Administratie-verlofuren

Binnen de gemeente Den Haag heerst onduidelijkheid over het aantal uren dat meegenomen mag worden naar het volgende jaar en hoeveel uren verrekend moeten worden bij aan- of verkoop van verlofuren volgens het cafetariamodel. In deze notitie wordt aangegeven hoe met beide problemen moet worden omgegaan. Binnen de sector gemeenten wordt uitgegaan van een formele werkweek van 36 uur. Dit is de basis voor de vaststelling van het salaris. Bij de gemeente Den Haag is het mogelijk om per week feitelijk meer te werken en wel 38 of 40 uur.11 Ter compensatie krijgt de medewerker die 38 of 40 uur per week werkt, op jaarbasis 12, respectievelijk 24 dagen ADV terug. Er zijn dus voor een fulltimer drie keuzemogelijkheden voor de feitelijke werkweek.

2.1 Meenemen van verlof

Het meenemen van verlof is gelimiteerd tot 108 voor een voltijder zonder ADV (Art. 6:1.2), ofwel 3 maal het feitelijke aantal werkuren per week.

Voor de drie keuzemogelijkheden pakt dit als volgt uit: (zie tabel 1)

Inlichtingen bij

mw. A.N. van der Tempel

Postadres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag Telefoon: 070 - 353 2017 Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Fax: 070 - 353 2782 Internetadres: www.denhaag.nl

Tabel 1. maximaal aantal mee te nemen verlof

keuzemogelijkheid	formeel aantal uren per week	feitelijk aantal uren per week	maximaal mee te nemen verlofuren
36 uur zonder ADV	36	36	108
36 uur met 12 dagen ADV	36	38	114
36 uur met 24 dagen ADV	36	40	120

Het aantal uren dat werknemers met een 38-urige of een 40-urige werkweek mee mogen nemen naar het volgende jaar is hoger dan voor iemand die een feitelijke werkweek van 36 uur heeft. Dit is het gevolg van de manier waarop het aantal verlof uren voor de drie keuzemogelijkheden wordt berekend. Dit kan als volgt duidelijk worden gemaakt:

Volgens artikel 6:1:1 Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag (ARG) mag een ambtenaar maximaal 108 uur verlof meenemen naar het volgende jaar. Hierbij is uitgegaan van een ambtenaar met een volledige betrekking zoals bepaald in artikel 1.k van het ARG. Met andere woorden, er is uitgegaan van een ambtenaar met een formele en feitelijke werkweek van 36 uur. Bij de Gemeente Den Haag zijn echter naast een feitelijke werkweek van 36 uur nog twee andere situaties mogelijk voor een voltijder: -een formele werkweek van 36 uur en een feitelijke werkweek van 38 uur. Er worden 12 dagen ADV toegekend; -een formele werkweek van 36 uur en een feitelijke werkweek van 40 uur. Er worden 24 dagen ADV toegekend.

De gemeente heeft een eigen methodiek om het verlof te berekenen voor deze twee situaties en dat heeft consequenties voor het aantal verlofdagen dat meegenomen mag worden. De verlofberekening is als volgt: Voor alle voltijders is de formele werktijd 36 uur, maar de rechten op ADV verschillen. Alle voltijders hebben evenveel weken verlof. Bij de invoering van de 36 urige werkweek is binnen de gemeente Den Haag afgesproken dat de toekenning en afschrijving van verlof geschiedt op basis de feitelijke werkweek (PI6001225, 31 december 1996). Dit is een administratieve afspraak, waardoor het toerekenen en afboeken van verlof overzichtelijker wordt. Dit loopt dan namelijk synchroon met de feitelijke werkweek van medewerkers. Alle voltijders werken dus per saldo op jaarbasis evenveel uren, ongeacht de gekozen werkweek (zie tabel 2).

Tabel 2. Overzicht te werken uren en aantal uren verlof bij de verschillende invullingen van een voltijds werkweek

keuze	feitelijk	formele	uren	uren verlof	uren	uren
mogelijkheid	aantal werkuren	werkwe ek	aanwezig: 52 x	22 x feitelijk	ADV	aanwezig na aftrek
	per week		feitelijk aantal uren	aantal uren per dag		verlof en ADV*, op
			per week			jaarbasis
36 uur	36 uur	36 uur	52 x 36=	22x7,2=	-	1713
			1872	158,4
				= afgerond 159
38 uur	38 uur	36 uur	52 x 38 =	22 x 7,6=	91,6	1716
met 12		met 12	1976	167,2=	afgerond
dagen ADV		dagen		afgerond	92
		ADV		168
40 uur met	40 uur	36 uur	52 x 40=	22 x 8=	192	1712
24 dagen		met 24	2080	176
ADV		dagen
		ADV

De systematiek van de verlofberekening heeft consequenties voor het aantal uren dat door een medewerker moet worden afgeboekt als hij/zij verlof opneemt:

Tabel 3. aantal af te schrijven uren per week verlof * vastgelegd in art 6.2 van het Ambtenarenreglement 's Gravenhage

keuzemogelijkheid	feitelijk aantal werkuren per week (a)	aantal verlof-uren per jaar (b)	aantal weken verlof per jaar (b:a)	af te schrijven uren per week verlof
36 uur zonder ADV	36	158,4* (=7,2x22)	4,4	36
36 uur met 12 dagen ADV	38	167,2 (7,6x22)	4,4	38
36 uur met 24 dagen ADV	40	176 (8x22)	4,4	40

Dit betekent dat werknemers die een 38-urige of 40-urige werkweek hebben, 38 respectievelijk 40 uur af moeten boeken van hun verlof als ze een week vrij nemen. Dit is eerlijk omdat daar bij de berekening van het verlof rekening mee gehouden is: ze krijgen immers meer verlofuren dan iemand die gewoon een feitelijke werkweek van 36 uur heeft. Dit is slechts een administratief surplus, omdat ze ook meer moeten afboeken.

2.2 Verrekenen van uren bij koop of verkoop van verlof

Volgens hoofdstuk 4a van het ARG mogen alle ambtenaren van de gemeente Den Haag maximaal 72 vakantieverlofuren verkopen, of ze ADV hebben of niet. Uitgangspunt bij de verlofboekhouding is dat alle voltijders per saldo evenveel uren werken. Het maandsalaris is gebaseerd op de formele werkweek van 36 uur en per saldo voor alle voltijders in dezelfde schaal en dezelfde schaaltrede even hoog.

Daar moeten ze dan per saldo ook evenveel uren voor werken. In paragraaf 2.1 is aangetoond dat bij de huidige manier van verlof toekennen en afboeken alle voltijders op jaarbasis evenveel werken. Bij het kopen en verkopen van verlof geldt ook de regel dat alle voltijders onder gelijke omstandigheden hetzelfde loon krijgen en evenveel uren moeten werken. 72 verlofuren verkopen betekent dan ook voor alle voltijders dat er 72 uren verlof in mindering wordt gebracht op de verlofkaart en dat de medewerker 72 uur x het uurloon ontvangt. Onderstaand voorbeeld toont aan dat dat de juiste wijze van verrekenen is:

Voorbeeld:

keuzemogelijk heid	A) Startpositie: Werkt op jaarbasis (zie tabel 1 )*	B) Te verrekenen verlofuren	C) Aantal werkuren op jaarbasis bij verkoop van 72 uur = A-B*	D) Te verrekenen salaris
36 uur zonder ADV	1713	72	1641	72 x het uurloon
38 uur met 12 dagen ADV	1716	72	1644	72 x het uurloon
40 uur met 24 dagen ADV	1712	72	1640	72 x het uurloon

Anders dan in de collegebrief van 29 december 1999 (PI 9900740) over de technische uitwerking van het cafetariamodel is bepaald, is voor alle fulltimers het aantal te kopen of te verkopen uren gemaximeerd op 72 uur. Voor deeltijders gelden de maxima naar rato. De verkoop/koop van verlof geschiedt in uren en niet in dagen. Het uurloon dat bij de verrekening dient te worden gehanteerd is (en was) het uurloon zoals omschreven in het ARG (zie onder meer hoofdstukken 1 en 3).