Verordening op de raadscommissies Leiden

Geldend van 12-04-2018 t/m 14-03-2022 met terugwerkende kracht vanaf 12-04-2018

Intitulé

Verordening op de raadscommissies Leiden

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    agenda: De door de commissie aan het begin van de raadsvergadering vastgestelde agenda;

  • b.

    collegelid: een lid van het college van Burgemeester en Wethouders;

  • c.

    commissie: een raadscommissie ingesteld op grond van artikel 82 Gemeentewet;

  • d.

    subcommissie: een raadscommissie ingesteld op grond van artikel 82 of artikel 84 Gemeentewet met als hoofdtaak het voorbereiden van besluiten of adviezen voor een commissie, alsmede het verrichten van werkzaamheden voor een commissie;

  • e.

    commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

  • f.

    fractie: fractie zoals bedoeld in het Reglement van orde Leiden;

  • g.

    lid: lid van een raadscommissie;

  • h.

    duolid: een vertegenwoordiger van een fractie in een raadscommissie, niet zijnde een raadslid, die als zodanig door de raad is benoemd;

  • i.

    presidium:

  • j.

    voorlopige agenda: agenda op basis van presidiumadviezen opgesteld door de commissiegriffier die 10 dagen voor de vergadering wordt verzonden;

  • k.

    voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering;

  • l.

    voorzitter: voorzitter van een raadscommissie.

Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2 Raadscommissies

  • 1.

    De raad stelt raadscommissies in. De namen en taakvelden van de commissies worden bij afzonderlijk raadsbesluit vastgesteld. 

  • 2.

    Indien een onderwerp meerdere commissies aangaat, wordt het onderwerp op voorstel van het presidium behandeld in de commissie die de meeste raakvlakken heeft met het onderwerp. Deze commissie kan de overige commissies uitnodigen om deel te nemen aan de beraadslaging over het onderwerp. 

  • 3.

    De commissies evalueren jaarlijks het eigen functioneren.

Artikel 3 Subcommissies

  • 1.

    De raad kan subcommissies instellen. De raad benoemt de leden van de subcommissie uit het midden van de commissie voor wie de subcommissie werkzaamheden zal gaan verrichten.  

  • 2.

    De subcommissie benoemt uit haar midden een voorzitter. Indien de subcommissie ondersteuning wenst in de vorm van een secretaris, richt zij hiertoe een verzoek aan de griffier. De griffier beslist zo spoedig mogelijk. 

  • 3.

    De subcommissie vergadert zo vaak als zij noodzakelijk acht. 

  • 4.

    Een subcommissie heeft als hoofdtaak het voorbereiden van besluiten of adviezen voor een commissie, alsmede het verrichten van werkzaamheden voor de commissie. De subcommissie rapporteert regelmatig aan de commissie waaruit zij is benoemd, over de stand van zaken. 

  • 5.

    De raadscommissie waar Middelen onder valt, kent een vaste subcommissie, de ‘Commissie voor de Rekeningen'. Deze commissie heeft een vaste secretaris en een eigen verordening.

Artikel 4 Taken van raadscommissies

Een commissie heeft de volgende taken:

  • a.

    het voorbereiden van besluiten van de raad alsmede het verrichten van werkzaamheden in opdracht van de raad;

  • b.

    het overleg en discussie over politieke standpunten;

  • c.

    het nemen van beleidsinitiatieven, met name ten aanzien van beleidsplannen betrekking hebbend op de aan de betreffende commissie toegewezen begrotingsprogramma’s;

  • d.

    het geven van haar zienswijze over alternatieve oplossingen en het aangeven van een voorkeur voor één van deze oplossingen;

  • e.

    het toetsen van de resultaten van de uitvoering binnen haar taakvelden aan het vastgestelde beleid;

  • f.

    het voeling houden met de gedecentraliseerde organen en de bevolking.

Artikel 5 Samenstelling commissie

A. Leden

  • 1.

    Het aantal leden van de commissie wordt, met inachtneming van het tweede lid van dit artikel bij afzonderlijk besluit van de raad bepaald. 

  • 2.

    Een fractie die uit minder dan vijf raadsleden bestaat heeft het recht één lid per commissie voor te dragen. Een fractie die uit ten minste vijf raadsleden bestaat heeft het recht twee leden per commissie voor te dragen. Indien een fractie tien raadsleden of meer bestaat, heeft het recht op drie leden per commissie. 

  • 3.

    De leden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd. Zowel een raadslid als een duolid kunnen tot lid van de commissie benoemd worden. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid. Een duolid kan alleen zitting nemen in de commissie indien hij voldoet aan de vereisten genoemd in artikel 7 van deze verordening.  

  • 4.

    Per fractie kan per commissie ten hoogste één duolid als lid worden benoemd. 

    B. De voorzitter

  • 5.

    De raad benoemt uit zijn midden, na een sollicitatieprocedure en met behulp van een daartoe door de raad vastgesteld profiel, per raadscommissie één voorzitter en één plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter is geen lid van de commissie. De voorzitter is bij voorkeur niet tevens fractievoorzitter. 

  • 6.

    Ten behoeve van de sollicitatieprocedure genoemd in het vijfde lid wordt een sollicitatiecommissie ingesteld bestaande uit twee fractievoorzitters en de voorzitter van de raad. Eén fractievoorzitter dient afkomstig te zijn van een partij die geen zitting heeft in het college. 

  • 7.

    De voorzitter is belast met het leiden van de vergadering, het handhaven van de orde, en het doen naleven van deze verordening. 

  • 8.

    Indien zowel de voorzitter van een commissie als zijn plaatsvervanger verhinderd zijn om een vergadering voor te zitten, wordt hij vervangen door een door de raadscommissie uit haar midden aan te wijzen lid van de commissie.

Artikel 6 Zittingsduur en vacatures

  • 1.

    De zittingsduur van een lid en van de voorzitter eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad. 

  • 2.

    Het lidmaatschap van een lid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de eisen vermeld in de artikelen genoemd in het derde lid van artikel 5. 

  • 3.

    De raad kan een lid ontslaan, op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd. De raad kan tevens de voorzitter, op diens eigen verzoek of op verzoek van een meerderheid van de raad, ontslaan. 

  • 4.

    Een lid en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Van dat ontslag wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.  

  • 5.

    In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien met in achtneming van het gestelde in artikel 5. 

  • 6.

    Indien een lid verhinderd is een commissievergadering bij te wonen, kan hij zich laten

    Degene, die als vervanger optreedt, wordt in de betreffende vergadering geacht lid van de commissie te zijn. Indien een lid bij verhindering geen gebruik maakt van de mogelijkheid tot vervanging, kan hij voor of bij de aanvang van de vergade­ring aan de voorzitter zijn schriftelijke opmerkingen overhandigen, welke bij de behandeling betrokken zullen worden.

     

  • 7.

    Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan. 

  • 8.

    Het lidmaatschap van leden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege. 

Artikel 7 Duoleden

  • 1.

    Om tot duolid te kunnen worden benoemd moet de persoon bij de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen op de kandidatenlijst van een politieke partij voorkomen, en niet als raadslid zijn benoemd.  

  • 2.

    Een fractie kan een met redenen omkleed verzoek doen een lid van haar partij die bij de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen niet op de kandidatenlijst van een politieke partij voorkwam, te laten benoemen als duolid. Een fractie richt een met redenen omkleed verzoek hiertoe tot de voorzitter van de raad, die zo spoedig mogelijk over de benoembaarheid beslist.  

  • 3.

    Een duolid kan alleen op voordracht van een fractie worden benoemd. De fractie zendt de geloofsbrieven van de kandidaat ter beoordeling aan de raad. Voorafgaand aan zijn benoeming, wordt het duolid beëdigd ten overstaan van de voorzitter van de raad en de griffier. Hij legt hiertoe in handen van de voorzitter conform artikel 14 Gemeentewet de eed of belofte af. De artikelen 10 tot en met 13 en artikel 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing. 

  • 4.

    Ieder duolid ontvangt voor zijn benoeming in de commissie, de door de raad vastgestelde gedragscode raadsleden en duoleden van de gemeente Leiden. 

  • 5.

    De raad kan een duolid ontslaan, op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd. 

  • 6.

    Een duolid kan te allen tijde ontslag nemen. Van dat ontslag wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd. 

  • 7.

    Een fractie met vijf of minder raadszetels mag maximaal drie duoleden hebben. Een fractie met zes of meer raadszetels mag maximaal twee duoleden hebben. Een fractie met twee of minder raadszetels, die tevens een voorzitter van een raadscommissie/lid presidium levert, kan een extra duolid hebben. 

Artikel 8 Vervallen

Artikel 9 Commissiegriffier

  • 1.

    Ter ondersteuning van iedere raadscommissie fungeert een raadsadviseur, werkzaam op de griffie, als commissiegriffier. De commissiegriffier is bij iedere vergadering aanwezig. 

  • 2.

    Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een andere raadsadviseur werkzaam op de griffie of door de griffier. 

  • 3.

    De commissiegriffier wordt ondersteund door een notulist voor het maken van het verslag. 

Artikel 10 Aanwezigheid collegeleden en ambtenaren

  • 1.

    De voorzitter kan één of meer leden van het college en de gemeentesecretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen. De collegeleden kunnen zich laten bijstaan door één of meer ambtelijke adviseurs.  

  • 2.

    De voorzitter is bevoegd, uit eigen beweging of op verlangen van de commissie, gemeenteambtenaren uit te nodigen de vergadering van de commissie bij te wonen voor het geven van feitelijke informatie, conform de begripsomschrijving in de Verordening Ambtelijke Bijstand. Dit geschiedt in aanwezigheid van de portefeuillehouder. 

  • 3.

    De commissie kan besluiten personen of groepen van personen, voor zover niet vallend onder het eerste of tweede lid, te horen over zaken, die aan haar oordeel zijn onderworpen. 

Hoofdstuk 3 Vergaderingen

Artikel 11 Vergaderfrequentie

  • 1.

    De commissies vergaderen in een cyclus van drie weken, uitgezonderd de recesperiodes.  

  • 2.

    In de eerste week van de cyclus vergaderen twee commissies op hetzelfde tijdstip. In de tweede week van de cyclus vergaderen de andere twee commissies op hetzelfde tijdstip. In de derde week vindt de raadsvergadering plaats. 

  • 3.

    Vergaderingen vinden over het algemeen plaats op donderdagavond. De vergaderingen beginnen om 20.00 uur en eindigen uiterlijk om 23.00 uur. Extra vergaderingen worden in principe op dinsdagavond gehouden. 

  • 4.

    De voorzitter of drie leden kunnen het presidium verzoeken om een extra vergadering te plannen. Zij dienen aan te geven wat de reden is voor de extra vergadering. Het presidium besluit over dit verzoek in zijn eerstvolgende vergadering.  

  • 5.

    Het presidium kan de commissie voorafgaand aan de vergadering voorstellen de aanvangstijd te vervroegen voor andere vergaderingen dan die genoemd in het zesde lid. Ook kan de voorzitter van de commissie ter vergadering voorstellen tot na 23.00 uur door te vergaderen. De commissie beslist met meerderheid van stemmen of zij wil doorgaan na 23.00 uur. 

  • 6.

    Het presidium kan voorstellen de behandeling van de Jaarrekening, de Kadernota of de Begroting vanaf 16.00 uur te laten plaatsvinden.

Artikel 12 Oproep

  • 1.

    De commissiegriffier zendt ten minste tien dagen vóór een vergadering de leden digitaal een oproep onder vermelding van de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. 

  • 2.

    De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde (geheime) stukken, worden tegelijkertijd met de oproeping digitaal aan de leden beschikbaar gesteld. 

  • 3.

    Het college of een lid kan het presidium verzoeken een onderwerp of voorstel aan de agenda toe te voegen in geval van spoedeisendheid. Dit verzoek moet uiterlijk 48 voor aanvang van de vergadering schriftelijk worden ingediend bij de commissiegriffier. Het college of een lid dient het verzoek om spoed agendering met redenen te omkleden. Het presidium oordeelt over dit verzoek. Indien het presidium het verzoek positief beoordeelt, verzoekt hij de commissie het onderwerp aan de agenda toe te voegen. 

  • 4.

    De openbare aankondiging van de vergadering vindt plaats in de Stadskrant en op de internetsite van de gemeente met de vermelding van de agendapunten die behandeld worden. De agenda en stukken die ter toelichting van de onderwerpen, of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep op de gemeentelijke website ontsloten en zijn digitaal in te zien op het stadhuis. Indien na het verzenden van de oproep stukken op de website worden toegevoegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden.

    Op verzoek kan op het stadhuis inzage worden gegeven in de papieren versie van deze stukken. 

  • 5.

    In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Artikel 13 Agenda

  • 1.

    Voordat de oproeping wordt verzonden, stelt het presidium de voorlopige agenda van de vergadering vast. 

  • 2.

    Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. Ieder lid is bevoegd aan de commissie voor te stellen bij de vaststelling van de agenda onderwerpen af te voeren. 

  • 3.

    Op voorstel van een lid of van de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen. 

  • 4.

    Stukken die niet op de agenda zijn vermeldt kunnen niet worden behandeld, tenzij de commissie alsnog instemt met de behandeling daarvan vanwege het spoedeisende karakter.

Artikel 14 Quorum

  • 1.

    De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 

  • 2.

    Indien een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter dag en tijd van de volgende vergadering op een tijdstip dat ten minste 24 uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen. 

  • 3.

    Indien een nieuwe vergadering is belegd wegens het ontbreken van quorum bij de vorige vergadering is het eerste lid niet van toepassing. De commissie kan over andere aangelegenheden beraadslagen indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 

Artikel 15 Burger aan woord

  • 1.

    Het agendapunt ‘Burger aan het Woord’ is na de opening van de vergadering het eerste punt op de agenda. Voor dit agendapunt wordt 15 minuten tijd gereserveerd.

 

  • 2.

    Elke spreker krijgt vijf minuten tijd om te spreken over een onderwerp dat niet op de agenda van de commissievergadering staat maar dat wel tot het taakveld van de commissie behoort. De leden hebben de mogelijkheid om na de bijdrage van de spreker vragen te stellen.

 

  • 3.

    Een ieder die wil inspreken dient zich vóór 16.00 uur op de dag van de commissievergadering bij de commissiegriffier aan te melden onder vermelding van hun naam, telefoonnummer en het onderwerp waarover zij het woord willen voeren. Insprekers worden hierover door griffie nader geïnformeerd.

Artikel 16 Rondvraag

  • 1.

    De rondvraag wordt geagendeerd na het agendapunt Burger aan het Woord.

  • 2.

    Het lid dat tijdens de rondvraag een vraag wil stellen aan het college, meldt dit onder vermelding van het onderwerp uiterlijk om 10.00 uur op de dag van de vergadering bij de commissiegriffier.

  • 3.

    De voorzitter kan weigeren een onderwerp tijdens de rondvraag aan de orde te stellen indien:

  • - het onderwerp is geagendeerd in een commissievergadering;

  • - het onderwerp reeds staat gepland voor behandeling in een raadscommissie;

  • - het onderwerp niet behoort tot de invloedssfeer of bevoegdheid van het college van B&W;

  • - het een onderwerp betreft waarover nog een inspraak- of zienswijzenprocedure aanhangig is;

  • - het een onderwerp betreft waarover een juridische procedure aanhangig is;

  • - over het onderwerp reeds schriftelijke vragen zijn gesteld conform artikel 45;

  • - het een onderwerp betreft dat niet behoort tot de onderwerpen die in de commissie worden behandeld.

  • 4.

    De voorzitter bepaalt de volgorde, waarin aangemelde onderwerpen tijdens de rondvraag aan de orde worden gesteld.

  • 5.

    Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan een collegelid te stellen en een toelichting daarop te geven.

  • 6.

    Na de beantwoording door het collegelid krijgt de vragensteller desgewenst nog éénmaal het woord om aanvullende vragen te stellen.

  • 7.

    De vragensteller wordt tijdens het stellen van de rondvraag niet onderbroken. De voorzitter kan aan andere leden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan een collegelid vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

Artikel 17 Inspreken bij vergadering

  • 1.

    Een ieder kan tijdens een openbare commissievergadering inspreken over onderwerpen die op de agenda van de commissievergadering staan. Het inspreken vindt plaats op het moment dat met de behandeling van het onderwerp in de commissie wordt gestart.

  • 2.

    Diegenen die willen inspreken melden dit vóór 16.00 uur op de dag van de vergadering bij de commissiegriffier. De inspreker vermeldt zijn naam en telefoonnummer en het voorstel waarover hij wil inspreken. In bijzondere gevallen of indien veel insprekers worden verwacht kan de tijd waarvoor men zich moet aanmelden vervroegd worden. Insprekers worden hierover door de griffie nader geïnformeerd.

  • 3.

    De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan hiervan afwijken indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

  • 4.

    Degene die het woord voert dient zich te wenden tot de commissie en zich te beperken tot die zaken die rechtstreeks verband houden met het geagendeerde onderwerp. Treedt hij buiten de orde, dan kan de voorzitter hem het woord ontnemen.

  • 5.

    De spreektijd bedraagt maximaal vijf minuten. De voorzitter kan in bijzondere gevallen de maximale inspreektijd inkorten tot minimaal drie minuten.

  • 6.

    De leden worden in de gelegenheid gesteld vragen te stellen, zonder in discussie te treden met de inspreker.

  • 7.

    Bij inspraakplichtige voorstellen, zoals voorstellen conform de Inspraakverordening, bestemmingsplannen of vvgb-besluiten, vindt de behandeling daarvan plaats in twee commissievergaderingen. Na het inspreken wordt de beraadslaging gesloten. De besluitvormende behandeling vindt in de volgende vergadering van de commissie plaats. Bij de besluitvormende behandeling kan niet opnieuw worden ingesproken. In bijzondere gevallen kan de commissie besluiten dat hiervan wordt afgeweken. Andere stukken worden in één commissievergadering behandeld. Hiervan kan door de commissie worden afgeweken in bijzondere omstandigheden.

  • 8.

    Kaderstellende voorstellen komen in twee instanties aan de orde in de commissie - eerst meningsvormend, dan besluitvormend - alvorens die met advies van de commissie naar de raad gaan.

  • 9.

    Het is niet mogelijk in te spreken op benoemingen, voordrachten of aanbevelingen ten aanzien van personen.

  • 10.

    Het presidium kan bij het agenderen van een voorstel bedoeld in artikel 13, eerste lid de commissie voorstellen een afwijkende wijze van inspreken te hanteren. Dit is alleen mogelijk indien over het desbetreffende onderwerp geen inspraakprocedure conform de Inspraakverordening is gevoerd. Indien een afwijkende wijze van inspreken wordt gekozen zijn de bepalingen van dit artikel niet van toepassing.

Artikel 18 Spreektijd

  • 1.

    Het presidium kan de commissie voorstellen voor één of meerdere onderwerpen op de agenda een spreektijdenregeling toe te passen. Leden kunnen de voorzitter van de commissie verzoeken om een spreektijdenregeling voor één of meerdere agendapunten in te voeren. 

  • 2.

    Het presidium legt de commissie een spreektijd per fractie per onderwerp op de agenda voor of een spreektijd voor alle inhoudelijke onderwerpen op de agenda tezamen.

Artikel 19 Spreekregels

  • 1.

    Een lid, de voorzitter en de collegeleden spreken vanaf hun plaats. De leden dienen zich te houden aan de aan hun fractie toebedeelde spreektijd op grond van artikel 18 tweede lid. 

  • 2.

    De voorzitter en elk lid kunnen in de vergadering een voorstel van orde doen. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

Artikel 20 Orde van vergaderingen

  • 1.

    Indien een spreker zich beledigend of onbetamelijk uitdrukt, afwijkt van het onderwerp dat in behandeling is, of een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. De voorzitter kan spreker, als hij hieraan geen gevolg geeft, hem gedurende de vergadering over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. 

  • 2.

    De voorzitter kan ter handhaving van de orde van de vergadering voor een door hem te bepalen tijd de vergadering schorsen en indien noodzakelijk daarna sluiten. 

  • 3.

    De voorzitter kan de commissie voorstellen een lid dat de geregelde gang van zaken verstoort of belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. De commissie stemt zonder beraadslaging over dit voorstel. Na aanneming ervan verlaat het lid meteen de vergadering.

Artikel 21 Verslag en besluitenlijst

  • 1.

    Van het verhandelde in de openbare commissievergadering wordt een verslag gemaakt. Dit verslag is uitsluitend digitaal beschikbaar. Tevens wordt de commissievergadering rechtstreeks via de gemeentelijke website uitgezonden en beschikbaar gehouden.  

  • 2.

    Het verslag is ongeveer vijf dagen voor de volgende commissievergadering in te zien via de website van de gemeente Leiden.  

  • 3.

    Van hetgeen wordt behandeld in de openbare commissievergadering wordt een besluitenlijst gemaakt. Deze besluitenlijst is uitsluitend digitaal beschikbaar. 

  • 4.

    De besluitenlijst bevat in ieder geval:

  • a. de namen van de voorzitter, de commissiegriffier, de collegeleden, de ter vergadering aanwezig leden en de namen van de leden die afwezig waren;

  • b. de namen van de overige personen die in de vergadering het woord gevoerd hebben;

  • c. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 10 door de commissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen;

  • d. een korte opsomming van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • e. de toezeggingen die door het college zijn gedaan;

  • f. het advies zoals genoemd in artikel 25, lid 7;

  • g.de vermelding zoals bedoeld in artikel 25, lid 9 van de amendementen en moties die worden overwogen. 

  • 5.

    De besluitenlijst van een openbare commissievergadering wordt zo spoedig mogelijk voor de leden en aan de bij de vergadering aanwezige collegeleden beschikbaar gesteld. 

  • 6.

    De besluitenlijst is tien dagen voor de volgende commissievergadering in te zien via de website van de gemeente Leiden.  

  • 7.

    De voorzitter, leden en de collegeleden hebben het recht, een voorstel tot verandering te doen indien de besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk is.  

  • 8.

    Een voorstel tot verandering dient uiterlijk om 16.00 uur op de dag van de vergadering waarin de besluitenlijst wordt vastgesteld bij de commissiegriffier te worden ingediend.

Hoofdstuk 4 Besloten vergaderingen

Artikel 22 Algemeen

  • 1.

    De vergaderingen van de raadscommissie zijn openbaar.

    De deuren worden gesloten wanneer de voorzitter het nodig acht of twee leden dit verlangen. De commissie besluit vervol­gens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

  • 2.

    Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 22A Verslag

  • 1.

    Het conceptverslag van een besloten vergadering wordt niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.  

  • 2.

    Het verslag van een besloten vergadering wordt in een volgende besloten vergadering vastgesteld. Tijdens de vergadering waarin het verslag van de besloten vergadering wordt vastgesteld neemt de commissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van het verslag. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend. 

  • 3.

    Aan het einde van de raadsperiode wordt in een besloten vergadering bepaald of de vastgesteld besloten verslagen openbaar kunnen worden gemaakt.

Artikel 23 Aanwezigen

  • 1.

    Naast de voorzitter en de leden zijn bij een besloten vergadering de verantwoordelijk wethouder(s), de commissiegriffier en eventueel de behandeld ambtenaar aanwezig. Raads- of duoleden die geen zitting hebben in de commissie kunnen na toestemming van de voorzitter bij de vergadering aanwezig zijn.  

  • 2.

    De voorzitter is bevoegd, uit eigen beweging of op verlangen van de leden, één of meer collegeleden, raadsleden of ambtenaren als toehoorder toe te laten en/of te laten deelnemen aan de beraadslagingen.

Artikel 24 Geheimhouding

  • 1.

    Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de commissie, overeenkomstig artikel 86, eerste lid van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van stukken en het verhandelde geheimhouding geldt. De commissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen. 

  • 2.

    Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de commissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de commissie overleg gevoerd.

Hoofdstuk 5 Beraadslaging en advisering

Artikel 25 Beraadslaging en advies

  • 1.

    Leden krijgen de mogelijkheid om tot tien dagen voor de inhoudelijke behandeling van een voorstel in de commissie schriftelijk alle technische en andere vragen te stellen.  

  • 2.

    De commissie beschikt binnen de gestelde termijn over de antwoorden op deze vragen, d.w.z. tussen beantwoording en behandeling in de commissie zit minstens één maandag die niet in een recesperiode valt. Van deze termijn kan worden afgeweken indien de vragen niet binnen de in het eerste lid genoemde termijn zijn gesteld. 

  • 3.

    Technische vragen worden bij de inhoudelijke behandeling in de commissie niet toegestaan. 

  • 4.

    Voor onderwerpen die zich daarvoor lenen, kan door de commissie vooraf worden bepaald een andere debatmethode te hanteren.  

  • 5.

    Het debat vindt plaats tussen leden onderling op basis van het raadsvoorstel, de daarbij behorende stukken en de verstrekte antwoorden op de (schriftelijke vragen). In het betoog dienen standpunten naar voren gebracht te worden. 

  • 6.

    Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is behandeld, sluit hij de beraadslaging, tenzij de commissie anders beslist. 

  • 7.

    Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de commissie welk advies aan de raad wordt uitgebracht. Het advies, dat door de commissiegriffier in de besluitenlijst wordt opgenomen, kan luiden: hamerstuk, hamerstuk met stemverklaring of bespreekpunt. 

  • 8.

    De commissie kan de behandeling uitstellen tot een volgende vergadering wanneer zij nog nadere informatie nodig heeft om tot een afgewogen advies te komen. 

  • 9.

    Bij een bespreekpunt dient in de besluitenlijst te worden vermeld welke amendementen en moties worden overwogen.  

  • 10.

    Een wensen- en bedenkingenprocedure wordt afgesloten door het zenden van een conceptraadsvoorstel met de wensen en bedenkingen aan de raad. Dit raadsvoorstel wordt geagendeerd voor de eerstvolgende raadsvergadering.

11. De commissie adviseert of een door de raad aangenomen motie door het

college op voldoende wijze is afgehandeld. De commissiegriffier stelt een brief op aan de raad met daarin het oordeel van de commissie. De brief wordt geplaatst op de lijst van ingekomen stukken van de eerstvolgende

Artikel 26 Stemmen in de commissie

  • 1.

    In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van besluiten over geheimhouding en besluiten met betrekking tot de orde zoals bedoeld in artikel 19, lid 2. Een voorstel wordt aangenomen indien de commissie hierbij met meerderheid van stemmen instemt.

  • 2.

    De commissie kan, indien de commissie dat nodig acht, standpunten peilen over voorliggende agendapunten en over adviezen zoals bedoeld in artikel 25, lid 7. Voor het bepalen van de uitslag van deze gewogen peiling wordt uitgegaan van de zetelverdeling in de raad.

Hoofdstuk 6 Overige bepalingen

Artikel 27 Toehoorders en pers

  • 1.

    De toehoorders kunnen plaatsnemen in de vergaderzaal. De vertegenwoordigers van de pers kunnen plaatsnemen in de vergaderzaal of op de perstribune. 

  • 2.

    Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. 

  • 3.

    De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering en is bevoegd, wanneer die orde op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te laten plaatsnemen op de publieke tribune, de meeluisterzaal of te doen vertrekken.

Artikel 28 Ondertekening stukken

Alle van de commissie uitgaande stukken worden ondertekend door de commissiegriffier namens de voorzitter. Brieven worden in daarvoor in aanmerking komende gevallen zowel ondertekend door de voorzitter als de commissiegriffier.

Artikel 29 Geluid en beeldregistraties

Degene die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties wil maken, doet hiervan mededeling aan de voorzitter en gedraagt zich naar zijn aanwijzingen.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 30 Intrekken oude verordening

De Verordening op de raadscommissies 2014 (RV. 14.0031) wordt ingetrokken.

Artikel 31 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking onmiddellijk na haar vaststelling.

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Leiden.