Klachtenregeling aanbesteden provincies Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid-Holland

Artikel 1 Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  aanbestedende dienst : de aanbestedende dienst die de aanbesteding uitvoert waarover geklaagdwordt;

• b.

  behandelaar: degene die het advies over de afhandeling van de klacht aan de aanbestedendedienst opstelt;

• c.

  belanghebbende: een natuurlijk persoon of rechtspersoon die belang heeft bij de verwerving vaneen specifieke overheidsopdracht. Daaronder vallen geïnteresseerde ondernemers, (potentiële)inschrijvers en gegadigden, onderaannemers, brancheorganisaties en branchegerelateerde ad-viescentra van ondernemers;

• d.

  coördinator: de coördinator van het klachtenmeldpunt van de aanbestedende dienst waarbij deklacht is ingediend;

• e.

  klacht: een door een belanghebbende via het klachtenformulier ingediende melding van ongenoe-gen over een aanbesteding;

• f.

  klachtenformulier: het via de website van de aanbestedende dienst beschikbaar gestelde formulierwaarmee een klacht dient te worden ingediend;

• g.

  klager: de belanghebbende die een klacht heeft ingediend.

Artikel 2 Reikwijdte procedure

• 1.

  Een belanghebbende heeft het recht om bij het klachtenmeldpunt een klacht in te dienen overeen door de aanbestedende dienst gestarte aanbesteding of een onderdeel ervan.

• 2.

  De klachtenprocedure aanbestedingen is beperkt tot klachten die:

  • a.

    worden ingediend door een belanghebbende;

  • b.

    betrekking hebben op een concrete aanbesteding van aanbestedende dienst waar de klachtis ingediend;

  • c.

    aspecten van aanbestedingen betreffen die vallen binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012;

  • d.

    voorafgaand aan het indienen van de klacht eerst als vraag of bezwaar zijn ingediend voor(een van) de Nota van Inlichtingen, tenzij de klacht handelingen en documenten betreft die zijn gedateerd na de laatste Nota van Inlichtingen of gaan over de laatste Nota van Inlichtingen zelf of naar de aard van het bezwaar niet in de Nota van Inlichtingen had kunnen worden geuit.

• 3.

  Een klacht over de inhoud van het (aanbestedings)beleid van de aanbestedende dienst in het algemeen of een klacht over een aanbesteding waarbij definitief gegund is, wordt niet in behandeling genomen.

Artikel 3 Klachtenmeldpunt

• 1.

  Het klachtenmeldpunt bestaat uit de coördinator van de aanbestedende dienst en een of meerdere behandelaars. De coördinator kan zelf ook behandelaar zijn. Elke behandelaar wordt door de coördinator aangewezen.

• 2.

  De coördinator is verantwoordelijk voor de coördinatie van de afhandeling van de klacht.

• 3.

  De inhoudelijke behandeling van de klacht geschiedt door een of meerdere behandelaars. Uitgangspunt is dat de behandelaars werkzaam zijn bij aanbestedende dienst waarbij de klacht is ingediend of, naar keuze van de coördinator, bij een van de andere provincies die deelnemen aan het gemeenschappelijk reglement klachten-afhandeling. Van dit uitgangspunt kan altijd worden afgeweken. Een behandelaar is onafhankelijk en in geen geval direct betrokken geweest bij de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft.

Artikel 4 Indienen van een klacht

• 1.

  Een klacht wordt per klachtenformulier verzonden aan de aanbestedende dienst. Het klachtenformulier met de klacht bevat ten minste:

• a. de naam en het (e-mail)adres van de klager;

• b. de dagtekening;

• c. de naam en het kenmerk van de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft;

• d. een beschrijving en motivering van de klacht;

• e. een voorgestelde oplossing(srichting) voor de klacht;

• f. alle relevante informatie die noodzakelijk is om de klacht te kunnen behandelen.

• 2.

  Het indienen van een klacht is kosteloos.

• 3.

  De coördinator kan de klager verzoeken om aanvullende informatie.

• 4.

  Het indienen van een klacht schort de onderhavige aanbestedingsprocedure niet op, tenzij de coördinator de klager na overleg met de aanbestedende dienst per e-mail bericht van het tegendeel.

Artikel 5 Procedure

• 1.

  De coördinator bevestigt zo spoedig mogelijk de ontvangst van de klacht per e-mail aan de klager en verstrekt informatie over de klachtenprocedure.

• 2.

  Als het klachtenformulier volledig en correct ingevuld is, neemt het klachtenmeldpunt de klacht in behandeling en onderzoekt of en in hoeverre de klacht ontvankelijk is.

• 3.

  Indien de klacht niet ontvankelijk is óf om andere redenen niet in behandeling wordt genomen, wordt dit aan de klager gemotiveerd medegedeeld.

• 4.

  De coördinator kan na ontvangst van de klacht op eigen initiatief, of op verzoek van de klager of de aanbestedende dienst, voorstellen dat een bespreking over de klacht plaatsvindt. De bespreking vindt plaats met de klager en de aanbestedende dienst afzonderlijk, tenzij de coördinator een gezamenlijke bespreking wenselijk acht.

• 5.

  Het klachtenmeldpunt verstrekt binnen een redelijke termijn een advies over de gegrondheid van de klacht aan de aanbestedende dienst. Het advies is zwaarwegend, maar niet bindend.

• 6.

  Indien de aanbestedende dienst na advies van het klachtenmeldpunt beslist dat de klacht ongegrond is, dan wordt de klacht gemotiveerd aan de klager afgewezen.

• 7.

  Indien de aanbestedende dienst na advies van het klachtenmeldpunt beslist dat de klacht gegrond of gedeeltelijk gegrond is, dan kan de aanbestedende dienst passende maatregelen nemen. De aanbestedende dienst licht de klager zo spoedig mogelijk schriftelijk in over de inhoud van de maatregelen. De maatregelen worden, indien mogelijk en relevant voor de onderhavige aanbesteding, gepubliceerd in de Nota van Inlichtingen.

Artikel 6 Commissie van Aanbestedingsexperts

• 1.

  De minister van Economische Zaken heeft een Commissie van Aanbestedingsexperts ingesteld die tot doel heeft onafhankelijk advies te geven over klachten met betrekking tot aanbestedingsprocedures

• of daarbij een bemiddelende rol te spelen.

• 2.

  Nadat de aanbestedende dienst op de klacht heeft beslist of als de aanbestedende dienst nalaat om binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren, kan de klager de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.

Artikel 7 Kort geding

1. De klager behoudt te allen tijde het recht om de klacht aan de rechter voor te leggen.

2. Indien bij de rechtbank een kort geding aanhangig is gemaakt over de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft, kan het klachtenmeldpunt de behandeling van de klacht tijdelijk of definitief stopzetten.

Artikel 8 Citeertitel

De regeling wordt aangehaald als “Klachtenregeling aanbesteden provincies Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid-Holland”.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na uitgifte van het Provinciaal blad waarin deze wordt geplaatst.