Regeling van de zorg voor en het beheer over de archiefbescheiden der gemeentelijke organen

GEMEENTEBLAD VAN UTRECHT 1971 Nr. 32

Regeling van de zorg voor en het beheer

over de archiefbescheiden der gemeentelijke organen

(Raadsbesluit van 20 februari 1969)

DE RAAD DER GEMEENTE UTRECHT;

gelezen de voordracht van Burgemeester en Wethouders d.d. 11 februari 1969, nr. 4937 K. en A.Z. (Gedr. Verz. 1969, nr. 29);

gelet op de artikelen 23 en 25, tweede lid, van de Archiefwet 1962;

B E S L U I T :

vast te stellen het volgende

REGELING inzake de zorg voor-, het beheer van- en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden der gemeentelijke organen.

HOOFDSTUK I

Algemene bepalingen.

Artikel 1.

• 1.

  In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet : de Archiefwet 1962;

  • b.

    het besluit : het Archiefbesluit, vastgesteld bij Koninklijk Besluit van 26 maart 1968, Stbl. 200;

  • c.

    gemeentelijk orgaan : hetgeen in artikel 1, lid 2, der wet daaronder wordt verstaan;

  • d.

    gemeentelijke de bewaarplaats als bedoeld in artikel 24 der wet.

    archiefplaats :

• 2.

  Voor de toepassing van deze verordening worden de archiefbescheiden van een gemeentelijke dienst, -bedrijf of -instelling als een eenheid beschouwd.

HOOFDSTUK II

Archiefbescheiden, welke niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 2.

Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van de ruimten bestemd voor de bewaring van de archiefbescheiden der gemeentelijke organen, een en ander overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen voor zover deze bescheiden niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 3.

Ordening en beschrijving van de archiefbescheiden geschieden zodanig, dat de administratie op doelmatige wijze wordt voorzien in haar behoefte aan gegevens.

Artikel 4.

Burgemeester en Wethouders stellen, met betrekking tot de in het vorig artikel bedoelde ordening en beschrijving, alsmede met betrekking tot het beheer van de niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden in het algemeen, voorschriften vast, zulks met inachtneming van hetgeen bij of krachtens de wet te dier zake is bepaald.

Artikel 5.

• 1.

  Een commissie, genaamd: Commissie voor Post- en Archiefzaken, adviseert Burgemeester en Wethouders, de hoofden van de betrokken gemeentelijke diensten, -bedrijven en -instellingen gehoord, over de vaststelling en uitvoering van de in artikel 4 bedoelde voorschriften.

• 2.

  Burgemeester en Wethouders regelen de samenstelling en werkwijze van deze commissie.

Artikel 6.

De hoofden van de gemeentelijke diensten, -bedrijven en -instellingen zijn belast met het beheer van de zich onder hen bevindende archiefbescheiden.

Vernietiging en in bewaringgeving.

Artikel 7.

Met inachtneming van het besluit stellen Burgemeester en Wethouders, de gemeente-archivaris gehoord, regels vast voor de vernietiging van archiefbescheiden.

Artikel 8.

Met machtiging van Burgemeester en Wethouders kunnen de hoofden der gemeentelijke diensten, -bedrijven en -instellingen archiefbescheiden ten gebruike aan elkaar in bewaring geven.

Toezicht op het beheer.

Artikel 9.

• 1.

  De gemeente-archivaris ziet, ingevolge artikel 25, 2e lid der wet, toe, dat het beheer van de archief bescheiden van de gemeentelijke organen geschiedt overeenkomstig de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften en richtlijnen.

• 2.

  De gemeente-archivaris is bevoegd zich bij de uitoefening van het in het voorgaande lid bedoelde toezicht te doen bijstaan door aan de gemeentelijke archiefbewaarplaats verbonden hogere of middelbare archief-ambtenaren, als bedoeld in artikel 9 der wet.

Artikel 10.

De gemeente-archivaris en degenen die hem vervangen, hebben, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de ruimten, waarin de archiefbescheiden worden bewaard.

Artikel 11.

De gemeente-archivaris doet aan de beheerder van de archiefbescheiden aanbevelingen met betrekking tot de door hem gewenste voorzieningen. Indien hij daartoe aanleiding vindt doet hij aan Burgemeester en Wethouders mededeling van zijn bevindingen.

Artikel 12.

De gemeente-archivaris brengt ter zake van het toezicht jaarlijks verslag uit aan Burgemeester en Wethouders.

HOOFDSTUK III

Archiefbescheiden welke naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 13.

Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van de gemeentelijke archiefbewaarplaats, bedoeld in artikel 24 van de wet.

Artikel 14.

Burgemeester en Wethouders stellen, de gemeente-archivaris gehoord, regels vast ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, welke naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, met inachtneming van hetgeen bij of krachtens de wet te dier zake is bepaald.

Artikel 15.

Bij de overbrenging van archiefbescheiden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats kan de beheerder van deze bescheiden Burgemeester en Wethouders verzoeken de openbaarheid van de bescheiden te beperken.

De gemeente-archivaris wordt ter zake gehoord.

Artikel 16.

Van zijn beheer over de gemeentelijke archiefbewaarplaats brengt de gemeente-archivaris jaarlijks verslag uit aan Burgemeester en Wethouders.

Artikel 17.

Deze regeling treedt in werking op een door Burgemeester en Wethouders nader te bepalen datum, op welk tijdstip de Archiefverordening 1923 (Gemeenteblad 1923, nr. 61) komt te vervallen.1)

Aldus besloten in de openbare vergadering van de Raad, gehouden op 20 februari 1969.

De Secretaris, De Burgemeester,

P.van Dijke. C. J. A. de Ranitz.

Deze verordening is door Gedeputeerde Staten van Utrecht voor kennisgeving aangenomen (brief van 27 juni 1969, afd. 6, nr. 358/428).