Aanwijzingen Post- en Archiefzaken

I.I Algemene regel

De ordening van het archief vindt plaats met behulp van de code VNG, voorzover niet in het navolgende daar nadere regels voor zijn gesteld. Opberging van de stukken gebeurt met regelmaat.

1.2 Dossiers inzake gemeenschappelijke regelingen, lidmaatschappen, statistieken, subsidies en adviescommissies

Dossiers inzake gemeenschappelijke regelingen, lidmaatschappen, statistieken, subsidies en adviescommissies worden in een serie opgenomen. Ordening vindt plaats op het classificatienummer betreffende de taak.

Het classificatienummer van de serie en het nummer van de taak worden aan elkaar gekoppeld door tussenplaatsing van een dubbele punt.

Voor genoemde groepen wordt de ordening:

1.3 Verordeningen

De verordeningen worden geordend volgens de code VNG. Dit in verband met het karakter van de verordeningen. Correspondentie betreffende de uitvoering van de verordeningen wordt in aparte dossiers opgeborgen. Deze splitsing gebeurt vanwege de op vernietiging plaatsing van laatstgenoemde dossiers.

1.4 Vergunningen

Deze dossiers worden primair geordend volgens de code VNG en secundair naar behoefte op naam, op ligging, op datum of op nummer.

1.5 Onroerende-zaaktransacties (aan-/verkoop, ruiling, erfpacht, huur en verhuur e.d.)

Deze dossiers worden primair geordend volgens de code VNG en secundair op ligging of op naam. De akten/contracten/overeenkomsten worden opgeborgen in de desbetreffende perceelsdossiers.

1.6 Woningbouw

1.7 Personeelsdossiers (PD’s)

Onverkort het hierna in de hoofdstukken 3 en 4 gestelde worden de PD’s (classificatienummer 2.08) van het in dienst zijnde personeel in een serie opgenomen. De ordening is alfabetisch.

Dossiers van vrouwelijk personeel worden geplaatst op meisjesnaam.

1.8 persoons-/cliëntendossiers

Deze dossiers worden naar behoefte alfabetisch of numeriek geordend en toegankelijk gemaakt.

1.9 Planologische maatregelen

Deze dossiers worden primair geordend op classificatienummer en secundair naar behoefte op ligging, op naam of op nummer.

1.10 Vertrouwelijke dossiers

Stukken over een zaak met een tijdelijk of blijvend vertrouwelijk karakter worden in een apart archiefdeel opgenomen. In het reguliere archief wordt naar deze correspondentie verwezen. In het archief kan een gedeelte van de stukken over een zaak zijn of worden opgenomen in het reguliere dossier en een ander gedeelte in een apart vertrouwelijk dossier. In dat geval worden in de betreffende dossiers over en weer verwijzingen geplaatst.

Periodiek moet worden nagegaan of na een bepaalde periode (bijvoorbeeld bij de behandelfase of na het ontslag van het personeelslid) de vertrouwelijke stukken worden overgeheveld naar het 'gewone' reguliere dossier.

1.11 Precedenten

Stukken waarvan precedentwerking uitgaat of kan gaan, worden op het classificatienummer van de desbetreffende zaak in een apart dossier opgeborgen. Uit de titel van dit dossier moet blijken dat het hier om een precedent gaat of kan gaan.

2.4 Regels ontsluiting

Bij overdracht van dossiers aan de archiefbewaarplaats wordt naast de gedigitaliseerde toegang een uitdraai meegeleverd die voldoet aan de volgende criteria:

• 1.

  De uitdraai heeft een titelpagina die vermeldt:

  • -

    naam van het archief met zijn looptijd;

  • -

    eventueel gedeponeerde archieven;

  • -

    naam van bewerker(s);

  • -

    dienstonderdeel dat de bewerking en overdracht verricht;

  • -

    aar en plaats van totstandkoming van de toegang.

• 2.

  De uitdraai heeft voorin een inhoudsopgave met paginaverwijzing.

• 3.

  De uitdraai heeft een korte inleiding, die vermeldt:

  • -

    naam van archief/archiefvormer, diens plaats in groter organisatorisch verband, eventuele naamswijzigingen met jaar van optreden;

  • -

    ontstaan/oprichting en beëindiging/opheffing van de archiefvormer;

  • -

    ta(a)k(en)/bemoeienis(sen) van de archiefvormer en de wijziging(en) daarin met jaar van optreden;

  • -

    eventueel plaatsgevonden calamiteiten zoals brand, waterschade etc.

  • -

    omvang in strekkende meters van het archief bij de overdracht;

  • -

    openbaarheidsbeperkingen die bij de overdracht (zullen) worden gesteld, dan wel expliciet de mededeling dat het archief volledig openbaar is;

  • -

    oorspronkelijke structuur/opbouw van het archief;

  • -

    uitleg van de bewerking die leidde tot de bij overdracht bestaande toestand en inrichting van het archief, met name ingrepen in de oorspronkelijke of bestaande ordening en de redenen daarvoor;

  • -

    de bij de bewerking toegepaste selectie, zo mogelijk met volume van voor vernietiging geselecteerd materiaal, de grondslag voor de selectie: titel vernietigingslijst, met datum vaststelling en plaatsing in de Staatscourant.

• 4.

  De eigenlijke toegang (inventaris) voldoet aan de volgende eisen:

  • -

    de beschrijvingen:

  • -

    alle bestanddelen zijn voorzien van een nummer van een doorlopende reeks per archief;

  • -

    per bestanddeel wordt een beknopte inhoudsomschrijving gegeven die de gemeenschappelijke noemer van het bestanddeel weergeeft; bij series worden de redactionele kenmerken vermeld (bijvoorbeeld: agenda's, jaarverslagen, notulen); bij dossiers kan worden volstaan met een zaak- of onderwerpomschrijving per dossieromslag; per dossieromslag wordt de looptijd of datering gegeven; de datering is ten minste in jaartallen; de omschrijvingen zijn zo exact mogelijk (zo is 'Zeedijk 1981' geen goede omschrijving en 'Verharding Zeedijk 1981' wel); afkortingen zijn vervangen door volledige woorden.

  • -

    de ordening:

  • -

    de ordening gebeurt in het algemeen volgens de regelgeving (archiefbeheerregeling etc.) die gold in de periode waarin het archief werd gevormd;

  • -

    series, reeksen en opvolgende dossiers zijn chronologisch opeenvolgend bijeengebracht;

  • -

    bij ontbreken van een registratuurplan of archiefcode is een toegang volgens een ander systeem aanwezig (bijvoorbeeld alfabetisch, chronologisch of onderwerpsgewijs) naar gelang de aard van het archief.

• 5.

  De uitdraai heeft een paginering.

• 6.

  De uitdraai is typografisch en redactioneel in een voor ieder begrijpelijke vorm en taal gesteld.

3.1. Indeling van Personeelsdossiers (PD's)

De indeling van PD’s vindt plaats in de volgende volgorde:

• -

  benoeming, bevordering en ontslag

• -

  pensioen

• -

  vergoedingen/toelagen (tijdelijk)

• -

  diverse

3.2 Persoonsgebonden correspondentie

Persoonsgebonden correspondentie wordt opgenomen in het betreffende PD op naam. PD’s van vrouwelijk personeel worden opgesteld op meisjesnaam.

3.3 Uitvoeringscorrespondentie

Uitvoeringscorrespondentie wordt onderwerpsgewijs opgenomen in aparte (verzamel-) dossiers.

3.4 Regelingen, circulaires en verordeningen

Regelingen, circulaires en verordeningen op het gebied van personeelsaangelegenheden worden in aparte dossiers gearchiveerd, zoals rechtspositie, benoeming/aanstelling, rechten/plichten, personeelszorg.

Definitieve, onderscheidenlijk blijvende bewaring van voorschriften bij alle diensten is niet nodig, onderscheidenlijk ongewenst.

Blijvende bewaring van de originele voorschriften vindt centraal plaats bij de dienst Middelen & Dienstverlening. Ter voorkoming van dubbele archieven vindt bewaring bij de overige diensten tijdelijk plaats tot maximaal 5 jaar.

3.5 Vertrouwelijke stukken

Vertrouwelijke stukken betreffende personeelsleden worden in afzonderlijke dossiers opgeborgen. Deze dossiers worden voorzien van het kenmerk G.

Op het niet geheime dossier wordt, zodra van een personeelslid een geheim dossier wordt aangelegd, de aantekening +G gesteld. Dezelfde aantekening wordt gemaakt in de toegang (inventaris).

3.6 Overige uitzonderingen

Om archieftechnische en praktische redenen worden de navolgende categorieën van per soonsgebonden stukken eveneens buiten het PD gelaten en gearchiveerd als aangegeven:

3.7 Vernietiging van PD's

Ten aanzien van bewaring of vernietiging van PD’s worden de richtlijnen in de 'Handleiding opbouw archief gemeente' van de VNG gevolgd. Bijvoorbeeld:

• -

  PD’s worden vernietigd als betrokkene de leeftijd van 75 jaar heeft bereikt of bereikt zou hebben;

• -

  het persoonsdossier blijft na beëindigen van de dienstbetrekking in het archief van die beheerseenheid waar de medewerker het laatst werkzaam was.

3.8 Uitlening en verzending van PD's

Interne verzending van dossiers vindt plaats in afgesloten huispostverzendmappen. Van de uitlening wordt een deugdelijke administratie bijgehouden. Het beheer van PD’s vindt overigens plaats met inachtneming van het gestelde in hoofdstuk 4.

4.1 Definitie

Onder PD’s worden in dit hoofdstuk verstaan de dossiers, waarin de stukken worden verzameld die ambtshalve zijn ontvangen, respectievelijk zijn opgemaakt met betrekking tot personeelsleden van de gemeente.

4.2 Beheer

PD’s worden namens het hoofd van de dienst beheerd door de ambtenaar onderscheidenlijk de afdeling, binnen de dienst belast met post- en archiefzaken.

4.3 Ordening van PD's

PD’s worden in een afzonderlijke serie bewaard.

4.4 Afgifte van PD's

PD’s mogen slechts afgegeven worden aan een beperkt aantal ambtenaren:

• -

  binnen de dienst aan ambtenaren belast met de behandeling van personeelszaken alsmede aan de hoofden van dienst en afdelingschefs, voor zover het gaat om dossiers van het personeel van de eigen dienst of afdeling;

• -

  aan anderen eerst na toestemming van de ambtenaar belast met de behandeling van personeelszaken.

4.5 Ordening van vertrouwelijke PD’s

Vertrouwelijke PD’s worden in een aparte serie in af te sluiten kasten bewaard.

Deze dossiers worden beheerd door een daartoe door het hoofd van dienst aangewezen ambtenaar belast met de behandeling van post- en archiefzaken.

4.6 Afgifte van vertrouwelijke PD’s

Vertrouwelijke PD’s mogen slechts afgegeven worden:

• -

  aan het hoofd van dienst en een beperkt aantal door het hoofd van dienst aan te wijzen ambtenaren belast met de behandeling van personeelszaken, voor zover het gaat om dossiers van het personeel van de eigen dienst of afdeling;

• -

  aan anderen eerst na toestemming van het hoofd van de dienst.

4.7 Inzage eigen PD

Er bestaat geen bezwaar tegen dat personeelsleden hun eigen dossier (ook het vertrouwelijke) inzien, na een schriftelijk verzoek. Aan het verzoek om van bepaalde stukken een kopie te ontvangen, kan worden voldaan.

De dossiers worden niet aan betrokkenen uitgeleend.

5.1 Inwerkingtreding

Deze aanwijzingen treden in werking met ingang van de eerste dag van de maand volgende op die waarin zij bekendgemaakt zijn en werken terug tot en met 1 januari 1996.

5.2 Citeertitel

Deze aanwijzingen kunnen worden aangehaald als Besluit Aanwijzingen post- en archiefzaken.

5.3 Bekendmaking

Deze aanwijzingen zullen worden bekendgemaakt door het plaatsen van dit besluit in het Gemeenteblad. Tevens zal dit besluit worden opgenomen in de algemeen verkrijgbare uitgave die is getiteld Verzameling verordeningen, besluiten en beleidsregels Zaanstad.