Reglement van orde van de voorbereidende commissies en beeldvormende vergaderingen stadsdeel Zuid

1. Een lid kan zowel bestuurscommissielid als buitengewoon commissielid zijn.

2. Het algemeen bestuur benoemt op voordracht van een fractie voor iedere voorbereidende commissie ten minste één plaatsvervangend lid per fractie, die zitting in een voorbereidende commissie heeft bij verhindering of ontstentenis van een lid.

1. De leden worden door het algemeen bestuur op voordracht van de fracties benoemd.

2. Een buitengewoon commissielid geeft schriftelijk aan de voorzitter van het algemeen bestuur te kennen of hij de benoeming aanvaardt.

3. Zodra blijkt dat een buitengewoon commissielid één van de vereisten van het lidmaatschap niet bezit of met het lidmaatschap onverenigbare betrekking vervult, houdt hij op buitengewoon commissielid te zijn.

4. De commissieleden en plaatsvervangend commissieleden treden af wanneer het algemeen bestuur aftreedt, behoudens eerdere schorsing of ontslag door het algemeen bestuur, evenals op eigen verzoek.

1. De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door het algemeen bestuur uit zijn midden benoemd.

2. De voorzitter stelt na overleg met de betrokken dagelijks bestuurder(s) of diens/hun (ambtelijk) vertegenwoordiger(s), aan de hand van een door het algemeen bestuur vast te stellen termijnagenda en op basis van de aanmelding van onderwerpen, een voorlopige agenda op.

3. De voorzitter is belast met:

• a.

  het leiden van de vergadering;

• b.

  het handhaven van de orde;

• c.

  het doen naleven van dit reglement van orde;

• d.

  hetgeen dit reglement van orde hem verder opdraagt.

1. De stadsdeelsecretaris wijst ter ondersteuning van iedere voorbereidende commissie een medewerker aan als secretaris van de voorbereidende commissie.

2. De secretaris is iedere vergadering aanwezig. Bij verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een andere medewerker.

3. De secretaris is belast met het verlenen van bijstand aan de voorbereidende commissie, het ondersteunen van de voorzitter en draagt zorg voor het maken van het verslag van de vergadering.

4. De stadsdeelsecretaris kan iedere vergadering aanwezig zijn.

1. De vergaderingen worden gehouden volgens het door het algemeen bestuur vastgestelde vergaderschema.

2. Een voorbereidende commissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken

3. De vergaderingen van de voorbereidende commissies beginnen om 20.00 uur en eindigen uiterlijk om 23.00 uur, tenzij de voorbereidende commissie anders beslist. De vergaderingen worden gehouden in het stadsdeelkantoor.

1. Door of namens de voorzitter worden de leden van een voorbereidende commissie uiterlijk op de vrijdag twee weekeinden vóór de vergadering schriftelijk opgeroepen tot het bijwonen van een vergadering behoudens spoedeisende situaties.

2. Leden van het dagelijks bestuur kunnen in de vergadering aanwezig zijn en deelnemen aan de beraadslagingen.

De voorlopige agenda wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verzonden. De bij de agenda behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden meegezonden met deze agenda. Stukken zoals bedoeld in artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet worden aan de commissieleden onder couvert toegezonden met de vermelding "geheim".

3. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 36 uur voor de aanvang van de vergadering een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt door de voorzitter met de daarbij behorende stukken aan de commissieleden verzonden en digitaal ter beschikking gesteld.

4. De openbare kennisgeving van de vergadering geschiedt tegelijk met de oproeping van de leden van de voorbereidende commissie door middel van bekendmaking van de agenda en bijbehorende stukken zo mogelijk in het plaatselijke huis-aan-huisblad c.q. stadsdeelkrant en in elk geval door plaatsing op de website van het stadsdeel.

5. De openbare kennisgeving vermeldt:

• a.

  de datum, de aanvangstijd en de plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;

• b.

  de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

• c.

  de mogelijkheid tot inspreken als bedoeld in artikel 16.

1. Bij aanvang van de vergadering stelt de voorbereidende commissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de voorbereidende commissie onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

2. Wanneer de voorbereidende commissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan aan het lid van het dagelijks bestuur nadere inlichtingen of advies worden gevraagd. De voorbereidende commissie kan de voorzitter verzoeken het onderwerp of voorstel opnieuw te agenderen.

3. Op voorstel van een commissielid of de voorzitter kan de voorbereidende commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

1. Een lid van een voorbereidende commissie kan bij de voorzitter een verzoek indienen om een ter kennisname stuk inhoudelijk te behandelen.

2. Een verzoek als bedoeld in het eerste lid (i.e. een verzoek om een ter kennisname stuk inhoudelijk te behandelen) wordt schriftelijk door het betreffende commissielid / de fractie inhoudelijk gemotiveerd.

3. In het agendaoverleg bepaalt de voorzitter in overleg met het db-lid de datum, het tijdstip en de wijze waarop het onderwerp wordt behandeld.

4. Het commissielid / de fractie wordt na het agendaoverleg op de hoogte gesteld.

1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen worden, voor zover zij niet van vertrouwelijke aard zijn of bestemd voor een besloten vergadering, gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep bij de secretaris en in het stadsdeelkantoor, de huizen van de wijk en de bibliotheek ter inzage gelegd.

2. De stukken zijn voor het publiek ter inzage gedurende kantooruren van het stadsdeelkantoor.

1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van de fracties aanwezig zijn.

2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De voorbereidende commissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

1. Bewoners en ondernemers kunnen de voorbereidende commissie toespreken over geagendeerde en niet-geagendeerde onderwerpen. Zij doen dit over geagendeerde onderwerpen voorafgaand aan de beraadslagingen door de voorbereidende commissie over de onderwerpen; en over niet-geagendeerde onderwerpen op een nader te bepalen moment van de vergadering.

2. Het woord kan niet gevoerd worden over:

• a.

  een besluit waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

• b.

  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

3. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor 12.00 uur op de dag van de vergadering aan de afdeling bestuursondersteuning.

4. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang van de orde van de vergadering is.

5. Iedere spreker krijgt maximaal drie minuten het woord. Als de commissie aan de bespreking van het onderwerp een tweede termijn besteedt, dan krijgt bij het begin daarvan ook elke inspreker gelegenheid maximaal 1 minuut het woord te voeren. Naar oordeel van de voorzitter kan per onderwerp de spreektijd worden gelimiteerd.

6. Het is mogelijk om maximaal twee leden van de voorbereidende commissie te koppelen aan een inspreker.

7. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

8. Leden van de voorbereidende commissie kunnen een korte informatieve vraag stellen. Zij gaan niet in discussie en houden geen betoog.

1. De commissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

3. Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging, zijn de bepalingen van dit reglement van orde van toepassing.

1. Van elke vergadering van de voorbereidende commissie wordt een verslag gemaakt. Het verslag moet inhouden:

• a.

  de namen van de voorzitter, de secretaris, de leden van het dagelijks bestuur en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede de leden die afwezig waren;

• b.

  de namen en hoedanigheid van de personen die zich mondeling tot de commissie gewend hebben;

• c.

  een vermelding van zaken die aan de orde zijn geweest;

• d.

  een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen der aanwezigen die het woord voeren.

2. Zo spoedig mogelijk na de vergadering wordt het concept-verslag aan de leden van de commissie toegezonden.

3. Het verslag wordt geacht te zijn vastgesteld tenzij een commissielid of iemand anders die in de betreffende vergadering het woord heeft gevoerd, uiterlijk zeven dagen na ontvangst van het conceptverslag, bij de secretaris, aangeeft wijzigingen te wensen, waarbij een tekstvoorstel wordt gedaan. De voorgestelde wijzigingen worden met de vergaderstukken van de eerstvolgende commissievergadering aan de leden van de commissie gestuurd.

4. De voorgestelde wijzigingen worden besproken in de eerstvolgende voorbereidende commissie. Bij aanvang van de bespreking zijn slechts kleine wijzigingsvoorstellen mogelijk. Na bespreking van de wijzigingsvoorstellen vindt vaststelling van het betreffende verslag inclusief goedgekeurde wijzigingsvoorstellen plaats.

Vastgestelde wijzigingsvoorstellen worden als bijlage opgenomen in het verslag.

1. De beraadslagingen over een onderwerp geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de voorbereidende commissie anders beslist.

2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

3. Niemand voert in dezelfde termijn tweemaal het woord.

4. Bij de bepaling hoeveel maal een lid over hetzelfde onderwerp het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

1. De voorzitter en ieder lid van de voorbereidende commissie kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist de voorbereidende commissie terstond.

1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

• a.

  de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement van orde te herinneren;

• b.

  een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

2. Indien een spreker zich beledigende of onbehoorlijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3. Onder beledigende of onbehoorlijke uitdrukkingen worden in ieder geval begrepen uitingen of uitlatingen, in welke vorm dan ook, met een racistisch, seksistisch of anderszins discriminatoir karakter, dit ter beoordeling van de voorzitter.

4. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

5. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

1. De commissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen om over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het dagelijks bestuur of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

3. Indien de voorzitter oordeelt dat een onderwerp voldoende is besproken stelt hij de commissie voor, de beraadslaging te sluiten. Zolang de vastgestelde eindtijd niet bereikt is en fracties nog beschikken over spreektijd, kan de voorbereidende commissie besluiten de beraadslagingen voort te zetten.

4. Wanneer de vastgestelde eindtijd is bereikt of geen der fracties nog beschikt over spreektijd, sluit de voorzitter de beraadslagingen.

5. Na sluiting formuleert de voorzitter de eindconclusie of het advies aan het algemeen bestuur. Indien nodig vindt daarover peiling der meningen plaats.

1. Een beeldvormende vergadering wordt uitgeschreven door de bestuurscommissie. Bewoners en ondernemers kunnen bij de bestuurscommissie voorstellen indienen voor onderwerpen voor deze beeldvormende vergaderingen. Voorstellen dienen de steun te hebben van 40% van de bestuurscommissie om besproken te worden.

2. De beeldvormende vergadering is vormvrij, bij voorkeur openbaar en bij uitzondering besloten: de deelnemers nemen op gelijke voet aan de vergadering deel en de bijeenkomst wordt niet op internet uitgezonden. Van de beeldvormende vergadering wordt een beknopte weergave gemaakt.

3. Voor een beeldvormende vergadering wordt maandelijks minimaal één dagdeel (een avond) gereserveerd. Iedere maand kunnen meerdere beeldvormende vergaderingen belegd worden.

4. De beeldvormende vergadering vindt, afhankelijk van het gesprekonderwerp, plaats op locatie of het stadsdeelkantoor. Bij het op locatie plaatsvinden van beeldvormende vergaderingen wordt er voor gezorgd dat alle buurten van het stadsdeel aan bod komen.

5. Aan beeldvormende vergaderingen kunnen alle leden van de bestuurscommissie en buitengewoon commissieleden deelnemen.

6. De planning van beeldvormende vergaderingen, incl. locatiekeus en onderwerpen, verloopt via de agendacommissie.

7. Beeldvormende vergaderingen of onderdelen daarvan worden voorgezeten door een lid van bestuurscommissie of een buitengewoon commissielid, daartoe aangewezen door de agendacommissie.

8. De stadsdeelsecretaris wijst ter ondersteuning van de beeldvormende vergaderingen een medewerker aan (of meer). Deze is bij de vergadering aanwezig. Bij verhindering of afwezigheid wordt hij of zij vervangen door een andere medewerker. Hij of zij is belast met het verlenen van bijstand aan de vergadering, het ondersteunen van de voorzitter en draagt zorg voor het maken van de weergave van de vergadering.

9. Uiterlijk twee weekenden voor een beeldvormende vergadering wordt deze middels publicatie op de website van het stadsdeel bekend gemaakt; en worden alle leden van de bestuurscommissie en buitengewoon commissieleden schriftelijk en met een begeleidende agenda uitgenodigd tot het bijwonen ervan.

10. Ieder aanwezig lid tekent vóór hij aan de vergadering deelneemt de presentielijst. Aan het einde van de vergadering wordt deze door de voorzitter en de secretaris dan wel de door hem aangewezen medewerker door ondertekening vastgesteld.

1. In de openbare vergaderingen van de voorbereidende commissie worden op de voor het publiek gereserveerde tribune zoveel toehoorders toegelaten als de voorzitter bepaalt.

2. het geven van tekenen van goed- of afkeuring is de toehoorders niet toegestaan. Zij mogen de orde en rust van de vergadering niet verstoren

3. De voorzitter zorgt voor de handhaving van dit artikel. Zonodig kan de voorzitter in het kader van deze handhaving toehoorders uit de zaal laten verwijderen.