Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Leiden houdende regels omtrent de rekenkamer Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp 2017

Geldend van 23-12-2017 t/m heden

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Leiden houdende regels omtrent de rekenkamer Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp 2017

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • -

    wet: Gemeentewet;

  • -

    commissie: de gezamenlijke rekenkamercommissie van Leiden en Leiderdorp;

  • -

    subcommissie: een door de rekenkamercommissie ingestelde commissie bestaande uit een aantal leden van de rekenkamercommissie ten behoeve van de begeleiding van extern uitgevoerd onderzoek. Indien sprake is van een onderzoek dat samen wordt uitgevoerd met andere rekenkamers en of rekenkamercommissies, dan bestaat de subcommissie uit een afspiegeling van leden uit dat samenwerkingsverband;

  • -

    voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie;

  • -

    raden: gemeenteraden van Leiden en van Leiderdorp

  • -

    colleges: colleges van burgemeester en wethouders van Leiden en van Leiderdorp;

  • -

    secretaris: ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie.

Artikel 2 Commissie

  • 1.

    Er is een commissie die door de raden wordt ingesteld en wordt aangeduid als de rekenkamercommissie.

  • 2.

    De commissie bestaat bij het in werking treden van de verordening uit minimaal vijf en maximaal zeven leden, waaronder een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

  • 3.

    De commissie heeft in beide gemeenten een gremium dat representatief is voor de raad als vast aanspreekpunt van de raden.

Artikel 3 Taken

De commissie onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid door het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de commissie ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet, tweede lid.

Artikel 4 Benoeming leden

  • 1.

    De gemeenteraad van Leiden benoemt in afstemming met de raad van Leiderdorp de leden van de commissie. De selectie van de leden vindt plaats op basis van een openbare sollicitatieprocedure.

  • 2.

    De leden worden benoemd op basis van een gezamenlijke voordracht vanuit Leiden en Leiderdorp.

  • 3.

    De leden van de commissie worden voor een periode van vier jaar benoemd. Aftredende leden kunnen terstond worden herbenoemd voor maximaal nog één periode van vier jaar.

  • 4.

    De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de commissie worden benoemd uit het midden van de commissie op een gezamenlijke voordracht aan de gemeenteraden van Leiden en Leiderdorp. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt de plaatsvervangend voorzitter op als voorzitter.

  • 5.

    De commissie stelt aan het begin van de zittingsperiode een rooster van aftreden op.

  • 6.

    Op de leden van de commissie is artikel 15, lid 1 en 2, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

  • 7.

    De leden van de commissie nemen niet deel aan een onderzoek indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding komt.

  • 8.

    Bij de procedure rondom de benoeming van nieuwe leden worden ten minste een lid van de commissie, een raadslid van Leiden en een raadslid van Leiderdorp betrokken.

Artikel 5 Eed

Ten aanzien van de leden is artikel 81 g van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. De leden leggen de Eed af in de raad van Leiden in afstemming met de raad van Leiderdorp.

Artikel 6 Ontslag en non-activiteit

  • 1.

    De raad van Leiden ontslaat in overleg met de raad van Leiderdorp de leden en plaatsvervangende leden of stellen hen op non-actief. 

  • 2.

    Het lidmaatschap van een lid eindigt:

  • 1. op eigen verzoek;

  • 2. bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de commissie.

  • 3. wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

  • 4. indien het lid bij onherroepelijk geworden rechtelijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld.

  • 5.De leden van de commissie kunnen door de raad worden ontslagen wanneer zij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt zijn hun functie te vervullen.

Artikel 7 Vergoeding voor werkzaamheden van de leden van de commissie

  • 1.

    De voorzitter en leden ontvangen per vergadering een vergoeding op grond van artikel 3 lid 1 en 3 van de Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden en fractieondersteuning 2014. Met dien verstande dat de vergoeding per vergadering voor de voorzitter wordt vermeerderd met 25%.

  • 2.

    De vergoedingen genoemd in het eerste lid komen ten laste van het budget van de commissie.

Artikel 8 Ambtelijk secretaris

  • 1.

    De griffie van Leiden draagt zorg voor een ambtelijk secretaris van de commissie.

  • 2.

    De secretaris staat de commissie bij de uitvoering van haar taken terzijde.

  • 3.

    De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de commissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

  • 4.

    De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging, de vorming van dossiers, financiën en communicatie.

Artikel 9 Onderzoeksmedewerkers

  • 1.

    Interne onderzoeksmedewerkers worden voor de duur van het onderzoek en in overleg met de commissie door de gemeentesecretaris van de betreffende gemeente aangewezen; zij worden in voldoende mate voor de vervulling van hun taak vrijgesteld. Hun werkzaamheden worden door de commissie bekostigd.

  • 2.

    Onderzoeksmedewerkers hebben geheimhoudingsplicht met betrekking tot de verkregen informatie en zijn alleen voor het vervullen van hun werkzaamheden verantwoording verschuldigd aan de commissie in afwijking van hetgeen is bepaald in de verordening op de ambtelijke bijstand van de gemeenten Leiden respectievelijk Leiderdorp.

  • 3.

    De commissie is tevens bevoegd ten laste van het budget als bedoeld in artikel 14 externe deskundigheid in te schakelen.

Artikel 10 Reglement van Orde

De commissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de raden.

Artikel 11 Onderwerpselectie en opdrachtverlening

  • 1.

    De commissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast.

  • 2.

    De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de commissie ter kennisgeving aan de raden verstuurd.

  • 3.

    De raden kunnen afzonderlijk of gezamenlijk de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamer bericht de betreffende raad of raden binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de commissie niet aan het verzoek van de raad/raden voldoet, licht zij dit toe.

  • 4.

    De commissie kan zogenaamde flitsonderzoeken uitvoeren die betrekking hebben op een beperkter terrein of gepaard gaan met kleinere acties dan de onderzoeken die normaliter worden uitgevoerd.

  • 5.

    De commissie kan de gemeenteraden, mede gebaseerd op de uitkomsten van de in het vorige lid genoemde flitsonderzoeken, gevraagd en ongevraagd adviseren.

Artikel 12 Werkwijze

  • 1.

    De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

  • 2.

    De commissie beoordeelt of het wenselijk is de betreffende raad of gezamenlijke raden tussentijds te informeren.

  • 3.

    De commissie is bevoegd bij alle leden van het betreffende gemeentebestuur en bij alle ambtenaren die mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de commissie gestelde termijn te verstrekken.

  • 4.

    De commissie is bevoegd bij instellingen waaraan de gemeente Leiden en/of Leiderdorp een subsidie heeft verstrekt ten bedrage van ten minste vijftig procent van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie betrekking heeft, nadere inlichtingen in te winnen over de jaarrekeningen, daarop betrekking hebbende rapporten van hen die deze jaarrekeningen hebben gecontroleerd en overige documenten met betrekking tot die instelling die bij het gemeentebestuur berusten. Indien een of meer documenten ontbreken, kan de commissie van de betrokken instelling de overlegging daarvan vorderen.

  • 5.

    De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek.

  • 6.

    Een subcommissie is een bijeenkomst van een deel van de leden van de commissie ten behoeve van de begeleiding van extern uitgevoerd onderzoek. In het reglement van orde van de commissie wordt de definitie van een bijeenkomst van de subcommissie en de wijze van verantwoording naar de raad vastgelegd.

  • 7.

    De commissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan de commissie rapporten die aan de raden worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

  • 8.

    De commissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

  • 9.

    De commissie stelt de betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn in ieder geval degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. Het hoor- en wederhoor heeft betrekking op feitelijke informatie

  • 10.

    Na vaststelling door de commissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijzen van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan de colleges en betrokkenen, onder embargo aan de raden aangeboden.

Artikel 13 Het proces rondom de behandeling van een onderzoeksrapport

  • 1.

    Het rapport wordt behandeld in de gemeenteraad waar het rapport betrekking op heeft. Dit kunnen ook beide raden zijn. In de overige punten van Artikel 13 dient raad of college gelezen te worden als betreffende raad of raden en betreffend college of colleges.

  • 2.

    Het college wordt in de gelegenheid gesteld een advies op het rapport uit te brengen binnen een periode van maximaal zes weken. De periode gaat in zodra het rapport bij de griffie(s) is ontvangen.

  • 3.

    De commissie biedt het rapport aan de raad aan. De raad stelt de behandelwijze vast en biedt de commissie gelegenheid een toelichting te geven op het rapport en biedt de raadsleden gelegenheid voor het stellen van vragen. Na de toelichting is het rapport openbaar. Indien het rapport in beide raden op verschillende data toegelicht wordt is de eerste datum leidend voor de openbaarmaking,

  • 4.

    Na de reactietermijn van het college vindt inhoudelijke behandeling plaats aan de hand van een raadsvoorstel, dat een voorstel voor het al dan niet overnemen van de aanbevelingen van de commissie bevat.

  • 5.

    Uiteindelijk neemt de raad een besluit over het raadsvoorstel.

 

Artikel 14 Budget

  • 1.

    De commissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

  • 2.

    Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

  • a. de vergoedingen aan de leden;

  • b. interne onderzoeksmedewerkers;

  • c. externe deskundigen die eventueel door de commissie zijn ingeschakeld;

  • d. eventuele overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

  • 3.

    De commissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raden.

  • 4.

    Jaarlijks dient de commissie een jaarverslag en jaarrekening in vóór 1 maart van het daaropvolgende jaar.

  • 5.

    De commissie stelt jaarlijks een tweejarig onderzoeksplan met begroting op, waarin wordt aangegeven welke gezamenlijke en afzonderlijke onderzoeken de commissie voornemens is om uit te voeren voor beide gemeenten. Dit onderzoeksplan wordt jaarlijks geactualiseerd.

Artikel 15 Inwerking treding en Intrekking

Deze verordening treedt in werking de eerste dag na publicatie en tegelijkertijd wordt de Verordening op de Rekenkamercommissie 2014 ingetrokken

Artikel 16 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp 2017.