostprijsberekening

  • 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Lochem wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde genormeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Artikel 9. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

  • 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffing en overige lokale heffingen.

  • 2. Het college biedt periodiek de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. De raad stelt de nota vast.

  • 3. Het college biedt periodiek een nota aan met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid. De raad stelt de nota vast.

  • 4. De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 10. Financieringsfunctie

  • 1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

    • a.

      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

    • b.

      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

    • c.

      het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

    • d.

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

    • a.

      het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen die officieel onder Nederlands of anderszins EU-toezicht staan en minimaal een AA-rating hebben afgegeven door een erkend ratingbureau, of bij instellingen aan wiens waardepapier door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat een solvabiliteitsvrije status is toegekend;

    • b.

      overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

    • c.

      voor het aantrekken van financieringen wordt één offerte aangevraagd bij een huisbankier en een offerte bij een geldmakelaar;

    • d.

      geldgevers van de gemeente Lochem zijn financiële instellingen die officieel onder Nederlands of anderszins EU-toezicht staan en minimaal een A-rating hebben van een erkend ratingbureau, publiekrechtelijke en semi-publiekrechtelijke lichamen en overheidsinstellingen;

    • e.

      overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;

    • f.

      voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigt te worden overschreden.

  • 3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college, indien mogelijk, zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

  • 4. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels evenals de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een treasurystatuut. Het college zendt het treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad.

Hoofdstuk 4. Financieel beheer en interne controle

Artikel 11. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, contracten enzovoorts.;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijk effecten van het gemeentelijke beleid;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 12. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 13. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie

Artikel 14. Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

a.een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de

gemeentelijke taken aan de afdelingen;

b.een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de

eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan

beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

c.de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de

toegekende budgetten en investeringskredieten;

d.de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende

informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e.de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten

van de productenraming en de productrealisatie.

Artikel 15. Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 16. Inwerkingtreding

1.Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2007. De stukken voor

dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

2.Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening gemeente Lochem”

vastgesteld door de raad op 28 februari 2005.

Artikel 17. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Lochem 2007”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 26 maart 2007

de voorzitter, de griffier,

F.J. Spekreijse J.P. Stegeman