Besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Appingedam

Ondertekening

1

Aangelegenheden die op grond van artikel 6 lid 2 van het Algemeen mandaatbesluit Appingedam blijven voorbehouden aan het college respectievelijk de burgemeester.

1. Het doen van voorstellen aan de raad.2. Het vaststellen van regels omtrent de ambtelijke organisatie.3. Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels, voorzover deze niet door de raad worden vastgesteld.4. Het nemen van een beslissing op bezwaar.5. Het nemen van besluiten over aanvragen om planschade en nadeelcompensatie.6. Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten indien op grond van de Gemeentewet de raad in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen over een overeenkomst ter kennis van het college te brengen omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben.7. Het besluit tot het aangaan van en het voeren van verweer in civiele procedures.8. Het besluit hoger beroep of cassatie aan te tekenen namens de gemeente of het gemeentebestuur in civiele procedures.9. Het besluit tot oprichting van of deelneming in rechtspersonen10. Het besluit tot het aangaan van convenanten, intentieverklaringen, bestuursovereenkomsten et cetera.11. Het aanvragen van surseance van betaling en faillissement.12. Het benoemen, schorsen en ontslaan van de directeur, de adjunct-direkteur en de afdelingshoofden alsmede de inschaling, bevordering en het opleggen van disciplinaire maatregelen. 13. Het benoemen van personen als vertegenwoordiger van de gemeente Appingedam in bestuurs- en toezichthoudende organen van publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke rechtspersonen.14. Het benoemen van personen in adviesorganen van het college.15. Het benoemen van personen in commissies als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet.16. Het nemen van het besluit om bezwaar of(administratief)beroep aan te tekenen of een verzoek om (wijziging of opheffing van) om voorlopige voorziening in te dienen. 17. Het nemen van een besluit tot het toepassen en uitvoeren van bestuurlijke sancties (bestuursdwang, dwangsom, intrekking vergunning et cetera).18. De bevoegdheden terzake van de handhaving van de openbare orde en de bestrijding van brand, ongevallen en rampen.

2

Aangelegenheden die ingevolge artikel 3 lid 4 van het Algemeen mandaatbesluit Appingedam blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris/directeur.

1. Het nemen van besluiten over de formele arbeidsduur.2. Het jaarlijks aanwijzen van de verplichte brugdagen.3. Het benoemen, schorsen, ontslaan, inschalen, bevorderen en het opleggen van disciplinaire maatregelen ter zake van ambtenaren die niet tot het managementteam behoren.4. Het vaststellen van functieniveaus.5. Het toepassen van de hardheidsclausule van de bezoldigingsregeling.6. Het toekennen van een waarnemingsvergoeding in bijzondere situaties.7. Het vaststellen van een overwerkvergoeding in bijzondere situaties (oorlog, rampen etcetera).8. Het weigeren van toestemming om nevenwerkzaamheden te verrichten.9. Het overplaatsen van personeel naar een ander organisatieonderdeel.10. Het uitvoeren van de regeling klokkenluiders.11. Het benoemen van leden in adviescommissies voor personele zaken.12. Het toepassen van hardheidsclausules van alle door het college vastgestelde rechtspositieregelingen.13. Het nemen van besluiten ten aanzien van het ontzeggen van de toegang tot gebouwen die in eigendom of gebruik zijn bij de gemeente. 

Toelichting 1 op het Algemeen mandaatbesluit Appingedam

InleidingEr is een aantal redenen waarom er behoefte is aan een nieuwe mandaatregeling die betrekking heeft op alle organisatieonderdelen van de gemeente Appingedam. Zo zijn op 7 maart 2002 de Wet dualisering gemeentebestuur en op 8 maart 2006 de Wet Dualisering gemeentelijke medebewindbevoegdheden in werking getreden. Door deze wetten is een aantal bevoegdheden van de gemeenteraad overgeheveld naar het college van burgemeester en wethouders. Daarnaast is met ingang van 1 oktober 2006 de organisatiestructuur van de gemeente gewijzigd. De laatste op de hele gemeentelijke organisatie betrekking hebbende mandaatregeling dateert van februari 1998.

In de dagelijkse gemeentepraktijk worden publiek- en privaatrecht niet altijd even consequent van elkaar onderscheiden. In deze mandaatregeling worden zowel publiekrechtelijke- als privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen toegekend. Dat betekent dat mandaat wordt verleend om publiekrechtelijke beslissingen te nemen, volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaat-rechtelijke rechtshandeling zijn.In het vervolg van deze toelichting wordt gemakshalve verder echter uitsluitend over mandaat gesproken, tenzij er specifiek aanleiding is om over volmacht of machtiging te spreken.

MethodiekDe methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast wijkt af van de methodiek die tot nu toe in de gemeente wordt gehanteerd. Tot nu toe is het in de gemeente gebruikelijk om in het verzamelbesluit mandatering de bevoegdheden expliciet te benoemen, zij het niet op detailniveau. Het nadeel hiervan is dat het verzamelbesluit vanwege de voortdurende wijzigingen in wetgeving snel “verouderd” en daardoor onderhoudsgevoelig is.Eén van de kenmerken van onze organisatiefilosofie is het leggen van verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie om die zo slagvaardig mogelijk te maken. Wederzijds vertrouwen tussen bestuur en ambtelijke organisatie is hierbij een essentiële voorwaarde.In deze mandaatregeling wordt een stap verder gedaan door te kiezen voor een zogenaamd “open stelsel”. Alle bevoegdheden van het college en de burgemeester worden gemandateerd tot op het laagste leidinggevend niveau, tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden aan een ander leidinggevend niveau.Aan dit vergaande systeem zitten risico’s. Bevoegdheden kunnen worden overschreden en er kan ongewenste binding jegens derden ontstaan. Niet iedereen is op de hoogte van door de wet verboden mandaten (een bestuursorgaan kan mandaat verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet, artikel 10:3 Algemene wet be-stuursrecht). Overigens kunnen in het kader van de bezwarenprocedure tegen publiekrechtelijke beslissingen bevoegdheidsgebreken worden hersteld.

Een ander risico is dat de rechter zal oordelen dat de mandaatregeling te vaag is. Dit heeft er toe geleid dat er in deze regeling naar is gestreefd zo concreet mogelijk te zijn over het niveau waarop de bevoegdheden zijn neergelegd. Dat neemt niet weg dat in deze regeling formuleringen voorkomen waarover een rechter zou kunnen oordelen dat zij voor velerlei uitleg vatbaar zijn en aanleiding kunnen geven tot misverstanden. Daarover kan worden opgemerkt dat dit inherent is aan de behoefte en de noodzaak aan enige flexibiliteit in de mandaatregeling om de uitoefening van de taken in de praktijk enigszins uitvoerbaar te houden.Functionarissen moeten over die bevoegdheden beschikken om de hen toegekende taken adequaat en efficiënt uit te voeren.Dit impliceert tevens dat het bestuur haar medewerkers het vertrouwen schenkt dat zij op gepaste en verstandige wijze gebruik maken van en omgaan met hun bevoegdheden. 

Soorten mandaatIn juridische zin zijn er twee vormen van mandaat: beslismandaat en ondertekeningsmandaat. In onze organisatie wordt gewerkt op basis van het beslismandaat. Dat wil zeggen dat door deze mandaatregeling aan functionarissen de bevoegdheid wordt verleend om namens het college of de burgemeester beslissingen te nemen en deze te ondertekenen. Er is geen afzonderlijke regeling waarin het ondertekeningsmandaat wordt geregeld. Een ondertekeningsmandaat houdt in dat aan een persoon de bevoegdheid wordt verleend om stukken te ondertekenen, waarbij het besluit dat in het stuk is opgenomen door het bestuursorgaan zelf is genomen.

Relatie met OrganisatiebesluitHet is voor degenen die met de gemeente te maken hebben van belang dat zij kunnen nagaan of een besluit door een bevoegde persoon is genomen en ondertekend. Bevoegdheden hebben te maken met het rechtmatig uitvoeren van taken. Daarom kan deze mandaatregeling niet los worden gezien van het Organisatiebesluit, waarin is vastgelegd op welke wijze de taken van het gemeentebestuur in de organisatie zijn ondergebracht. In deze mandaatregeling worden aan functionarissen uitsluitend de bevoegdheden toegekend die zij nodig hebben om de taken te kunnen uitvoeren die tot hun werkterrein behoren.

TreasuryIn de mandaatregeling worden geen financiële grenzen gesteld of genoemd voor de uitoefening van bevoegdheden op het gebied van de treasury. Verwezen wordt naar het Treasurystatuut Gemeente Appingedam d.d. 15 november 2004.Toelichting op enige artikelen

Artikel 2lid 1In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is de hiërarchisch hoogste ambtenaar en als zodanig het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester via de gemeentesecretaris aan de overige in de regeling genoemde functionarissen gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie worden verspreid.

Het uitgangspunt van deze regeling is, dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau. In artikel 6 is een opsomming gegeven van omstandigheden waaronder het mandaat niet van toepassing is.

Lid 2Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het tweede lid ook toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij zelf het besluit wil nemen.

Artikel 3Lid 1Aangezien de afdelingshoofden en teamleiders taken uitvoeren van de gemeentesecretaris moeten zij ook beschikken over de bevoegdheden van de gemeentesecretaris. Dit lid brengt ook de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle bevoegdheden worden namelijk niet naast de gemeentesecretaris maar via hem aan de afdelingshoofden en andere leidinggevenden gemandateerd.

Lid 3In de artikelen 102 tot en met 105 van de Gemeentewet wordt een aantal taken aan de gemeentesecretaris opgedragen. Dit lid is opgenomen om er geen misverstand over te laten bestaan dat de bevoegdheden die uit die taken voortvloeien niet onder het mandaat vallen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bevoegdheid om stukken die van het college uitgaan mede te ondertekenen. 

Artikel 4Lid 1De projectleiders zijn opgenomen omdat de uitvoering van het beleid van de gemeente kan plaatsvinden door middel van projecten die zijn ondergebracht in een project-organisatie. In die gevallen wordt een projectleider benoemd die verantwoordelijk wordt gesteld voor het behalen van de gestelde doelen. Daarbij krijgt hij een budget ter beschikking dat kan worden aangewend voor zaken die bijdragen of nodig zijn voor het realiseren van die doelen.De projectleider moet binnen de marges van het hem toegekende budget ook beschikken over de vereiste bevoegdheden om slagvaardig te kunnen opereren. Die bevoegdheden worden hem hier toegekend. In het derde lid worden de grenzen van zijn bevoegdheden aangegeven. De budgetbeheerders zijn opgenomen omdat er functionarissen in de organisatie zijn die geen leidinggevende functie hebben en ook geen projectleider zijn maar wel over een (beperkt)budget beschikken, dat zij nodig hebben om hun taken efficiënt te kunnen uitoefenen.

Lid 2Ook ten aanzien van de in het eerste lid genoemde functionarissen geldt dat zij hun bevoegdheden slechts mogen aanwenden ter uitvoering van taken die tot hun werkterrein behoren.

Lid 3Voor de projectleiders geldt dat zij hun bevoegdheden uitsluitend mogen aanwenden voor zaken die nodig zijn voor het realiseren van het project. Bovendien is in dit lid bepaald dat de (interne) opdrachtgever in een projectplan beperkingen kan opleggen aan het mandaat van de projectleider.

Lid 4Hierin komt de getrapte structuur van de mandaatverlening tot uiting

Artikel 5Uit dit artikel blijkt dat het in voorkomende gevallen mogelijk is dat leidinggevende functionarissen ondermandaat kunnen verlenen aan hun ondergeschikten.

Artikel 6Lid 1De algemene uitzonderingen van het eerste lid hebben vooral betrekking op correspondentie met de Kroon, Hoge Colleges van Staat en andere overheidslichamen. Het spreekt voor zich dat officiële correspondentie op dit niveau tussen de bestuursorganen zelf plaatsvindt. Er is overigens geen bezwaar tegen dat niet-officiële correspondentie door ambtenaren wordt afgedaan. Daarbij kan worden gedacht aan uitnodigingen voor vergaderingen, toezending van stukken ter informatie etc.

Lid 3In het derde lid is een aantal omstandigheden benoemd waarbij het mandaat in ieder geval niet van toepassing is. Hiermee wordt een poging gedaan om onduidelijkheden zoveel mogelijk te voorkomen. Niettemin worden ook hier begrippen gehanteerd die verschillend kunnen worden gehanteerd. Dit wordt enerzijds als onvermijdelijk gezien omdat het redelijkerwijs niet mogelijk is om dergelijke begrippen sluitend te omschrijven en anderzijds moeten dergelijke begrippen in hun context worden geïnterpreteerd. In het licht van de ruime ervaring met (de uitvoering) van beleidsprocessen bij de gemeente, mag van de leidinggevende medewerkers van de gemeente worden verwacht dat zij dergelijke begrippen op hun juiste waarde weten te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee kunnen omgaan.

Artikel 7Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.

Artikel 8De regeling kent geen aparte ondertekeningsmandaat. Uitgangspunt is beslissen en ondertekenen, het zogenaamde afdoeningsmandaat. Bij de ondertekening is het belangrijk dat zowel intern als extern duidelijk is wie de eerstverantwoordelijke is voor het genomen besluit.