Verordening behandeling bezwaarschriften 2017

Ondertekening

Toelichting I Algemeen

Verordening geactualiseerd

Deze verordening geeft een geactualiseerde uitwerking van de advisering over bezwaarschriften door de externe commissie.

De gemeente Someren heeft sinds 1 september 2007 samen met de gemeente Asten een gezamenlijke externe commissie.

De commissie adviseert bestuursorganen van de gemeente Someren en de gemeente Asten over bezwaarschriften. Dat zijn bezwaarschriften gericht tegen besluiten van burgemeester, college of raad.

Om een volledig beeld te krijgen van de procedure die moet worden gevolgd bij de behandeling van een bezwaarschrift is het noodzakelijk om de bepalingen uit de Awb en de verordening naast elkaar te plaatsen.

In de aanhef van de verordening is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. Duidelijk is dat de raad de verordende bevoegdheid heeft. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot het instellen van de bezwaarschriftencommissie. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door de drie bestuursorganen.

De externe commissie is een bestuursorgaan

Sinds de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State van 19 maart 2003, ECLI:NL:RVS:2003:AF6023, is duidelijk dat de externe commissie niet alleen een adviescommissie is maar ook een bestuursorgaan. In deze Verordening zijn regels opgenomen met betrekking tot de adviestaak van de commissie. De raad, het college en de burgemeester stellen de commissie in en hebben daarmee zeggenschap over de wijze waarop de commissie haar adviestaak uitoefent. Zo kunnen afspraken met de commissie worden gemaakt over de termijnen waarbinnen de commissie advies uitbrengt. In het kader van de Wet dwangsom en beroep is het van belang dat de commissie op tijd adviseert, zodat ook tijdig een beslissing op het bezwaar kan worden genomen.

De raad, het college en de burgemeester hebben geen zeggenschap over de uitoefening van de bevoegdheden door de commissie als bestuursorgaan.

Er is een aantal mogelijkheden denkbaar waarbij de commissie als bestuursorgaan optreedt. Dit is het geval als er een verzoek op grond van de Wet openbaarheid bestuur (Wob) of Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) wordt ingediend, of indien er een klacht wordt ingediend.

Op basis van artikel 9:1 Awb kan een ieder een klacht indienen over de wijze waarop het bestuursorgaan of een onder de verantwoordelijkheid van dat orgaan werkzame persoon zich in een concrete situatie jegens de klager of iemand anders heeft gedragen. Dit betekent dat niet alleen klachten over de commissie als geheel, over een commissielid maar ook klachten over de secretaris moeten worden afgedaan door de commissie zelf.

Eveneens kan een klacht over de commissie worden ingediend bij de Nationale Ombudsman.

Toelichting II Artikelsgewijs

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) voorkomen. Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip 'bestuursorgaan' hoewel dat op meerdere plaatsen in de verordening voorkomt. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als 'verwerend orgaan'. Dit kan de gemeenteraad betreffen, het college, de burgemeester of een commissie waaraan via delegatie bepaalde bevoegdheden van de hiervoor genoemde bestuursorganen zijn overgedragen.

Artikel 2.1 De commissie

De externe commissie wordt via deze inleidende bepaling als zodanig geïntroduceerd. In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan.

In het tweede lid is vastgelegd dat de gemeente Someren en de gemeente Asten één gezamenlijke bezwaarschriftencommissie hebben. Dit is al zo sinds 2007.

Artikel 2.2 De bevoegdheden van de commissie

Dit artikel regelt de bevoegdheid van de commissie.

De commissie is bevoegd om over alle bezwaarschriften te adviseren tenzij er sprake is van een benoemde uitzondering.

Het tweede lid bevat een opsomming van bezwaarschriften die niet door de commissie worden behandeld.

Onder a. wordt de uitzondering benoemd voor bezwaarschriften gericht tegen belastingbesluiten. De Algemene wet inzake rijksbelastingen en de Wet Onroerend Zaakbelasting bevatten afwijkende of aanvullende bepalingen over beslistermijnen, het horen en de geheimhouding. In verband hiermee is ervoor gekozen ze uit te zonderen.

Onder b. is de uitzondering benoemd voor bezwaarschriften gericht tegen besluiten met betrekking tot rechtspositionele- en personele aangelegenheden. Gelet op de specifieke materie bij geschillen in het kader van rechtspositionele en personeelsaangelegenheden, zijn deze uitgezonderd.

Verder zijn in dit artikel de eerder gemaakte afspraken met betrekking tot de behandeling van bezwaarschriften gericht tegen besluiten die zijn genomen door de GR Peelgemeenten vastgelegd.

In dit artikel is in het vijfde lid de nieuwe bepaling opgenomen dat het college categorieën van besluiten kan aanwijzen ten aanzien waarvan de commissie niet bevoegd is te adviseren over daartegen ingediende bezwaarschriften. Dit maakt slagvaardig handelen van het college mogelijk, zonder dat daarvoor deze verordening direct moet worden aangepast.

Artikel 2.3 De samenstelling van de commissie

De commissie is een adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 van de Awb.

De Awb stelt de volgende minimale eisen aan de samenstelling van een adviescommissie:

• -

  de commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a van de Awb);

• -

  de voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b van de Awb).

Door de bepaling in het tweede lid van artikel 2.3 van de verordening delegeert de raad de benoeming van commissieleden aan het college. Het college is hiermee ook het orgaan dat indien nodig het functioneren van de leden van de commissie evalueert.

Op grond van het bepaalde in artikel 84, tweede lid van de Gemeentewet is het niet toegestaan dat leden van een van de bestuursorganen van de gemeente, voorzitter of lid zijn van de commissie (wetswijziging 1 februari 2016).

Om de onafhankelijkheid en objectiviteit van de commissie zo goed mogelijk te waarborgen is verder opgenomen dat de voorzitter en de leden geen deel mogen uitmaken van of werkzaam mogen zijn onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente. Dit geldt ook voor het jaar voorafgaand aan de benoeming.

Artikel 2.4 De zittingsduur

Gekozen is om de voorzitter en de leden te benoemen voor de duur van 4 jaar, met de mogelijkheid om ze tweemaal te herbenoemen.

In de verordening 2007 was geen maximale zittingsduur opgenomen. Dit betekent

dat de voorzitter en de leden van de commissie voor onbepaalde tijd zitting kunnen hebben in de commissie. In verband met de continuïteit en met de vernieuwing van de commissie, heeft het de voorkeur om de voorzitter en de leden van de commissie maximaal drie termijnen (twaalf jaar) voorzitter dan wel lid te laten zijn.

De voorzitter en een lid kunnen zelf het tijdstip van hun ontslag bepalen.

Ter voorkoming van een onderbezetting van de commissie, is bepaald dat de voorzitter of een lid dat ontslag neemt zijn/haar functie blijft vervullen tot in de opvolging is voorzien. Het derde lid bevat een bepaling van orde. Een ontslagnemende voorzitter of ontslagnemend lid van de commissie kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.

Artikel 2.5 De secretaris van de commissie

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden. De secretaris en plaatsvervanger worden aangewezen door het college.

Artikel 2.6 Mandaat

De voorzitter van de commissie geeft leiding aan de behandeling van een bezwaarschrift door de commissie. Voor een efficiënte werkwijze van de commissie wordt in deze bepaling aan de secretaris de bevoegdheid gegeven tot het verrichten van verschillende uitvoeringshandelingen die tot de dagelijks voorkomende werkzaamheden van de commissie behoren.

Ingevolge artikel 7:13 van de Awb beslist de commissie over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid. Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend. De hiervoor aangehaalde bepalingen zijn in dit artikel dan ook niet genoemd.

Artikel 2:1, tweede lid Awb

Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.

Deze bepaling is facultatief geformuleerd: de voorzitter is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.

Artikel 6:6 Awb

Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.

De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de secretaris. Er is van afgezien in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (in de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken na het einde van de bezwaartermijn worden volstaan). Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen; anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd. Uit jurisprudentie over belastingen valt af te leiden dat na het bieden van een hersteltermijn, bij of na afloop van die termijn ook nog gerappelleerd dient te worden.

Ten slotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.

Artikel 6:17 Awb

Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde.

Deze bepaling spreekt voor zich. Voorzover het de behandeling door de commissie betreft, ligt deze taak bij de secretaris.

Artikel 7:2 Awb

Voordat een bestuursorgaan op het bezwaar beslist, stelt het belanghebbenden in de gelegenheid te worden gehoord. De bezwaarmaker, belanghebbenden en het bestuursorgaan worden hiervoor schriftelijk uitgenodigd.

De hoorplicht vormt een essentieel onderdeel van de bezwaarschriftenprocedure.

De secretaris geeft schriftelijk kennis van de hoorzitting. Die kennisgeving zal tot de indiener en de belanghebbenden die bij de voorbereiding van het besluit hun zienswijze naar voren hebben gebracht, moeten worden gericht.

Artikel 7:4, tweede lid Awb

Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage.

Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter-inzage-legging.

Artikel 7:6, tweede lid Awb

Uitgangspunt is dat belanghebbenden in elkaars aanwezigheid worden gehoord.

Ambtshalve of op verzoek kunnen belanghebbenden afzonderlijk worden gehoord, indien aannemelijk is dat gezamenlijk horen een zorgvuldige behandeling zal belemmeren of dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden.

Is er sprake van meer dan één belanghebbende dan verdient het in het algemeen aanbeveling dat dezen in elkaars aanwezigheid worden gehoord. Dat is doelmatig en het komt de kwaliteit van de besluitvorming ten goede. Maar het moet mogelijk zijn op dat uitgangspunt inbreuk te maken. In lid 2 wordt aangegeven wanneer dat mag gebeuren. Wel moet er dan gewaarborgd worden dat de belanghebbenden in beginsel aan de weet komen wat er buiten hun aanwezigheid is besproken.

Artikel 7:6, vierde lid Awb

Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voorzover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden [...].

Het derde lid van dit artikel luidt:

Wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het besprokene tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid.

In het tweede lid van artikel 7:6 wordt de mogelijkheid gegeven om de belanghebbenden afzonderlijk te horen. Een reden om dit te doen kan zijn dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Het vierde lid geeft aan dat in dit geval de verschillende partijen niet geïnformeerd hoeven te worden over wat er in de afzonderlijke hoorzittingen is besproken.

Artikel 7:10 Awb

Dit artikel geeft een regeling voor de beslistermijn die geldt voor de beslissing op het bezwaarschrift en de mogelijkheid om deze te verlengen.

De termijn die het bestuursorgaan heeft voor het nemen van de beslissing op bezwaar hangt af van de vraag of al dan niet een adviescommissie wordt ingeschakeld. Is dat niet het geval dan moet binnen zes weken — behoudens verlenging van de termijn overeenkomstig lid 3 en/of lid 4 — na afloop van de termijn voor het maken van bezwaar een besluit genomen worden. De eerste dag van de beslistermijn is de dag na de laatste dag waarop de bezwaartermijn verstreek. Is er wel een adviescommissie, dan bedraagt de termijn twaalf weken. Ook dan is verlenging mogelijk (lid 3 en 4).

Artikel 2.7 De vergoeding

Het college stelt binnen de begroting de vergoedingen voor de voorzitter en de leden van de commissie vast. Het gaat daarbij om een vast bedrag per keer dat de commissie bij elkaar komt voor een hoorzitting. Daarnaast betreft het een tegemoetkoming in de reiskosten. Beide vergoedingen worden jaarlijks geïndexeerd.

Artikel 3.1 Ontvangst bezwaarschrift

In de Awb (artikelen 6:5 t/m 6:15) wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvragen.

De in artikel 7:13, tweede lid, Awb bepaalde melding dat een commissie over het bezwaar zal adviseren, is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot twaalf weken met een verdagingsmogelijkheid van zes weken (artikel 7:10 Awb).

Artikel 3.2 Bemiddeling

Sinds enkele jaren wordt bij ieder bezwaarschrift de mogelijkheid van alternatieve geschillenbeslechting (pre-mediation) onderzocht. We noemen dit ook wel de andere aanpak.

Bij deze vorm van geschillenbeslechting wordt allereerst bekeken welke aanpak en afhandeling van het bezwaarschrift het meest geschikt is, met het oog op een snelle, adequate oplossing van het gerezen geschil.

Het is de commissie die na ontvangst van een bezwaarschrift kan beoordelen of een bemiddelingspoging zinvol is. In de praktijk heeft de secretaris daarin een initiërende rol.

Door deze bepaling is procedureel vastgelegd dat een bemiddelingspoging mogelijk is in het bezwaarschriftenproces. Door de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het van belang dat, indien er gesproken wordt over mogelijke oplossingen buiten de bezwaarprocedure om, formeel wordt vastgelegd dat de beslistermijn van het bezwaarschrift wordt opgeschort tot het moment dat aan de secretaris wordt meegedeeld wat de uitkomst van de bemiddelingspoging is.

Artikel 3.3 Vooronderzoek

De voorzitter van de commissie draagt er zorg voor dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarmaker in contact te treden om nadere informatie in te winnen. In voorkomende gevallen kan het praktischer zijn dat de secretaris de gewenste inlichtingen inwint. Vandaar dat deze mogelijkheid in de verordening is opgenomen.

De activiteiten bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten meebrengen. Deze kosten zijn niet voorzien in de begroting.

Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in onderhavige bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.

In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak. Het is ter beoordeling van het bestuursorgaan welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van de adviesfunctie van de commissie vloeit voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.

Artikel 3.4 Schriftelijk verweer en procesdossier

Om alle betrokkenen de gelegenheid te bieden zich behoorlijk voor te bereiden op het horen tijdens de hoorzitting is in de verordening bepaald dat het verwerend orgaan een verweerschrift indient.

Daarmee kan worden voorkomen dat er een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor de commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.

Artikel 3.5 De hoorzitting

Het horen vormt een essentieel onderdeel van de bezwaarschriftenprocedure

Dit artikel regelt het houden van een hoorzitting.

Afdeling 7.2 Awb bevat verschillende bepalingen die betrekking op het horen en de organisatie van de hoorzitting. Uiteraard is met die bepalingen in deze verordening rekening gehouden.

De aanwezigheid van een vertegenwoordiger van het verwerend orgaan op de hoorzitting is van belang om dezelfde redenen als hierboven onder artikel 3.4 toegelicht.

De Awb kent geen bepaling voor de tijd die moet liggen tussen de uitnodiging voor de hoorzitting en de hoorzitting zelf.

Het verdient aanbeveling om in deze verordening daarvoor een termijn vast te stellen.

In het algemeen geldt dat deze termijn zodanig is dat de bezwaarmaker en de overige betrokkenen voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de hoorzitting voor te bereiden. Bestendige praktijk is dat het verweerschrift van het verwerend orgaan met de uitnodiging voor de hoorzitting wordt meegezonden naar alle betrokkenen.

Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van 12 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 Awb.

Dit artikel sluit de mogelijkheid van telefonisch horen uit.

Op 25 maart 2015 bepaalde de Afdeling bestuursrechtsprak van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2015:917) dat - ingeval het horen door een externe adviescommissie geschiedt - een vertegenwoordiger van het verwerend orgaan overeenkomstig artikel 7:13, vijfde lid Awb in de gelegenheid moet worden gesteld om bij het horen een toelichting te geven. Nu aldus verschillende partijen en personen bij het horen door een externe adviescommissie dienen te worden betrokken, is het met het oog op het belang van een overzichtelijk en zorgvuldig verloop van het horen gerechtvaardigd dat geen gelegenheid wordt geboden voor telefonisch horen.

Artikel 3.6 Quorum

Dit artikel spreekt voor zich.

Er is overigens geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en één lid van de adviescommissie, als advisering maar door de voorzitter en twee leden van de commissie plaatsvindt.

Artikel 3.7 Openbaarheid hoorzitting

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.

In artikel 3.7, eerste lid is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Een openbare hoorzitting wordt in het huis-aan-huis-blad en op de gemeentelijke website aangekondigd. Er kunnen dus toehoorders aanwezig zijn.

Het tweede lid regelt dat een uitzondering op deze regel mogelijk blijft, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.

Voor bezwaren gericht tegen besluiten genomen binnen het sociaal domein is in het derde lid bepaald dat de hoorzitting niet in het openbaar plaatsvindt, omdat hiervan vooraf duidelijk is dat hier sprake is van bijzonder persoonlijke zaken.

De hoorzitting dient overigens te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 3.13, eerste lid van de verordening altijd achter gesloten deuren plaatsheeft.

Artikel 3.8 Gang van zaken tijdens de hoorzitting

In dit nieuw opgenomen artikel zijn bepalingen opgenomen die zien op een ordentelijk verloop van de hoorzitting.

Artikel 3.9 Niet deelneming aan de behandeling

Dit artikel legt vast dat de voorzitter en de leden van de commissie zich steeds objectief behoren op te stellen en - om iedere schijn van vooringenomenheid te voorkomen – zij niet deelnemen aan de behandeling als hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.

Artikel 3.10 Horen van jeugdigen

Bij bezwaar tegen een jeugdhulpbesluit moeten ook minderjarige kinderen worden gehoord. Zij kunnen immers als belanghebbenden worden aangemerkt.

Het Verdrag inzake de rechten van het kind (IVRK) regelt expliciet het hoorrecht van kinderen.

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht moet iedere belanghebbende in de gelegenheid gesteld worden om te worden gehoord, voordat op bezwaar wordt beslist. Juist de jeugdige zelf is bijna altijd belanghebbende bij een jeugdhulpbesluit. Zijn belangen zijn immers rechtstreeks bij het jeugdhulpbesluit betrokken. Dit betekent dat de jeugdige dus moet worden uitgenodigd voor de hoorzitting. Uiteraard geldt dit niet voor alle kinderen. Begrijpelijkerwijs is het horen van een kind van 3 jaar niet wenselijk. In de Awb worden echter geen uitdrukkelijke leeftijdsgrenzen genoemd. Het IVRK geeft hier wel handvatten voor.

Artikel 12 van het IVRK luidt als volgt:

1. De Staten die partij zijn, verzekeren het kind dat in staat is zijn of haar eigen mening te vormen, het recht die mening vrijelijk te uiten in alle aangelegenheden die het kind betreffen, waarbij aan de mening van het kind passend belang wordt gehecht in overeenstemming met zijn of haar leeftijd en rijpheid.

2. Hiertoe wordt het kind met name in de gelegenheid gesteld te worden gehoord in iedere gerechtelijke en bestuurlijke procedure die het kind betreft, hetzij rechtstreeks, hetzij door tussenkomst van een vertegenwoordiger of een daarvoor geschikte instelling, op een wijze die verenigbaar is met de procedureregels van het nationale recht.

De achterliggende gedachte van artikel 12 IVRK is onder andere dat kinderen door te participeren in procedures die hen betreffen, meer begrip zullen hebben voor beslissingen die over hen genomen worden. In artikel 12 IVRK wordt voor het horen van kinderen ook geen leeftijdsgrens genoemd. Dat betekent dus dat ook heel jonge kinderen in principe het recht hebben om gehoord te worden. In artikel 12 IVRK wordt echter wel als voorwaarden gesteld dat een kind alleen in de gelegenheid gesteld moet worden om gehoord te worden als hij in staat is om zijn eigen mening te vormen. Als het kind daartoe niet in staat is, geldt het hoorrecht dus niet. Een soort gelijke bepaling is ook opgenomen in artikel 8:21 Awb. Daarin is namelijk voor de beroepsprocedures bepaald dat minderjarigen zelf in geding mogen optreden voor zover zij in staat zijn tot een redelijke waardering van hun belangen. Aan deze bepaling wordt in de jurisprudentie ook betekenis toegekend ten aanzien van de bezwaarprocedure.

In de praktijk wordt er vanuit gegaan dat kinderen van 12 jaar of ouder in staat zijn om een eigen mening te kunnen vormen.

Van belang blijft wel dat per individueel geval beoordelen wordt of het betreffende kind in staat is om zijn eigen mening te vormen. Deze beoordeling kan er dus toe leiden dat een kind dat nog geen 12 jaar is moet worden uitgenodigd om gehoord te worden. Aan de andere kant kan die beoordeling ook betekenen dat een kind dat 12 jaar of ouder is, niet wordt uitgenodigd, omdat hij (bijvoorbeeld als gevolg van een psychische stoornis) niet in staat is om een eigen mening te vormen.

Artikel 3.10, eerste lid

Het horen van kinderen vraagt extra gesprekstechnieken en vaardigheden van de commissie. Het is immers niet van zelfsprekend dat de jeugdige weet waar hij zijn mening over moet geven of wat daarvan de consequenties zijn. Het is dus belangrijk dat de commissie hier extra aandacht voor heeft. De commissie kan voor het horen van een jeugdige een deskundige inschakelen.

Artikel 3.10, tweede lid

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 3.10, derde t/m zesde lid

Ook kan zich - in het bijzonder bij echtscheidingsstrijd - een situatie voordoen waarbij een kind de mening van één van de ouders overneemt. Het is dan ook van belang dat de commissie hierop bedacht is en door de juiste vragen te stellen probeert om de eigen mening van de jeugdige te achterhalen. In dit kader kan het aan te raden zijn om - zoals ook gebruikelijk is in familiezaken bij de rechtbank - de jeugdige apart te horen. Bijvoorbeeld voorafgaand aan het horen van de overige belanghebbenden. In het kader van hoor en wederhoor dient de commissie de overige belanghebbenden dan wel op de hoogte te stellen van hetgeen de jeugdige heeft verklaard. Een korte en zakelijke weergave volstaat in die situatie.

Gelet op het feit dat bij jeugdhulpbesluiten de belangen van minderjarige jeugdigen betrokken zijn, is het ook aan te bevelen om het horen niet zoals gebruikelijk is in het openbaar, maar achter gesloten deuren te laten plaatsvinden.

Artikel 3.11 Verslag

Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld.

Uit het verslag moet duidelijk blijken wie namens welke partij aanwezig was en wie wat naar voren heeft gebracht.

In artikel 3.11 bepaalt de verordening dat het verslag de namen van de aanwezige betrokkenen (de bezwaarmaker, de belanghebbende en de vertegenwoordiger van het verwerend orgaan) en hun hoedanigheid vermeldt.

Het is niet noodzakelijk om een woordelijke weergave van het besprokene tijdens de hoorzitting in een verslag op te nemen. Volstaan kan worden met een zakelijke weergave.

Het verslag verwijst naar de tijdens de hoorzitting nog overgelegde bescheiden. Het gaat dan onder andere om pleitaantekeningen en overige van belang zijnde documenten.

De commissie maakt tijdens de hoorzitting een geluidsopname, uitsluitend ten behoeve van het opstellen van het verslag. Na goedkeuring van het verslag door de commissieleden wordt de geluidsopname vernietigd.

Er werd altijd van uitgegaan dat het verslag op schrift gesteld moest worden. Achterliggende gedachte hierbij is dat in geval van inschakeling van een commissie gewaarborgd is dat het bestuursorgaan kennis heeft van wat er op de hoorzitting aan de orde is geweest en hiermee bij het nemen van een beslissing op het bezwaarschrift rekening kan houden. Door de steeds verder voortschrijdende digitalisering kan dit doel echter ook bereikt worden door de hoorzitting vast te leggen met behulp van een geluidsopname. Deze geluidsopname is wel beschikbaar voor betrokkene en derden (voor zover de hoorzitting openbaar was).

Voor de gerechtelijke instanties is in het zevende lid een uitzondering gemaakt omdat zij een schriftelijk verslag vaak nog verplicht stellen.

Artikel 3.12 Nader onderzoek

In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat, indien na het horen feiten of omstandigheden bekend worden die voor de op het bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, deze feiten en omstandigheden aan belanghebbenden worden meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord.

Het gaat niet alleen om feiten en omstandigheden die zich na de hoorzitting hebben voorgedaan maar ook om relevante feiten die bekend zijn geworden tijdens de hoorzitting.

Artikel 3.12, eerste lid

Hetgeen naar voren is gebracht op de hoorzitting kan aanleiding geven tot nader onderzoek. Ook anderszins kan het bestuursorgaan na de hoorzitting bekend raken met feiten of omstandigheden die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang zijn. De commissie is dan bevoegd om daar een nader onderzoek naar te doen.

Artikel 3.12, tweede lid

Het aspect van rechtsbescherming dat aan de bezwaarschriftprocedure eigen is, verlangt dan dat belanghebbenden alsnog in de gelegenheid gesteld worden over de relevantie van die nieuwe feiten of omstandigheden hun zegje te doen. Een praktische, toelaatbare handelwijze is dat belanghebbenden gevraagd wordt om een schriftelijk commentaar met het verzoek in te stemmen met het achterwege laten van een nieuwe hoorzitting, mits maar duidelijk is dat belanghebbenden daarop wel recht hebben.

Artikel 3.13 Beraadslaging en advies

Na de hoorzitting beraadslaagt de commissie achter gesloten deuren over het te geven advies.

Wat tijdens de beraadslaging over het advies is gezegd blijft geheim. De leden van de commissie moeten onderling vrijuit kunnen spreken over hoe zij tegen de zaak aankijken.

Vervolgens schrijft de secretaris het advies in concept uit. Dit conceptadvies gaat naar de voorzitter en de leden van de commissie voor op- en aanmerkingen en wordt vervolgens definitief vastgesteld, waarna het advies aan het bestuursorgaan wordt verstrekt, samen met het verslag van de hoorzitting.

Of één van de leden een andere mening had dan zijn collega’s had, wordt niet bekend.

Bij uitzondering kan het horen plaatsvinden door een niet-voltallige commissie, zie het bepaalde in artikel 3.6 van de verordening.

De advisering dient echter altijd plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a van de Awb. Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13, eerste lid, onder a Awb.

Artikel 3.14 Vereenvoudigde afdoening

De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de verordening toegekend aan de voorzitter van de commissie. Deze beslissing is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid Awb waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3 Awb.

In het advies zal aangegeven moeten worden op welke grond van horen is afgezien. Immers, artikel 7:12 Awb bepaalt dat in de beslissing op het bezwaarschrift wordt aangegeven op welke grond van het horen is afgezien.

Artikel 3.15 Verdagen beslistermijn

De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 12 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de secretaris van de commissie dat, indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij tijdig de beslistermijn die geldt voor het besluit op het bezwaarschrift verdaagt.

Artikel 4.1 Indien de verordening niet voorziet

Doet zich een situatie of omstandigheid voor waarvoor deze verordening geen regeling kent, dan is de voorzitter van de commissie bevoegd daarvoor een beslissing te nemen.

Voor deze praktische insteek is gekozen om de procedure niet onnodig te vertragen.

Artikel 4.2 Jaarverslag

In de praktijk brengt de commissie jaarlijks verslag uitbrengt aan de raad, het college en de burgermeester over haar werkzaamheden. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven welke aantallen bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond etc.) en of het bestuursorgaan contrair heeft besloten.

In geval er een klacht is ingediend tegen de bezwaarschriftencommissie wordt dit in het jaarverslag vermeld.

Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.

Artikel 4.3 (Her)benoeming huidige commissieleden

Om te voorkomen dat de huidige commissieleden opnieuw moeten worden benoemd is deze bepaling opgenomen.

Artikel 5.1 Intrekking oude regeling

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 5.2 Inwerkingtreding

In artikel 139 tot en met 144 Gemeentewet zijn de bekendmaking en inwerkingtreding van besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden geregeld. Besluiten van het gemeentebestuur die algemeen verbindende voorschriften inhouden, verbinden niet dan wanneer ze bekendgemaakt zijn. De bekendmaking geschiedt door plaatsing in het Gemeenteblad of in een andere door de gemeente algemeen verkrijgbaar gestelde uitgave (huis-aan-huisblad of plaatselijk dagblad).

Artikel 5.3 Citeertitel

Dit artikel spreekt voor zich.