Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalre houdende regels voor de orde van vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college burgemeester en wethouders

Geldend van 24-02-1994 t/m heden

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalre houdende regels voor de orde van vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college burgemeester en wethouders

REGLEMENT VAN ORDEVOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE WAALRE

Gelet op het bepaalde in de artikelen 52, 53, 56, 57 en 59 van de gemeentewet;

BESLUITEN:

Vast te stellen, het volgende reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeesters en wthouders.

Afdeling I besloten vergaderingen

Artikel 1 Tijd en plaats.

  • 1. de vergaderingen vinden in de regel plaats eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag, en voorts zo dikwijls de voorzitter of twee wethouders dit nodig achten.

  • 2. de vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 2 oproep en agenda

  • 1. de vergaderingen worden zonder schriftelijke oproeping gehouden.

  • 2. de agenda met bijbehordende vergaderstukken liggen in de regel tenminste 2 dagen voor de vergadering ter inzage voor de leden.

Artikel 3

  • 1. de voorzitter regelt de orde van de werkzaamheden tijdens de vergaderingen.

  • 2. het college van burgemeester en wethouders kan besluiten de volgende behandeling van de agendapunten te wijzigen.

  • 2. het college van burgemeester en wethouders kan besluiten, op voorstel van een lid van het college, onderwerpen die niet geagendeerd zijn terstond in behandeling te nemen.

Artikel 4 opening en quorum

  • 1. de voorzitter opent de vergadering, nadat hem is gebleken dat het door de wet vereiste aantal leden aanwezig is.

  • 2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaald de voorzitter dag en uur van de nieuwe vergadering, als bedoelt in artikel 56 van de gemeentewet.

Artikel 5 besluitenlijst

  • 1. de onderwerp- besluitenlijst van de vergadering ligt in de regel binnen 2 dagen na de vergadering voor de leden ter inzage.

  • 2. bij het begin van de vergadering wordt, zoveel mogelijk, de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.

  • 3. De besluitenlijst moet inhouden:

    • a.

      de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren;

    • b.

      een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

    • c.

      de genomen besluiten;

    • d.

      de verklaring van degenen die geacht willen worden te hebben tegengestemd

  • 4. aan de besluitenlijst worden toegevoegd een zakelijke samenvatting van tijdens de vergadering gevoerde bespreking met derden.

  • 5. de vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 6 voorstellen en amendementen

  • 1. ieder lid heeft het recht aan de vergadering voorstellen te doen en amendementen op gedane voorstellen in te dienen.

  • 2. Het college van burgemeester en wethouders beslist of een voorstel, dat buiten de agenda valt direct in behandeling wordt genomen of op de agenda van de eest- volgende vergadering wordt geplaatst.

Artikel 7 Beraadslaging.

  • 1. niet-leden kunnen worden uitgenodigd in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslaging deel te nemen.

  • 2. Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

Artikel 8 Stemming over zaken.

  • 1. nadat de beraadslaging is gesloten, brengt de voorzitter het voorstel tot besluitvorming.

  • 2. indien geen stemming wordt gevraagd stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.

  • 3. de stemming geschiedt mondeling.

Artikel 9 Stemming over personen.

  • 1. wanneer bij het doen van een keuze, voordracht of aanbeveling van personen het voorstel is beperkt tot een persoon voor elke te verhullen vacature, wordt geen stemming gehouden, tenzij een van de leden dit verlangt.

  • 2. de stemming geschiedt schriftelijk, bij gesloten en ondertekende stembriefjes.

  • 3. indien de stemmen staken over personen tot wie de keuze is beperkt wordt het voorstel door de voorzitter teruggenomen voor hernieuwd beraad in de eerstvolgende vergadering.

  • 4. staken in deze vergadering de stemmen opnieuw, dan beslist het lot.

Afdeling II openbare vergaderingen

Artikel 10 Algemeen

  • 1. als het college van burgemeester en wthouders zulks wenselijk acht kan een openbare vergadering worden gehouden.

  • 2. op een openbare vergadering zijn de beplaingen van toepassing die gelden voor een besloten vergadering, voorzover in deze afdeling niet anders is bepaald.

Artikel 11 Oproep, agenda en voorstellen.

  • 1. de oproeping voor een openbare vergadering vindt schriftelijk plaats en wordt uiterlijk 10 dagen voor de vergadering aan de leden toegezonden.

  • 2. de oproeping bevat tevens de agenda van de vergadering en de te behandelen voorstellen.

  • 3. de bij deze voorstellen behorende stukken liggen gedurende tenminste een week voor de vergadering ter inzage.

Artikel 12 Openbare kennisgeving.

De openbare vergadering wordt door aankondiging op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht.

Artikel 13 Toehoorders en pers.

  • 1. de toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

  • 2. het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

  • 3. het is verboden om zonder toestemming van de voorzitter geluid f beeldregistraties in de vergaderzaal of de publieke tribune te maken van hetgeen besproken wordt.

  • 4. de voorzitter kan degenen , die in strijd met dit artikel handelen, onmiddellijk uit de zaal doen verwijderen.

Afdeling III Portefeuilleverdeling.

Artikel 14

  • 1. het college van burgemeester en wethouders brengt in de eerste vergadering na de benoeming van de wethouders door middel van het verdelen van de portefeuilles een taakverdeling aan tussen de leden van het college.

  • 2. dit besluit wordt medegedeeld aan de raad en op de voor afkoniging in de gemeente gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht.

  • 3. bij verhindering of ontstentenis van een lid van het college worden de werkzaamheden waargenomen door een of meer van de andere leden van het college van burgemeester en wethouders.

Afdeling IV slotbepaling.

Artikel 15 uitleg reglement.

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing daarvan, beslist het college van burgemeester en wethouders op voorstel van de voorzitter.

Artikel 16 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college burgemeester en wethouders’.

Artikel 17 Inwerkingtreding.

Dit reglement treed in werking op de achtste dag na die waarop het is bekend gemaakt.

Aldus besloten in de vergadering van 18 januari 1994

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOORNOEMD,

1

TOELICHTING REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER ER WETHOUDERS.

Algemeen.

Artikel 54 van de Gemeentewet bepaalt dat de collegevergadering in principe met gesloten deuren worden gehouden. De wetgever acht dit van belang omdat het beraad in het college – waarin in een open sfeer over veelal nog onvoldragen standpunten en voorstellen gesproken moet kunnen worden – zich in het algemeen niet leent voor openbaarheid. In het systeem van artikel 54 kan evenwel het college van burgemeester en wethouders zelf bepalen in welke gevallen we wel en wanneer er geen openbaarheid zal zijn.

In het voorliggend reglement wordt er van uitgegaan dat alleen bij uitzondering openbaar zal worden vergaderd. Afdeling 11 bevat hiervoor enkele aanvullende bepalingenen.

De raad mist de bevoegdheid om algemene regels, als bedoeld in artikel 148 Gemeentewet, te stellen ten aanzien van de openbaarheid en andere aspecten van collegevergaderingen.

Afdeling 1 besloten vergaderingen.

Artikel 1 Tijd en plaats

Artikel 53, 1e lid Gemeentewet bepaald dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college van burgemeester en wethouders heeft bepaald, dag en plaats van de vergaderingen van het college en het tijdstip van de opening vastgesteld.

Artikel 2 en 3 Oproep agenda.

Gekozen is vanwege het veelal informele arakter van de collegevergaderingen voor een zo min mogelijke formele structurering en een zo beknopt mogelijke reglementering van de vergaderingen.

De voorbereiding van de vergadering van burgemeester en wethouders geschiedt door de secretaris. De instructie voor de gemeentesecretaris bepaalt dat deze het college ter zijde staat bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.

Artikel 4 Opening en quorum.

Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de burgemeester onder verwijzing naar artikel 56 opnieuw een vergadering. Voor deze vergadering geldt niet het vergaderquorum, althans niet voor aangelegenheden waarvoor de eerdere vergadering was belegd.

Artikel 5 besluitenlijst.

Gekozen is voor een besluitenlijst in plaats van voor notulen. Aan een uitgebreide verslaglegging, zoals voor vergaderingen van de gemeenteraad, bestaat geen behoefte.

Wel is voorzien in een beknopt verslag van tijdens de vergadering te houden besprekingen met derden.

De gemeentesecretaris draagt zorg voor de opmaking van de besluitenlijst. In zijn instructie zijn hiervoor en voor zijn overige taken t.a.v. (vergaderingen van) het college burgemeester en wethouders bepaling opgenomen.

Artikel 6 Voorstellen en amendementen.

Deze bepaling bevestigd het recht van elk lid van het college om zo nodig zelf een voorstel te doen c.q. een wijzigingsvoorstel in te dienen.

Artikel 7 beraadslag

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 57 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Als de gemeentesecretaris wordt uitgenodigs om aan de beraadslagingen deel te nemen is deze bepaling ook voor hen van toepassing.

Artikel 8 Stemmen over zaken.

Indien een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet een mondelinge stemmin plaats vinden.Bij staking van stemmen bepaald artikel 59 Gemeentewet dat de voorzitter beslist.

Artikel 9 Stemming over personen.

Het bepaalde in het eerste lid voorkomt veelal onnodige stemmingen over personen. Wordt stemming gevraagd, dan bepaald het reglement n.a.v. het bepaalde in artikel 31 Gemeentewet, dat schriftelijk moet worden gestemd. Omtrent de te volgen procedure bij staken van stemmen over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, zijn in de Gemeentewet geen bepaling opgenomen. In het reglement is gekozen voor een terugneming van het desbetreffende voorstel voor nader beraad, teneinde te trachten alsnog zoveel mogelijk consensus te bereiken over zulke belangrijke zaken.

Uiteraard zou terzake ook aansluiting kunnen worden gezocht bij de procedure in artikel 59 Gemeentewet t.a.v. staken van stemmen over zaken (beslissende stemmen vorzitter) of bij de procedure in artikel 31 Gemeentewet t.a.v. staken van stemmen over personen in raadsvergaderingen (beslissing door het lot).

Afdeling 11 Openbare vergaderingen.

Artikel 10 Algemeen

Zie voor een toelichting op het houden van openbare collegevergaderingen de rubriek ‘Algemeen’(voorafgaand aan Afdeling 1)

Op een openbare vergadering zijn , voor zover in deze afdeling daarvan niet is afgeweken, de vergaderregels van besloten vergaderingen van toepassing.

Artikel 11 oproep, agenda en voorstellen.

In afwijking van een besloten vergadering is voor een openbare vergadering een schriftelijke oproeping vereist.

Omdat voor het houden van een dergelijke vergadering steeds een expliciet besluit van het college van burgemeester en wethouders nodig is, en deze vergadering slechts bij uitzondering zal plaats vinden, is er voldoende tijd beschikbaar om de vergaderstukken tijdig voor te bereiden en aan de leden te bezorgen.

Artikel 12 Openbare kennisgeving.

Artikel 53, 2e lid Gemeentewet bepaald dat de burgemeester dag en plaatst van de te houden openbare vergaderingen en het tijdstip van de opening bekend maakt. Voor de wijze van bekendmaking is aansluitend gezocht bij de in de gemeente voor afkondigingen gebruikte wijze van openbare kennisgeving.

Artikel 13 Toehoorders en pers.

Dit artikel bevat enkele bepalingen die van belang zijn voor de voorzitter bij handhaving van de orde in openbare vergaderingen.

Afdeling 111 Portefeuilleverdeling.

Artikel 14

In de Gemeentewet wordt beginsel van collegialiteit voor het bestuur van burgemeester en wethouders gehandhaafd. De mogelijkheid van velening van mandaat in artikel 168 Gemeentewet aan een lid van het college, doet aan dit beginsel geen afbreuk, omdat mandaattoepassing de verantwoordelijkheid van de mandant (college) onaangetast laat.

Het aanbrengen, om rednen van doelmatigheid, van een zekere taakverdeling tussen de collegeleden door middel van portefeuilleverdeling, doet ook geen afbreuk aan deze collegiale verantwoordelijkheid.

Portefeuilleverdeling is formeer een aangelegenheid, die het college zelf dient te regelen. In de praktijk maakt de portefeuilleverdeling veelal deel uit van de convenantbesprekingen over collegevorming. Overigens de raad is niet bevoegd om over de portefeuilleverdeling, op grond van 148 Gemeentewet , regels te stellen; immers portefeuilleverdeling betreft niet een bij of krachtens de wet verleende bevoegdheid.

Afdeling 1V Slotbepaling.

Artikel 15 t/m 17 uitleg reglement, citeerartikel en inwerkingtreding.

Deze artikelen behoeven geen toelichting.

TOELICHTING REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS.

Algemeen.

Artikel 54 van de Gemeentewet bepaald dat de collegevergaderingen in principe met gesloten deuren wordt gehouden. De wetgever acht dit van belang omdat het beraad in het college – waarin in open sfeer over veelal nog onvoldragen standpunten en voorstellen gesproken moet kunnen worden – zich in het algemeen niet leent voor openbaarheid. In het systeem van artikel 54 kan evenwel het college van burgemeester en wethouders zelf bepalen in welke gevallen er wel in wanneer er geen openbaarheid zal zijn.

In het voorliggend reglement wordt er van uitgegaan dat alleen bij uitzondering openbaar zal worden vergaderd. Afdeling 11 bevat hiervoor enkele aanvullende bepalingen.

De raad mist de bevoegdheid om algemene regels, als bedoeld in artikel 148 Gemeentewet, te stellen ten aanzien van de openbaarheid en andere aspecten van collegevergaderingen.

Afdeling 1 Besloten vergaderingen.

Artikel 1 Tijd en plaats.

Artikel 53, 1e lid Gemeentewet bepaalt dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college van burgemeester en wethouders heeft bepaald, dag en plaats van de vergaderingen van het college en het tijdstip van de opening vaststelt.

Artikel 2 en 3 oproep agenda

Gekozen is vanwege het veelal informele karakter van de collegevergaderingen voor een zo min mogelijke formele structurering en een zo beknopt mogelijke reglementering van de vergaderingen.

De voorbereiding van de vergadering van burgemeester en wethouders geschiedt door de secretaris. De instructie voor de gemeentesecretaris bepaald dat deze het college ter zijde staat bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en op een goed verloop van de vergaderingen.

Artikel 4 Opening en quorum.

Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de burgmeester onder verwijzing naar artikel 56 opnieuw een vergadering. Voor deze vergadering geld niet het vergaderquorum, althans niet voor aangelegenheden waarvoor de eerdere vergadering was belegd.

Artikel 5 Besluitenlijst.

Gekozen is voor een besluitenlijst in plaats van voor notulen. Aan een uitgebreide verslaglegging , zoals voor vergaderingen van de gemeenteraad, bestaat geen behoefte.

Wel is voorzien in een beknopt verslag van tijdens de vergadering te houden besprekingen met derden.

De gemeentesecretaris draagt zorg voor de opmaking van de besluitenlijst. In zijn instructie zijn hiervoor en voor zijn overige taken t.a.v. (vergaderingen van) het college van burgemeester en wethouders bepaling opgenomen.

Artikel 6 Voorstellen en amendementen.

Deze bepaling bevestigt het recht van elk lid van het college om zo nodig zelf een voorstel te doen c.q. een wijzigingsvoorstel in te dienen.

Artikel 7 Beraadslaging.

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 57 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Als de gemeentesecretaris wordt uitgenodigd om aan de beraadslagingen deel te nemen, is deze bepaling ook voor hem van toepassing.

Artikel 8 Stemming over zaken

Indien een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet een mondelinge stemming plaats vinden.Bij staking van stemmen bepaalt artikel 59 Gemeentewet dat de voorzitter beslist.

Artikel 9 Stemming over personen.

Het bepaalde in het eerste lid voorkomt veelal onnodige stemmingen over personen. Wordt stemming gevraagd, dan bepaalt het reglement n.a.v. het bepaalde in artikel 31 Gemeentewet, dat schriftelijk moet worden afgestemd.

Omtrent de te volgen procedure bij staken van stemmen over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, zijn in de Gemeentewet geen bepalingen opgenomen. In het reglement is gekozen voor een terugneming van het desbetreffende voorstel voor nader beraad, teneinde te trachten alsnog zoveel mogelijk consensus te bereiken over zulke belangrijke zaken.

Uiteraard zou ter zake ook aansluiting kunnen worden gezocht bij de procedure in artikel 59 Gemeentewet t.a.v. staken van stemmen over zaken (beslissende stem voorzitter) of bij de procedure in artikel 31 Gemeentewet t.a.v. staken van stemmen over personen in raadsvergaderingen (beslissing door het lot).

Afdeling 11 Openbare vergaderingen.

Artikel 10 Algemeen.

Zie voor een toelichting op het houden van openbare collegevergaderingen de rubriek ‘Algemeen’ ( voorafgaand aan Afdeling 1)

Op een openbare vergadering zijn, voor zover in deze afdeling daarvan niet is afgeweken, de vergaderregels van besloten vergaderingen van toepassing.

Artikel 11 oproep, agenda en voorstellen.

In afwijking van een besloten vergadering is voor een openbare vergadering een schriftelijke oproeping vereist.

Omdat voor het houden van een dergelijke vergaderng steeds een expliciet besluit van het college van burgemeester en wethouders nodig is, en deze vergadering slechts bij uitzondering zal plaatsvinden, is er voldoende tijd beschikbaar om de vergaderstukken tijdig voor te bereiden en aan de leden te bezorgen.

Artikel 12 Openbare kennisgeving

Artikel 53, 2e lid Gemeentewet bepaald dat de burgemeester dag en plaats van de te houden openbare vergaderingen en het tijdstip van de opening bekend gemaakt. Voor de wijze van bekendmaking is aansluiting gezocht bij de in de gemeente voor afkondigingen gebruikelijke wijze van openbare kennisgeving.

Artikel 13 Toehoorders en pers.

Dit artikel bevat enkele bepalingen die van belang zijn voor de voorzitter bij handhaving van de orde in openbare vergaderingen.

Afdeling 111 Portefeuilleverdeling.

Artikel 14In de Gemeentewet wordt het beginsel van collegialiteit voor het bestuur van burgemeester en wethouders gehandhaafd. De mogelijkheid van verlening van mandaat in artikel 168 Gemeentewet aan een lid van het college , doet aan dit beginsel geen afbreuk, omdat mandaattoepassing de verantwoordelijkheid van de mandant (college) onaangetast laat.

Het aanbrengen, om redenen van doelmatigheid, vsn een zekere taakverdeling tussen de collegeleden door middel van portefeuilleverdeling, doet ook geen afbreuk aan deze collegiale verantwoordelijkheid.

Portefeuilleverdeling is formeel een aangelegenheid, die het college zelf dient te regelen. In de praktijk maakt de portefeuilleverdeling veelal deel uit van de convenantbesprekingen over collegevorming. Overigens de raad is niet bevoegd om over de portefeuilleverdeling, op grond van 148 Gemeenetwet, regeks te stellen; immerts Portefeuilleverdeling betreft niet een bij of krachtens de wet verleende bevoegdheid.

Afdeling 1V Slotbepaling.

Artikel 15 t/m 17 uitleg reglement, citeerartikel en inwerktreding.

Deze artikelen behoeven geen toelichting.