Mandaatregeling gemeente Someren 2016

Ondertekening

Algemene toelichting

Algemeen

Naar aanleiding van de nieuwe organisatiestructuur is de bevoegdheidsverdeling tegen het licht gehouden. In een aantal samenhangende besluiten is die bevoegdheidsverdeling vastgelegd en vervolgens gebundeld tot één bevoegdheidsdocument. Die besluiten betreffen het Organisatiebesluit, de vaststelling van de budgetregeling, de afzonderlijke delegatiebesluiten en de vaststelling van de mandaatregeling.

Met deze mandaatregeling wordt vastgelegd op welke wijze bestuurlijke bevoegdheden via mandatering bij de ambtelijke organisatie worden neergelegd. Mandaat is formeel-juridisch de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Onder besluit wordt dan verstaan een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Dagelijks worden er binnen een gemeente diverse besluiten genomen. Herkenbare voorbeelden van besluiten zijn vergunningen, ontheffingen, (subsidie)beschikkingen, uitkeringen en verkeersmaatregelen.

De bestuursorganen waarop de mandaatregeling betrekking heeft, zijn het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. Door mandaat te verlenen oefent het bestuursorgaan zelf de bevoegdheid niet meer uit. Het ambtelijk apparaat oefent de bevoegdheid namens het bestuursorgaan uit. Namens wil zeggen dat het bestuursorgaan wel bevoegd blijft. Dit in tegenstelling tot delegatie waarbij een bevoegdheid overgedragen wordt en derhalve niet meer door het oorspronkelijk bevoegd orgaan uitgeoefend kan worden, tenzij het delegatiebesluit ingetrokken wordt.

Bij mandaat gaat het met name om beslissingen die extern gericht zijn en rechtsgevolg creëren. Het creëren van rechtsgevolg is te verstaan als het veranderen van rechten en/of plichten van burgers/bedrijven (uitzonderingen op dit algemene uitgangspunt zijn op zich wel mogelijk, maar voeren voor de betekenis van deze algemene toelichting te ver).

In de mandaatregeling is er voor gekozen om met besluiten samenhangende extern gerichte stukken ook onder dit mandaat te vatten. Dan gaat het om correspondentie, niet zijnde een besluit, die daarmee wel samenhangt en voorafgaande dan wel na afloop van een besluit uitgaat. (Voorbeelden hiervan zijn: een ontvangstbevestiging, verzoek om meer informatie, aanbiedingsbrief, voortgangsbericht, etc.) Deze keuze is gemaakt om de dagelijkse werkpraktijk niet te veel te belasten met de –soms ingewikkelde- vraag of een bepaald document nu wel of niet een besluit is in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en wel of niet een rechtsgevolg creëert.

Het gaat bij mandaat dus niét om werkafspraken, budgetverlening of andere sturingsinstrumenten. Dat soort zaken zijn vervat in andere, intern werkende instrumenten zoals de budgetregeling, het Organisatiebesluit, het Controlestatuut en het Treasurystatuut.

Het gaat bij mandaat ook niet om de (wettelijke) taken, verplichtingen en verantwoordelijkheden op zichzelf voor zover hieraan geen besluitvorming of handeling gekoppeld zit. Zo blijft de burgemeester de taak behouden om toe te zien op een tijdige voorbereiding, vaststelling en uitvoering van het gemeentelijk beleid en de daaruit voortvloeiende besluiten (art. 170, lid 1, sub a, Gemeentewet).

Uitgangspunt van mandaat is, zoals al opgemerkt, dat degene die mandateert altijd bevoegd blijft de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen, dan wel bij de uitoefening van die bevoegdheid aanwijzingen te geven. De uitgeoefende gemandateerde bevoegdheid blijft daarbij altijd onder verantwoordelijkheid vallen van het bestuursorgaan. In feite gaat het dus om een juridische constructie waarbij bestuursorganen aan ambtenaren de bevoegdheid opdragen om bepaalde beslissingen voor en namens hen te nemen.

Het ligt overigens voor de duidelijkheid van besluitvormingsprocedures voor de hand dat indien het bestuursorgaan een gemandateerde bevoegdheid bij nader inzien toch aan zich wil houden, dat daartoe dan ook expliciet door dat bestuursorgaan besloten wordt.

In Someren wordt in het onderstaande mandaat wel een rechtstreekse verbinding gelegd met financiën/budgetten, organisatiebesluit en planning & control. Zo wordt duidelijk dat toebedeelde bevoegdheden binnen die kaders van kracht zijn. Een gemandateerde is dus formeel nooit verder bevoegd, dan wat hem bijvoorbeeld via budget/begroting werd toegekend. Geld dat je niet hebt, kun je ook niet uitgeven.

Nieuw in deze mandaatregeling is dat bevoegdheden rechtstreeks aan het managementteam gemandateerd zijn; de directie bestaat immers in het nieuwe organisatiebesluit niet meer. Uitgangspunt is nog steeds dat alles gemandateerd wordt tenzij anders is bepaald/besloten (artikel 2). In de regeling zelf zijn een aantal uitzonderingen opgenomen op dit algemene hoofdmandaat (artikelen 4 en 5).

De beperking in het algemene mandaat “tenzij de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet” legt de verantwoordelijkheid bij de gemandateerde om op een juist moment bij het bestuursorgaan aan de bel te trekken. Uiteraard niet te vroeg, want dan verwordt het mandaat tot een lege dop, maar ook niet te laat zodat het bestuur de kans krijgt om zelf nog in positie te komen. Bij de afweging om van de bevoegdheid gebruik te maken en/of zelfs ondermandaat te geven, is ook de aard van de bevoegdheid van belang. Een voorbeeld is het beslissen op bezwaren, bepaalde handhavingsbesluiten, disciplinaire strafbesluiten of besluiten waarbij sprake is van inbreuk op grondrechten.

Tot slot nog een aantal algemene punten:

• 1.

  uitgangspunt is dat het mandaat beperkt blijft tot besluiten met een positief rechtsgevolg. De regeling laat op onderdelen echter ruimte voor het in mandaat nemen van besluiten met een negatief rechtsgevolg (artikel 4, lid 3 en 4);

• 2.

  bestuursdwang en ook andere handhavingsinstrumenten mogen wettelijk gemandateerd worden. Voor de bevoegdheidstoedeling via mandaat op dit punt wordt hier echter aangesloten bij hetgeen eerder is bepaald bij de vaststelling van het Stappenplan Handhaving (besluit 4 april 2006). Dat wil zeggen dat de seniormedewerker Handhaving bevoegd is tot het doen van vooraankondigingen van bestuursrechtelijke handhaving.

• 3.

  het voeren van een rechtsgeding binnen het taakgebied van een afdeling behoort, vanuit het oogpunt van integraal management, in principe niet wezenlijk anders te worden behandeld dan zaken die wel rimpelloos verlopen (het voeren van een rechtsgeding wil zeggen alle (rechts-)handelingen die daarbij horen, en al dan niet op eigen initiatief). Desalniettemin is er in dit stadium voor gekozen om de bevoegdheid tot het voeren van een rechtsgeding niet, althans niet geheel te mandateren. Uitzondering geldt voor die situaties waarin de gemeente reeds verwikkeld is in een rechtsgeding, op initiatief van de gemeente dan wel op initiatief van buitenaf gestart, en in dat kader van de gemeente op enig moment een formele reactie/inbreng verwacht wordt. Een voorbeeld is het indienen van een verweerschrift bij de rechtbank. De huidige werkwijze, waarbij in dit soort situaties veelal volstaan wordt met een overleg tussen de afdeling en de verantwoordelijke portefeuillehouder, wordt in feite hiermee voortgezet;

• 4.

  vooralsnog wordt ervoor gekozen om de beslissing op bezwaarschriften bij het bestuursorgaan te laten liggen. Op dit punt is een groeimodel zeer denkbaar. Overigens zal hierbij dan wel de wettelijke beperking in acht genomen moeten worden. Artikel 10:3, lid 1, Algemene wet bestuursrecht (Awb) verzet zich er namelijk tegen dat een beslissing in bezwaar op een lager (of gelijk) niveau wordt genomen dan het in mandaat genomen primaire besluit, omdat de aard van de bevoegdheid tot het beslissen in bezwaar vergt dat een voldoende onbevangen en vrije heroverweging plaatsvindt. Dit betekent dat indien een afdelingshoofd zelf het primaire besluit neemt, het op z’n minst de directeur is die de beslissing op bezwaar kan nemen. Indien een afdelingshoofd bepaalde besluiten verder mandateert aan een behandelend ambtenaar, kan het afdelingshoofd beslissen op het bezwaarschrift. Vooralsnog is dus echter niet voor mandatering op dit punt gekozen.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

In dit artikel worden de belangrijkste in de regeling gehanteerde begrippen omschreven.

Daar waar het gaat om begrippen welke ook in de Algemene wet bestuursrecht worden gehanteerd, is voor de begripsomschrijvingen hierbij aangesloten. Begrippen welke ook in het Organisatiebesluit gehanteerd worden, zijn hier op dezelfde wijze omschreven.

Artikel 2

Dit artikel vormt de basis van deze mandaatregeling en de gekozen systematiek. Bestuursorganen geven in dit artikel de leidinggevende functionarissen (uitgezonderd de functioneel leidinggevenden) mandaat, ieder voor dat deel van het werkterrein dat hem/haar aangaat.

In Someren is de afspraak dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk liggen, waarbij geldt dat de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie is en daarmee eindverantwoordelijk. Samen met de afdelingshoofden wordt de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse leiding gedeeld en uitgeoefend (artikel 5 Organisatiebesluit 2016).

Mandaat wordt gegeven voor alle besluiten voorkomende in het gehele (beleids-)terrein waarvoor de desbetreffende gemandateerde op grond van het Organisatiebesluit verantwoordelijk is.

Bij de in dit artikel gekozen systematiek geldt dat algemeen mandaat wordt verleend “tenzij bij wet of bij besluit van een bestuursorgaan anders is bepaald of de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet”.

tenzij bij wet of bij besluit van een bestuursorgaan anders is bepaald.

In een enkel geval bepaalt de wet dat het bestuursorgaan zelf moet beslissen (en dus niet kan mandateren). Een voorbeeld hiervan is artikel 177 Gemeentewet (noodbevelen, bevoegdheid burgemeester). Maar de hoofdregel is dat vrijwel alle bevoegdheden gemandateerd kunnen worden. Daarnaast kan het zijn dat een bestuursorgaan in het kader van een meer omvattend besluit tevens een beslissing neemt over de bevoegdheidsverdeling waarbij al dan niet afgeweken wordt van de hoofdgedachte van deze mandaatregeling of waarbij die hoofdgedachte reeds concreet uitgewerkt wordt ter voorkoming van onduidelijkheden.

Een voorbeeld is de aanwijzing van de Wkpb-beheerder waarbij een aantal bevoegdheden nadrukkelijk rechtstreeks bij de betreffende ambtenaar neergelegd zijn.

of de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet

Vaker komt het voor dat de aard van een bevoegdheid zich in een specifiek geval verzet tegen (uitoefening van dat) mandaat. Te denken valt dan aan zware en/of ingrijpende bevoegdheden. Een voorbeeld van een zware/ingrijpende bevoegdheid is bijvoorbeeld een disciplinaire straf (bijv. strafontslag), een bestuursdwangtoepassing tegen een belangwekkende activiteit of uitoefening van een bevoegdheid waardoor grondrechten worden beperkt.

Maar ook moet worden gedacht aan situaties waarin sprake is van een besluit met een erkend hoog politiek/bestuurlijk risicoprofiel of potentiële belangenverstrengeling bij de gemandateerde (voorbeeld: als de gemandateerde in een persoonlijke relatie staat tot de besluitvrager of waarbij gemandateerde zelf een persoonlijk belang heeft).

Een ander voorbeeld zijn besluiten in de representatieve sfeer, waarbij veelal gedacht moet worden aan de burgemeester als bestuursorgaan. Ook dit kan worden aangemerkt als “naar de aard” uitgezonderde zaken op het algemeen mandaat. Als immers het voor een besluit belangrijk is dat dit gebeurt door de burgemeester zèlf, kan zich in dat specifieke geval de aard van de bevoegdheid verzetten tegen uitoefening door een ambtenaar.

Degene die mandaat krijgt zal dus altijd moeten afwegen bij de uitoefening van een bevoegdheid. Telkens zal een gemandateerde zich moet afvragen of het voorgenomen besluit in zijn reguliere taakuitoefening valt of niet. Als die vraag ontkennend beantwoord wordt en deze gemandateerde daarmee in feite zegt dat hij in dat geval zijn verantwoordelijkheid niet wil/kan waarmaken, moet het voorgenomen besluit naar een hoger niveau getild worden. In de voorliggende mandaatregeling betekent dit dat bij het hoofdmandaat de beslissing aan het bestuursorgaan zelf gelaten wordt en bij ondermandaat de beslissing genomen wordt door degene die het ondermandaat verleend heeft (gemeentesecretaris of afdelingshoofd).

Wel zal een gemandateerde natuurlijk door het eerst hogere gezag moeten worden aangesproken als hij ten onrechte een zaak opschaalt; immers, in dat geval helpt hij niet, maar wordt het bestuursorgaan – weer - belast met de bevoegdheid.

Artikel 3

In dit artikel wordt met mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht (dit is het privaatrechtelijke equivalent van mandaat voor privaatrechtelijke rechtshandelingen) en machtiging tot het verrichten van feitelijke handelingen. Dit betekent dat via dit mandaatbesluit (en ondermandaat) gemandateerden ook bevoegd zijn, op hun desbetreffende (beleids-)terrein, andere dan (publiekrechtelijke) besluiten te nemen, namelijk privaatrechtelijke en feitelijke handelingen (dat wil zeggen handelingen die noch bestuursrechtelijk noch privaatrechtelijk zijn).

Ter toelichting wordt het volgende voorbeeld gegeven:

Het college is (publiekrechtelijk) bevoegd (op grond van artikel 160, lid 1, sub e, Gemeentewet) om te besluiten printers aan te schaffen.

Deze bevoegdheid is op grond van het bepaalde in de mandaatregeling en de Budgetregeling (artikel 2, lid 2, Mandaatregeling en art. 2 Budgetregeling) gemandateerd aan het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering voor zover het budget hiervoor op de begroting toereikend is. Is dat niet zo dan is er geen mandaat en ligt de beslissing tot de aanschaf van printers bij het college.

Het voor akkoord ondertekenen van de offerte/aankoopovereenkomst is een (privaatrechtelijke) rechtshandeling die op grond van artikel 171 van de Gemeentewet een bevoegdheid van de burgemeester is.

Via de met mandaat gelijkgestelde volmacht (‘vertegenwoordiging’) komt ook deze bevoegdheid bij het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering.

Het in ontvangst nemen van de printers (dat is een feitelijke handeling) en voor ontvangst tekenen van de afleverbon kan via dit mandaatbesluit (waaronder dus ook machtiging begrepen wordt), ook door het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering geschieden.

Aanschaf, ondertekening van de offerte/aankoopovereenkomst en in ontvangst name is alleen gemandateerd aan de betreffende medewerker wanneer deze is aangewezen als deelbudgethouder voor dit specifieke onderdeel (aankoop van printers). Ook dan geldt uiteraard dat er een toereikend budget moet zijn, anders ligt de bevoegdheid tot aanschaf bij het bestuursorgaan.

Alle fases van een dergelijke transactie (publiekrechtelijk, privaatrechtelijk, alsmede feitelijk) zijn aldus voor de beide bestuursorganen door dit mandaat ‘gedekt’.

Uiteraard geldt dit voorbeeld niet voor die gevallen waarvoor de bevoegdheid uitdrukkelijk aan het college voorbehouden is op grond van het bepaalde bij of krachtens deze mandaatregeling.

Artikel 4

Artikel 2 van de regeling geeft de hoofdregel voor het in mandaat uitoefenen van bevoegdheid binnen de ambtelijke organisatie. Artikel 4 kleedt het kader voor deze bevoegdheidsuitoefening nader in door te bepalen hoe ver de bevoegdheid reikt.

Op de eerste plaats kan bij de uitoefening van de bevoegdheid nooit buiten het kader van wetten, besluiten, verordeningen enzovoorts getreden worden. Voor een deel betreft dit kaders die binnen de gemeente Someren zelf gesteld zijn, maar voor een belangrijk deel zijn dit ook kaders welke landelijk en/of regionaal gelden en waar de bestuursorganen van de gemeente ook geen directe invloed (meer) op hebben.

Zoals in de algemene toelichting reeds is opgemerkt, reikt het mandaat verder dan alleen het nemen van de besluiten op zich zelf. Ook voorbereidende en uitvoerende besluiten, handelingen en dergelijke vallen onder het mandaat, zulks conform de opsomming zoals in het tweede lid vermeld. In vergelijking met de oude mandaatregeling geeft dit meer duidelijkheid voor de uitvoerende praktijk waarin toch regelmatig de vraag gesteld werd en beantwoord moest worden of iets nou een besluit was en zo ja, of dit besluit in mandaat genomen mocht worden.

In principe geldt het mandaat alleen voor besluiten met een positief rechtsgevolg. Besluiten met een negatief rechtsgevolg blijven hiermee voorbehouden aan het bevoegde bestuursorgaan. Dit geldt overigens alleen voor het uiteindelijke primaire besluit en niet voor de in het tweede lid genoemde voorbereidende besluiten, zoals bijvoorbeeld het buiten behandeling laten van een aanvraag vanwege het feit dat de aanvraag onvolledig is en niet daarmee niet voldoet aan de wettelijk geldende eisen. 

Onder besluiten met een negatief rechtsgevolg worden niet alleen publiekrechtelijke besluiten begrepen (zoals het weigeren van een omgevingsvergunning of het afwijzen van een verzoek om informatie) maar ook privaatrechtelijke besluiten met een negatief rechtsgevolg (zoals het instellen van een vordering tot schadevergoeding door de gemeente wegens het vernielen of beschadigen van gemeente-eigendommen.)

Op de hoofdregel dat negatieve besluiten uitgezonderd zijn, wordt in lid 3 en lid 4 een tweetal uitzonderingen geformuleerd. Hiermee wordt in de eerste plaats voorkomen dat in de nieuwe mandaatregeling een strenger regime geldt dan voorheen. Daar waar het voor de efficiency van de bedrijfsvoering noodzakelijk is dat ook besluiten met een negatief rechtsgevolg in mandaat afgedaan kunnen worden, blijft dit mogelijk. Voorwaarde is wel dat hiertoe expliciet besloten wordt door het bestuursorgaan. Een voorbeeld is de dagelijkse handelingen en daaraan gekoppelde besluitvorming aan de balie van het taakveld Publiekszaken, zoals het afdoen van verzoeken om inlichtingen, afschriften en verklaringen uit de basisadministratie.

Een ander voorbeeld is hetgeen bij besluit van 4 april 2006 door het college aan bevoegdheden is vastgelegd bij de vaststelling van het stappenplan handhaving. Een besluit om tot handhaving over te gaan heeft op zich altijd een negatief rechtsgevolg in zich voor degene ten aanzien van wie handhavend opgetreden wordt. Dit zou volgens het uitgangspunt van de mandaatregeling betekenen dat een dergelijk besluit enkel door het bestuursorgaan genomen mag worden. Binnen het kader van het stappenplan is echter een knip gemaakt tussen enerzijds het uiteindelijke handhavingsbesluit en anderzijds de daaraan voorafgaande besluiten/correspondentie en procedurele stukken. Zoals reeds bij de algemene toelichting is opgemerkt, zijn afdelingshoofden via mandaat bevoegd om te besluiten tot vooraankondigingen van bestuursrechtelijke handhaving. In combinatie met het bepaalde in artikel 2, lid 1, en de overgangsbepaling in artikel 14, lid 1, is een besluit genomen door het bestuursorgaan waarmee dit nadrukkelijk wordt vastgelegd.

Verder dient de bevoegdheidstoedeling op dit punt ook als een groeimodel gezien te worden.

In de tweede plaats (lid 4) kan van het uitgangspunt afgeweken worden als bij het nemen van het besluit geen ruimte voor afweging of andere keuze is binnen het geldende wettelijk kader dan wel het beleidskader, althans niet zonder dit kader te gaan aanpassen. Dit laatste is op voorhand al van mandaat uitgezonderd. Als voorbeeld kan genoemd worden de jaarlijkse van meerdere instellingen te ontvangen aanvragen om vergunning voor een kledinginzameling te houden. Voor inzameling van kleding (textiel) is een beleidskader vastgesteld waarbinnen een aantal instellingen/bedrijven vergunning heeft verkregen voor de inzameling. Daarmee dient voldaan te kunnen worden aan de op het gebied van de inzameling van textiel te halen lokale doelstelling. Er wordt geen aanleiding gezien om nog meer vergunningen te verlenen, zo is ook in het verleden meerdere malen uitgesproken. Er staat dan ook niets in de weg aan het in mandaat laten afwijzen van aanvragen welke niet binnen dit beleidskader passen.

Ook wanneer het bestuursorgaan besluit bepaalde bevoegdheden aan zichzelf te houden, is het vanuit de efficiency van de bedrijfsvoering wenselijker om de voorbereiding alsmede de afdoening van die besluitvorming bij de ambtelijke organisatie te leggen. In het vijfde lid wordt bepaald wat hieronder verstaan moet worden. De wijze van ondertekening in het geval een bestuursorgaan toch zelf beslist, is geregeld in artikel 13, lid 2.

In artikel 3 is reeds bepaald dat met mandaat tevens bedoeld wordt volmacht en machtiging. In aansluiting hierop wordt in het zesde lid nader bepaald wat in het kader van volmacht onder de reikwijdte van het mandaat valt. In een organisatie waarin een goede bewaking van verplichtingen plaatsvindt, zijn de hier genoemde handelingen een logisch gevolg van de verantwoordelijkheid van de gemandateerde. Aan de uitvoering hiervan zitten derhalve in de praktijk meestal geen afwegingsmomenten dan wel zijn die afwegingen niet van dien aard dat het bestuursorgaan hierin betrokken dient te worden. Uiteraard geldt ook hier het uitgangspunt dat steeds afgewogen moet worden in hoeverre de aard van de bevoegdheid zich in het concrete geval verzet tegen gebruikmaking van het mandaat.

Artikel 5

De gekozen systematiek vereist dat op voorhand goed nagedacht wordt over welke bevoegdheden aan het bestuursorgaan gehouden (dienen te) worden.

In dit artikel worden uitzonderingen op het algemene mandaat opgesomd. In de genoemde situaties is geen mandaat verleend en oefent het bestuursorgaan dus zelf de genoemde bevoegdheden uit. Voor een deel sluiten de genoemde bevoegdheden aan bij de inhoud van artikel 10:3, tweede lid, Awb. Voor een ander deel betreft het invulling van de uitzonderingen “..tenzij bij wet anders is bepaald of de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet…”. Voor het overige betreft het bevoegdheden waarvan hier expliciet besloten wordt dit niet te mandateren.

De uitzonderingen genoemd onder a. tot en met o. zijn uitzonderingen die voor de hele organisatie gelden. De uitzondering onder p. gelden op afdelingsniveau.

Onder de onder i. bedoelde lokale regelingen vallen bijvoorbeeld regelingen voor zorgverlof, bedrijfstijden, Carnavals- en Kermisverlof, bijzonder verlof voor het personeelsuitstapje, de vergoeding voor woon-/werkverkeer en dienstreizen, etc.

De onder k. genoemde bevoegdheden zijn bevoegdheden die de openbare orde betreffen. Op grond van artikel 177, lid 1, Gemeentewet, kan de burgemeester een in de gemeente dienstdoende ambtenaar van politie machtigen in zijn naam besluiten te nemen of andere handelingen te verrichten. Artikel 177, lid 2, Gemeentewet sluit een aantal van de bevoegdheden van de burgemeester echter uit van een dergelijke machtiging. Het betreft hier dezelfde uitsluitingen als in artikel 5, sub k, van de mandaatregeling opgenomen uitzondering voor mandaatverlening.

Er is verder voor gekozen de mandaatmogelijkheid in relatie tot rechtsgedingen uit te zonderen. In het belang van de dagelijkse werkpraktijk is echter wel een nuancering aangebracht.

Voor een verdere toelichting op dit punt, wordt verwezen naar de algemene toelichting.

De opsomming in artikel 5 is geen statisch gegeven en kan, lopende de ontwikkelingen van de organisatie, bijgesteld worden. Uiteraard geldt hierbij als ondergrens hetgeen wettelijk van mandaat is uitgezonderd.

Artikel 6

Het in artikel 2 verleende mandaat kan door de verkrijger worden ondergemandateerd indien dat voor de uitoefening van die bevoegdheden doeltreffend en doelmatig is. Ondermandaat zal net als het basismandaat voor de buitenwereld kenbaar moeten zijn. Dit vereist dat schriftelijk vastgelegd is aan wie waarvoor ondermandaat verleend is. Met andere woorden: ook het ondermandaat moet voldoende duidelijk en bepaald zijn.

Hier wordt gekozen voor dezelfde systematiek als bij het basismandaat, namelijk ondermandaat tenzij, voor zover het gaat om mandaten van een afdelingshoofd. Concreet betekent dit dat de via mandaat aan een afdelingshoofd verleende bevoegdheden op voorhand via ondermandaat bij de behandelend ambtenaar komen te liggen, tenzij het afdelingshoofd expliciet besloten heeft van ondermandatering af te zien dan wel het ondermandaat niet bij de behandelend ambtenaar maar de senior te leggen.

In de mandaatregeling is een aantal voorwaarden/beperkingen opgenomen. Een voorwaarde is dat een besluit welk een afdelingshoofd neemt ten aanzien van ondermandaat de goedkeuring vereist van de gemeentesecretaris. Gelet op het uitgangspunt van ondermandaat tenzij betekent dit concreet dat een afdelingshoofd aan de gemeentesecretaris voorlegt zijn voornemen om bepaalde bevoegdheden uit te zonderen van ondermandaat en impliciet de rest dus in ondermandaat bij een behandelend ambtenaar te laten liggen.

Voor de gemeentesecretaris geldt voor ondermandaat het uitgangspunt van ‘mandaat tenzij’. De bij de gemeentesecretaris via mandaat te leggen bevoegdheden zijn van dien aard dat het niet wenselijk is deze op voorhand via ondermandaat op een lager niveau te leggen. Het de gemeentesecretaris moet expliciet besluiten tot het verlenen van ondermandaat. Een dergelijk besluit moet uiteraard schriftelijk vastgelegd worden.

Artikel 7

Naast de algemene voorwaarde voor ondermandaat uit artikel 6 is in artikel 7 op voorhand een aantal bevoegdheden uitgezonderd van de mogelijkheid tot verlenen van ondermandaat.

Hierbij is de afweging of de aard van de bevoegdheid zich tegen het in ondermandaat nemen van een besluit verzet, niet aan de gemandateerde overgelaten maar op voorhand via dit besluit van het bestuursorgaan bepaald.

Dit geldt met name voor een aantal bevoegdheden in relatie tot de rechtspositie van (een deel van) het personeel. Die bevoegdheden liggen in mandaat bij de gemeentesecretaris. Ten aanzien van deze bevoegdheden is het bestuursorgaan dus van mening dat deze zich niet lenen voor verdere ondermandatering tot op het niveau van afdelingshoofd of behandelend ambtenaar. Ditzelfde geldt voor besluiten met een negatief rechtsgevolg. Voor zover via een van de uitzonderingen (zie artikel 4, lid 3 en 4) sprake is van mandatering van besluiten met een negatief rechtsgevolg, geldt vervolgens op grond van artikel 7, lid 3 als uitgangspunt dat er geen sprake kan zijn van verdere doormantering. Echter hierop is vervolgens weer een uitzondering mogelijk. Het bestuursorgaan kan bij een besluit om voor een bepaalde bevoegdheid het nemen van negatieve besluiten in mandaat toe te staan tevens besluiten dat de bevoegdheid hiertoe ondergemandateerd mag worden. Als het bestuursorgaan dit echter niet expliciet besluit, geldt de hoofdregel dat besluiten met een negatief rechtsgevolg niet doorgemandateerd mogen worden. Dan kan een dergelijk besluit nooit lager genomen worden dan op het niveau van afdelingshoofd.

Als er wel sprake is van een uitzondering zoals bedoeld in het derde lid van artikel 7, betekent dit dat het bepaalde in artikel 6 ten aanzien van ondermandaat onverkort van toepassing is. In geval van mandaat aan het afdelingshoofd betekent dit dus ook dat het ondermandaat automatisch bij de behandelend ambtenaar komt te liggen. Als het afdelingshoofd dit niet wenselijk vindt, heeft hij/zij de mogelijkheid dit ondermandaat uit te zonderen. Echter, de aanleiding om in geval van negatieve besluiten tot op het niveau van een behandelend ambtenaar door te kunnen mandateren is vaak gelegen in de gewenste efficiency in relatie tot het veelvuldig herhalend karakter en daarmee het beperktere risico van de handeling/besluitvorming. Het ligt in zo’n geval dan ook niet zo voor de hand dat een afdelingshoofd het ondermandaat weer gaat uitsluiten als het bestuursorgaan te kennen heeft gegeven geen bezwaar te hebben tegen ondermandaat.

Artikel 8

Mandaat aan niet-ondergeschikten is een bijzondere categorie van mandaat en mag in deze mandaatregeling niet ontbreken. In het verleden is op een aantal taakvelden mandaat aan niet-ondergeschikten verleend. Een voorbeeld is de aanwijzing van verkeersbrigadiers. Deze bevoegdheid is in mandaat neergelegd bij de teamchef Peelland, Politie Oost-Brabant, district Helmond-Peelland.

Voor mandaat aan niet-ondergeschikten geldt dus niet de hoofdregel van mandaat tenzij, maar wordt per geval beslist over het wel of niet verlenen van mandaat. Daarnaast is een dergelijk mandaat in eerste instantie ook beperkt tot de te nemen publiekrechtelijke beslissing. Handelingen waarvoor volmacht of machtiging vereist zijn, vallen hier niet onder.

De mandaten aan niet-ondergeschikten worden in een register vermeld (lid 3).

Artikel 9

Uitgangspunt van de Gemeentewet is dat het college zelf ondertekent (dat wil zeggen: burgemeester en secretaris) als zij zelf een besluit genomen heeft (artikel 59a, lid 1, Gemeentewet).

Dit uitgangspunt is niet van toepassing indien het college besloten heeft gebruik te maken van de mogelijkheid van ondertekeningsmandaat op grond van artikel 59a, lid 2, Gemeentewet. In artikel 9 is de ondertekening van besluiten door de behandelend ambtenaar geregeld via een ondertekeningsmandaat. Ook is bepaald dat de ondertekening van een leningsovereenkomst, dat wil zeggen wanneer de gemeente geld leent, altijd geschiedt door het afdelingshoofd Bedrijfsvoering. Voor de vervanging van dat afdelingshoofd op dit onderdeel wordt aangesloten bij de vervanging zoals opgenomen in het door het managementteam vastgestelde schema van vervanging.

Uiteraard kan altijd van de hoofdregel (ondertekening door de behandelend ambtenaar) worden afgeweken en ondertekening door het bestuursorgaan zelf plaatsvinden wanneer hiervoor een aanleiding bestaat. Zie ook de algemene toelichting. Voorbeeld: Besluit tot oplegging van een last onder dwangsom aan een bekende drugshandelaar.

Artikel 10

Dit artikel maakt – nogmaals - duidelijk dat indien er geen financiële dekking is, degene die in beginsel bevoegd gemaakt werd door dit mandaatbesluit, van dat mandaat geen gebruik kan maken, dan nadat het bestuursorgaan daarmee expliciet ingestemd heeft.

Artikel 10 is hiermee in feite een expliciete onderstreping van de in het mandaat gemaakte koppeling met de budgetregeling.

Artikel 11

Het bepaalde in de Awb laat geen twijfel bestaan over het wettelijk uitgangspunt dat bij afwezigheid van een gemandateerde diens plaatsvervanger in de gemandateerde bevoegdheden treedt. Onduidelijk kan echter zijn wie als plaatsvervanger gezien dient te worden, zeker daar waar het een behandeld ambtenaar betreft. Het bepaalde in artikel 11 in combinatie met de begripsomschrijving van plaatsvervanger in artikel 1 onder n. laat er geen twijfel over bestaan dat met plaatsvervanger bedoeld is degene die hiertoe op grond van zijn/haar functie is aangewezen. Een aanwijzing gebeurt op maat door het management en via de spelregels zoals in de CAR UWO is omschreven.

Voor de gemeentesecretaris en de afdelingshoofden wordt hiervoor aangesloten bij de afspraken zoals die als uitwerking van het Organisatiebesluit gemaakt zijn of worden over vervanging.

Indien er geen vervanger aanwezig is, valt de bevoegdheid terug naar het eerst hoger gelegen niveau (lid 2). Dit betekent concreet dat wanneer er voor een gemandateerde (hoofdmandaat) geen vervanger aanwezig is, de bevoegdheid op dat moment uitgeoefend wordt door het oorspronkelijke bevoegde orgaan, dus college of burgemeester. Bij ondermandaat treedt de gemeentesecretaris in de bevoegdheid.

Artikel 12

Met de inhoud van dit artikel wordt recht gedaan aan het complementaire deel van de mandaatfiguur. Namelijk dat uitoefening van het geschonken vertrouwen zichtbaar wordt gemaakt aan het bestuursorgaan. Een gemandateerde legt daarom verantwoording af aan het bestuursorgaan over de uitvoering van de aan hem/haar opgelegde taken en het gebruik van verleende bevoegdheden. Dit gebeurt in algemene zin bij gelegenheid van de Managementrapportages en desgewenst specifiek in een nadere rapportage.

Vorenstaande laat onverlet dat het bestuursorgaan nadere aanwijzingen kan geven hoe, hoe vaak en in welke vorm geïnformeerd te willen worden over het gebruik van verleende bevoegdheden en optredende bijzonderheden daarbij (vergelijk artikel 10:6, lid 1, Awb: algemene instructies). In de praktijk vindt dit z’n vertaling door afspraken tussen een portefeuillehouder en een afdelingshoofd. Het Managementteam als geheel legt in algemene zin verantwoording af. Door het Managementteam genomen besluiten worden door de voorzitter, zijnde de gemeentesecretaris, ondertekend.

Bovenstaande staat los van de registratie en periodieke terugkoppeling van in mandaat genomen besluiten. Net als voor besluiten van een bestuursorgaan geldt dat het feit dat een besluit genomen is op een of andere manier vastgelegd moet worden. Vanwege flexibiliteit en mogelijke differentiatie laat de regeling dit over aan het maken van nadere afspraken ter uitvoering hiervan. De ontwikkelingen op het gebied van de automatisering zullen hierbij op termijn zeker een belangrijke rol gaan spelen en het proces van registratie en terugkoppeling vereenvoudigen. 

Belangrijk is dat ergens binnen de organisatie toegezien wordt op een correcte toepassing van deze mandaatregeling. Dit onderwerp hoort een plaats te krijgen binnen het instrument van controle.

Artikel 13

Dit artikel (lid 1) schrijft, in de bij dit artikel behorende ‘Instructie voor het ondertekenen van stukken’, aan de gemandateerden de verplichte wijze van ondertekening van in mandaat genomen besluiten voor. Niet alleen is uniformiteit in wijze van ondertekening wenselijk, maar ook moet uit de wijze van ondertekenen blijken dat het besluit in mandaat is genomen (zie artikel 10:10 Awb) en door wie.

In het geval een plaatsvervanger een besluit (moet) ondertekent(en), is de (redactie van de) ondertekeningclausule op zich hetzelfde als in de tekst van artikel 13 en hierboven vermeld, met dien verstande dat aan de functiebenaming wordt toegevoegd: ”plv.” én dat deze plaatsvervanger natuurlijk met eigen digitale handtekening ondertekent.

Wanneer een bestuursorgaan zelf besluit in een bepaalde zaak en dus géén gebruik gemaakt wordt van een op zich hiervoor verleend mandaat, wordt het besluit en een eventuele uitgaande brief behorende bij dat besluit ondertekend door de behandelend ambtenaar. (Lid 2). Aan de ondertekening is te zien dat het besluit is genomen door het bestuursorgaan zelf. (Instructie 2.)

Apart vermeld is de wijze van ondertekening bij privaatrechtelijke inning van geldschulden nu daarvoor een van de hoofdregel (instructie 1) afwijkende regeling is gekozen. (Instructie 3).

Nu, in het digitale tijdperk, brieven en besluiten voorzien worden van een digitale (scan)handtekening) is in de Instructie alleen nog een uitzondering opgenomen voor documenten waarbij (meestal) meerdere partijen moeten ondertekenen. Daar werkt gebruik van de digitale handtekening (nog) niet. (Instructie 5.)

Artikel 14

Dit artikel regelt de slot- en overgangsbepalingen rondom de vaststelling van deze mandaatregeling. Concreet gaat het dan om de juridische verhouding van deze regeling met andere besluiten (lid 1), hoe om te gaan met de bevoegdheid om van deze regeling af te wijken (lid 2), de positie van de brandweerorganisatie in dit verhaal (lid 3) en de positie van bijzondere functies binnen de organisatie, zoals opsporingsambtenaar en toezichthouders (lid 4).

Artikel 15

Dit artikel spreekt voor zich. Met de toevoeging van een jaartal aan de citeertitel wordt voorkomen dat verwarring ontstaat met eerdere versies van de mandaatregeling.

Het derde lid bepaalt dat alle eerder genomen besluiten waarbij hetzelfde geregeld werd als in deze mandaatregeling, met de vaststelling van deze regeling komen te vervallen als niet anders besloten is/wordt.