Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Velsen 2018

1. Het college vergadert als regel éénmaal per week op dinsdag op het tijdstip en de plaats die op de agenda voor de betreffende vergadering staat vermeld.

2. Het college vergadert voorts zo dikwijls de voorzitter het nodig acht.

3. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen

4. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen onder vermelding van het te bespreken onderwerp.

1. Het college vergadert als regel met gesloten deuren.

2. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De openbaarheid kan zowel een gedeelte van de vergadering als een gehele vergadering betreffen

3. De voorzitter maakt dag en plaats van de openbare vergadering en het tijdstip van de opening, alsmede de agenda en de bijbehorende voorstellen bekend.

4. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van overeenkomstige toepassing op een openbare vergadering

1. Wanneer een wethouder verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter.

2. Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan degene, die hem op grond van artikel 77 eerste lid, van de Gemeentewet vervangt

3. Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter of diens vervanger, alsmede aan een loco-gemeentesecretaris, die hem vervangt in

de vergadering.

4. De gemeentesecretaris houdt aantekening van de aanwezige collegeleden bij de vergadering van het college. Hij draagt er zorg voor, dat de aanwezigen worden vermeld op de besluitenlijst die in de

volgende vergadering wordt vastgesteld

1. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is

2. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de burgemeester, onder verwijzing naar artikel 56 van de Gemeentewet, opnieuw een vergadering.

3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is

1. Indien het quorum volgens artikel 8 er niet is én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, is een collegelid, dan wel zijn de aanwezige collegeleden, bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit dient zoveel mogelijk passend te zijn in het bestaande beleid

2. De burgemeester verleent het desbetreffende collegelid of collegeleden volmacht om de noodzakelijke privaatrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen om het besluit als bedoeld in lid 1 te kunnen uitvoeren

3. In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan

4. In de eerstvolgende vergadering dat het college weer voltallig is worden alle leden in de gelegenheid gesteld hun opvatting te geven over de uitoefening van het mandaat, de machtiging of de volmacht

1. De secretaris kan zich ten behoeve van de verslaglegging en externe communicatie in de vergadering laten bijstaan

2. Het college kan bepalen dat een ambtenaar of een derde in de vergadering aanwezig is teneinde een (nadere) toelichting dan wel zijn mening te geven op een agendapunt

3. Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten tot de vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing

4. De personen die op grond van de lid 1 of 2 tot de vergadering zijn toegelaten, verlaten de vergadering indien het college hierom verzoekt

1. De secretaris is ingevolge artikel 104 van de Gemeentewet bij alle vergaderingen van het college aanwezig. Hij kan in de vergadering aan de beraadslagingen deelnemen en heeft daarbij een adviserende stem.

2. De secretaris staat de voorzitter bij in de voorbereiding van de vergadering en de samenstelling van de agenda en is voorts belast met de zorg voor de verslaglegging van de vergadering

1. Voor elke vergadering stelt de voorzitter, daarbij ondersteund door de secretaris, een agenda samen

2. De agenda vermeldt de te behandelen onderwerpen, waarbij voor onderwerpen die ter besluitvorming worden geagendeerd een onderscheid wordt gemaakt in:

• a.

  een bespreekagenda

b. een conform agenda

3. De agenda met bijbehorende stukken wordt uiterlijk op de vrijdag voorafgaand aan de vergadering aan de collegeleden ter beschikking gesteld.

4. Een onderwerp wordt op de agenda geplaatst indien:

• a.

  door of namens de secretaris is getoetst of het onderwerp gelet op de kwaliteit, de compleetheid ervan en de gevolgde procedure gereed is voor behandeling in de collegevergadering en;

b. de verantwoordelijke portefeuillehouder(s) akkoord is met agendering van het onderwerp

5. Bij de accordering van onderwerpen ter besluitvorming geeft/geven de verantwoordelijke portefeuillehouder(s) aan op welk deel van de agenda als bedoeld in het tweede lid het onderwerp geagendeerd wordt.

6. In bijzondere gevallen kan het college besluiten een onderwerp ook zonder toepassing van het vierde lid op de agenda te plaatsen

7. In spoedeisende gevallen kunnen, met instemming van de voorzitter, onderwerpen ter behandeling aan de agenda worden toegevoegd

8. Indien een collegelid een als conform geagendeerd onderwerp in de vergadering wenst te bespreken of anderszins een wijziging van de agenda wenst, dient hij dit uiterlijk op de maandag voorafgaand aan de vergadering om 12.00 uur gemotiveerd aan de voorzitter en secretaris kenbaar te maken. De secretaris stelt na overleg met en instemming van de voorzitter een aangepaste agenda aan de collegeleden ter beschikking

1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het

voorstel geacht te zijn aangenomen

2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij lid 3 wordt toegepast

3. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.

4.

• a. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten

  • of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt in een volgende vergadering opnieuw gestemd, tenzij spoedeisende besluitvorming is gewenst. De voorzitter bepaalt of er sprak is van een spoedeisend besluit.

    b. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

5.

• .

  a. Indien bij een stemming voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken én de stemming beperkt is tot één persoon, beslist het lot.

  b. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

1. Het verslag bevat tenminste:

• a.

  De namen van de aanwezige en afwezige leden;

• b.

  De namen van de ambtenaren en derden die hebben deelgenomen aan de vergadering en ten aanzien van welk onderdeel daarvan;

• c.

  De door het college genomen besluiten (besluitenlijst);

• d.

  De door het college gemaakte werkafspraken.

2. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt

3. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld

1. Met inachtneming van artikel 55 van de Gemeentewet kan het college op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van stukken die aan het college worden overgelegd geheimhouding opleggen

2. Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan geheimhouding ook worden opgelegd door de burgemeester of een commissie ten aanzien van stukken die zij aan het college overleggen

3. Bij de oplegging van de geheimhouding wordt zo mogelijk bepaald per wanneer de geheimhouding is opgeheven.

4. In afwijking van de artikelen 15 en 17 van dit reglement wordt van het behandelde waaromtrent geheimhouding op grond van artikel 55 van de Gemeentewet is opgelegd, een afzonderlijk verslag gemaakt, dat door de secretaris afzonderlijk wordt bewaard, totdat de geheimhouding wordt opgeheven

1. Het college maakt de in artikel 15, eerste lid onder c bedoelde besluitenlijst van zijn vergaderingen zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar voor zover de aard en inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet.

2. Het college laat de in het eerste lid bedoelde openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft waaromtrent op grond van artikel 55 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang

3. Het college brengt de in het eerste lid bedoelde besluitenlijst ter kennis van de leden van de raad en van vertegenwoordigers van de pers

4. Het college kan behalve het als openbaar aangemerkte deel van zijn besluitenlijst ook het niet openbare deel ter kennis brengen van directeuren, afdelingsmanagers en andere betrokken ambtenaren, zulks onder het opleggen van vertrouwelijkheid

1. Het college kan buiten de vergadering besluiten nemen in de vorm van parafenbesluiten. Voor het nemen van een parafenbesluit is instemming vooraf van de burgemeester en de gemeentesecretaris noodzakelijk

2. Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van toezending van een conceptbesluit waarop binnen een door de voorzitter te bepalen redelijke reactietermijn niet door een van de collegeleden schriftelijk of per email is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen de circulatietermijn door de meerderheid van de collegeleden schriftelijk of per email akkoord is gegeven. Is niet van de meerderheid een akkoord ontvangen of heeft een van de collegeleden om bespreking gevraagd, dan is het besluit niet genomen en wordt het voorstel op de eerstvolgende collegevergadering als agendapunt opgenomen.

3. Direct na het plaatsen van het laatste akkoord dateert de gemeentesecretaris het parafenbesluit

4. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de gemeentesecretaris

5. De gemeentesecretaris verstrekt elk lid van het college een kopie van het genomen parafenbesluit.

6. Op de openbaarmaking en kennisgeving van parafenbesluiten is artikel 17 van dit reglement van overeenkomstige toepassing

1. Dit reglement treedt in werking 1 dag na bekendmaking.

2. Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum vervalt het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van 20 september 2005