Reglement burgerlijke stand van de gemeente Zaanstad 2005

Ondertekening

Bijlage 1.

Aangewezen gemeentehuizen.

Bij het besluit van het college van burgemeester en wethouders tot vaststelling van het Reglement Burgerlijke Stand van de gemeente Zaanstad zijn naast het gemeentehuis,Bannehof 1 te Zaandijk,

het Stadskantoor, Ebbehout 29 te Zaandam en de

hulpsecretarie Noord, Padlaan 12 te Krommenie

aangewezen als gemeentehuis:

• a

  Uitsluitend voor het voltrekken van huwelijken, het registreren van partnerschappen, het omzetten van geregistreerde partnerschappen in huwelijken en het omzetten van huwelijken in geregistreerde partnerschappen:

  “Het Wapen van Assendeift”, Dorpsstraat 533 te Assendelft;

  “Huize Barkeloo”, Vlusch 8a te Krommenie;

  “t Reght Huys Banne Westzaan”, Kerkbuurt 35 te Westzaan;

  “De Zuidervermaning”, Zuideinde 233 te Westzaan;

  “Huis te Zaanen”, Zaanweg 93-94 te Wormerveer;

  “Czaar Peterhuisje”, Krimp 23 te Zaandam;

  “Theater “De Burcht”, Burcht l4te Zaandam;

  “Zaans Museum”, Schansend 7 te Zaandam;

  “Raadhuis Zaandijk”, Lagedijk 104 te Zaandijk.

• b

  Uitsluitend voor het doen van geboorteaangifte en daarmee samenhangende rechtshandelingen: Ziekenhuis “De Heel”, Koningin Julianaplein 58 te Zaandam.

Bijlage 2.

Openingstijden.

• 1.

  De bureaus voor de burgerlijke stand gevestigd bij de afdeling frontoffice Burgerzaken & Belastingen, Ebbehout 29 te Zaandam en Bannehof 1 te Zaandijk, zijn, voor het verrichten van alle werkzaamheden de burgerlijke stand betreffende, m.u.v. het voltrekken van huwelijk, het registreren van partnerschappen of het omzetten van huwelijken en partnerschappen anders dan aan de balie, voor het publiek geopend op:

  Maandag t/m woensdag van 8.30 tot 16.00 uur;

  Op donderdag van 8.30 tot 19.00 uur, en

  Op vrijdag van 8.30 tot 12.00 uur.

• 2.

  Het bureau van de burgerlijke stand gevestigd bij de afdeling frontoffice Burgerzaken & Belastingen, Padlaan 12 te Krommenie, is, voor het in ontvangst nemen van verzoeken tot afgifte en het afgeven van uittreksels en afschriften uit de registers van de burgerlijke stand, voor het publiek geopend op:

Maandag t/m woensdag van 8.30 tot 16.00 uur;

Op donderdag 8.30 tot 19.00 uur, en

Op vrijdag van 8.30 tot 12.00 uur.

• 3.

  De aangewezen gemeentehuizen en de uitsluitend aangewezen gemeentehuizen voor het voltrekken van huwelijken, het registreren van partnerschappen, het omzetten van een huwelijk in een partnerschap of het omzetten van een partnerschap in een huwelijk, zijn voor trouwen als volgt geopend:

  • a.

    het gemeentehuis van Zaanstad, Bannehof 1 te Zaandijk en, op maandag, woensdag, donderdag en vrijdag van 8.30 uurt/m 16.00 uur; en op dinsdag van 9.00 uur t/m 16.00 uur.

  • b.

    de overige trouwlocaties met een permanent karakter, op maandag tot en met zaterdag van 9.00 uur t/m 23.00 uur.

• 4.

  Het bureau voor de burgerlijke stand gevestigd bij de afdeling frontoffice Burgerzaken & Belastingen, Ebbehout 29 te Zaandam is voor het omzetten van een huwelijk in een partnerschap of het omzetten van een partnerschap in een huwelijk als baliehandeling, geopend op:

Maandag t/m woensdag van 8.30 tot 16.00 uur;

Op donderdag van 8.30 tot 19.00 uur, en

Op vrijdag van 8.30 tot 12.00 uur.

• 5.

  De eenmalig aangewezen gemeentehuizen, uitsluitend geopend voor het verrichten van een trouwerij, zijn geopend op het tijdstip vermeld in het aanwijzingsbesluit.

• 6.

  Op zon- en feestdagen zijn de bureaus van de burgerlijke stand en de trouwlocaties gesloten.

  Bijlage 3.

Bijlage 3.

Afwijkende openingstijden

Het hoofd van de afdeling frontoffice Burgerzaken & Belastingen

Gelet op artikel 10, onder 3 van het Reglement Burgerlijke Stand van de gemeente Zaanstad

Besluit:

de volgende afwijkende openingstijden vast te stellen:

• 1.

  Het geboorteloket gevestigd in ziekenhuis “De Heel”, Koningin Julianaplein 58 te Zaandam is uitsluitend voor het doen van geboorteaangifte en daarmee samenhangende werkzaamheden zoals erkenning en het opmaken van een akte van naamskeuze, op werkdagen geopend van 8.30 tot 9.30 uur.

• 2.

  Op door het college van, burgemeester en wetho’uders aan te wijzen bijzondere feestdagen, is het bureau van de burgérlijke stand, gevestigd in het gemeentehuis van Zaanstad, Bannehof 1 te Zaandijk, opengesteld voor het publiek van 8.30 tot 10.00 uur.

  De eerder genomen besluiten m.b.t. afwijkende openingstijden op grond van het Reglement Burgerlijke Stand van de gemeente Zaanstad van 1 maart 2002 worden hiermee ingetrokken.

  Aldus vastgesteld door het hoofd van de afdeling frontoffice Burgerzaken & Belastingen op 2005.

  J.W. van Asselt

Bijlage 4.

Lijst met gegevens van benoemde en bevoegde ambtenaren en buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand alsmede de periode waarvoor zij zijn benoemd:

Deze lijst wordt i.v.m. privacy gevoelige informatie later aan het besluit toegevoegd

Bijlage 5.

Instructie cq werkafspraken voor de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand van Zaanstad

Onverminderd bepalingen krachtens enige wet of wettelijke bepaling aan de ambtenaar van de burgerlijke stand of de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand opgelegde verplichtingen geldt voor in Zaanstad benoemde buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand de volgende instructie werkafspraken.

1. Begripsomschrijvingen:

1. Benoeming en beëdiging:

• 1.1.

  De benoeming tot babs geschiedt na schriftelijk verzoek daartoe door het hoofd B&B overeenkomstig het “Reglement voor de burgerlijke stand van de gemeente Zaanstad.

• 1.2.

  De benoeming van babs-en voor babsen die in roosterdienst werken, geschiedt telkenmale voor de tijdsduur van 1 jaar. De termijn betreft een kalenderjaar. Tussentijdse benoemingen geschieden tot en met 31 december van het lopende jaar. Deze babsen ontvangen per trouwerij een vergoeding.

• 1.3.

  Benoeming tot onbezoldigd babs kan ook voor een eenmalige gebeurtenis plaatsvinden.

• 1.4.

  De benoeming tot babs van personen die lid zijn van de gemeenteraad van Zaanstad geschiedt voor de tijdsduur dat zij onafgebroken lid van zijn de raad.

• 1.5.

  De benoeming tot babs van de burgemeester en de wethouders geschiedt voor de tijdsduur dat zij onafgebroken burgemeester of wethouder zijn van de gemeente Zaanstad.

• 1.6.

  Na de benoeming vindt de beëdiging plaats bij de arrondissementsrechtbank te Haarlem. De afdeling B&B maakt hiervoor de benodigde afspraken. Beëdiging kan achterwege blijven indien de te benoemen babs reeds de functie van abs of babs in een andere gemeente vervult en daarvoor is beëdigd.

• 1.7.

  Alvorens zijn werkzaamheden aan te vatten dient de babs een fotokopie van zijn beëdiging en een geldig legitimatiebewijs in te leveren.

• 1.8.

  De tot babs benoemde personen vermeld onder 2.3, 2.4 en 2.5 ontvangen voor hun werkzaamheden geen vergoeding.

• 1.9.

  Het hoofd B&B is niet verplicht ieder verzoek tot benoeming tot babs te honoreren. Hij wijst verzoeken af ingeval van benoeming de belangen van de gemeente Zaanstad in het geding kunnen komen.

2. Schorsing en ontslag

• 2.1.

  Schorsing van ambtenaren van de burgerlijke stand geschiedt overeenkomstig wettelijke voorschriften door burgemeester en wethouders.

• 2.2.

  Ontslag op eigen verzoek van de babs geschiedt door het hoofd B&B.

• 2.3.

  In overige gevallen wordt het besluit tot schorsing of ontslag van een babs genomen door burgemeester en wethouders.

3. Algemene regels:

• 3.1.

  De babs is ten allen tijde verplicht de regels gesteld door de wet of wettelijke bepaling na te volgen. Tevens is hij of zij verplicht de aanwijzingen te volgen opgesteld of uitgevaardigd door het hoofd B&B.

• 3.

  2 De babs is niet gerechtigd zelfstandig afspraken te maken voor trouwerijen of afspraken zonder vooroverleg met het hoofd Burgerzaken te ruilen.

• 3.3.

  De babs beperkt zich tot de trouwerij en doet aan trouwparen en andere belanghebbende geen toezeggingen of beloften die afwijken van de daarvoor met elkaar afgesproken regels cq. beleidslijnen.

• 3.4.

  De babs stelt zich t.a.v. vragen terughoudend op en verwijst een trouwpaar of anderen daarvoor altijd terug naar het hoofd van de afdeling Burgerzaken of diens vertegenwoordiger.

• 3.5.

  De babs dient ervan doordrongen te zijn dat er in Nederland een scheiding bestaat tussen kerk en staat. Een burgerlijk huwelijk dient dan ook een burgerlijk huwelijk te zijn. Een trouwpaar met andere wensen t.a.v. uitingen op religieus terrein dient zich voor een kerkelijke bevestiging in verbinding te stellen met een geestelijke van een kerkgenootschap of religieuze stroming.

• 3.6.

  De babs informeert de gastvrouw/gastheer of bode over voor haar of hem relevante gegevens.

• 3.7.

  De babs draagt zorg voor de akte en de daarbij behorende stukken en zorgt dat deze en overige stukken met persoonsgegevens terug gaan naar de afdeling Burgerzaken.

• 3.8.

  De babs respecteert een ieder en behandelt een ieder zonder onderscheid naar ras, huidskleur, geslacht, overtuiging, godsdienst of nationaliteit.

• 3.9.

  De babs draagt een geheimhoudingsplicht.

• 3.

  10 De babs is verplicht bij ziekte, vakantie of andere calamiteit vroegtijdig dan wel terstond het hoofd van de afdeling B&B of diens vertegenwoordiger daarvan in kennis te stellen.

4. Inwerkprocedure/opleiding:

• 4.1.

  Na de beëdiging vindt een korte inwerkprocedure plaats. De inwerkprocedure bestaat uit de volgende onderdelen:

• a

  mondeling doornemen van deze instructie cq. werkafspraken;

• b

  mondeling doornemen van de huwelijksprocedure (toezending stukken, telefonisch contact, huisbezoek, huwelijksvoltrekking, geheimhouding etc);

• c

  bijwoning van een huisbezoek door een tweetal andere babsen;

• d

  bijwoning van een twee-tal trouwerijen door andere abs-en of babs-en;

• e

  begeleiding bij de voorbereiding bij de eerste trouwerij;

• f

  Begeleiding bij het voltrekken van het eerste huwelijk.

• 4.2.

  De nieuw benoemde babs kan op kosten van de gemeente Zaanstad een daarvoor door de gemeente Zaanstad geselecteerde cursus voor babsen volgen.

• 4.3.

  In de eerste drie maanden na de benoeming en beëdiging tot babs wordt de nieuw benoemde babs niet vaker dan voor de voltrekking van 1 huwelijklpartnerschap per week ingeroosterd, tenzij dit in goed overleg anders is overeengekomen.

• 4.4.

  Ook na de inwerkprocedure/opleiding kan de babs ten allen tijde een beroep doen op de hulp en bijstand van medewerkers van de afdeling B&B.

• 4.5.

  Jaarlijks bezoekt een abs de babs bij een trouwerij op een van de locaties. Bij dit bezoek wordt de trouwerij kort nabesproken en daar waar nodig advies of feedback gegeven.

• 4.6.

  Voor de voor een eenmalige gebeurtenis benoemde babsen geldt een afwijkende inwerkprocedure. Deze bestaat in ieder geval uit de onderdelen 4.1. onder a en b. Het hoofd B&B bepaalt of er bij de trouwerij door een voor een eenmalige gebeurtenis benoemd babs assistentie wordt verleend door een abs of een babs vermeld onder 2.2.

5. Indeling/ontvangst van de benodigde stukken cq documentatie:

• 5.1.

  De afdeling B&B draagt zorg dat indelingen ten minste twee maanden van tevoren bekend zijn en met de benodigde stukken cq. documentatie aan de desbetreffende babs is toegezonden, tenzij dit in redelijkheid niet kan worden verwacht.

• 5.2.

  Een babs kan niet zelf de door de afdeling B&B gemaakte indeling wijzigen of met hem of haar gemaakte afspraken in handen stellen van een collega babs.

• 5.3.

  Met wensen of voorkeuren voor indeling, van tevoren door bruidspaar of babs kenbaar gemaakt, zal zoveel als mogelijk rekening worden gehouden.

• 5.4.

  Een babs mag een aan hem of haar toegewezen huwelijk teruggeven indien blijkt dat er tussen de babs en het bruidspaar te weinig affiniteit bestaat om een goede en gepaste toespraak te kunnen houden.

6. Het traject voorafgaand aan de trouwerij:

• 6.1.

  Na ontvangst van de voor de trouwerij benodigde stukken cq. documentatie neemt de babs, uiterlijk 14 dagen voor de datum van de trouwerij, telefonisch contact op met het bruidspaar.

• 6.2.

  Het staat de babs Vrij ook op huisbezoek te gaan bij een aanstaand bruidspaar dan wel het bruidspaar uit te nodigen voor een persoonlijk gesprek.

7. De trouwerij:

• 7.1.

  Een trouwerij geschiedt in principe in een daarvoor door de gemeente beschikbaar gestelde toga.

• 7.2.

  De babs is vroegtijdig, d.w.z. ten minste een half uur voor het voor de trouwerij afgesproken tijdstip, op de trouwlocatie aanwezig.

• 7.3.

  De babs haalt de akten en de toga op bij de afdeling B&B op het gemeentehuis Bannehof 1 te Zaandijk, tenzij daarover andere afspraken zijn gemaakt.

• 7.4.

  De babs brengt de akten en toga meteen na de huwelijksvoltrekking terug naar de afdeling B&B op het gemeentehuis Bannehof 1 te Zaandijk , tenzij daarover andere afspraken zijn gemaakt.

• 7.5.

  De babs draagt zorg dat bij elke trouwerij de juiste documenten en stukken aanwezig zijn en draagt zorg voor de hem ter hand gestelde documenten en bijlagen.

• 7.6.

  De babs geeft leiding aan de trouwerij en draagt zorg voor een goed verloop daarvan.

• 7.7.

  De babs draagt zorg dat trouwerij correct en op een juridisch juiste manier wordt voltrokken, waarbij zo veel als mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen van het trouwpaar.

• 7.8.

  De babs mag niet aan derden inzage geven of doen geven, dan wel mededelingen doen of informatie verstrekken van gegevens blijkende uit de hem ter hand gestelde stukken dan wel door hem op welke wijze verkregen informatie. Op hem berust de plicht van geheimhouding van alles wat hem uit hoofde van zijn functie bekend is of wordt.

• 7.9.

  De babs beslist in samenspraak met het bruidspaar of een plechtigheid vroeger kan beginnen dan aanvankelijk met de afdeling Burgerzaken werd afgesproken. De babs is ook bevoegd te beslissen dat, indien een bruidspaar te laat op de trouwlocatie aanwezig is, een plechtigheid wordt bekort in die zin dat een daarop volgende trouwerij niet gehinderd wordt door de te late aankomst van het bruidspaar daarvoor.

8. De vergoedingen

De vergoedingen gelden uitsluitend voor babsen die in roosterdienst trouwerijen verrichten.

• 8.1.

  Voor zowel de dag van beëdiging bij de rechtbank als voor de dag waarop de cursus wordt gevolgd, wordt een vergoeding gegeven van itrouwerij (tariefgroep A — trouwerij op werkdagen tijdens openingstijden van de afdeling Burgerzaken).

• 8.2.

  De gemeente stelt voor elke trouwerij een vergoeding beschikbaar. Ook voor het begeleiden in de trouwzaal van een voor een eenmalige gebeurtenis benoemde babs wordt een vergoeding beschikbaar gesteld. De hoogte van de vergoeding wordt jaarlijks met de gebruikelijke prijsindexering verhoogd. De uitbetaling van de vergoeding geschiedt elke maand volgend op de maand waarover de vergoeding is toegekend.

• 8.3.

  Indien een trouwerij niet doorgaat of op verzoek plaatsvindt door een ander dan de ingedeelde babs en er reeds voorbereidingen zijn getroffen voor de voltrekking van de trouwerij zoals b.v. het telefonische contact of wel het huisbezoek, dan wel het schrijven van de toespraak, dan wordt door de gemeente Zaanstad een vergoeding beschikbaar gesteld in de vorm van een cadeaubon ter waarde van € 25.

• 8.4.

  Overige vergoedingen zoals b.v. kappersgeld, kledinggeld of t.b.v. reiskosten worden niet gegeven.

9. De evaluatiebijeenkomsten

• 9.1.

  Jaarlijks vinden er een tweetal evaluatiebijeenkomsten plaats.

10. Kennnisname van de instructie/werkafspraken:

De ondergetekenden (naam en voorletters/-namen):

verklaren bovenstaande instructie/werkafspraken heden met elkaar te hebben doorgenomen.

Zaanstad (datum)

Toelichting bij de instructie cq. werkafspraken voor buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand:

1. Begripsbepalingen:

Deze spreken voor zich.

2. Benoeming en beëdiging:

In dit hoofdstuk worden de regels herhaald welke ook opgenomen zijn in het door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde “Reglement voor de burgerlijke stand van de gemeente Zaanstad 2004”. Er wordt daarin onderscheid gemaakt tussen babsen die in een roosterdienst voor de gemeente Zaanstad trouwerijen verrichten en personen met een bestuursfunctie (burgemeester, wethouder) of politieke achtergrond (raadsleden), die slechts van tijd tot tijd als babs een trouwerij doen en met de voor een eenmalige gebeurtenis benoemde babs. T.b.v. het personeelsdossier dient de babs net als elke werknemer een fotokopie van zijn legitimatiebewijs in te leveren.

3. Algemene regels:

In de algemene regels zijn regels gesteld m.b.t. verantwoordelijkheden, integriteit, geheimhouding en non-discriminatie. In de overige hoofdstukken wordt op onderdelen nader ingegaan.

4. Inwerkprocedure/opleiding:

Naast plichten bestaan er ook voor de babsen een aantal rechten. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de rechten van de babsen op opleiding en begeleiding.

5. Indeling/ontvangst stukken en documentatie:

Ook in dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op een bepaald aspect van de taakverdeling en de verantwoordelijkheden over en weer.

6. Het traject voorafgaand aan de trouwerij:

Bij de start van de professionalisering is uitgegaan van een maatwerktoespraak voor ieder bruidspaar. Onderdeel daarvan zou moeten zijn een huisbezoek af te leggen door de babs aan een bruidspaar. In de praktijk blijkt niet ieder bruidspaar daar prijs op te stellen. De regels zijn aan de praktijk aangepast.

7. De trouwerij:

De voltrekking van een huwelijk is veelal een plechtig gebeuren. Alhoewel duidelijk met een bruidspaar afspraken zijn gemaakt over het tijdstip van trouwen, komt het meer dan eens voor dat een bruidspaar of te vroeg of te laat op het gemeentehuis aankomt. In ieder geval dient er in alle gevallen een bode/gastvrouw/gastheer en een babs aanwezig te zijn. Er mag geen onduidelijkheid zijn over wie bevoegd is bepaalde beslissingen te nemen, over te volgen procedures en de plicht tot geheimhouding. Deze zijn in dit hoofdstuk uitgewerkt.

8. De vergoedingen:

In dit hoofdstuk wordt geregeld welke vergoedingen wel en welke niet worden gegeven.

9. De evaluatiebijeenkomsten:

Jaarlijks vinden er een tweetal evaluatiebijeenkomsten plaats. Gestreefd wordt één avondbijeenkomst te houden in de vorm van een werkdiner en één bijeenkomst in de vorm van een studiemiddag.

10. Kennisname van de instructie/werkafspraken:

Een trouwerij is en blijft een product waarvoor de gemeente verantwoordelijk is. Ook al vindt een trouwerij plaats op een door de gemeente ingehuurde locatie, het publiek zal altijd het uiteindelijke product in relatie brengen met de gemeente. Daarom moeten dingen goed. Daarom moeten dingen goed worden geregeld. Daarom is het van belang zaken goed met alle betrokken partijen door te spreken. Na het doorspreken tekenen de babs en de vertegenwoordiger van de gemeente Zaanstad het document voor akkoord. De babs krijgt een document ter hand gesteld. De gemeente draagt zorg voor archivering van een getekend exemplaar.

Toelichting bij het Reglement Burgerlijke Stand van de gemeente Zaanstad

Door wijziging van wet- en regelgeving, voortschrijdend inzicht en wijziging van beleid, alsmede door wijziging van gegevens vermeldt in de bijlagen bij dit reglement dient het “Reglement Burgerlijke Stand van de gemeente Zaanstad” te worden herzien en aangepast. Het reglement wordt vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders.

De wet draagt aan de ambtenaar van de burgerlijke stand een aantal taken op. De ambtenaar van de burgerlijke stand is in de uitvoering van zijn taken zelfstandig en staat als zodanig niet in een hiërarchische verhouding, noch tot collegae, noch tot het gemeentebestuur. Door het afleggen van zijn ambtseed heeft hij zich persoonlijk verbonden tot vervulling van de hem door de wet opgedragen verplichtingen. Het aan de ambtenaar van de burgerlijke stand opleggen van bepalingen of van verplichtingen niet overeenkomstig wettelijke bepalingen, kan worden bestraft met een maximum gevangenisstraf van twee jaar of een geldboete van de vierde categorie (365 Sr). Via een werkverdeling en de aanwijzing van de leiding van de dienst wordt voorkomen dat de ene ambtenaar van de burgerlijke stand tot een andere beslissing komt dan een andere ambtenaar van de burgerlijke stand en wordt de uniformiteit bewaakt. Het hoofd van de afdeling B&B wordt belast met de leiding van de dienst en draagt voor de uitvoering van de werkzaamheden de verantwoordelijkheid. Hij bewaakt voorts een goede dienstverlening aan klanten van de dienst.

Het reglement opent met begripsomschrijvingen. Omdat het reglement verwijst naar oude reglementen is bij de begripsomschrijvingen tot uitdrukking gebracht dat de vroegere benaming Burgerzaken gelijk is aan de afdeling EO, Burgerzaken en Belastingen van de Dienst Publiek.

De benoeming van een ambtenaar van de burgerlijke stand of een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand geschiedt is door het Burgerlijk Wetboek opgedragen aan burgemeester en wethouders. Tot ambtenaar van de burgerlijke stand kan slechts een gemeenteambtenaar worden benoemd. In het reglement is vastgelegd dat slechts die gemeenteambtenaren tot ambtenaar van de burgerlijke stand worden benoemd die in dienst zijn van de gemeente Zaanstad zijn, en werkzaam bij de afdeling B&B. Zij worden belast met alle werkzaamheden de burgerlijke stand betreffende. Voor de functie ambtenaar van de burgerlijke stand wordt geen aparte financiële vergoeding gegeven. De benoeming van ambtenaren van de burgerlijke stand geschiedt door burgemeester en wethouders.

Buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand kunnen slechts worden belast met enkele werkzaamheden de burgerlijke stand betreffende zoals: het voltrekken van huwelijken, het registeren van partnerschappen en het omzetten daarvan. Daarnaast mogen zij een aantal eden in ontvangst nemen die betrekking hebben op de daarna volgende rechtshandeling. Hoewel de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand het huwelijk, het geregistreerd partnerschap of de omzetting daarvan juridisch tot stand laat komen is zijn taak meer een afgeleide en toegespitst op het op maat leveren van een voor het bruidspaar persoonlijke toespraak.

Omdat het vaststellen van de huwelijksbevoegdheid en het completeren van het juridisch deel van het trouwdossier uitsluitend tot de bevoegdheid behoren van de ambtenaar van de burgerlijke stand wordt voorgesteld de benoemingen van buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand te mandateren aan het hoofd van de afdIing F0 Burgerzaken & Belastingen. Door deze mandatering kan efficiënter en effectiever worden gewerkt.

Schorsing en ontslag van ambtenaren van de burgerlijke stand en buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand geschieden door burgemeester en wethouders tenzij het een verzoek om ontslag betreft van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand. In dat geval wordt de bevoegdheid gemandateerd aan het hoofd F0 Burgerzaken & Belastingen. Reden is dat bij schorsing of niet eervol ontslag de gemeente in een rechtsgeding verwikkeld kan worden.

In Zaanstad wordt reeds geruime tijd gebruik gemaakt van een groep buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand die in roosterschema’s de trouwerijen verzorgen. Op deze manier kan bij deze vorm van dienstverlening maatwerk worden geleverd en kan aan persoonlijke wensen van bruidsparen tegemoet worden gekomen. Deze in roosterschema werkende buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand krijgen daarvoor een vergoeding. In de bijlagen is de instructie voor de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand opgenomen.

Andere tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand benoemde personen, zoals de burgemeester, een wethouder, een raadslid en overige, waaronder de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand die voor een eenmalige gebeurtenis een trouwerij verzorgen, ontvangen daarvoor geen vergoeding.

De beheersbaarheid en ook de kwaliteit dient nauwlettend in de gaten te worden gehouden. Personen die zijn benoemd doch na verloop van tijd niet meer beschikbaar zijn voor de te verrichten werkzaamheden of niet geschikt zijn voor de uitoefening van deze openbare functie, worden niet herbenoemd. Het tijdvak van benoeming voor buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand die in roosterschema werken is daarom gesteld op 1 jaar. Elk jaar worden besluiten genomen m.b,t. herbenoeming. Voor de burgemeester, een wethouder en een lid van de raad is de benoemingsperiode gelijk is aan die van de termijn van burgemeesterschap, wethoudersschap of het ononderbroken raadslidmaatschap. Daarnaast is de mogelijk gecreëerd dat personen worden benoemd voor een eenmalige gebeurtenis. In het laatste geval moet voor de werkzaamheden die de voorbereiding, benoeming, begeleiding, beëdiging of registratie bij de rechtbank en administratie met zich meebrengen leges worden betaald.

Bij ziekte of plotselinge afwezigheid waardoor een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand de hem opgedragen taak niet kan verricht, wordt door de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand melding gedaan aan het hoofd van de afdeling B&B. Deze treft een regeling ter voorziening van afwezigheid.

In het reglement is een overgangsartikel opgenomen t.a.v. de benoemingstermijn van ambtenaren van de burgerlijke stand. Op grond van eerdere verordeningen en reglementen zijn bepaalde ambtenaren benoemd tot ambtenaar van de burgerlijke stand voor een tijdvak dat gelijk is aan het dienstverband van de desbetreffende personen met de gemeente Zaanstad. In latere reglementen is in het kader van beheersbaarheid gekozen voor een benoemingsperiode gelijk aan het dienstverband van de desbetreffende ambtenaar bij de afdeling Burgerzaken. De bestaande rechten kunnen niet worden aangetast en zijn verzekerd gesteld door de opgenomen overgangsbepaling. Een overzicht van benoemde ambtenaren van de burgerlijke stand en benoemde buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand met daarbij de datum van benoeming en de benoemingsperiode en datum van beëdiging zijn in de bijlagen opgenomen.

Het hoofd van de afdeling B&B wordt belast met de leiding en organisatie van de dienst. Hij houdt onder meer een lijst bij met namen, benoemingsdatum en beëdigingdatum alsmede het tijdvak c.q. de periode waarvoor de diverse (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand zijn benoemd. Door actualisering kan steeds worden bijgehouden welke personen nog steeds de bevoegdheid bezitten om op te treden als (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand en welke die bevoegdheid hebben verloren.

De wet bepaalt dat de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn werkzaamheden verricht in het gemeentehuis. De registers van de burgerlijke stand en de onder de ambtenaar van de burgerlijke stand berustende bescheiden worden overeenkomstig de wettelijke bepalingen zorgvuldig in een afgesloten, tegen brand beschermde ruimte in een het gemeentehuis bewaard, totdat zij worden overgebracht naar een gemeentelijke archiefbewaarplaats. Uitsluitend wanneer er sprake is van gewichtige redenen mag de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn werkzaamheden buiten het gemeentehuis verrichten. Als gemeentehuis wordt in de literatuur gezien het gebouw waar het bestuur zetelt. Dit sluit aan bij een arrést van de Hoge Raad van 19 april 1853. Van Dale geeft de volgende verklaring voor het begrip gemeentehuis: “het gebouw waarin het gemeentebestuur gevestigd is”. Andere gebouwen dienen dan ook als gemeentehuis te worden aangewezen. In de bijlage wordt in een overzicht nader vastgelegd welke locaties in Zaanstad zijn aangewezen als gemeentehuis en welke werkzaamheden op die aangewezen locaties mogen worden verricht.

Een trouwerij is een hoogtepunt in het leven van een mens. Het vereist een bepaald decorum. Bijna alle trouwlocaties worden gehuurd. In het reglement zijn een minimum aan randvoorwaarden gesteld zoals b.v. t.a.v. de inrichting van, de begeleiding en de brandveiligheid van trouwlocaties. Van groot belang is dat ook steeds rekening wordt gehouden met de toegankelijkheid van gebouwen voor in- en mindervaliden. Dit is echter niet altijd mogelijk. Met name in oude historische gebouwen ontbreken vaak een aantal voorzieningen zoals b.v. een hellingbaan of een lift. De in de bijlagen opgenomen lijst met aangewezen trouwlocaties betreft een tijdsopname.

Het bureau van de burgerlijke stand dient dagelijks geopend te zijn. Burgemeester en wethouders bepalen daarvoor de openingstijden. Voor de zaterdag en de zondag en algemeen erkende feestdagen en andere door burgemeester en wethouders aan te wijzen dagen wordt een afzonderlijke regeling getroffen. Het vaststellen van openingstijden voor het geboorteloket in ziekenhuis “De Heel” en op bijzondere plaatselijke feestdagen zijn gedelegeerd aan het Hoofd van de afdeling B&B. Indien de noodzaak daartoe is vastgesteld kan in spoedeisende gevallen het hoofd van de afdeling B&B het bureau van de burgerlijke stand op elk gewenst ogenblik openstellen. Voorts is in het reglement rekening gehouden met calamiteiten of rampen. Het kan nodig zijn dat de ambtenaar van de burgerlijke stand in het kader van het deelplan Uitvaart en collectieve rouwverwerking activiteiten .ontplooit.