Regeling inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 Gemeente Geertruidenberg

Geldend van 19-10-2017 t/m heden

Intitulé

Regeling inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 Gemeente Geertruidenberg

Inhoudsopgave

Inleiding 3

1. Definities 4

2. Gemeentelijke doelstellingen 6

3. Juridische uitgangspunten 7

3.1 Algemeen juridisch kader 7

3.2 Uniforme documenten 7

3.3 Algemene beginselen bij inkoop 7

3.4 Grensoverschrijdend belang 8

3.5 Mandaat, volmacht en budgethouderschap 8

3.6 Afwijkingsbevoegdheid 8

4. Ethische en ideële uitgangspunten 9

4.1 Integriteit 9

4.2 Duurzaam en sociaal inkopen 9

4.3 Innovatie 10

5. Economische uitgangspunten 11

5.1 Product- en marktanalyse 11

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor ondernemersrelatie 11

5.3 Lokale economie en MKB 11

5.4 Samenwerkingsverbanden 12

5.5 Bepalen van inkoopprocedure 12

5.6 Sociale en andere specifieke diensten 13

5.7 Raming en financieel budget 13

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen 13

6. Organisatorische uitgangspunten 14

6.1 Inkoopproces 14

6.2 Inkoop in de organisatie 14

6.3 Verantwoordelijkheden 15

6.4 Evalueren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid 15

Inleiding

Naar aanleiding van de gewijzigde Europese en nationale wet- en regelgeving op het gebied van inkopen en aanbesteden in de loop van 2015 en 2016, is het noodzakelijk dat op onderdelen het gemeentelijk inkoop en aanbestedingsbeleid wordt herzien.

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de gemeente Geertruidenberg plaatsvindt. De gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Daarnaast gaat de gemeente bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van:

  • Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3)

  • Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4)

  • Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de markt en Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5)

  • Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6)

     

De vertaling van deze doelstellingen en uitgangspunten naar het inkoopproces is verwoord in het inkoophandboek van de gemeente Geertruidenberg. Hierin wordt beschreven wat verwacht wordt als er iets gekocht moet worden. Dit handboek is voor intern gebruik.

Met dit nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid vervalt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van 10 februari 2014.

1. Definities

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Inkoop(proces)

Alle handelingen waar een externe factuur of vergoeding in natura tegenover staat.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

De regeling Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 (dit document) inclusief het Inkoophandboek.

Geraamde opdrachtwaarde

De waarde van de opdracht over de gehele looptijd van de overeenkomst inclusief verlengingsopties.

Inkoopprocedures waarvoor de volgende onderverdeling wordt gehanteerd:

  • Rechtstreekse opdrachtverstrekking: inkoopprocedure waarbij zonder specificatie en offerte rechtstreeks opdracht verstrekt wordt aan een opdrachtnemer;

  • Enkelvoudig onderhands aanbesteden: inkoopprocedure waarbij op basis van een specificatie enkel van één inschrijver een offerte verkregen wordt. Er is bij deze inkoopprocedure geen sprake van concurrentie tussen mogelijke opdrachtnemers;

  • Meervoudig onderhands aanbesteden: inkoopprocedure waarbij de gemeente op basis van een specificatie van meerdere ondernemers (objectief vergelijkbare) offertes ontvangt;

  • Openbaar aanbesteden: inkoopproces waarbij op nationaal niveau (digitaal) gepubliceerd wordt. Ondernemers zijn vrij om deel te nemen aan de gekozen aanbestedingsprocedure. Er zijn verschillende aanbestedingsprocedures mogelijk waaronder de openbare procedure (openbare selectie- en inschrijvingsfase), niet-openbare procedure (openbare selectiefase en gesloten inschrijvingsfase) en de concurrentiegerichte dialoog (openbare selectiefase en gesloten onderhandelings- en inschrijvingsfase);

  • Europees aanbesteden: inkoopproces waarbij op Europees niveau (digitaal) gepubliceerd wordt. Ondernemers zijn vrij om deel te nemen aan de gekozen aanbestedingsprocedure. De Europese aanbestedingsregels zijn voor elk van de toepasbare procedures van toepassing. 

       

Inkoopjaarvolume

Betreft de totale opdrachtwaarde van de inkoopverplichtingen (eenmalige opdrachten én nieuwe contracten) die de gemeente in een jaar aangaat.

Levering

De nakoming van de verplichting voortvloeiend uit een schriftelijke overeenkomst voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product. Bijkomende werkzaamheden voor het leveren en aanbrengen of installeren van een product worden als onderdeel van het product beschouwd.

Werk

De realisatie van een infrastructureel dan wel bouwkundig werk bestemd voor het vervullen van een economische of technische functie.

Dienst

De nakoming van de verplichting voortvloeiend uit een schriftelijke overeenkomst voor het verrichten van diensten. Onder diensten worden alle prestaties begrepen die niet onder leveringen of werken vallen (en niet tastbaar zijn).

Inkoopformulier

Formulier waarop de wettelijk verplichte motiveringen voor een aanbestedingsprocedure, moeten worden vastgelegd.

 

Selectiecriteria

Criteria gericht op de organisatie van deelnemers/inschrijvers met als doel technische, economische en financiële capaciteiten van de organisatie te beoordelen. Ook zijn deze criteria gerelateerd aan de integriteit en bevoegdheid van de organisatie om beroepsactiviteiten te mogen uitoefenen.

 

Gunningscriteria

Criteria gericht op de opdracht met als doel de wijze waarop de opdracht ingevuld wordt te beoordelen. Voor nationaal openbare en Europese aanbestedingen en meervoudig onderhandse aanbestedingen in geval van Werken is het gunningscriterium EMVI het uitgangspunt. Het prijsaspect hierin dient te worden gebaseerd op de Total Cost of Ownership-gedachte. Indien toch gekozen wordt voor gunnen op laagste prijs, dient dit het PvE gemotiveerd te worden.

 

Sociaal inkopen

Het rekening houden met sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces teneinde mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te betrekken bij de uitvoering van gemeentelijke opdrachten.

 

Duurzaam inkopen

Het rekening houden met milieu aspecten in alle fasen van het inkoopproces. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van een product, dienst of werk op het milieu, bijvoorbeeld door energie- of materiaalgebruik.

 

Lokaal inkopen

Bedrijven die gevestigd zijn binnen de gemeente Geertruidenberg in de gelegenheid stellen om mee te dingen naar opdrachten van de gemeente.

 

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente.

 

Gemeente

De gemeente Geertruidenberg, zetelend Vrijheidsstraat 2 te Raamsdonksveer.

2. Gemeentelijke doelstellingen

De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

  • a.

    Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed

    De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

     

  • b.

    Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

    Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

     

  • c.

    Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.

    Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken,  leveringen en diensten speelt een belangrijke rol. 

     

  • d.

    Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatie- niveau van de gemeente.

    Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

     

  • e.

    De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.

    Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De gemeente maakt gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor al haar inkopen en aanbestedingen.

Dit inkoopbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het volgende gemeentelijke beleid:

  • 1.

    Financiële verordening gemeente Geertruidenberg;

  • 2.

    Coalitieovereenkomst 2014-2018;

  • 3.

    Programmabegroting inclusief daarin vermelde, relevante kaderstellende (beleids-) documenten.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3. Juridische uitgangspunten

Paragraaf 3.1

Algemeen juridisch kader

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

  • a.

    Aanbestedingswet: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU voor consessieovereenkomsten, 2014/24/EU voor klassieke overheidsopdrachten en 2014/25/EU voor het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- energievoorziening, vervoer en postdiensten. Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij aanbestedingen;

  • b.

    Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie;

  • c.

    Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten;

  • d.

    Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

3.2

Uniforme documenten

De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

  • a.

    Aanbestedingsreglement werken 2016 (‘ARW 2016’);

  • b.

    Gemeentelijke algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten, incl. addendum;

  • c.

    GIBIT-voorwaarden voor leveringen en diensten ten aanzien van ICT;

  • d.

    Gids proportionaliteit 2016;

  • e.

    Uniform Europees Aanbestedingsdocument. 

De gemeente schrijft voor dat bij meervoudig onderhandse en openbare inkoopprocedures het Inkoopformulier verplicht ingevuld moet worden.

3.3

Algemene beginselen bij Inkoop

a.Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.

De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie-overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessie-overeenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang, de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

 

  • a.

    Gelijke behandeling

  • b.

    Non-discriminatie

  • c.

    Transparantie

  • d.

    Proportionaliteit

  • e.

    Wederzijdse erkenning

b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4

Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessie-overeenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessie-overeenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessie-overeenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessie-overeenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals Tenderned.

3.5

Mandaat,  volmacht en budgethouderschap

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente, evenals de gemeentelijke budgethoudersregeling. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6

Afwijkingsbevoegdheid

De bevoegdheid om af te wijken van deze Regeling inkoop- en aanbestedingsbeleid ligt - voor zover mogelijk op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving bij het college.

Afwijking van de Regeling inkoop- en aanbestedingsbeleid kan voor zover mogelijk op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving en behoudens het bepaalde in artikel 6.4 van deze Regeling Inkoop- en aanbestedingsbeleid uitsluitend plaatsvinden door middel van een afwijkingsbesluit van het college. Afstemming met het Inkoopbureau West Brabant over afwijkingen is noodzakelijk.

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1

Integriteit

a.De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen, en heeft de spelregels voor integriteit vastgelegd in de Beleidsnota ambtelijke integriteit.

 

Bestuurders en ambtenaren handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

 

b. De gemeente contracteert enkel met integere ondernemers

De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2

Duurzaam en sociaal inkopen

a. Bij inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht

De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente streeft er naar om zo veel als mogelijk duurzaam in te kopen. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale- en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

  • a.

    Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden;

  • b.

    In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen;

  • c.

    De gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.);

  • d.

    De gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de Gemeente en haar werkwijze. 

De gemeente streeft ernaar de VNG doelstellingen voor duurzaam inkopen na te leven. Om op een verantwoorde wijze hiermee om te gaan zal zo veel als mogelijk gebruik gemaakt worden van de door AgentschapNL opgestelde ‘duurzaamheidscriteria’. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’.

b.Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats

Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

4.3

Innovatie

De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’. Innovatiegericht inkopen wordt bij uitstek gefaciliteerd en gestimuleerd door de toepassing van innovatieve inkoopprocedures en contractsvormen.

5. Economische uitgangspunten

5.1

Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

a. De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk

De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving).

 

b. De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3

Lokale economie en MKB

a. De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt

De gemeente is (juridisch) verplicht om te zorgen voor objectieve, transparante en niet discriminerende inkoopprocedures. Het college kan daarom geen expliciet voorkeursbeleid voor lokale ondernemers voeren, maar de gemeente moet geen onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’  dient bij te dragen aan de doelmatigheid van de inkoop. De gemeente treft de volgende maatregelen om lokale bedrijvigheid en werkgelegenheid te stimuleren:

  • a.

    De gemeente draagt zorg voor transparante en eenvoudige toegankelijkheid van haar opdrachten aan lokale ondernemers;

  • b.

    De gemeente streeft ernaar om bij meervoudig onderhandse aanbestedingen minimaal twee geschikte lokale ondernemers te betrekken, mits dit niet leidt tot afbreuk van doelstellingen en uitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

  • c.

    Alle enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen met een waarde vanaf € 10.000 publiceren op de gemeentelijke website;

  • d.

    In de Langstraat, op de gemeentelijke pagina, permanent een verwijzing opnemen naar de gemeentelijke website waar deze aanbestedingen gepubliceerd worden;

  • e.

    Een jaarlijks contactmoment organiseren tussen de lokale ondernemers en de ambtelijke organisatie.

   

b. De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB)

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4

Samenwerkingsverbanden

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.5

Bepalen van de inkoopprocedure

De gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.

 

Werken

Leveringen

Diensten

Rechtstreekse opdracht

Tot € 5.000

Tot € 2.000

Tot € 2.000

Enkelvoudig onderhandse

Van € 5.000

Tot € 100.000

Van € 2.000

Tot € 25.000

Van € 2.000

Tot € 25.000

Meervoudig onderhandse

Van € 100.000

Tot € 750.000

Van € 25.000

Tot Europees drempelbedrag

Van € 25.000

Tot Europees drempelbedrag

Nationaal aanbesteden

Van € 750.000

Tot Europees drempelbedrag

-

-

Europees aanbesteden

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

(Bedragen zijn exclusief BTW)

 

Rechtstreekse opdracht

De gemeente verstrekt rechtstreeks opdracht aan een ondernemer, zonder voorafgaande offerteaanvraag. Doel hierbij is het beperken van de administratieve lasten van de gemeente en de ondernemer.

 

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De gemeente vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte.

 

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.

 

Nationaal aanbesteden

Onder de Europese drempelbedragen zal de gemeente werken vanaf een bedrag van € 750.000 nationaal aanbesteden. De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

 

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast het hierboven genoemde schema ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat.

De overweging wordt meegegeven om ook bij opdrachten die enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden, toch meervoudig onderhands aan te besteden. Dit in het kader van proportionaliteit, roulatie van ondernemers en de economische situatie. In het kader van de Aanbestedingswet dient de keuze van de aanbestedingsprocedure en de keuze van de ondernemer gemotiveerd te worden.

Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. De gemeente kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en door eenzelfde leverancier/markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden. De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (maximaal 4 jaar) te worden afgesloten.

5.6

Sociale en andere specifieke diensten

Voor sociale en andere specifieke diensten geldt vanaf 1 juli 2016 een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven € 750.000 verplicht worden (voor)aangekondigd.

Sociale en andere specifieke diensten

Enkelvoudig < € 50.000

Meervoudig € 50.000 tot € 350.000

Nationaal € 250.000 tot € 750.000

Europees > € 750.000

5.7

Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8

Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging manipuleren of vervalsen.

6. Organisatorische uitgangspunten

6.1

Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

foto Deze fasen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden; de ene fase kan niet worden gestart zonder dat voorgaande fase correct is afgesloten:

  • 1.

    strategie bepalen: marktanalyse, bepalen van de inkoopbehoefte;

  • 2.

    specificeren: opstellen van een programma van eisen of een bestek;

  • 3.

    selecteren: de meest geschikte partij selecteren;

  • 4.

    contracteren: de overeenkomst sluiten;

  • 5.

    bestellen: afroepen uit de overeenkomst;

  • 6.

    bewaken: bijsturen van de levertijd, kwaliteit, hoeveelheid en factuurverwerking;

  • 7.

    nazorg: afhandelen van eventuele klachten en claims, financiële afhandeling.

6.2

Inkoop in de organisatie

a.Inkoopbureau West-Brabant

Inkoop is door middel van een gecoördineerde inkoopfunctie georganiseerd. Ter uitvoering van door de gemeente vastgestelde regelgeving met betrekking tot inkoop en onder verantwoordelijkheid van het college, begeleiden medewerkers van de Stichting Inkoopbureau West-Brabant inkoopprocedures en ondersteunen zij de inkoopfunctie van de gemeente.

 

b. Gemeentelijk inkoopplan

Het gemeentelijk inkoopplan betreft een actueel en volledig overzicht van alle voor een bepaald kalenderjaar geplande inkoopprocedures.

 

De clustermanagers inventariseren, in november voorafgaand aan het jaar waarop het Inkoopplan betrekking heeft, binnen hun cluster de volgende inkoopgegevens:

  • a.

    De uit te voeren inkoop- en aanbestedingstrajecten, inclusief een inschatting van de opdrachtwaarde en de looptijd/uitvoeringstermijn;

  • b.

    De voorziene inkoopprocedure;

  • c.

    De mate waarin bij deze inkoop- en aanbestedingstrajecten duurzaamheidscriteria gehanteerd gaan worden;

  • d.

    De mate waarin sociaal kwetsbare doelgroepen bij de inkoop- en aanbestedingstrajecten betrokken kunnen worden. 

c. Centrale inkoopadviesfunctie

Centraal is een inkoopadviseur aangewezen die de volgende taken en verantwoordelijkheden heeft:

  • a.

    De inkoopadviseur bewaakt de naleving van de door het college vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid binnen de kaders van zijn/haar taken en bevoegdheden;

  • b.

    De inkoopadviseur bewaakt de beschikbaarheid en actualiteit van de gemeentelijke inkoopvoorwaarden;

  • c.

    De inkoopadviseur coördineert de totstandkoming, uitvoering en evaluatie van een inkoopjaarplan waarin de beleidsuitgangspunten van het college vertaald zijn naar specifieke doelen, maatregelen en inkoopactiviteiten;

  • d.

    De inkoopadviseur voert jaarlijks een kwantitatieve inkoopdiagnose uit van het inkoopvolume van het voorgaande jaar en stelt conclusies en aanbevelingen vast voor de directie, gericht op de verbetering van de doelmatigheid van inkoop;

  • e.

    De inkoopadviseur coördineert de volgende inkoopprocedures:

    • i.

      Nationale (niet-) openbare of Europese aanbestedingen;

    • ii.

      overige inkoop- en aanbestedingstrajecten bij besluit van de directie.

6.3

Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder inkoop is verantwoordelijk voor Inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

6.4

Evalueren van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het inkoop - en aanbestedingsbeleid wordt tenminste eenmaal per 2 jaar geëvalueerd.

Het Inkoophandboek gemeente Geertruidenberg kan door gemeentelijke of landelijke ontwikkelingen of door ontwikkelingen in de marktsituatie zo nodig (per direct) aangepast worden. De bevoegdheid om het Inkoophandboek gemeente Geertruidenberg aan te (laten) passen ligt bij de directie.

Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

Versie 2016

I. Algemeen deel

 

Artikel 1. Begrippen

In deze Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) worden de navolgen­de begrippen met een (begin)hoofdletter gebruikt:

 

1.1 Acceptatie: De formele goedkeuring van (onderdelen van) de ICT Prestatie, afzonderlijk en in samenhang met elkaar, door middel van een succesvol uitgevoerde (integrale) Acceptatieprocedure.

1.2 Acceptatieprocedure: De testprocedure waarmee kan worden aange­toond dat de ICT Prestatie geen Gebrek(en) bevat.

1.3 Applicatielandschap: het geheel van interne en externe systemen, software, databanken, koppelingen, apparatuur, ICT-infrastructuur en hulpmiddelen die voor de Opdrachtgever de geautomatiseerde informa­tievoorziening vormt waarbinnen de ICT Prestatie ingepast wordt.

1.4 Beschikbaarheid: de mate waarin de ICT Prestatie daadwerkelijk beschikbaar is voor Opdrachtgever en gebruikt kan worden.

1.5 Conversie: Het converteren en migreren van gegevensbestanden van Opdrachtgever van het oude systeem naar de nieuwe ICT Prestatie, zonder daarbij de volledigheid, de integriteit en de metadata van de gegevens aan te tasten.

1.6 Correctief Onderhoud: het opsporen en herstellen door Leverancier van Gebreken die Opdrachtgever hem heeft gemeld of die Leverancier anderszins bekend zijn geworden.

1.7 Derdenprogrammatuur: Programmatuur waarvan (a) de intellectuele eigendomsrechten geheel niet bij Leverancier en/of een aan Leveran­cier gelieerde vennootschap rusten en (b) waarbij Leverancier niet in staat is bepaalde ontwikkelingen aan / wijzigingen in die programma­tuur af te dwingen.

1.8 Functiehersteltijd: de periode gelegen tussen het moment waarop een Gebrek bij Leverancier wordt gemeld en het moment waarop dit is verholpen.

1.9 Gebrek: Een storing of het niet of niet volledig voldoen van de ICT Pres­tatie aan het Overeengekomen gebruik.

1.10 Gebruiksrecht: het recht op grond waarvan Opdrachtgever bevoegd is tot het gebruik van de ICT Prestatie.

1.11 Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen: de door Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) en Vereniging Nederlandse Gemeen­ten (VNG) op www.gibit.nl gepubliceerde en van tijd tot tijd bijgewerkte normen en standaarden voor ICT-producten en diensten.

1.12 GIBIT: de onderhavige Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT, zoals vastgesteld door de VNG d.d. 8 december 2016.

1.13 Hosting: het door Leverancier door middel van technieken voor com­municatie op afstand aan Opdrachtgever ter beschikking stellen van de ICT Prestatie.

1.14 ICT Prestatie: alle door Leverancier op grond van de Overeenkomst te leveren goederen (waaronder begrepen Gebruiksrechten) en diensten.

1.15 Implementatie: Het geheel van handelingen en activiteiten dat nodig is om alle onderdelen van de ICT Prestatie, afzonderlijk en in onder­linge samenhang, in gebruik te kunnen nemen in de organisatie van Opdrachtgever, zodanig dat alle gebruikers van Opdrachtgever ermee kunnen werken overeenkomstig het Overeengekomen gebruik. Tot de Implementatie behoort tevens de Conversie, het realiseren van de voor het Overeengekomen gebruik noodzakelijke Koppelingen en het uitvoe­ren van de Acceptatieprocedure.

1.16 Implementatieplan: Het plan van aanpak voor de Implementatie, waar­in een concrete uitwerking is opgenomen van de door de betrokken partijen in dit kader te verrichten activiteiten, de te implementeren en/ of te ontwikkelen ICT Prestatie, de verantwoordelijkheden van Leveran­cier en Opdrachtgever en de tijdsplanning.

1.17 Innovatief Onderhoud: het beschikbaar stellen door Leverancier aan Opdrachtgever van Updates en/of Upgrades van de ICT Prestatie.

1.18 Interoperabiliteitseisen: de in de Overeenkomst opgenomen eisen die aan de ICT Prestatie worden gesteld om gegevens uit te kunnen wisse­len met of anderszins samen te kunnen werken met andere onderde­len van het Applicatielandschap.

1.19 Koppeling: de systematiek voor uitwisseling van gegevens tussen enerzijds de ICT Prestatie en anderzijds (onderdelen van) het Applica­tielandschap.

1.20 Leverancier: de partij waarmee Opdrachtgever een Overeenkomst gesloten heeft.

1.21 Onderhoud: het geheel van Correctief Onderhoud, Preventief Onder­houd, Innovatief Onderhoud en gebruikersondersteuning, een en ander zoals nader uitgewerkt in de GIBIT, de Overeenkomst en de SLA.

1.22 Opdrachtgever: de partij ten behoeve waarvan de Overeenkomst wordt gesloten.

1.23 Overeengekomen gebruik: het door Opdrachtgever beoogde gebruik van de ICT Prestatie zoals dat ten tijde van het sluiten van de Overeen­komst voor Leverancier (al dan niet op basis van de offerteaanvraag of andere aan de Overeenkomst voorafgaande documenten) bekend was of op grond van artikel 3 voor Leverancier bekend behoorde te zijn, een en ander voor zover dat gebruik in de Overeenkomst niet uitdrukkelijk is uitgesloten of beperkt.

1.24 Overeenkomst: de afspraken tussen Opdrachtgever en Leverancier met betrekking tot de levering van de ICT Prestatie, waarvan de GIBIT onderdeel uitmaakt. Overeenkomsten die worden gesloten onder een mantel- of raamovereenkomst worden voor deze voorwaarden steeds als afzonderlijke Overeenkomst beschouwd.

1.25 Personeel: de door partijen bij de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden en/of hulppersonen.

1.26 Preventief Onderhoud: het treffen van maatregelen door Leverancier ter voorkoming van Gebreken en andere technische problemen en andere daarmee verband houdende vormen van dienstverlening.

1.27 Programmatuur: het geheel van de door Leverancier te leveren pro­grammatuur (software).

1.28 Reactietijd: de tijd waarbinnen Leverancier op een melding door Op­drachtgever van een Gebrek en andere verzoeken van Opdrachtgever om dienstverlening, adequaat moet reageren.

1.29 Service levels: ten aanzien van Onderhoud en andere overeengeko­men vormen van dienstverlening in de Overeenkomst opgenomen eisen en prestatienormen zoals Reactie- en Functiehersteltijden.

1.30 Update(s): een opvolgende versie van de ICT Prestatie waarin Gebre­ken zijn hersteld en/of de werking van de ICT Prestatie anderszins is verbeterd.

1.31 Upgrade(s): een opvolgende versie van de ICT Prestatie met in overwe­gende mate nieuwe of gewijzigde functionaliteiten, al dan niet onder een andere naam uitgebracht.

1.32 Vergoeding: de in totaal voor de ICT Prestatie overeengekomen prijs, te berekenen op basis van de initieel beoogde looptijd van de Over­eenkomst en inclusief de initiële begroting van de werkzaamheden waarvoor geen vaste prijs is overeengekomen (alles ex. BTW).

  

Artikel 2. Toepasselijkheid

2.1 De GIBIT is van toepassing op en maakt deel uit van alle aanvragen, offertes, aanbiedingen, opdrachtbevestigingen, bestellingen, overeen­komsten en alle andere rechtshandelingen tussen Opdrachtgever en Leverancier die betrekking hebben op de in de Overeenkomst gespeci­ficeerde en daarmee samenhangende ICT Prestatie.

2.2 De GIBIT bestaat uit drie hoofdstukken:

  • i)

    hoofdstuk I (dat altijd van toepassing is); en

  • ii)

    hoofdstuk II inzake privacy, beveiliging en archiefbeheer (dat van toepassing is indien met de ICT Prestatie gegevens van Opdracht­gever worden verwerkt); en

  • iii)

    hoofdstuk III inzake Hosting (dat van toepassing is bij het verlenen van Hosting).

2.3 De toepasselijkheid van enige algemene of specifieke voorwaarden of bedingen van Leverancier, onder welke benaming ook, wordt uitdrukke­lijk van de hand gewezen.

2.4 Mocht enige bepaling van de GIBIT nietig zijn of vernietigd worden, of mocht enige bepaling van de GIBIT naar het oordeel van de rechter niet van toepassing of ongeldig zijn, dan zal slechts de betreffende bepaling als niet geschreven worden beschouwd, maar zullen de GIBIT voor het overige volledig van kracht blijven. Partijen zullen in overleg treden om de betreffende niet toepasselijke of ongeldige bepaling te vervangen door een nieuwe bepaling, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de eerdere bepaling in acht zal worden genomen.

2.5 In geval van strijdigheid tussen het bepaalde in de GIBIT en het bepaal­de in de Overeenkomst prevaleert het bepaalde in de Overeenkomst boven het bepaalde in de GIBIT.

2.6 Wijzigingen van en aanvullingen op de GIBIT gelden slechts indien deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen. De wijziging en/of aanvulling geldt slechts voor de in artikel 2.1 bedoelde Overeenkomst.

  

Artikel 3. Totstandkoming overeenkomst

3.1 Een aanvraag voor een offerte of een andere uitnodiging tot het doen van een aanbod bindt Opdrachtgever niet. Offertes zijn kosteloos en hebben een geldigheidsduur van minimaal 90 dagen.

3.2 Alvorens een aanbod aan Opdrachtgever te doen heeft Leverancier zich in voldoende mate op de hoogte gesteld van:

  • i)

    de doelstellingen, in verband waarmee Opdrachtgever de Overeen­komst wil aangaan;

  • ii)

    de organisatie en het Applicatielandschap van Opdrachtgever, voor zover van belang voor de Overeenkomst.

3.3 Indien en voor zover Leverancier beschikt over onvoldoende informatie om aan de in het vorige lid bedoelde verplichting te voldoen, dient zij hieromtrent navraag te doen bij Opdrachtgever. Opdrachtgever zal alle in redelijkheid verlangde informatie aan Leverancier verstrekken (tenzij deze vertrouwelijk van aard is en in redelijkheid ook niet onder een geheimhoudingsovereenkomst verstrekt kan worden).

3.4 Leverancier houdt bij het doen van een aanbod tot het verrichten van de ICT Prestatie rekening met de in de vorige twee leden bedoelde informatie.

3.5 Leverancier dient, tenzij anders overeengekomen en onverminderd het bepaalde in artikel 4.2, voorafgaand aan de totstandkoming van de Overeenkomst een risicoanalyse uit te voeren met betrekking tot de door Opdrachtgever beoogde ICT Prestatie. Deze risicoanalyse is met name gebaseerd op de in de leden 2 en 3 bedoelde informatie. Leverancier dient de eventueel gesignaleerde risico’s en de in dat kader benodigde beheersmaatregelen te adresseren in het aanbod aan Opdrachtgever.

3.6 In geval van een aanbesteding in de zin van de Aanbestedingswet worden de in de leden 2 t/m 5 bedoelde verplichtingen begrensd door de inhoud, aard en omvang van de in de aanbestedingsdocumenten verstrekte informatie.

3.7 Indien de ICT Prestatie (deels) de levering van Derdenprogrammatuur behelst, of van Derdenprogrammatuur afhankelijk is, geldt tevens het bepaalde in artikel 19.

3.8 Een overeenkomst komt eerst tot stand nadat hetzij (1) Opdrachtgever een schriftelijk aanbod van Leverancier schriftelijk heeft aanvaard, (2) partijen een schriftelijk opgemaakte overeenkomst hebben onderte­kend of (3) Leverancier uitvoering geeft aan een schriftelijke opdracht van Opdrachtgever.

  

Artikel 4. Uitvoering van de overeenkomst

4.1 Overeengekomen termijnen voor levering en/of andere prestaties gelden als vast en fataal, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Indien niet binnen de overeengekomen termijnen is gepresteerd, is Leverancier zonder nadere ingebrekestelling in verzuim, tenzij Leveran­cier bewijst dat het niet halen van de termijnen niet aan Leverancier is toe te rekenen.

4.2 De in artikel 3.5 bedoelde risicoanalyse kan ook – behoudens bij een aanbesteding als bedoeld in artikel 3.6 – eerst na totstandkoming van de Overeenkomst, doch voorafgaand aan de Implementatie, worden uitgevoerd. Indien het voorstel van Leverancier over de wijze waarop met gesignaleerde risico’s wordt omgegaan voor Opdrachtgever niet aanvaardbaar is, is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst per direct te ontbinden, zonder schadeplichtig te zijn, doch tegen vergoe­ding van de tot dan toe door Leverancier gemaakte kosten (waaronder de kosten voor het uitvoeren van de risicoanalyse).

4.3 Voor zover uit de Overeenkomst voortvloeit dat Leverancier het transport van de bij de ICT Prestatie behorende zaken verzorgt, rust het risico van beschadiging of verlies gedurende het transport bij Leverancier.

4.4 Opdrachtgever zal zijn verplichtingen uit de Overeenkomst en de daar­mee samenhangende nadere overeenkomsten (Implementatieplan, SLA, etc.) nakomen en steeds de vereiste medewerking verlenen.

  

Artikel 5. Implementatie ICT Prestatie

5.1 Tenzij in de Overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald, of de ICT Pres­tatie naar zijn aard niet geïmplementeerd kan worden, zal Leverancier zorgdragen voor de Implementatie van de ICT Prestatie in de organisatie van Opdrachtgever, overeenkomstig het (voor zover van toepassing) hieromtrent bepaalde in de Overeenkomst en het Implementatieplan.

5.2 Indien er ten tijde van ondertekening van de Overeenkomst nog geen Implementatieplan is opgesteld, zal dit op eerste verzoek van een der partijen binnen redelijke termijn alsnog in onderling overleg tussen partijen worden opgesteld. Leverancier is penvoerder van het Imple­mentatieplan. De kosten voor het opstellen van het Implementatieplan liggen besloten in de Vergoeding.

5.3 Indien wordt overgegaan tot het opstellen van een Implementatieplan, zal dit plan het navolgende vermelden (voor zover van toepassing):

  • i)

    Gedetailleerde beschrijving van de doelstellingen van het project om te komen tot de Implementatie van de ICT Prestatie alsmede de randvoorwaarden en de geldende kaders en normen, mede in het licht van de uitgevoerde risicoanalyse;

  • ii)

    De projectorganisatie inclusief de wijze van verslaglegging en de wijze van projectmanagement;

  • iii)

    De werkverdeling en verdeling van verantwoordelijkheden, waaron­der de van Opdrachtgever verlangde inzet en beschikbaarheid;

  • iv)

    Een overzicht van de benodigde Koppelingen, de functionele speci­ficaties daarvan en de eventuele medewerking van derde partijen die voor het aanleggen daarvan vereist is;

  • v)

    De deelleveringen (‘milestones’) van het project en de functionele specificaties voor de deelleveringen waaraan moet worden voldaan (in relatie tot het Overeengekomen gebruik);

  • vi)

    Het tijdschema van de Implementatie (inclusief de deelleveringen), overeenkomstig de eisen die in de Overeenkomst aan de planning zijn gesteld;

  • vii)

    De wijze waarop iedere deellevering wordt opgeleverd;

  • viii)

    De wijze waarop de Acceptatieprocedure zal worden uitgevoerd; 

  • ix)

    De wijze waarop de Conversie zal plaatsvinden;

  • x)

    De wijze waarop Opdrachtgever middels opleidingen/trainingen vertrouwd zal worden gemaakt met het gebruik en het (technisch en functioneel) beheer van de ICT Prestatie, voor zover overeengekomen.

5.4 Indien tijdens de Implementatie blijkt dat aanpassingen aan het Applicatielandschap noodzakelijk zijn die Leverancier niet heeft voor­zien in het aanbod en/of de in artikel 3.5 bedoelde risicoanalyse, doch wel had behoren te voorzien, komen de kosten voor de betreffende aanpassingen voor rekening van Leverancier.

5.5 Tenzij anders overeengekomen zijn tussentijdse opleverdata, in afwij­king van artikel 4.1, niet fataal, doch is de in de Overeenkomst en/of het Implementatieplan opgenomen einddatum voor de Implementatie wel fataal.

5.6 Leverancier verklaart zich reeds nu voor alsdan bereid en in staat om na afloop van de (initiële) Implementatie, op verzoek van Opdrachtge­ver, gedurende de looptijd van de Overeenkomst aan de Implementatie gerelateerde werkzaamheden te verrichten. Deze werkzaamheden zullen alsdan worden verricht tegen de in de Overeenkomst daartoe vermelde tarieven (met inachtneming van artikel 9.6) dan wel, bij gebreke daarvan, tegen de gebruikelijke tarieven van Leverancier. Artikel 5 is van overeenkomstige toepassing op deze werkzaamheden.

  

Artikel 6. Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen, Interoperabi­liteitseisen en standaarden

6.1 Tot het Overeengekomen gebruik behoort dat de ICT Prestatie voldoet aan de:

  • i)

    ten tijde van het sluiten van de Overeenkomst voor de functie en het werkingsgebied van de betreffende ICT Prestatie gepubliceerde Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen;

  • ii)

    in de Overeenkomst (nader) gespecificeerde overige Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen en/of Interoperabiliteitseisen, dan wel andere normen en standaarden. 

6.2 Leverancier voert voorafgaand aan de Implementatie de preventieve testen uit die in voornoemde normen zijn voorgeschreven. Deze testen worden uitgevoerd op een omgeving van Leverancier. Leverancier over­legt het testrapport waaruit blijkt dat de ICT Prestatie aan voornoemde norm(en) voldoet.

6.3 Leverancier is niet verplicht de in het vorige lid bedoelde preventieve testen uit te voeren indien hij een rapportage kan overleggen waaruit blijkt dat voornoemde testen reeds in positieve zin zijn afgerond op exact dezelfde versie van de ICT Prestatie en met vergelijkbaar Over­eengekomen gebruik.

6.4 Gedurende de Acceptatieprocedure zal worden getoetst in hoeverre de ICT Prestatie na Implementatie bij Opdrachtgever daadwerkelijk voldoet aan hetgeen in artikel 6.1 is benoemd.

6.5 Indien en voor zover de ICT Prestatie mede bestaat uit Koppelingen, zal – als onderdeel van de Acceptatieprocedure – een ketentest worden uitgevoerd. Daarbij worden alle Koppelingen tussen de ICT Prestatie en het Applicatielandschap getest op de overeengekomen interoperabiliteit.

6.6 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig betrekken van de leve­ranciers van onderdelen van het Applicatielandschap die bij de in het vorige lid bedoelde ketentest worden betrokken. De verantwoordelijk­heid voor het coördineren van de werkzaamheden van alle betrokken partijen ligt, tenzij anders overeengekomen, bij Leverancier.

6.7 Indien de in artikel 6.5 bedoelde ketentest niet slaagt, en Leverancier aantoont dat dit niet aan hem toerekenbaar is, dan zal een overleg plaatsvinden met alle betrokken partijen teneinde nadere afspraken te maken om te komen tot een passende oplossing. Het initiatief voor dit overleg wordt genomen door de partij die op grond van het vorige lid de coördinatiewerkzaamheden verricht. De Acceptatieprocedure wordt gedurende voornoemd overleg opgeschort. Zodra partijen overeen­stemming hebben bereikt over de passende oplossing, zullen zij deze vastleggen in een (gewijzigd of aanvullend) Implementatieplan. Artikel 5 is van overeenkomstige toepassing op het opstellen/wijzigen van dit plan. Voor zover het uitvoeren van dit plan leidt tot meerwerk, zal dit niet aanvangen dan na uitdrukkelijke instemming van Opdrachtgever.

  

Artikel 7. Acceptatie

7.1 Indien er geen Implementatieplan is opgesteld, of dit plan geen beschrijving bevat van de wijze waarop de Acceptatieprocedure wordt uitgevoerd, zal op eerste verzoek van Opdrachtgever alsnog in een schriftelijk testprotocol worden vastgelegd op welke wijze de Acceptatieprocedure zal worden uitgevoerd. Artikel 5.2 is van overeenkomstige toepassing op het opstellen van dit testprotocol.

7.2 Tenzij in de Overeenkomst, het Implementatieplan of het in het vorige lid bedoelde testprotocol anders is bepaald, is de Acceptatieprocedure als volgt:

  • i)

    Na iedere levering van (delen van) de ICT Prestatie, wordt de be­treffende levering getest op Gebreken. Door partijen wordt daarbij een testverslag opgemaakt en ondertekend. In dit testverslag zal worden vastgelegd of de ICT Prestatie Gebreken vertoont en voorts of de ICT Prestatie (deels) is goedgekeurd, dan wel afgekeurd;

  • ii)

    Binnen een redelijke termijn, althans de daartoe in de Overeen­komst gespecificeerde termijn, na de datum van de ondertekening van het testverslag, zal Leverancier een planning afgeven waar­binnen de in het testverslag vastgelegde Gebreken voor eigen rekening worden verholpen; iii) Leverancier zal na afloop van de in het vorige lid bedoelde termijn (het gedeelte van) de bijgewerkte ICT Prestatie opnieuw ter Accep­tatie middels de Acceptatieprocedure voorleggen.

7.3 De in het kader van de Acceptatieprocedure gehanteerde termijnen en (bijgestelde) planningen dienen te passen in de algehele planning van de Overeenkomst of het Implementatieplan en mogen niet tot vertra­ging leiden.

7.4 Indien (delen van) de ICT Prestatie bij het voor de tweede maal doorlo­pen van de (integrale) Acceptatieprocedure op Gebreken wordt/worden afgekeurd, is Opdrachtgever gerechtigd om:

  • i)

    de Overeenkomst – geheel of gedeeltelijk – zonder nadere ingebre­kestelling buiten rechte te ontbinden, waarbij geldt dat Leverancier dan tevens binnen de kaders van artikel 13 aansprakelijk is voor de door Opdrachtgever geleden en te lijden schade; of

  • ii)

    onverminderd zijn recht op vergoeding (binnen de kaders van artikel 13) van de reeds geleden schade Leverancier toe te staan de Gebreken alsnog voor diens rekening te herstellen; of

  • iii)

    de ICT Prestatie onder een nader overeen te komen voorwaarde voorwaardelijk te accepteren, waarbij geldt dat indien Leverancier niet tijdig aan de bij de voorwaardelijke acceptatie gestelde voor­waarden voldoet, het bepaalde onder i van toepassing is.

7.5 Voor Gebreken die niet binnen de overeengekomen planning kunnen worden opgelost, kan met wederzijds goedvinden worden besloten om tijdelijk een acceptabele work-around aan te brengen en/of om hier­voor later een oplossing te vinden.

7.6 Gebreken die (individueel noch gezamenlijk) niet in de weg staan aan het gebruik voor productieve doeleinden van (het betreffende onder­deel van) de ICT Prestatie, kunnen geen grond vormen voor niet-Accep­tatie, onverminderd de verplichting van Leverancier om die op korte termijn te herstellen.

7.7 Indien de ICT Prestatie in deelleveringen wordt geleverd, vindt na iedere levering een Acceptatieprocedure plaats en vindt na Accepta­tie van het laatste deel van de ICT Prestatie vervolgens een integrale Acceptatieprocedure plaats, waarbij de gehele ICT Prestatie alsmede de samenhang van deelleveringen (‘som der delen’) op Gebreken wordt getoetst. Er is pas sprake van Acceptatie na het succesvol doorlopen van de integrale Acceptatieprocedure.

7.8 Acceptatie wordt geacht te hebben plaatsgevonden indien er geen Acceptatieprocedure is afgesproken noch heeft plaatsgevonden en Opdrachtgever de ICT Prestatie voor productieve doeleinden in gebruik heeft genomen binnen zijn organisatie.

  

Artikel 8. Onderhoud en ondersteuning

 

Algemeen

8.1 Tenzij anders overeengekomen, verricht Leverancier Onderhoud aan de ICT Prestatie tegen de in de Overeenkomst beschreven vergoeding. Het Onderhoud gaat in vanaf de Acceptatie van (het betreffende deel van) de ICT Prestatie.

8.2 De hierna te beschrijven voorwaarden gelden als (minimum) voor­waarden voor Onderhoud, tenzij hiervan in de Overeenkomst / SLA is afgeweken. 

8.3 Het Onderhoud omvat, tenzij anders overeengekomen, ten minste de volgende diensten:

  • i)

    Correctief Onderhoud;

  • ii)

    Preventief Onderhoud;

  • iii)

    Innovatief Onderhoud;

  • iv)

    Gebruikersondersteuning.

8.4 Het moment van het verrichten van Onderhoud wordt in onderling overleg bepaald. Uitgangspunt daarbij is dat Onderhoud op zodanige wijze plaatsvindt dat dit minst verstorend is voor de bedrijfsprocessen van Opdrachtgever. Onderhoud dat verstorend is of kan werken voor de bedrijfsprocessen van Opdrachtgever wordt bovendien tijdig vooraf aangekondigd.

 

Bereikbaarheid

8.5 Leverancier is in het kader van Onderhoud ieder geval bereikbaar op werkdagen tussen 08.00-18.00 uur.

 

Service level agreement

8.6 Leverancier verklaart zich bereid om – indien en voor zover zulks niet reeds geregeld is in de Overeenkomst – op eerste verzoek van Opdrachtgever een of meer service level agreements (SLA’s) te sluiten, waarin concrete Service Levels ter zake van het in artikel 8.3 bedoelde Onderhoud worden vastgelegd en waarin maatregelen zijn opgenomen ter zake van het al dan niet halen van de afgesproken Service Levels.

8.7 De gevolgen van het niet halen van Service Levels worden in de Over­eenkomst/SLA geregeld, met dien verstande dat (gedeeltelijke) ontbin­ding van de Overeenkomst en/of de SLA(‘s) in ieder geval mogelijk is bij het meerdere meetperiodes achtereenvolgens niet halen van dezelfde Service Levels. Eventueel in de SLA bedongen maatregelen laten de overige rechten van Opdrachtgever onverlet, waaronder begrepen het recht om naast de maatregel de door hem geleden schade te verhalen. Betaalde sancties (als onderdeel van de afgesproken maatregelen) worden in mindering gebracht op de eventueel te betalen schadever­goeding.

8.8 Indien en voor zover Leverancier bewijst dat een Gebrek niet aan hem toerekenbaar is, is hij niet verplicht tot herstel daarvan. Indien Opdrachtgever niettemin opdracht geeft tot voornoemd herstel, is Leve­rancier gerechtigd de kosten gemoeid met het herstel separaat door te berekenen.

 

Preventief en Innovatief Onderhoud

8.9 In het kader van Preventief en/of Innovatief Onderhoud garandeert Leverancier ten minste:

  • i)

    dat de ICT Prestatie steeds tijdig zal blijven voldoen aan de relevan­te Wet- en regelgeving;

  • ii)

    dat de ICT Prestatie steeds tijdig geschikt zal blijven voor gege­vensuitwisseling met de overige relevante onderdelen van het Applicatielandschap (voor zover bekend bij Leverancier) en in dat kader aan de overeengekomen Interoperabiliteitseisen zal blijven voldoen;

  • iii)

    dat de ICT Prestatie door middel van het tijdig uitbrengen van Up­dates en/of Upgrades steeds tijdig zal blijven voldoen aan nieuwe versies van de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen die in de Over­eenkomst als vereiste normen zijn gespecificeerd;

  • iv)

    dat bij het uitbrengen van Updates en/of Upgrades de performance van de ICT Prestatie ten minste gelijk blijft en dat de ICT Prestatie blijft voldoen aan het Overeengekomen gebruik.

8.10 Op verzoek van Opdrachtgever verzorgt Leverancier de Implemen­tatie van Updates en Upgrades, tegen een nader overeen te komen vergoeding. De bepalingen omtrent Implementatie en Acceptatie zijn in dat geval van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat bij Implementatie van een Update in beginsel geen Acceptatieprocedure zal plaatsvinden.

8.11 Opdrachtgever is – behoudens in de situatie als bedoeld in artikel 31.4 – gerechtigd het gebruik en/of de Implementatie van Updates en Upgrades te weigeren, zonder dat dit afbreuk doet aan het door Leve­rancier te verlenen Onderhoud, met dien verstande dat:

  • i)

    er geen sprake is van een tekortkoming van Leverancier in het ka­der van Onderhoud indien een bepaald Gebrek in een Update en/ of Upgrade is verholpen en Opdrachtgever de ingebruikname van die Update of Upgrade weigert;

  • ii)

    Opdrachtgever maximaal 24 maanden mag achterlopen in het ingebruiknemen van Update en/of Upgrade, bij gebreke waarvan Leverancier na het verstrijken van die periode gerechtigd is de aantoonbare meerkosten voor het blijvend moeten verlenen van Onderhoud op (het betreffende onderdeel van) de door Opdrachtgever gebruikte ICT Prestatie in rekening te brengen.

 

Rapportage en controle

8.12 Leverancier zal periodiek aan Opdrachtgever rapport uitbrengen over de nakoming door hem van de overeengekomen Service Levels, waaronder in ieder geval wordt verstaan de beschikbaarheid van de ICT Prestatie en het niveau van de diensten, waaronder het Onderhoud van de ICT Prestatie alsmede het geplande Innovatief Onderhoud. De inhoud en frequentie van deze rapportage is nader omschreven in de SLA.

8.13 Na ontvangst van het rapport zal door Opdrachtgever worden vastge­steld of Leverancier zijn verplichtingen uit hoofde van het Onderhoud, waaronder de door hem gegarandeerde Service Levels, heeft gehaald, al dan niet door inschakeling van een derde overeenkomstig artikel 21.

 

Latere onderhoudsovereenkomst

8.14 Leverancier verklaart zich reeds nu voor alsdan bereid om, voor zover oorspronkelijk is overeengekomen dat Leverancier geen of slechts on­derdelen van het in artikel 8.3 bedoelde Onderhoud verricht, op eerste verzoek van Opdrachtgever alsnog in overleg te treden om te komen tot een Overeenkomst voor het verrichten van aanvullende diensten ten aanzien van Onderhoud.

   

Artikel 9. Vergoeding, facturatie en betaling

9.1 De door Opdrachtgever ten behoeve van de ICT Prestatie aan Leveran­cier te betalen vergoedingen zijn vastgelegd in de Overeenkomst.

9.2 De facturering van de vergoedingen vindt, tenzij anders overeengeko­men, als volgt plaats:

  • i)

    Implementatie- of ontwikkelingskosten: van de totale vergoeding is 30% eerst opeisbaar na integrale Acceptatie, over de resterende 70% kunnen in de Overeenkomst nadere afspraken worden gemaakt;

  • ii)

    De kosten van de Gebruiksrechten voor Programmatuur:

    (1) voor zover het betreft Derdenprogrammatuur: 100% bij levering;

    (2) voor zover het geen Derdenprogrammatuur betreft: 70% bij in­gebruikname voor productieve doeleinden en 30% na integrale Acceptatie;

  • iii)

    De kosten van Onderhoud van de ICT Prestatie:

    (1) voor zover het eenmalige vergoedingen betreft: eerst na integrale Acceptatie;

    (2) en voor zover het periodieke vergoedingen betreft: periodiek vooraf, voor het eerst na integrale Acceptatie;

  • iv)

    Overige zaken en diensten: Facturatie na Acceptatie van de des­betreffende ICT Prestatie, of maandelijks achteraf op basis van werkelijk bestede uren in het geval de dienstverlening op nacalcu­latiebasis wordt uitgevoerd.

9.3 Een factuur dient te voldoen aan de wettelijke eisen alsmede de eisen die in de Overeenkomst worden gesteld.

9.4 De betalingstermijn bedraagt 30 dagen na ontvangst factuur, tenzij anders overeengekomen.

9.5 Leverancier verzendt de factuur elektronisch overeenkomstig de geldende eisen voor facturatie zoals opgenomen in de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen, tenzij anders tussen partijen overeengekomen.

9.6 Jaarlijks per 1 januari kunnen de overeengekomen (jaar)tarieven en doorlopende vergoedingen door Leverancier worden aangepast, mits deze minimaal één maand voorafgaand is aangekondigd. Deze wijziging is gelimiteerd tot maximaal de (eventuele) wijziging van het laatst gepubliceerde prijsindexcijfer voor ‘Computerprogrammering, advisering en aanverwante diensten’ (CPA: 62) zoals opgenomen in de door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) gepubliceerde tabel ‘Dienstenprijzen; commerciële dienstverlening index (2010=100)’, althans de opvolger daarvan.

9.7 Leverancier is voorts gerechtigd de aantoonbare prijsstijging van Der­denprogrammatuur per 1 januari door te belasten, mits deze prijsstij­ging ten tijde van het sluiten van de Overeenkomst nog niet voorzien­baar was. Indien de prijzen van Derdenprogrammatuur gedurende de looptijd van de Overeenkomst dalen, zal Leverancier van Derdenpro­grammatuur steeds slechts de actuele (verlaagde) prijs in rekening brengen. 

9.8 Indien en voor zover de vergoeding en/of het aantal Gebruiksrechten voor het gebruik van de ICT Prestatie afhankelijk is gesteld van een aan Opdrachtgever gerelateerd getal dat aan wijziging onderhevig is (zoals inwoneraantal, oppervlakte werkgebied, etc.), dan zal deze vergoeding / het aantal verleende Gebruiksrechten slechts éénmaal per jaar en wel per 1 januari worden bijgesteld.

9.9 Het bepaalde in dit artikel omtrent Derdenprogrammatuur geldt alleen voor zover Leverancier heeft voldaan aan het bepaalde in artikel 19.1.

  

Artikel 10. Garanties

10.1 Leverancier garandeert dat:

  • i)

    de ICT Prestatie de overeengekomen eigenschappen zal bevatten en voldoet aan het Overeengekomen gebruik;

  • ii)

    hij alleen Personeel inzet dat beschikt over de overeengekomen dan wel voor het verrichten van de ICT Prestatie benodigde vaar­digheden en kwalificaties, rekening houdend met de aard van de te leveren ICT Prestatie en de wijze waarop Leverancier zich als deskundige heeft gepresenteerd. Hij garandeert tevens dat het door hem ingezette personeel voldoet aan de eisen die dienaan­gaande aan een vergelijkbare dienstverlener als redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot mogen worden gesteld;

  • iii)

    hij ten minste tot 2 jaar na datum van Acceptatie Onderhoud kan plegen op de ICT Prestatie;

  • iv)

    de ICT Prestatie geschikt zal zijn voor gebruik in samenhang met het Applicatielandschap (voor zover bij Leverancier bekend of bekend had moeten zijn);

  • v)

    de ICT Prestatie voldoet en (bij Onderhoud) zal blijven voldoen aan de relevante wet- en regelgeving en de Gemeentelijke ICT-kwaliteit­snormen.

10.2 Indien Opdrachtgever tijdens de looptijd van de Overeenkomst op enig tijdstip constateert dat de ICT Prestatie of delen daarvan niet voldoen aan voornoemde garanties, zal Opdrachtgever Leverancier hiervan schriftelijk of per email en in spoedgevallen ook telefonisch op de hoogte stellen. Indien Leverancier van mening is dat Opdrachtgever geen beroep kan doen op de garantiebepalingen, omdat een Gebrek niet behoort tot de gegarandeerde eigenschappen of terug te voeren is op niet aan Leverancier toe te rekenen oorzaken of op niet door Leve­rancier geleverde of geadviseerde Programmatuur of apparatuur, rust de bewijslast terzake op Leverancier.

  

Artikel 11. Documentatie

11.1 Leverancier zal Opdrachtgever voorzien van voldoende en begrijpelijke documentatie over de eigenschappen, technische inpasbaarheid en ge­bruiksmogelijkheden van de ICT Prestatie. De documentatie voor eind­gebruikers is in de Nederlandse taal opgesteld, overige documentatie mag ook in het Engels zijn gesteld (tenzij anders overeengekomen). De documentatie zal zodanig zijn en blijven:

  • i)

    dat zij een juiste, volledige en gedetailleerde beschrijving geeft van de door Leverancier te leveren ICT Prestatie, alsmede de functies daarvan;

  • ii)

    dat zij een juiste en volledige beschrijving geeft van de door de Leverancier in het kader van de Implementatie of het Onderhoud gemaakte instellingen/parametriseringen;

  • iii)

    dat gebruikers van alle mogelijkheden van de ICT Prestatie gebruik kunnen maken en de werking ervan goed kunnen begrijpen;

  • iv)

    dat zij geschikt is om op basis hiervan de ICT Prestatie te kunnen testen in het kader van een Acceptatieprocedure;

  • v)

    dat zij geschikt is om op basis hiervan de ICT Prestatie adequaat te kunnen beheren en te kunnen inpassen in het Applicatielandschap overeenkomstig de documentatie-eisen over inpasbaarheid uit de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen.

11.2 De relevante documentatie zal steeds tijdig voor de desbetreffende Acceptatieprocedure aan Opdrachtgever ter beschikking worden gesteld, tenzij anders overeengekomen. Bij het leveren van Updates of Upgrades of het leveren van aanvullende programmatuur, zal steeds bij de terbeschikkingstelling daarvan de documentatie met betrekking daarop worden meegeleverd.

11.3 Leverancier zal de documentatie steeds actueel houden. Zodra blijkt dat de documentatie niet of niet langer juist of volledig is, zal Leverancier de documentatie zo spoedig mogelijk en op zijn kosten actualiseren.

  

Artikel 12. Productmanagement

12.1 Onverminderd het eventueel overeengekomen Onderhoud zal Leveran­cier Opdrachtgever periodiek en tijdig informeren over de planning en beoogde functionaliteiten voor Upgrades (soms ‘roadmap’ genoemd).

12.2 Voor zover Leverancier een (fysiek of virtueel) orgaan of platform faciliteert ten behoeve van (een deel van) zijn klanten voor het delen van kennis en ervaring over de ICT Prestatie en/of het bespreken van de (te verwachten) ontwikkelingen van de ICT Prestatie, zal Leverancier Opdrachtgever daar kosteloos en zonder beperkingen toegang toe verlenen.

12.3 Indien Leverancier – hetzij ten behoeve van Opdrachtgever, hetzij ten behoeve van derden – een aanvulling op bestaande Programmatuur heeft ontwikkeld waarop artikel 17.4 GIBIT, althans een daarmee vergelijkbare bepaling, van toepassing is, dan:

  • i)

    zal Leverancier Opdrachtgever en andere gebruikers van de Programmatuur over deze aanvulling informeren, waaronder of deze aanvulling zal worden opgenomen in de (op een later mo­ment) te verschijnen Updates of Upgrades en welke consequenties verbonden zijn aan de ingebruikname van de aanvulling; en

  • ii)

    zal Leverancier – onverminderd eventueel overeengekomen Onderhoud – deze aanvulling om niet ter beschikking stellen aan Opdrachtgever en andere gebruikers van de Programmatuur; en

  • iii)

    is het gebruik van de betreffende aanvulling voor risico van Opdrachtgever, tenzij:

    (1) de aanvulling in opdracht van Opdrachtgever is ontwikkeld; of

    (2) de aanvulling in het kader van Onderhoud als onderdeel van een Update of Upgrade aan Opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld.

  

Artikel 13. Aansprakelijkheid

13.1 De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn ver­plichtingen, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door deze geleden en/of te lijden schade, met inachtneming van het bepaal­de in artikel 20.9 en het bepaalde in het onderhavige artikel.

13.2 De aansprakelijkheid voor schade, uit welke hoofde dan ook, is – tenzij anders overeengekomen – beperkt tot vier maal de hoogte van de Vergoeding per gebeurtenis, met dien verstande dat de aansprake­lijkheid nooit meer zal bedragen dan € 5.000.000,-- per gebeurtenis. Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis. Louter de volgende schadeposten komen voor vergoeding in aanmerking:

  • i)

    schade aan de ICT Prestatie en/of aan gegevensbestanden, waaronder in elk geval verstaan wordt: materiële beschadiging, gebrekkig of niet functioneren, verminderde betrouwbaarheid en verhoogde storingsgevoeligheid;

  • ii)

    schade aan andere eigendommen van partijen en/of van derden;

  • iii)

    kosten van noodzakelijke wijzigingen en/of veranderingen in de ICT Prestatie, aangebracht ter beperking of herstel van schade;

  • iv)

    de kosten van noodvoorzieningen, zoals het uitwijken naar andere computersystemen, het inhuren van derden of het hanteren van noodprocedures of afwijkende werkwijzen;

  • v)

    kosten, waaronder begrepen personeelskosten, van het nood­gedwongen langer operationeel houden van oude systemen en daarmee samenhangende voorzieningen;

  • vi)

    de kosten van het niet kunnen inzetten (leegloop) van medewer­kers, goederen en faciliteiten van Opdrachtgever en de kosten van het niet kunnen inzetten (leegloop) van door Opdrachtgever in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst ingehuurde derden, voorzover deze kosten, in redelijkheid, niet vermijdbaar zijn;

  • vii)

    de kosten voor het herstel van Gebreken van Opdrachtgever of door hem ingeschakelde derden, of alle extra kosten verbonden aan de noodgedwongen vroegtijdige vervanging van de ICT Prestatie door een systeem van een derde Leverancier;

  • viii)

    aan derden aantoonbaar verschuldigde vergoedingen en boetes alsmede de waarde van het verloren gaan van door derden ver­strekte garanties;

  • ix)

    redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, die als gevolg van de gebeurtenis waarop de aansprakelijkheid berust, mocht worden verwacht;

  • x)

    redelijke kosten gemaakt ter vaststelling van de schadeoorzaak, de aansprakelijkheid, de hoogte van de schade en de wijze van herstel. 

13.3 De in het vorige lid bedoelde beperking van aansprakelijkheid komt te vervallen:

  • i)

    in geval van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel en/of;

  • ii)

    indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de andere partij of diens Personeel; en/of

  • iii)

    in geval van schending van intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in artikel 17.

13.4 Indien er als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van Leve­rancier, of een aan Leverancier toerekenbaar gedragen of nalaten, aan Opdrachtgever door een overheidstoezichthouder een boete wordt opgelegd, welke boete (deels) rechtstreeks verband houdt met voornoemde tekortkoming, gedragen of nalaten, vrijwaart Leverancier Opdrachtgever voor (dat deel van) die boete. De vrijwaring geldt niet voor zover de boete (mede) verband houdt met gedrag van Opdrachtgever zelf (zoals het gebruik van de ICT Prestatie). Op deze vrijwaring zijn de voorgaande beperkingen van aansprakelijkheid niet van toepassing.

13.5 Alle verplichtingen, ook die krachtens de belasting-, zorgverzekerings-en sociale verzekeringswetgeving met betrekking tot Personeel van Leverancier, komen ten laste van Leverancier. Leverancier vrijwaart Opdrachtgever tegen elke aansprakelijkheid die daarmee verband houdt. Op deze vrijwaring zijn de voorgaande beperkingen van aanspra­kelijkheid niet van toepassing.

  

Artikel 14. Verzekering

14.1 Leverancier heeft zich op een naar verkeersnormen passende en gebruikelijke wijze verzekerd en houdt zich zodanig verzekerd tegen alle aansprakelijkheid voortvloeiende uit de Overeenkomst en de onderhavige voorwaarden, waaronder in ieder geval begrepen beroeps-en bedrijfsaansprakelijkheid, althans biedt anderszins aantoonbaar voldoende waarborgen ter dekking van eventuele aansprakelijkheid.

14.2 De in het vorige lid bedoelde verzekering/waarborg biedt dekking voor ten minste 200% van het in artikel 13.2 bedoelde bedrag per jaar.

  

Artikel 15. Geheimhouding

15.1 Partijen maken hetgeen hen bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt, en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of rede­lijkerwijs kunnen vermoeden, tot minimaal twee jaar na afloop van de Overeenkomst, op geen enkele wijze verder bekend behalve voorzover enig wettelijk voorschrift, onderzoek door een bevoegde toezichthouder of uitspraak van de rechter of een door partijen aangewezen geschil­lenbeslechter hen tot bekendmaking daarvan verplicht. De inhoud van de onder de GIBIT gesloten Overeenkomst(en) als zodanig mag/mogen met andere gemeenten, aan gemeenten gelieerde rechtspersonen en gemeentelijke samenwerkingsverbanden worden gedeeld.

15.2 Partijen verplichten hun personeel en andere ingeschakelde hulpperso­nen om de geheimhoudingsverplichting opgenomen in het vorige lid na te komen.

15.3 Partijen geven alle gegevens die zij van elkaar hebben ontvangen en die vertrouwelijk van aard zijn op eerste verzoek terug.

15.4 De partij die in dit artikel opgenomen geheimhoudingsverplichting schendt, is aan de andere partij een onmiddellijk opeisbare boete ver­schuldigd van 4 keer de Vergoeding per overtreding, onverminderd het recht de daadwerkelijk geleden schade te verhalen (met inachtneming van artikel 13). De hiervoor bedoelde boete bedraagt evenwel nooit meer dan € 50.000,- per overtreding.

  

Artikel 16. Overmacht

16.1 Een tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, die niet te wij­ten is aan schuld van een partij en evenmin krachtens, wet, rechtshan­deling of in het maatschappelijk rechtsverkeer geldende opvatting voor rekening van de betreffende partij komt, levert overmacht op.

16.2 Onder overmacht aan de zijde van Leverancier wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan Personeel, stakingen, ziekte van Personeel (m.u.v. pandemie), verlate aanlevering of ongeschiktheid van voor het verrichten van de ICT Prestatie benodigde goederen dan wel liquidi­teits- of solvabiliteitsproblemen. Een aantoonbare storing van nuts-/ telecomvoorzieningen wordt wel als overmacht beschouwd, tenzij deze veroorzaakt is door Leverancier of de ICT Prestatie juist ziet op het beschikbaar houden van voornoemde voorzieningen.

  

Artikel 17. Intellectuele eigendom

17.1 Tenzij anders overeengekomen, berusten alle rechten van intellec­tuele eigendom op de krachtens de Overeenkomst door Leverancier ontwikkelde en ter beschikking gestelde ICT Prestaties uitsluitend bij Leverancier of diens licentiegever(s).

17.2 Alle rechten op de met de ICT Prestatie van Opdrachtgever afkomstige verwerkte gegevens (blijven) rusten bij Opdrachtgever, ongeacht waar deze gegevens staan opgeslagen en ongeacht of de gegevens na initië­le ontvangst zijn bewerkt of niet.

17.3 Leverancier verleent, behoudens andersluidende afspraken in de Overeenkomst, een Gebruiksrecht op de ICT Prestaties. Indien voor het Gebruiksrecht periodiek een vergoeding verschuldigd is, is de duur van het Gebruiksrecht gelijk aan de looptijd van de Overeenkomst. In overige gevallen is het Gebruiksrecht eeuwigdurend en onherroepelijk. Het Gebruiksrecht omvat in ieder geval het recht de ICT Prestatie(s) (en alle daarin besloten liggende informatie/kennis) te gebruiken voor het Overeengekomen gebruik, alsmede voor testdoeleinden, met inbegrip van alle daarvoor redelijkerwijs noodzakelijke al dan niet tijdelijke verveelvoudigingen en openbaarmakingen.

17.4 Indien de Overeenkomst (mede) ziet op het door Leverancier ontwikke­len van een aanvulling op bestaande Programmatuur, dan geldt voor die aanvulling eveneens het bepaalde in lid 3, met dien verstande dat Leverancier – tenzij anders overeengekomen – de betreffende aanvul­ling om niet overeenkomstig het bepaalde in artikel 12.3 aan andere gebruikers van de Programmatuur zal aanbieden.

17.5 Indien de Overeenkomst (mede) ziet op het door Leverancier ontwik­kelen van Programmatuur, niet zijnde een aanvulling op bestaande Programmatuur, dan berusten de rechten van intellectuele eigendom op die te ontwikkelen Programmatuur – in afwijking van artikel 17.1 en 17.3 – bij Opdrachtgever. Voor zover nodig worden de betreffende rechten reeds nu voor alsdan overgedragen door Leverancier aan Op­drachtgever, die deze overdracht reeds nu voor alsdan aanvaardt. Deze overdracht ziet op alle huidige en toekomstige rechten in de meest ruime zin van het woord. Leverancier doet reeds nu voor alsdan voorts – voor zover de wet dat toestaat – onherroepelijk afstand van eventuele persoonlijkheidsrechten op de ICT Prestaties. Leverancier zal voorts alle broncodes van de betreffende ontwikkelde Programmatuur aan Opdrachtgever ter beschikking stellen. De eenmalige koopprijs voor deze overdracht wordt geacht besloten te hebben gelegen in de Vergoe­ding. De overdracht en de levering van de rechten en eerder genoemde broncode vindt plaats onder de opschortende voorwaarde van betaling van de betreffende Vergoeding.

17.6 Opdrachtgever verklaart zich reeds nu voor alsdan bereid in gesprek te gaan over het tegen een vergoeding mogelijk (gedeeltelijk) terug over­dragen van de in het vorige lid bedoelde rechten, waarbij Leverancier dan gelijktijdig met deze (terug)overdracht een Gebruiksrecht overeen­komstig lid 3 verleent op de aldus overgedragen rechten.

17.7 Leverancier garandeert dat de door hem aan Opdrachtgever verstrekte ICT Prestaties geen inbreuk maken op enige intellectuele eigendoms­rechten of andere rechten, waaronder persoonlijkheidsrechten, van derden. Leverancier vrijwaart Opdrachtgever en stelt Opdrachtgever schadeloos voor alle aanspraken van derden gebaseerd op de stelling dat door Leverancier aan Opdrachtgever ter beschikking gestelde ICT Prestaties, inbreuk maken op bedoelde rechten van die derden. Indien Opdrachtgever door een derde het recht tot gebruik van de ICT Presta­ties of delen daarvan wordt ontzegd, zal Leverancier voor zijn rekening en te harer keuze onverwijld hetzij:

  • i)

    zorgen dat Opdrachtgever alsnog het recht verkrijgt het gebruik voort te zetten;

  • ii)

    het inbreuk makende onderdeel vervangen door een ander onder­deel met gelijkwaardige gebruiksmogelijkheden, dat geen inbreuk maakt op dergelijke rechten van derden;

  • iii)

    het inbreuk makende onderdeel zodanig wijzigen dat de inbreuk wordt opgeheven.

17.8 Bij vervanging of wijziging als onder (ii) en (iii) bedoeld, zal de functio­naliteit van de vervangende onderdelen minimaal gelijkwaardig zijn aan de vervangen onderdelen en zullen de garanties van artikel 10 volledig in tact blijven.

17.9 In het geval derden Opdrachtgever ter zake van een beweerdelijke schending van intellectuele eigendomsrechten aansprakelijk stellen, is Opdrachtgever – onverminderd het voorgaande – gerechtigd om de Overeenkomst schriftelijk, buiten rechte geheel of gedeeltelijk te ont­binden. Een dergelijke ontbinding laat de overige rechten van Opdracht­gever onverlet.

  

Artikel 18. Toegang tot data en autorisaties

18.1 Leverancier stelt Opdrachtgever gedurende de looptijd van de Overeen­komst in staat om te allen tijde toegang te krijgen tot de met de ICT Prestatie ten behoeve van Opdrachtgever verwerkte gegevens, alsmede de daarbij ingestelde (instellingen met betrekking tot) autorisaties.

18.2 Leverancier kan aan de in het vorige beschreven verplichting onder meer voldoen door:

  • i)

    aan Opdrachtgever Koppelingen ter beschikking te stellen en de daarbij horende documentatie, teneinde Opdrachtgever in staat te stellen de gegevens / autorisaties middels de Koppelingen op te vragen;

  • ii)

    aan Opdrachtgever een juiste, volledige en gedetailleerde beschrij­ving te geven van de aan de ICT Prestatie ten grondslag liggende datamodellen, teneinde Opdrachtgever in staat te stellen de gege­vens zelf te ontsluiten.

18.3 Indien en voor zover door het verlenen van toegang tot de opgeslagen gegevens een bepaalde beveiliging (waaronder begrepen autorisaties) wordt omzeild, zal Leverancier Opdrachtgever daarover informeren en uitdrukkelijk waarschuwen.

18.4 Opdrachtgever is zelf aansprakelijk voor het gebruik van de op grond van artikel 18 verkregen gegevens. Opdrachtgever vrijwaart Leverancier voor eventuele aanspraken van derden die uit dit gebruik voortvloeien.

  

Artikel 19. Derdenprogrammatuur

19.1 Indien de door Leverancier te leveren Programmatuur en Koppelingen (mede) bestaat uit Derdenprogrammatuur, zal Leverancier dit in het aanbod uitdrukkelijk specificeren. Leverancier zal in dat geval de even­tueel toepasselijke licentievoorwaarden ter beschikking stellen.

19.2 Leverancier zal in het in lid 1 bedoelde geval voorts specificeren in hoe­verre het mogelijk is de betreffende Derdenprogrammatuur elders te betrekken en in hoeverre de keuze daartoe over te gaan consequenties heeft voor het aanbod van Leverancier. 

19.3 Indien en voor zover de ICT Prestatie afhankelijk is van Derdenprogram­matuur, zal Leverancier zulks uitdrukkelijk in het aanbod specificeren. Leverancier zal duidelijk kenbaar maken waar die afhankelijkheid in is gelegen en welke effecten die afhankelijkheid heeft voor (de kwaliteit van) de door Leverancier te verlenen ICT Prestatie.

19.4 Leverancier zal in het kader van Onderhoud tijdig Updates en Upgrades uitbrengen teneinde de compatibiliteit met Derdenprogrammatuur waarvan de ICT Prestatie afhankelijk is te blijven borgen.

19.5 Indien en voor zover Leverancier bewijst dat een Gebrek in de ICT Pres­tatie wordt veroorzaakt door een fout in Derdenprogrammatuur, wordt het betreffende Gebrek niet als Gebrek beschouwd, tenzij Leveran­cier de betreffende fout in de Derdenprogrammatuur had behoren te kennen en het effect van de betreffende fout in de eigen ICT Prestatie redelijkerwijs vermeden had kunnen worden. Dit artikel geldt zowel voor de Implementatie, de Acceptatie als het Onderhoud.

19.6 Het in het vorige lid bepaalde laat onverlet dat Leverancier in voorko­mend geval binnen de kaders van het Onderhoud alle redelijke inspan­ningen zal betrachten om zo spoedig mogelijk het Gebrek alsnog op te lossen, bijvoorbeeld door de fout in de Derdenprogrammatuur in de eigen ICT Prestatie te omzeilen en/of door Opdrachtgever zo spoedig mogelijk te voorzien van Updates en/of Upgrades op de ICT Prestatie en/of de Derdenprogrammatuur.

19.7 Het bepaalde in artikel 19.5 is uitsluitend van toepassing indien Leve­rancier heeft voldaan aan de in artikel 19.1 tot en met 19.3 bedoelde informatieverplichtingen.

19.8 De in het kader van artikel 19.1 meegeleverde licentievoorwaarden prevaleren op hetgeen in de Overeenkomst is bepaald, doch louter voor zover het betreft de Derdenprogrammatuur.

  

Artikel 20. Opschorting, opzegging en ontbinding

 

Opschorting

20.1 Leverancier is niet gerechtigd zijn verplichtingen op te schorten dan na het sturen van een ingebrekestelling, waarin aan Opdrachtgever een redelijke termijn van minimaal 30 dagen wordt geboden om alsnog aan de verplichtingen te voldoen.

 

Opzegging

20.2 Overeenkomsten voor bepaalde tijd kunnen – behoudens de specifieke opzeggingsgronden in de GIBIT of de Overeenkomst – niet tussentijds worden opgezegd (artikel 7:408 lid 1 BW is niet van toepassing). Overeenkomsten voor onbepaalde tijd kunnen worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van respectievelijk drie (3) maan­den voor Opdrachtgever en achttien (18) maanden voor Leverancier.

20.3 Ook als meerdere Overeenkomsten onderlinge samenhang vertonen (bijv. een licentie- en een onderhoudsovereenkomst), is Opdrachtgever niettemin gerechtigd slechts een deel van de Overeenkomsten (selectief) op te zeggen tegen het einde van de dan actuele looptijd en met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) maanden. Een dergelijke opzegging heeft overigens geen effect op de overige samen­hangende Overeenkomsten.

20.4 Opdrachtgever is voorts bevoegd de Overeenkomst en alle daarmee samenhangende overeenkomsten, met inachtneming van een opzegte­rmijn van twaalf (12) maanden, op te zeggen tegen de datum:

  • i)

    dat de rechten en verplichtingen van Opdrachtgever onder algeme­ne titel overgaan op een andere partij (bijv. vanwege een gemeente­lijke fusie); of

  • ii)

    dat de betreffende activiteiten van Opdrachtgever worden uitbe­steed aan een gemeenschappelijke regeling of soortgelijke andere entiteit met een publieke functie.

20.5 Indien Opdrachtgever op grond van ten tijde van het sluiten van de Overeenkomst nog niet voorzienbaar gewijzigd landelijk beleid gehou­den is om tegen een bepaalde datum over te stappen op een landelijke voorziening die een (gedeeltelijk) functioneel alternatief vormt voor het met de ICT Prestatie Overeengekomen gebruik, is Opdrachtgever gerechtigd, met inachtneming van een opzegtermijn van twaalf (12) maanden, de Overeenkomst en alle daarmee samenhangende over­eenkomsten (voor dat deel) op te zeggen tegen voornoemde datum.

20.6 In geval van opzegging op grond van de artikelen 20.4 en/of 20.5 vindt tussen Opdrachtgever en Leverancier afrekening plaats op basis van de door Leverancier:

  • i)

    ter uitvoering van de Overeenkomst ten tijde van de opzegging reeds verrichte werkzaamheden; en

  • ii)

    in redelijkheid gemaakte kosten; en

  • iii)

    in redelijkheid voor de toekomst reeds aangegane verplichtingen; en

  • iv)

    gederfde winst.

20.7 Bij de berekening van de in het vorige lid bedoelde afrekening wordt steeds gecorrigeerd voor de voorzienbare en/of redelijkerwijs te ver­wachten herinzet van productiemiddelen door Leverancier.

20.8 Voor zover partijen over de hoogte van het in het vorige lid bedoelde bedrag geen overeenstemming weten te bereiken, wordt dit bedrag op basis van algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes vastgesteld door een door beide partijen gezamenlijk te benoemen onafhankelijke en ter zake deskundige derde.

 

Ontbinding

20.9 Indien een partij tekortschiet in de nakoming van een overeengekomen verplichting, kan de andere partij haar in gebreke stellen waarbij de nalatige partij alsnog een redelijke termijn voor de nakoming wordt gegund. Blijft nakoming ook dan uit dan is de nalatige partij in verzuim. Ingebrekestelling is niet nodig wanneer voor de nakoming een fatale termijn geldt, nakoming blijvend onmogelijk is of indien uit een mede­deling dan wel de houding van de andere partij moet worden afgeleid dat deze in de nakoming van haar verplichting zal tekortschieten.

20.10 Onverminderd hetgeen overigens in de Overeenkomst is vastgelegd, kan elk van de partijen de Overeenkomst door middel van een aange­tekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk ontbinden indien de andere partij in verzuim is dan wel een van de overige situaties bedoeld in artikel 20.9 zich voordoet.

20.11 Onverminderd hetgeen overigens in de Overeenkomst is bepaald, en onverminderd hetgeen overigens in de wet is bepaald, kan Opdrachtge­ver de Overeenkomst en alle daarmee samenhangende overeenkom­sten middels een aangetekend schrijven ontbinden binnen twaalf (12) maanden nadat Opdrachtgever constateert dat:

  • i)

    Leverancier (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt; of

  • ii)

    Leverancier zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillisse­ment wordt verklaard; of

  • iii)

    de onderneming van Leverancier wordt ontbonden; of iv) Leverancier zijn onderneming staakt; of

  • v)

    sprake is van een ingrijpende wijziging in de zeggenschap over de activiteiten van de onderneming van Leverancier die maakt dat het in alle redelijkheid niet van de opdrachtgever kan worden verwacht dat zij de Overeenkomst in stand houdt; of

  • vi)

    op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Leverancier beslag wordt gelegd (anders dan door Opdrachtgever); of

  • vii)

    het Bureau BIBOB een negatief advies heeft uitgebracht over de organisatie van Leverancier; of

  • viii)

    voor zover de Overeenkomst door middel van een aanbestedings­procedure als bedoeld in de Aanbestedingswet tot stand is geko­men, zich gedurende de looptijd van de Overeenkomst ten aanzien van Leverancier uitsluitingsgronden voordoen als bedoeld in artikel 2.86 Aanbestedingswet.

20.12 Opdrachtgever kan de Overeenkomst en alle daarmee samenhangende overeenkomsten ook ontbinden indien hij op goede gronden aanneemt dat de rechter op een daartoe strekkende vordering op grond van de Aanbestedingswet de overeenkomst zal vernietigen. Leverancier heeft alsdan aanspraak op vergoeding van in redelijkheid voor de uitvoering van de Overeenkomst gemaakte kosten en in verband daarmee in redelijkheid voor de toekomst reeds aangegane verplichtingen. Indien Opdrachtgever echter aantoont dat de onrechtmatigheid (mede) aan Leverancier toerekenbaar is, komt Leverancier geen vergoeding toe.

20.13 Indien de overmachttoestand zestig (60) aaneengesloten dagen of gedurende in totaal meer dan negentig (90) dagen binnen een kalen­derjaar heeft geduurd, of zodra duidelijk is dat de overmachttoestand langer dan dergelijke termijn zal duren, is de wederpartij van degene die zich op overmacht beroept, gerechtigd deze Overeenkomst tussen­tijds met onmiddellijke ingang (gedeeltelijk) te ontbinden.

 

Gevolgen van beëindiging

20.14 Leverancier retourneert of verwijdert bij het, op welke grond dan ook, eindigen van de Overeenkomst(en) onverwijld alle hem door Opdracht­gever ter hand gestelde documenten, boeken, bescheiden en andere zaken (waaronder begrepen gegevens- en informatiedragers). Bij vroeg­tijdige beëindiging geldt het voorgaande wederkerig.

  

Artikel 21. Controlerecht en medewerking audits bij Opdracht­gever

Controlerecht

21.1 Opdrachtgever is gerechtigd de naleving door Leverancier van de we­zenlijke verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst, de GIBIT en de daarmee samenhangende overeenkomsten (SLA, bewerkersovereen­komst, etc.), alsmede de juistheid van toegezonden facturen, door een onafhankelijke ter zake deskundige derde te laten controleren.

21.2 De controle zal alleen plaatsvinden indien Opdrachtgever gerede twijfel heeft over de nakoming van de verplichtingen door Leverancier, of indien Opdrachtgever anderszins een gerechtvaardigd belang bij de controle heeft (o.m. wettelijke plicht, instructie toezichthouder).

21.3 Leverancier zal alle redelijkerwijs te verwachten medewerking verlenen aan een dergelijke controle. Leverancier zal in dat kader ten minste inzage verlenen in alle relevante gegevens en achtergrondinformatie die relevant kan zijn in het kader van voornoemde controle. Ook zal Leverancier toegang verlenen tot de locatie waar de diensten worden verleend.

21.4 Opdrachtgever staat er voor in dat de in het eerste lid bedoelde derde eventueel door Leverancier gehanteerde voorschriften zal opvolgen. Indien de controle niet (volledig) kan worden uitgevoerd vanwege voor­noemde voorschriften, dan komt dit evenwel voor risico van Leverancier.

21.5 De kosten voor deze controle worden gedragen door Opdrachtgever (zowel eigen kosten als kosten van de Leverancier), tenzij de derde één of meer tekortkomingen van niet ondergeschikte aard van Leverancier constateert die ten nadele zijn van Opdrachtgever.

 

Medewerking audits bij Opdrachtgever

21.6 Voor zover Opdrachtgever afhankelijk is van Leverancier voor de uitvoe­ring van (wettelijke verplichte) audits, zal Leverancier alle noodzakelijke medewerking verlenen aan de uitvoering van deze audits. De kosten voor deze medewerking worden gedragen door Opdrachtgever.

  

Artikel 22. Overstap van Opdrachtgever naar ander systeem, afschaling en overdracht

Exit-plan

22.1 Op eerste verzoek van Opdrachtgever zullen Partijen een exit-plan opstellen waarin wordt vastgelegd wat er dient te gebeuren ter voorbe­reiding op de in dit artikel beschreven werkzaamheden. Het exit-plan zal qua opbouw en mate van detaillering vergelijkbaar zijn met het Implementatieplan. Artikel 5.3 is van overeenkomstige toepassing op het opstellen van het exit-plan.

22.2 De in dit artikel bedoelde werkzaamheden zullen worden verricht over­eenkomstig het exit-plan en het overig bepaalde in de GIBIT, tegen de dan reguliere tarieven van Leverancier.

 

Exit-scenario

22.3 Leverancier doet bij het, op welke grond ook beëindigen van de Overeenkomst(en), op eerste verzoek van Opdrachtgever datgene wat redelijkerwijs noodzakelijk is om er voor te zorgen dat een nieuwe leve­rancier of Opdrachtgever zelf zonder belemmeringen een soortgelijke ICT Prestatie ten behoeve van Opdrachtgever kan verrichten (zulks met uitzondering van de afgifte van de broncode van de Programmatuur).

22.4 Onder de in het vorige lid bedoelde redelijke maatregelen in het kader van de overstap naar een andere leverancier/ander systeem worden in ieder geval verstaan (naar keuze van Opdrachtgever):

  • i)

    het aanleveren van de in de ICT Prestatie opgeslagen gegevens conform de norm voor dataportabiliteit die deel uitmaakt van de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen;

  • ii)

    het aan Opdrachtgever aanleveren van de specifieke instellingen/ inrichting van de ICT Prestatie (waaronder begrepen bedrijfsregels, macro’s, etc.);

  • iii)

    het vernietigen van de gegevens waarvoor Opdrachtgever verant­woordelijk is (tegen afgifte van bewijs van vernietiging);

  • iv)

    het technisch ontvlechten en ontmantelen van (een deel van) de ICT Prestatie.

22.5 Leverancier verricht de in het vorige lid bedoelde werkzaamheden tegen de in de Overeenkomst bepaalde tarieven en condities of bij gebreke daarvan tegen de in het algemeen door Leverancier gehan­teerde tarieven en nader overeen te komen condities. In afwijking van de vorige volzin worden voornoemde diensten kosteloos verricht indien sprake is van een toerekenbaar tekortschieten door Leverancier. De onder sub 22.4iii) bedoelde werkzaamheden worden op verzoek hoe dan ook kosteloos verricht.

 

Beperkte voorzetting van ICT Prestatie

22.6 Leverancier verklaart zich reeds nu voor alsdan bereid bij beeindiging van de Overeenkomst(en) – op welke grond dan ook – op eerste ver­zoek van Opdrachtgever:

  • i)

    Gebruiksrechten op de Programmatuur of soortgelijke programma­tuur te verstrekken die Opdrachtgever in staat (blijven) stellen de met de Programmatuur opgeslagen gegevens te blijven raadplegen; en

  • ii)

    een beperkte vorm van Onderhoud te (blijven) verlenen op deze Programmatuur (namelijk binnen de kaders van de in het vorige lid bedoelde beperkte functionaliteit).

22.7 De duur en kosten voor de in het vorige lid bedoelde Gebruiksrechten en het daarmee samenhangende Onderhoud zullen in onderling over­leg worden vastgesteld, met dien verstande dat:

  • i)

    de Gebruiksrechten en het daarmee samenhangende Onderhoud ten minste een zodanige duur kunnen hebben dat Opdrachtgever aan de wettelijke administratieplichten kan voldoen;

  • ii)

    de kosten voor de beperkte Gebruiksrechten en het beperkte Onderhoud in redelijke verhouding staan tot de oorspronkelijke kosten voor de gehele ICT Prestatie (naar rato van de verminderde functionaliteit).

22.8 Artikel 22.6 is niet van toepassing bij Hosting.

 

Overdracht ICT Prestatie

22.9 Opdrachtgever is gerechtigd de ICT Prestatie geheel of gedeeltelijk, inclusief alle daarbij behorende Gebruiksrechten en alle aanspraken in het kader van Onderhoud, onder gelijkblijvende voorwaarden over te dragen aan een gemeenschappelijke regeling of andere entiteit met een publieke functie in het kader van een uitbesteding van een deel van de activiteiten van Opdrachtgever. Leverancier zal alle noodzake­lijke medewerking verlenen aan voornoemde overdracht. Leverancier is niet gerechtigd voor de overgang als zodanig kosten in rekening te brengen, wel voor eventueel aanvullend te verrichten werkzaamheden.

 

Verlengd gebruik

22.10 Leverancier verklaart zich voorts bereid om Opdrachtgever desgewenst toe te staan het gebruik van de ICT Prestatie na de beëindigingsdatum voor een redelijke periode te verlengen, indien de werkzaamheden overeenkomstig het Exit-plan niet tijdig zijn afgerond. Hiervoor zal een vergoeding in rekening worden gebracht, naar rato van de laatst geldende gebruiksvergoedingen, tenzij de niet-tijdige afronding van de Exit-werkzaamheden toerekenbaar is aan Leverancier (de verlenging is dan gratis). De onderhavige Overeenkomst blijft gedurende voornoem­de verlenging onverminderd van kracht.

  

Artikel 23. Toepasselijk recht en geschillen

23.1 Op de Overeenkomst en alle daarmee verband houdende overeenkom­sten, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

23.2 De eenvormige wetten, opgesteld door de in 1964 te ‘s-Gravenhage gehouden diplomatieke Conferentie betreffende de unificatie van het internationale kooprecht (‘LUF’ en ‘LUVI’) en het Weens Koopverdrag, zijn niet van toepassing.

23.3 Alle geschillen (daaronder begrepen geschillen die slechts één van de partijen als zodanig beschouwt) die naar aanleiding van de Overeen­komst of daaruit voortvloeiende overeenkomsten tussen partijen mochten ontstaan, zullen aanhangig worden gemaakt bij de bevoegde rechter bij het arrondissement van Opdrachtgever.

  

II. Privacy, beveiliging en archivering

Voor zover met de ICT Prestatie (al dan niet door Leverancier) persoonsge­gevens of andersoortige gegevens worden verwerkt die afkomstig zijn van Opdrachtgever of waarvoor Opdrachtgever verantwoordelijk is, gelden in aan­vulling op het algemene deel de bepalingen uit het onderhavige hoofdstuk.

  

Artikel 24. Bewerkersrelatie

24.1 Voor zover Leverancier in het kader van de uitvoering van de Overeen­komst persoonsgegevens voor Opdrachtgever verwerkt, wordt Leveran­cier als bewerker / verwerker in de zin van de Wet bescherming per­soonsgegevens (Wbp) / EU verordening 2016/679 (AVG) aangemerkt.

24.2 De Overeenkomst in combinatie met de GIBIT wordt door partijen aan­gemerkt als overeenkomst in de zin van artikel 14 lid 2 Wbp / artikel 28 AVG.

24.3 Leverancier verklaart zich reeds nu voor alsdan bereid een separate bewerkersovereenkomst af te sluiten met Opdrachtgever met daarin opgenomen aanvullende of afwijkende afspraken omtrent de verwer­king van persoonsgegevens. De betreffende bewerkersovereenkomst prevaleert op hetgeen in de onderhavige voorwaarden is bepaald.

24.4 Opdrachtgever stemt er reeds nu voor alsdan mee in dat Leverancier de verwerking van persoonsgegevens kan uitbesteden aan een derde (een zogenaamde ‘sub-bewerker’) , mits Leverancier:

  • i)

    louter sub-bewerkers betrekt die afdoende garanties bieden met betrekking tot het toepassen van passende technische en organi­satorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van de wet- en regelgeving voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd;

  • ii)

    de volledige aansprakelijkheid aanvaardt voor het handelen van de ingeschakelde sub-bewerkers;

  • iii)

    met deze sub-bewerker voorafgaand aan de uitbesteding een schriftelijke overeenkomst sluit, op grond waarvan:

    (1) alle verplichtingen die op grond van de Overeenkomst (waaron­der de GIBIT) met betrekking tot de verwerking van persoons­gegevens op Leverancier rusten mede komen te rusten op deze sub-bewerker;

    (2) de betreffende sub-bewerker zich eveneens richt naar de in­structies van Opdrachtgever.

  

Artikel 25. Verwerking persoonsgegevens

25.1 Begrippen uit de Wbp / AVG die in dit hoofdstuk zijn overgenomen hebben dezelfde betekenis als in de Wbp / AVG gedefinieerd.

25.2 Leverancier is niet gerechtigd om op enig moment de persoonsgege­vens die zij ter beschikking krijgt op enigerlei wijze geheel of gedeelte­lijk anders te (doen) gebruiken dan voor de uitvoering van de Overeen­ komst, een en ander behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

25.3 Leverancier zal, onverminderd hetgeen in artikel 26 staat vermeld, pas­sende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging daarvan, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verza­meling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

25.4 Leverancier legt ten minste een algemene beschrijving van de in het vorige lid bedoelde getroffen technische en organisatorische beveili­gingsmaatregelen schriftelijk vast.

25.5 Leverancier verwerkt persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, de instructies van Opdrachtgever alsmede een eventueel toepasselijke gedragscode van Opdrachtgever.

25.6 Leverancier verwerkt persoonsgegevens louter binnen de Europese Economische Ruimte, althans een land dat door een besluit van de Eu­ropese Commissie als veilig is aangemerkt, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

25.7 Alle persoonsgegevens worden als vertrouwelijk in de zin van artikel 15 aangemerkt.

25.8 Het controlerecht van artikel 21 is van overeenkomstige toepassing.

25.9 Leverancier onderhoudt zelf geen contact met de betrokkene. Indien de betrokkene Leverancier benadert, zal hij deze verwijzen naar Op­drachtgever. Indien Opdrachtgever (bijv. om technische redenen) niet zelf (volledig) gehoor kan geven aan de uitoefening van een recht door betrokkene (o.m. inzage, correctie, verzet), dan zal Leverancier daar op verzoek zo spoedig mogelijk alle noodzakelijke medewerking aan verlenen.

  

Artikel 26. Informatiebeveiliging

26.1 Leverancier staat er voor in dat met de ICT Prestatie door Opdrachtge­ver kan worden voldaan aan de Baseline Informatiebeveiliging Neder­landse Gemeenten (BIG) welke deel uitmaakt van de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen (voor zover relevant voor de ICT Prestatie), althans een andere overeengekomen norm voor informatiebeveiliging.

26.2 Indien de ICT Prestatie (gedeeltelijk) door Leverancier beheerd wordt (bijv. bij Hosting), of dienstverlening betreft die door Leverancier verricht wordt, staat Leverancier er (voor dat deel) voor in dat de ICT Prestatie voldoet aan de in lid 1 bedoelde norm voor informatiebevei­liging, althans een andere overeengekomen norm. Artikel 25.4 is van overeenkomstige toepassing.

26.3 Leverancier staat er voor in dat al het door hem ingeschakelde perso­neel en andere derden zullen werken overeenkomstig de overeengeko­men normen voor informatiebeveiliging.

26.4 Informatie over de getroffen beveiligingsmaatregelen wordt als vertrou­welijke informatie als bedoeld in artikel 15 beschouwd.

  

Artikel 27. Meldplicht beveiligingsincidenten

27.1 Leverancier zal Opdrachtgever na ontdekking onverwijld informeren over alle inbreuken op de beveiliging alsmede andere incidenten die op grond van wetgeving moeten worden gemeld aan een toezichthouder of betrokkene, onverminderd de verplichting de gevolgen van dergelijke inbreuken en incidenten zo snel mogelijk ongedaan te maken dan wel te beperken.

27.2 Leverancier zal het doen van meldingen aan de toezichthouder(s) overla­ten aan Opdrachtgever (behoudens dwingendrechtelijke verplichtingen).

27.3 Leverancier zal alle noodzakelijke medewerking verlenen aan het zo nodig, op de kortst mogelijke termijn, verschaffen van aanvullende informatie aan de toezichthouder(s) en/of betrokkene(n).

27.4 De kosten voor de werkzaamheden die op grond van dit artikel door Le­verancier moeten worden verricht komen voor rekening van Leverancier, tenzij Leverancier bewijst dat de inbreuk niet aan hem is toe te rekenen.

27.5 Leverancier houdt een gedetailleerd logboek bij van alle inbreuken op de beveiliging, evenals de maatregelen die in vervolg op dergelijke inbreuken zijn genomen.

27.6 Leverancier geeft op eerste verzoek van Opdrachtgever inzage in het in het vorige lid bedoelde logboek.

27.7 Indien Leverancier toerekenbaar in strijd handelt met een van deze verplichtingen van dit artikel zal Leverancier onmiddellijk – dus zonder dat daarvoor nog een ingebrekestelling moet worden verstuurd - aan­sprakelijk zijn voor alle schade die Opdrachtgever als gevolg daarvan lijdt, waaronder begrepen eventueel door Opdrachtgever te verbeuren boetes (binnen de kaders van artikel 13). De boetebepaling van artikel 15.4 is van overeenkomstige toepassing.

27.8 De verplichtingen in dit artikel (behoudens artikel 27.5) zijn niet van toepassing indien en voor zover de inbreuken/incidenten geen enkel risico vormen voor de gegevens die afkomstig zijn van Opdrachtgever of waarvoor Opdrachtgever verantwoordelijk(e) is.

  

Artikel 28. Archivering

28.1 Tenzij in de Overeenkomst anders bepaald dient Leverancier zorg te dragen voor het aantoonbaar beheren en beschermen van beheerde gegevens door beveiligingsmaatregelen, preserveringsmaatregelen en controles ten aanzien van archivering, conform de vereisten die deel uitmaken van de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen.

28.2 Leverancier dient zich aantoonbaar aan de in de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen althans de Overeenkomst gestelde bewaartermij­nen te houden en pas over te gaan tot verwijdering na toestemming van Opdrachtgever.

28.3 Leverancier moet archiefbescheiden kunnen migreren naar archiefsys­temen van Opdrachtgever conform de vereisten die deel uitmaken van de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen. Leverancier verricht de werkzaamheden voor het daadwerkelijk migreren van archiefbeschei­den tegen de in de Overeenkomst bepaalde tarieven en condities of bij gebreke daarvan tegen de in het algemeen door Leverancier gehanteer­de tarieven en nader overeen te komen condities.

28.4 Indien op het moment van opschorting, opzegging of ontbinding van de Overeenkomst Leverancier archiefbescheiden van Opdrachtgever onder zich heeft die vanwege de plaatsing en inrichting van de ICT Prestatie niet tevens berusten onder de Opdrachtgever als zorgdrager, dan verplicht Leverancier zich te handelen als zou hij een kennisgeving hebben ontvangen onder artikel 11 lid 1 Archiefwet 1995 (ongeacht of de betreffende archiefbescheiden zijn opgenomen in Derdenprogram­matuur).

  

III. Hosting

Het bepaalde in het onderhavige hoofdstuk is, in aanvulling op het algemene hoofdstuk, alsmede hoofstuk II, van toepassing indien en voor zover de ICT Prestatie (mede) Hosting betreffen (zoals bij ASP, Cloud, IAAS, etc.).

  

Artikel 29. Algemeen

29.1 Leverancier zal alle noodzakelijke gegevens, zoals URLs en inloggege­vens, aan Opdrachtgever ter beschikking stellen die noodzakelijk zijn om daadwerkelijk gebruik te kunnen maken van de ICT Prestatie.

29.2 Leverancier is niet gerechtigd de Hosting op te schorten, behalve voor zover voortzetting niet gevergd kan worden. De enkele eenmalige niet-betaling rechtvaardigt dit niet.

  

Artikel 30. Opgeslagen gegevens

30.1 Opdrachtgever is zelf te allen tijde volledig verantwoordelijk voor het gebruik dat zij maakt van de Hosting en voor de gegevens die zij met behulp van de Hosting opslaat, opvraagt, verspreidt en anderszins gebruikt.

30.2 Indien en voor zover er aanwijzigingen of vermoedens bestaan dat de middels de Hosting verwerkte gegevens onrechtmatig jegens derden zijn, zal Leverancier Opdrachtgever daarover zo spoedig mogelijk infor­meren.

30.3 Leverancier zal de betreffende gegevens niet zonder voorafgaand over­leg met Opdrachtgever verwijderen, tenzij de gegevens zodanig evident onrechtmatig zijn en de spoedeisendheid van het geval maakt dat voorafgaand overleg met Opdrachtgever niet kan worden afgewacht.

  

Artikel 31. Onderhoud en Beschikbaarheid

31.1 Vanaf het moment van Acceptatie van de ICT Prestatie zijn de specifie­ke afspraken omtrent het Onderhoud (ook) op de Hosting van toepas­sing (zoals de gegarandeerde service-levels en de overeengekomen Beschikbaarheid).

31.2 Indien en voor zover in de Overeenkomst geen Service Levels ten aanzien van de Beschikbaarheid van de Hosting zijn afgesproken, geldt een Service Level van 98% Beschikbaarheid per maand op werkdagen tussen 08.00-18.00uur. 31.3 Leverancier verzorgt – in afwijking van het bepaalde in artikel 8.10 – bij Hosting de installatie van Updates en Upgrades.

31.3 Het recht om de ingebruikname van Updates en/of Upgrades te wei­geren als bedoeld in artikel 8.11 is niet van toepassing bij generieke Hosting die door Leverancier aan meerdere klanten wordt aangeboden, tenzij in de Overeenkomst anders is bepaald.

  

Artikel 32. Waarborgen continuiteit

32.1 Gelet op de grote afhankelijkheid van Leverancier alsmede het conti­nuiteitsrisico bij incidenten en calamiteiten (zoals faillissement) die er bij Hosting bestaat, verklaart Leverancier zich reeds nu voor alsdan bereid aanvullende afspraken met Opdrachtgever te maken teneinde voornoemde risico’s te verkleinen.

32.2 De in het vorige lid bedoelde aanvullende afspraken kunnen onder meer bestaan uit:

  • i)

    het maken van afspraken over het periodiek terug of aan een derde partij leveren van de door Leverancier verwerkte gegevens (‘data-escrow’); en/of

  • ii)

    het met een derde partij sluiten van een overeenkomst die ertoe strekt dat de betreffende derde partij zich hoofdelijk verbindt tot of borg staat voor de nakoming van de Overeenkomst; en/of

  • iii)

    het met een derde partij sluiten van een (tri-partite) overeenkomst die ertoe strekt dat de betreffende derde partij (voortdurend) over alle benodigde gegevens komt te beschikken om in voorkomend geval (een deel van) de ICT Prestatie uit de Overeenkomst – al dan niet op basis van een nieuwe overeenkomst – in plaats van Leve­rancier te kunnen (gaan) verrichten.

Inkoophandboek Bijlage II Algemene Inkoopvoorwaarden

Inkoophandboek Bijlage III Modelbrieven

Inkoopformulier enkelvoudig onderhandse procedure

Inkoopformulier meervouding onderhandse procedure

Inkoopformulier nationale en europese procedure