Regeling vervallen per 31-12-2021

Reglement externe verzending en ontvangst elektronische postberichten

Geldend van 30-01-2002 t/m 30-12-2021

Intitulé

Reglement externe verzending en ontvangst elektronische postberichten

Reglement externe verzending en ontvangst van elektronische postberichten voor de gemeente Appingedam 

Artikel 1 Begrippen

  • 1.

    Elektronische post:Berichten die op elektronische wijze tussen computers worden uitgewisseld. Tot de elektronische post behoort ook de verzend- en ontvangstinformatie en de documenten, die op elektronische wijze aan deze berichten gekoppeld zijn.

  • 2.

    Formele post:Berichten, die tussen de gemeente en andere natuurlijke- en/of rechtspersonen worden uitgewisseld en die overeenkomstig bij en krachtens wettelijke bepalingen als rechtshandelingen met een beoogd rechtsgevolg zijn te kwalificeren.

  • 3.

    Origineel:De formele post zoals die door de gemeente verzonden dan wel ontvangen is, als schriftelijk stuk.

  • 4.

    Archiefexemplaar:Een ondertekende afdruk van het origineel.

  • 5.

    Afschrift:Een schriftelijk stuk, waarvan de inhoud gelijk is aan het origineel en welke voor derden is bestemd.

Artikel 2 Verantwoordelijkheid

  • 1.

    Bestuurders en ambtenaren zijn verantwoordelijk voor de behandeling van elektronische post.

  • 2.

    De zender of ontvanger van een elektronische postbericht handelt, onder verantwoordelijkheid van zijn sectorhoofd, elektronische postberichten op correcte wijze af.

Artikel 3 Verzenden en ontvangen van elektronische postberichten

  • 1.

    Het is niet toegestaan uitgaande formele post als elektronische post te verzenden. Uitgaande formele post dient altijd schriftelijk te worden verzonden.Een formeel elektronisch postbericht kan aan derden worden verzonden mits daarin uitdrukkelijk is opgenomen dat een origineel ondertekend exemplaar volgt. Ook dient daarin standaard te zijn vermeld dat aan deze berichten geen rechten kunnen worden ontleend.

  • 2.

    Het is niet toegestaan als vertrouwelijk aangemerkte stukken dan wel afschriften daarvan per elektronische post te verzenden.

  • 3.

    Indien een formeel elektronisch postbericht wordt ontvangen, is de ontvanger ervoor verantwoordelijk, dat een elektronische afdruk van het gehele elektronische postbericht nog diezelfde dag wordt aangeboden aan interne zaken in de elektronische postbus “inboeken”.

  • 4.

    Indien een formeel elektronisch postbericht wordt ontvangen, dat op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet zijn voorzien, is de ontvanger ervoor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt verzocht het document schriftelijk in te dienen. In dat geval is het schriftelijk document het origineel.

Artikel 4 Verzenden en ontvangen van informele elektronische documenten

  • 1.

    Van inkomende en uitgaande informele elektronische postberichten die van belang kunnen zijn voor completering van het archief, dient een elektronische afdruk als archiefexemplaar aan interne zaken te worden aangeboden in de postbus “archief”.

Artikel 5 Centrale elektronische dienstpostbus

Er is een centrale elektronische dienstpostbus voor inkomende formele en informele elektronische post(info@appingedam.nl). Het beheer van deze elektronische postbus behoort tot de verantwoordelijkheid van interne zaken.

Artikel 6 Distributie elektronische postberichten naar bestuurders en ambtenaren

  • 1.

    De medewerkers van interne zaken dragen zorg voor de distributie van elektronische postberichten, die via de centrale elektronische dienstpostbus worden ontvangen en die als informele post voor bestuurders en ambtenaren bestemd zijn.

  • 2.

    Voor de beoordeling of elektronische ingekomen post als formeel of informeel dient te worden aangemerkt, is interne zaken bevoegd.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Appingedam op30 januari 2002.
 
E. Groot, burgemeester J.H.C. Stel, secretaris