Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westland houdende regels omtrent archiefbescheiden Besluit tot vervanging van archiefbescheiden inzake werkprocessen op het domein van belastingen (2017-02)

Geldend van 06-10-2017 t/m heden

Intitulé

BESLUIT TOT VERVANGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN INZAKE WERKPROCESSEN OP HET DOMEIN VAN BELASTINGEN

Burgemeester en wethouders van de gemeente Westland;

gelet op artikel 7 van de Archiefwet;

gelet op de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

gelet op de Mandaatregeling college en burgemeester Westland 2017 van 10 januari 2017, mandaatnummer BV39 Vervanging archiefverzamelingen/documenten;

Besluit:

Artikel 1 Omschrijving van de te vervangen archiefbescheiden en wijze van reproductie

  • 1. Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de navolgende analoge archiefbescheiden die op grond van de gemeentelijke selectielijst 2005 1 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd:

    Archiefbescheiden uit werkprocessen op het domein van belastingen, daterend vanaf 1 januari 2017. Ofwel archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt op grond van uitvoering van de BAG Wet- en regelgeving, Invorderingswet 1990, Uitvoeringsregeling Invorderingswet 1990, Leidraad Invordering Gemeente Westland, Algemene Wet bestuursrecht, Algemene wet inzake rijksbelastingen, Wet waardering onroerende zaken, Gemeentewet, Legesverordening, Paspoortwet, Verordening onroerende zaakbelastingen Westland, Verordening rioolheffing Westland, Verordening op de Toeristenbelasting Westland. Verordening op de Forensenbelasting Westland, Faillissementswet en de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen (WSNP).

    Het betreft archiefbescheiden uit de werkprocessen:

    • -

      BAG terugmeldingen (ambtelijke inspectieverzoeken);

    • -

      BAG processen-verbaal;

    • -

      Forensenbelasting;

    • -

      Toeristenbelasting;

    • -

      Kwijtscheldingen gemeentelijke belastingen;

    • -

      Bezwaarschriften Heffingen;

    • -

      Beroep WOZ en gemeentelijke belastingen (vanaf 1 juli 2017);

    • -

      Informatieverzoeken over belastingen (vanaf 1 mei 2017);

    • -

      Bezwaarschriften leges;

    • -

      Betalingsregelingen;

    • -

      Oninbaar verklaringen gemeentelijke belastingen;

    • -

      Uitgaande documenten processen van belastingen (waaronder stornobrieven, verrekenbrieven, machtigingen automatische incasso);

    • -

      Incasso kaartjes (vanaf 1 augustus 2017); 

    • -

      Schuldhulpverlening m.b.t. belastingen / WSNP / Faillissementen.

    Betrokken organisatieonderdeel:

    Cluster Bedrijfsvoering, taakveld Belastingen.

    • -

      Meervoudige aanbesteding deurwaarders belastingen (vanaf 1 januari 2016)

    Betrokken organisatieonderdeel:

    Cluster Bedrijfsvoering, taakveld Facilitaire zaken.

  • 2. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde handboek vervanging Handboek vervanging gemeente Westland’.

Artikel 2 Uitzonderingen

Van de bevoegdheid de vervangen bescheiden te vernietigen wordt geen gebruik gemaakt voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

  • a.

    waarvan de waarde geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm;

  • b.

    die een symbolische waarde of historische belevingswaarde vertegenwoordigen;

  • c.

    waarvan de authenticiteit of integriteit na digitale vervanging niet meer is vast te stellen;

  • d.

    die op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard;

  • e.

    waarbij de aanwezigheid van originele documenten een vereiste zijn in het kader van het bewijsrecht.

Artikel 3 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking.

Artikel 4 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als ‘Besluit tot vervanging van archiefbescheiden inzake werkprocessen op het domein van belastingen (2017-02)’.

Ondertekening

Aldus besloten op 18 september 2017
Burgemeester en wethouders van Westland,
namens deze,
Teammanager Cluster Bedrijfsvoering, taakveld Documentaire Informatievoorziening
A. Prins 

Toelichting

Per 1 januari 2013 is de Archiefwet 1995 gewijzigd ingevolge de inwerkingtreding van de Wet revitali-sering generiek toezicht. Vanaf dat moment kunnen zorgdragers zonder machtiging van Gedeputeerde Staten een besluit over vervanging nemen van zowel vernietigbare als te bewaren archiefbescheiden.

De wetgever stelt wel regels waaraan de zorgdrager in geval van vervanging van te bewaren archief-bescheiden moet voldoen en waar achteraf op kan worden getoetst (artikelen 26a en 26b in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling).

Met dit vervangingsbesluit worden de volgende analoge archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties:

‘Archiefbescheiden inzake werkprocessen op het domein van belastingen (2017-02)’.

Het vervangingsbesluit heeft betrekking op routinematige vervanging van informatie in de dynamische fase. Het gaat om het doorlopend vervangen van de beschreven categorieën archiefbescheiden in genoemde werkprocessen.

De inrichting van het vervangingsproces borgt dat de reproducties een juiste en volledige weergave geven van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

Verantwoording over het proces van vervanging en waarborging van belangen

  • 1.

    Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, omdat de volgende voorzorgen in acht zijn genomen:

    de fysieke archiefbescheiden worden gedigitaliseerd door middel van scanning en opgeslagen in PDF/A-formaat in het daarvoor aangewezen digitaal beheersysteem, het Document Management-systeem (DMS) met specifieke software, waardoor de toegankelijkheid, authenticiteit en beveiliging van archiefbescheiden gegarandeerd is.

  • 2.

    Reproductie van desbetreffende analoge archiefbescheiden is noodzakelijk vanuit het oogpunt van digitaal werken (uitvloeisel van Het Nieuwe Werken en nieuwe dienstverleningsconcepten, technische ontwikkelingen en digitalisering van de samenleving als geheel), een efficiënte informatievoorziening en ruimtebesparing.

  • 3.

    Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het op 13 maart 2012 vastgestelde en bekend gemaakte ‘Handboek vervanging gemeente Westland (Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties)’. Het handboek geeft een beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging en de resultaten van de inrichting.

    In het handboek is een 'Procedure Change Management' opgenomen. Het doel van deze procedure is om de gemeente Westland de regie te laten voeren en houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving. De procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting niet tot verminderde resultaten leiden, c.q. blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

  • 4.

    Het vervangingsproces voorziet in kwaliteitsbewaking om te voorkomen dat er onbedoeld en onomkeerbaar informatie verloren gaat door fouten. In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ staan kwaliteitsprocedures beschreven, opgesplitst in kwaliteitsborging op het vervangingsproces, de technische inrichting en de algemene IT-beheersmaatregelen.

    Ook zijn er zowel technische als procedurele kwaliteitseisen en criteria voor interne controles in het handboek opgenomen om continue kwaliteit van het vervangingsproces te borgen. 

    Zo worden conform het handboek de juiste archiefbescheiden geselecteerd die voor vervanging in aanmerking komen. Vervolgens worden deze op een dusdanige wijze gescand, geregistreerd en gecontroleerd zodat er geen verlies van gegevens voor komt. Er worden er steekproeven gehouden op gescande documenten en metadata in het DMS en het vervangingsproces om de kwaliteit daarvan te waarborgen. Daarnaast wordt jaarlijks getoetst op de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden aan het daarvoor vastgestelde interne Normenkader.

  • 5.

    Met het betrokken organisatieonderdeel of –onderdelen is met de proceseigenaar en andere benodigde betrokken medewerkers het vervangingsproces afgestemd.

  • 6.

    Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd:

    In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ is bij de 'Procedure Selecteren archiefbescheiden voor het vervangingsproces' aangegeven dat cultureel erfgoed (indien mogelijk wel wordt gedigitaliseerd maar) niet mag worden vervangen. Daarbij wordt voor een overzicht van cultureel erfgoed verwezen naar de 'Handleiding selecteren, scannen en registreren' van de gemeente Westland.  

  • 7.

    De vervangen analoge documenten worden periodiek vernietigd. De procedure hiervan is beschreven in het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’.


Noot
1

'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996' in: Stcrt. 20 december 2005, nummer 247.