Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR56575
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR56575/1
Regeling vervallen per 01-01-2012
Regeling post- en archiefzaken voor groepen
Geldend van 11-01-2001 t/m 31-12-2011
Intitulé
Regeling post- en archiefzaken voor groepenArtikel 1
Onder "groep" wordt in deze regeling verstaan een commissie of een stuur-, werk, contact- of projectgroep, bestaande uit bestuurders en/of ambtenaren dan wel ambtenaren alleen.
Artikel 2
Bij het besluit tot instelling van een groep dient te worden vastgelegd:
- a.
de naam, waaronder de groep zal functioneren;
- b.
de autoriteit of het orgaan van de gemeente, aan welke de groep rapporteert en/of adviseert;
- c.
de persoon, die belast is met en verantwoordelijk is voor de archivering.
Artikel 3
Archiefbescheiden van de groep zijn alle vergaderstukken en de door en vanwege de groep zelfstandig gevoerde correspondentie.
Artikel 4
Zowel de controle op de verblijfplaats als op de voortgang en afdoening van de stukken berust bij de met het archiefbeheer belaste persoon binnen de groep.
Artikel 5
Van alle bescheiden dient één origineel getekend of anderszins als archiefstuk gemerkt exemplaar bewaard te worden in het archief van de groep.
Artikel 6
De dossiervorming dient zoveel mogelijk zaaksgewijs te geschieden.
Artikel 7
Het archief van de groep dient onverwijld na beëindiging van de werkzaamheden van de groep of zoveel eerder als voor een goed archiefbeheer nodig is, te worden overgebracht naar het archief van de autoriteit casu quo het orgaan, aan welke groep rapporteert en/of adviseert.
Artikel 8
Het archief dient als een zelfstandig archief te worden beheerd.
Artikel 9
De artikelen 16 tot en met 19 van de Archiefverordening Venlo zijn van toepassing.
Artikel 10
- 1.
Deze regeling treedt in werking op de dag volgende op die waarop zij is bekendgemaakt.
- 2.
Op dat tijdstip wordt de Regeling post- en archiefzaken voor groepen, vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo, ingetrokken.
Artikel 11
Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling post- en archiefzaken voor groepen”.
Toelichting
Artikel 2
Voor een goede archiefvorming is het van belang te weten welke groep het betreft. Onduidelijkheid over naam en dergelijke werkt vergissingen in de hand.
Wanneer bekend is wie de verantwoordelijkheid draagt voor het archiefbeheer in de groep, kan voor de nodige assistentie worden gezorgd vanuit de afdeling registratuur van het orgaan, waartoe die persoon behoort.
Artikel 5
Doordat van vergaderstukken veel kopieën worden gemaakt en verzonden, zal - zeker met het oog op vernietiging - duidelijk moeten zijn of een stuk een te bewaren archiefexemplaar is danwel een kopie.
Artikel 6
Meestal zal een archief van een groep bestaan uit vergaderstukken en kan worden volstaan met een chronologische ordening. Indien zelfstandig wordt gecorrespondeerd door de groep, is het wél belangrijk daarin een zaaksgewijze ordening toe te passen.
Artikelen 7 en 8
De gevormde en de overgedragen archieven moeten als zelfstandig onderdeel van het archief van het orgaan worden opgenomen.
Artikel 9
Het toezicht van de gemeente-archivaris op het beheer is hierbij nog eens benadrukt.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl