Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Amsterdam-Zaanstad

Ondertekening

TOELICHTING GEMEENSCHAPPELIJKE REKENKAMER AMSTERDAM-ZAANSTAD

Algemeen

De Gemeentewet biedt via artikel 81l gemeenten die gebruik willen maken van dezelfde rekenkamer de mogelijkheid om een dergelijke samenwerking vorm te geven via een gemeenschappelijke regeling. Het relevante kader voor het aangaan van deze gemeenschappelijke regelingen betreft de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr). In 2010 hebben de gemeenten Amsterdam en Zaanstad besloten tot oprichting van een gemeenschappelijke regeling van de rekenkamer: de Gemeenschappelijke Rekenkamer Metropool Amsterdam. In 2019 is de gemeente Weesp toegetreden.

In 2022 is de gemeente Weesp opgegaan in de gemeente Amsterdam. De Wgr is ook gewijzigd vanwege onder andere de Wet versterking decentrale rekenkamers en de wijzigingen in verband met het versterken van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen. Tot slot is de werkwijze van de rekenkamer op onderdelen gewijzigd, dit is mede het gevolg van de nieuwe beleidsvisie van de rekenkamer. Om deze redenen is de noodzaak ontstaan om de Gemeenschappelijke Regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam aan te passen. Daarbij is als uitgangspunt genomen de van toepassing zijnde artikelen van de Gemeentewet of de Wgr niet te herhalen in deze regeling. De aard en omvang van de aanpassingen zijn zodanig dat ervoor is gekozen om de tekst van de regeling integraal te wijzigen en ook de naam van de regeling aan te passen. De nieuwe naam luidt: de Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Amsterdam-Zaanstad.

Artikelsgewijs

Artikel 1 Definities

Reflecties

Dit artikel definieert reflecties als: werkzaamheden van de rekenkamer die wel zien op de doelmatigheid, de doeltreffendheid of de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid, maar gebaseerd zijn op openbare bronnen en dus geen formeel onderzoek betreffen in de zin van artikel 182, eerste lid van de Gemeentewet. Op deze manier worden andere werkzaamheden van de rekenkamer, anders dan het onderzoek in de zin van artikel 182, eerste lid van de Gemeentewet, geclausuleerd. Dit geeft de rekenkamer de ruimte om bij reflecties sneller op actuele ontwikkelingen te reageren en een procedure voor hoor en wederhoor te hanteren die daarbij past. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de toelichting op artikel 20.

Artikel 2 Belang

Artikel 10 van de Wgr stelt dat in de gemeenschappelijke regeling het belang wordt vermeld van het treffen van de regeling. Deze regeling is getroffen ten behoeve van het instellen van een gemeenschappelijke rekenkamer voor de gemeenten Amsterdam en Zaanstad. Dit is in dit artikel tot uitdrukking gebracht.

Artikel 3 Gemeenschappelijk orgaan

Aangezien de gemeente Weesp als zelfstandige gemeente is opgeheven en is toegevoegd aan het grondgebied van de gemeente Amsterdam, zal de rekenkamer Amsterdam-Zaanstad heten. De rekenkamer kan ook worden aangeduid als de Rekenkamer met daaraan toegevoegd de naam van één van de deelnemende gemeenten.

Artikel 4 Wijziging

Op voorstel van de rekenkamer of een van de deelnemende gemeenteraden kan de regeling worden gewijzigd.

Artikel 5 Toetreding

Bij toetreding van een gemeente zorgen alle deelnemende gemeenteraden ervoor dat er zo spoedig mogelijk een gelijkluidend besluit wordt genomen. Daarnaast worden de voorwaarden voor toetreding bepaald door de deelnemende gemeenteraden. De toetredende gemeenteraad neemt niet deel in het reeds opgebouwde vermogen. Dit betekent dat nieuwe gemeenteraden dus geen bijstorting hoeven te doen. Na verloop van tijd zullen zij vanzelfsprekend wel deelnemen in het vermogen. Vandaar dat dit artikel over het ‘reeds opgebouwde vermogen’ spreekt.

Artikel 6 Uittreding

Uit artikel 9, eerste lid, van de Wgr volgt dat in de regeling bepalingen moeten worden opgenomen die duidelijk maken wat de gevolgen van uittreding zijn voor de deelnemende gemeenteraden en de voorwaarden bevatten waaronder kan worden uitgetreden.

Voor de voorwaarden waaronder uittreding plaats kan vinden geldt dat van belang is dat de rekenkamer voldoende tijd heeft om de onderzoeken af te ronden. Verder is het wenselijk dat een besluit tot uittreding op 1 januari in werking treedt zodat er zowel voor de rekenkamer als de andere deelnemende gemeenteraden ruimte is de jaarlijkse cyclus van begroting en jaarrekening af te ronden en eventueel voorzieningen te treffen voor de gevolgen van de uittreding. Dit is gewaarborgd in dit artikel. Dit betekent dat als een deelnemende gemeenteraad vóór 1 juli (bijvoorbeeld in maart) besluit uit te treden en dit bijvoorbeeld in april meedeelt aan de andere deelnemende gemeenteraden en het lid van de rekenkamer, het besluit op 1 januari van het daaropvolgende jaar in werking treedt. Er is dan een periode van zeven tot acht maanden beschikbaar om de onderzoeken af te ronden. Als het besluit echter na 1 juli wordt genomen en wordt medegedeeld (bijvoorbeeld in oktober), dan treedt het besluit pas in werking op 1 januari van het tweede jaar volgend op het besluit tot uittreding. Er wordt dan ook aansluiting gezocht bij het boekjaar en er zijn dan nog dertien of veertien maanden beschikbaar om de onderzoeken af te ronden.

Voor de gevolgen van de uittreding geldt dat geregeld is dat de deelnemende gemeenteraden gezamenlijk de verplichtingen vaststellen van de uittredende gemeenteraad. Daarbij geldt dat is vastgelegd dat de uittredende gemeenteraad in ieder geval tweemaal de jaarlijkse bijdrage zal vergoeden na inwerkingtreding van het besluit tot uittreding. In dit artikel staat verder met welke kosten de uittredende gemeenteraad in ieder geval rekening moet houden. Het gaat dan om kosten voor het personeel, de boventalligheid, het afronden van de lopende onderzoeken en de daaruit voortvloeiende verplichtingen.

Artikel 7 Opheffing

De regeling wordt opgeheven als de gemeenteraad van Amsterdam uittreedt, omdat het personeel van het bureau in dienst is van de gemeente Amsterdam en er bij een uittreding van de gemeente Amsterdam ook onvoldoende armslag is om de rekenkamer in zijn huidige omvang in stand te houden. De regeling wordt ook opgeheven wanneer er minder dan twee deelnemende gemeenteraden resteren om te participeren in de regeling. Daarnaast regelt het tweede lid van dit artikel dat de gemeenteraden gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de opheffing. Bij opheffing wordt in ieder geval een regeling getroffen voor het personeel, de boventalligheid, het afronden van lopende onderzoeken en de verplichtingen die hieruit voortvloeien.

Artikel 8 Vertegenwoordiging

Dit artikel bepaalt dat de deelnemende gemeenteraden zorgdragen voor een vertegenwoordiging. Om een goede communicatie tussen de rekenkamer en de gemeenteraden te bevorderen wordt tenminste een keer per jaar overleg gevoerd tussen het lid van de rekenkamer en de vertegenwoordiging van de gemeenteraden.

Artikel 9 Bijdragen deelnemende gemeenten

Dit artikel regelt dat de gemeenteraden de rekenkamer voor een periode van zes jaar financiële zekerheid moeten bieden. Dit betreft de periode van zes jaar dat het lid van de rekenkamer is benoemd en zorgt ervoor dat de beleidsvisie van de rekenkamer voor deze periode uitgevoerd kan worden. De bijdrage wordt jaarlijks geïndexeerd. Verder kan de bijdrage eventueel door de gemeenteraad structureel en incidenteel worden opgehoogd. Dit kan aan de hand van een voorstel van de rekenkamer, bijvoorbeeld in het kader van een voorstel voor de afrekening, maar het kan ook op initiatief van de gemeenteraad gedaan worden.

Artikel 11 Benoeming

Dit artikel geeft aan dat de rekenkamer bestaat uit één lid. Voor de benoeming van het lid van de rekenkamer, beoogt het tweede lid van dit artikel dat de vertegenwoordiging van de gemeenteraden en de medewerkers van het bureau betrokken worden bij de selectieprocedure en selectie van het (vervangend) lid van de rekenkamer. Dit laatste is wenselijk, vanwege de nauwe samenwerking tussen de directeur en de medewerkers. Uit het vierde lid van artikel 81c van de Gemeentewet volgt dat na afloop van de wettelijke periode het lid van de rekenkamer ook herbenoemd kan worden voor een nieuwe periode. De procedure voor herbenoeming volgt dezelfde procedure als bij benoeming.

Artikel 12 Rechtspositionele aanspraken en verplichtingen

Dit artikel bevat een delegatiegrondslag om de rechtspositie van het lid en het plaatsvervangend lid van de rekenkamer in een apart besluit te regelen. De gedachte hierbij is dat dit in twee aparte besluiten wordt uitgewerkt. In de twee besluiten wordt in ieder geval de tegemoetkoming in de kosten en de vergoeding voor de werkzaamheden geregeld. Daarnaast geeft dit artikel het mandaat aan de gemeenteraad van Amsterdam om de rechtspositionele besluiten vast te stellen.

Artikel 13 Plaatsvervanger

Artikel 81c, derde lid van de Gemeentewet, bepaalt dat er een plaatsvervangend lid is. Het gaat bij die plaatsvervanging alleen om vervanging van het lid van de rekenkamer in zijn formele wettelijke bevoegdheden. De plaatsvervanger vervangt de rekenkamer in beginsel niet in zijn functie van directeur van het bureau.

Dit artikel bepaalt dat het lid van de rekenkamer naar behoefte overlegt met het plaatsvervangend lid.

Artikel 14 Bureau van de rekenkamer

Het bureau van de rekenkamer is gevestigd in de gemeente Amsterdam en staat onder leiding van het lid van de rekenkamer. De ambtenaren van het bureau zijn in dienst van de gemeente Amsterdam. Uit artikel 81j, tweede lid van de Gemeentewet volgt dat het college besluit tot het aangaan van een arbeidsovereenkomst met deze ambtenaren. Deze bevoegdheid is gemandateerd aan de directeur van de rekenkamer. Verder volgt uit artikel 81j, vierde lid van de Gemeentewet dat de ambtenaren van het bureau ter zake van de inhoudelijke werkzaamheden uitsluitend verantwoording verschuldigd zijn aan het lid van de rekenkamer. Het college mag bovendien aan deze ambtenaren geen andere werkzaamheden opdragen. Het burgerlijk wetboek, de CAO Gemeenten, de CAO Amsterdam en andere voor ambtenaren van de gemeente Amsterdam geldende arbeidsrechtelijke regelingen zijn van toepassing op de ambtenaren werkzaam bij de rekenkamer.

Artikel 15 Andere onderzoeksactiviteiten

In dit artikel gaat het over inzet van capaciteit van het bureau de rekenkamer in een onderzoek waarvoor de gemeenteraad eindverantwoordelijk is en waarvoor de rekenkamer zelf geen verantwoordelijkheid draagt.

Artikel 16 Het onderzoek

De rekenkamer is onafhankelijk en bepaalt zelf welke onderzoeken zij instelt. Dit artikel beschrijft de werkwijze die de rekenkamer bij het schrijven van het onderzoeksprogramma hanteert. Geregeld is dat de rekenkamer voorafgaand aan het opstellen van het onderzoeksprogramma per gemeente spreekt met de fracties. De fracties van de deelnemende gemeenteraden kunnen hierbij kenbaar maken welke wensen zij hebben als het op de door de rekenkamer te onderzoeken onderwerpen aankomt. Deze gesprekken dienen als input voor het onderzoeksprogramma dat de rekenkamer jaarlijks zelf opstelt.

De bevoegdheid tot onderzoek omvat alle bestuursorganen die onderdeel uitmaken van de gemeente. Voor de gemeente Amsterdam is daarbij van belang dat het onderzoek ook betrekking heeft op de stadsdeelcommissies, het stadsgebied Weesp en de bestuurscommissies. Op grond van artikel 183 van de Gemeentewet is de rekenkamer daarbij bevoegd alle documenten te onderzoeken die voor het verrichten van haar taken nodig zijn. Dit betekent dat de rekenkamer in beginsel onbeperkt toegang heeft tot de documenten die bij het gemeentebestuur berusten. Documenten moet in dat verband ruim worden opgevat. Het betreft documenten zoals bedoeld in de Wet open overheid en archiefbescheiden zoals bedoeld in de Archiefwet 1995. Verder moet de rekenkamer ook alle inlichtingen kunnen krijgen waar ze om vraagt en moet de rekenkamer administraties kunnen inzien, ook als deze aan een derde zijn uitbesteed. De gemeenteraad, het college, het dagelijks bestuur van de stadsdeelcommissies, het dagelijks bestuur van het stadsgebied Weesp, een bestuurscommissie of het bestuur van een andere organisatie waarbij een rekenkamer onderzoeksbevoegdheid heeft, moeten er zorg voor dragen dat de rekenkamer voor de uitvoering van haar taak onbelemmerde toegang heeft tot de documenten.

Artikel 17 Extra onderzoek

Het eerste lid van dit artikel stelt dat de rekenkamer de ruimte heeft om te beslissen op een verzoek tot extra onderzoek van een raadsmeerderheid. Dit verzoek kan bijvoorbeeld middels een door de gemeenteraad aangenomen motie worden gedaan. Omdat de Gemeentewet in artikel 182, tweede lid een bepaald gewicht aan dit onderzoek geeft, zal de rekenkamer altijd gemotiveerd antwoorden als het verzoek niet wordt gehonoreerd. Ook wanneer het verzochte onderzoek gedeeltelijk of in aangepaste vorm plaatsvindt, wordt dit gemotiveerd aangegeven. Daarnaast verduidelijkt dit artikel hoe wordt omgegaan met de kosten die met het extra onderzoek gemoeid zijn. De gemeenteraad neemt op basis van een voorstel van de rekenkamer een besluit over die kosten. Overigens is ook denkbaar dat de rekenkamer voorstelt om bepaalde onderzoeken uit het onderzoeksprogramma niet of op een later moment uit te voeren, zodat er voor de gemeenteraad op dat moment geen aanvullende kosten aan het extra onderzoek verbonden zijn.

Artikel 18 Hoor en wederhoor

Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat het college van de betreffende gemeente de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) conceptonderzoeksrapport. Er vindt dan feitelijk wederhoor plaats, waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan het verantwoordelijke orgaan en, indien van toepassing aan de betrokken instellingen, worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden eruit te halen en te corrigeren. Dit is van belang omdat de rekenkamer op basis van de feitelijke bevindingen in een bestuurlijk deel van het rapport conclusies trekt en aanbevelingen doet. Dit artikel treft hier dan ook een regeling voor.

Omdat het onderzoek van de rekenkamer ook gericht kan zijn op een ander orgaan dan het college, waarborgt het tweede lid van dit artikel tevens dat bij andere organen ook hoor en wederhoor wordt toegepast. Dit is zowel het geval als de rekenkamer alleen conclusies trekt als dat de rekenkamer ook aanbevelingen doet. De beslissing of het onderzoek ook is gericht op een ander orgaan dan het college of een instelling berust bij de rekenkamer.

Wanneer het onderzoek van de rekenkamer ook gericht is op de gemeenteraad, wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld te reageren op het rapport. Dit is alleen het geval wanneer het rapport conclusies over én aanbevelingen voor de gemeenteraad bevat. In alle andere gevallen geldt voor de gemeenteraad dat de bevindingen, conclusies en aanbevelingen van het rapport onderdeel zijn van het debat in de gemeenteraad.

Artikel 19 Openbaarmaking rapport

Voor openbaarmaking stuurt de rekenkamer, volgens dit artikel, het rapport toe aan de gemeenteraad en het college van de betreffende gemeente. Op deze manier stelt de rekenkamer de gemeenteraad en het college in de gelegenheid alvast van de uitkomsten kennis te nemen. Het rapport wordt onder embargo toegestuurd.

Artikel 20 Reflecties

Dit artikel regelt dat de rekenkamer andere werkzaamheden kan verrichten dan het onderzoek zoals vastgelegd in artikel 182, eerste lid van de Gemeentewet. Deze werkzaamheden zijn gedefinieerd in artikel 1 van de regeling als reflecties. Voorbeelden van de uitkomsten van reflecties kunnen rekenkamerbrieven en gepubliceerde artikelen naar aanleiding van onderzoeken zijn. Dit artikel biedt de rekenkamer de gelegenheid om sneller op actuele ontwikkelingen te reageren. In deze gevallen wordt er gebruik gemaakt van openbare bronnen en is er geen sprake van een onderzoek zoals bedoeld in artikel 182, eerste lid van de Gemeentewet. Het is dan ook aan de rekenkamer om te bepalen of er aanleiding is voor hoor en wederhoor en in welke vorm dit dient te gebeuren.

Artikel 21 Begrotingswijzigingen

De procedure voor het vaststellen van de begroting (artikel 34 van de Wgr) en het opstellen van een ontwerpbegroting (artikel 35 van de Wgr) is vastgelegd in de Wgr. Daarbij biedt artikel 35, zesde lid, van de Wgr ruimte om bij bepaalde wijzigingen van de begroting van de zienswijzeprocedure af te zien. Tegen die achtergrond regelt dit artikel dat begrotingswijzingen alleen worden voorgelegd voor een zienswijzeprocedure aan de gemeenteraden wanneer de begrotingswijziging gevolgen zou hebben voor de gemeentelijke bijdrage of als de algemene reserve buiten de bandbreedte zou komen.

Artikel 22 Controle jaarrekening

In verband met de verantwoording aan de deelnemende gemeenteraden wordt in dit artikel geregeld dat de jaarrekening voorafgaand ter controle aan een accountant wordt verstuurd. De rekenkamer wijst de accountant aan die deze controle uitvoert.