Beleidsregel "legalisatie en verificatie" gemeente Zaanstad

Inleiding:

Het verkeer van personen over de grenzen is de laatste jaren snel toegenomen. Voor de overheid is het van belang dat personen goed worden geregistreerd en dat vastgelegde gegevens actueel en betrouwbaar zijn. Voor tal van (rechts)handeling dient een burger daarom documenten over te leggen. Aan de hand van de diverse overgelegde documenten kan de ambtenaar Burgerzaken de identiteit van een burger vaststellen en worden persoonsgegevens aan de desbetreffende burger gekoppeld. Dit kan b.v. zijn bij vestiging in Nederland of bij een huwelijk in het buitenland. Om zeker te zijn dat documenten echt zijn en niet vals dan wel vervalst, zijn regels gesteld die zekerheid moeten geven over de echtheid en de rechtgeldigheid van een document. Vragen die daarbij beantwoord moeten worden zijn: Is het document dat wordt overhandigd authentiek, geldig, zijn de gegevens in het document ongewijzigd, is de persoon die zich met het document meldt ook de persoon die bij het document hoort. Documenten moeten alvorens ze in het rechtsverkeer kunnen worden gebruikt worden gelegaliseerd.

Legalisatie c.q. legalisatie en verificatie:

Legalisatie is de vaststelling dat een document is afgegeven door een daartoe bevoegd persoon en dat de handtekening op het document inderdaad tot de ondertekenaar behoort. In de praktijk is soms een hele reeks van handtekeningen nodig van instanties die bevoegd zijn een dergelijke verklaring af te leggen. Meestal is het ministerie van Buitenlandse Zaken in het land van herkomst van het document de laatste instantie van de vreemde mogendheid die een document van een legalisatie voorziet. Pas daarna wordt het document door de Nederlandse vertegenwoordiging (ambassade) voorzien van een legalisatiestempel. Met diverse landen zijn verdragen gesloten die de legalisatieprocedure moet verkorten.

Apostilleverdrag en andere verdragen:

Meerdere landen hebben verdragen met elkaar gesloten om de legalisatieprocedure te verkorten. Dit betekent dat documenten uit bepaalde landen soms zelfs zonder legalisatie in een ander land worden geaccepteerd. Zo kennen wij de diverse CIEC-verdragen (Commission Internationale de I'Etat Civil - Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand), met daarnaast b.v. het "Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten", het zgn. Apostilleverdrag. Dit laatste verdrag maakt legalisatie niet overbodig, maar beperkt de legalisatieketen tot een legalisatie, de zgn. apostille. In Nederland zijn de rechtbanken bevoegd tot afgifte van een apostille. De vorm en inhoud van het apostillesternpel is bij verdrag vastgesteld.

Probleemlanden:

In 1996 heeft de minister van Buitenlandse Zaken een vijftal landen aangewezen als zgn. probleemlanden. Dit zijn: De Dominicaanse Republiek, Ghana, India, Nigeria en Pakistan. Veel documenten afkomstig uit deze landen blijken vals dan wel vervalst te zijn. De Nederlandse autoriteiten in deze landen stellen tevens een inhoudelijk onderzoek in naar de juistheid van de gegevens in een document. Documenten uit deze vijf landen worden slechts geaccepteerd in dien zij zowel gelegaliseerd als ook geverifieerd zijn. De richtlijnen inzake legalisatie en verificatie zijn reeds enige malen gewijzigd, laatstelijk per 1 februari 2000 (richtlijnen inzake legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen van 12 januari 2000, nr. 5001966/99/6). Voorts zijn op 30 augustus 2002/DJZ/BR/0806-02 beoordelingsnormen bekend gemaakt (Staatscourant 5 September 2002).

Hoofdregel:

• a.

  Een document afkomstig van autoriteiten uit landen, welke niet zijn aangesloten bij een verdrag dat andere regels stelt, wordt slechts geaccepteerd indien het document is gelegaliseerd. Het document dient te zijn voorzien van geldige legitimatiestempels.

• b.

  Een document afkomstig van autoriteiten uit landen, welke niet zijn aangesloten bij een verdrag dat andere regels stelt en door de minister van Buitenlandse Zaken zijn aangewezen als zgn. probleemlanden, wordt slechts geaccepteerd indien het document is gelegaliseerd en geverifieerd. Het document dient te zijn voorzien van geldige legitimatiestempels en verificatiestempels. Documenten die niet zijn gelegaliseerd c.q. gelegaliseerd en geverifieerd, worden niet geaccepteerd, tenzij er sprake is van een uitzonderingsgeval. Medewerking van de gemeente in welke vorm dan ook wordt geweigerd. Betrokkene of diens vertegenwoordiger wordt schriftelijk van dit besluit op de hoogte gesteld met vermelding van de daartegen openstaande bezwaar- en beroepsmogelijkheid.

Gezien de aard en de strekking van de legalisatieprocedure zijn de marges tot afwijking van het ter zake gevoerde beleid uiterst beperkt.

Het feit dat de legalisatieaanvrager niet in staat is om de juistheid van het ter legalisatie aangeboden document te onderbouwen met behulp van onafhankelijke, objectieve bronnen vormt geen bijzondere omstandigheid in de zin van artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht.

Uitzondering op de hoofdregel:

• a.

  Een persoon die geen gelegaliseerd c.q. gelegaliseerd en geverifieerd document kan overleggen dat noodzakelijk is om medewerking aan een daartoe strekkend verzoek te verlenen dient, door schriftelijke bewijsstukken, aan te tonen dat hij/zij daarvoor bij herhaling moeite heeft gedaan om dit document te verkrijgen.

  Hij/zij dient tevens documenten/stukken te overleggen waaruit blijkt dat legalisatie c.q. legalisatie en verificatie is geweigerd, de reden van weigering, alsmede de rechterlijke beslissing in beroep tegen deze weigering.

  Voorts dient hij/zij die bescheiden te doen vertonen die het gemeentebestuur noodzakelijk acht.

Beslissing:

Voldoet een burger niet aan de vereisten m.b.t. legalisatie en verificatie dan kunnen burgemeester en wethouders van Zaanstad, indien het hun ter kennis gestelde dossier voldoende grondslag biedt, bij uitzondering alsnog beslissen:

• a.

  tot toelating tot de in artikel 36 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens genoemd verklaring of eed;

• b.

  tot registratie van een in het buitenland gesloten huwelijk.

• c.

  Bij afwijzing wordt een gemotiveerd besluit genomen en wordt de burger gewezen op de openstaande bezwaar- en beroepsmogelijkheid.