Instructie voor de griffier van de gemeente Venlo

Artikel 1 Algemene ondersteuning

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

• 2.

  Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de raad en de raadscommissies. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten behoeve van de door de raad te nemen besluiten.

• 3.

  Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.

Artikel 2 Agendering

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter

• 1.

  De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

• 2.

  De griffier staat eveneens de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4 Vergaderingen van de raad en de raadscommissies

• 1.

  De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

• 2.

  De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.

• 3.

  De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, de notulen en overige stukken aan de raadsleden.

Artikel 5 Ondersteuning Raadspresidium en Fractievoorzittersoverleg

• 1.

  De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het Raadspresidium en het Fractievoorzittersoverleg en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

• 2.

  Indien het Raadspresidium of het Fractievoorzittersoverleg aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier - in overleg met de voorzitter van de raad - er zorg voor dat deze ondersteuning gegeven wordt.

Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie, als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet, instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 7 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, in overleg met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen, een en ander overeenkomstig de bepalingen van de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractie-ondersteuning 2003.

Artikel 8 Organisatie griffie

• 1.

  De griffier geeft leiding aan de griffie volgens de beginselen van integraal management.

• 2.

  De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

• 3.

  De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 9 Verhindering en vervanging

Indien de griffier meer dan 5 dagen achtereen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad en wordt hij vervangen door degene, die als plaatsvervangend griffier is aangewezen.

Artikel 10 Slotbepaling

• 1.

  In alle gevallen, waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier, voor zover nodig, overleg met de voorzitter van de raad.  

• 2.

  Deze instructie treedt in werking op 1 januari 2003.