Verordening inzake de beleids- en verantwoordingsfunctie Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2009

1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks een meerjarenraming met toelichting aan het algemeen bestuur aan waarin voorstellen worden gedaan voor het beleid in het volgende begrotingsjaar en ten minste drie daaropvolgende jaren.

2. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks ter vaststelling een ontwerp-begroting aan het algemeen bestuur aan waarin voorstellen worden gedaan voor het beleid in het volgende begrotingsjaar.

1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de bruto-kosten en opbrengsten die per programma zijn opgenomen alsmede de dekkingsmiddelen die zijn opgenomen in de begroting naar kostendragers.

2. Het dagelijks bestuur zorgt er ten aanzien van de raming van de bruto-kosten en opbrengsten naar programma´s voor dat deze, door middel van kostentoerekening, eenduidig kunnen worden toegewezen aan de beleidsproducten en de beheerproducten.

1. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het hoogheemraadschap als geheel en in zijn organisatie-onderdelen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, rechten, verplichtingen, ontvangsten, betalingen, kosten en opbrengsten;

• c.

  het verschaffen van informatie over baten, lasten, prestaties, maatregelen en effecten aan budgethouders voor zowel de planning, de uitvoering als de verantwoording van de realisatie;

• d.

  een doelmatig beheer van geldstromen en financiële posities;

• f.

  een goede interne informatievoorziening over de uitvoering van de financieringsfunctie.

1. Het dagelijks bestuur zorgt voor het per programma verzamelen en vastleggen van gegevens over de maatregelen die getroffen zijn en prestaties die geleverd worden, de doelstellingen en effecten die bereikt worden en de bruto-kosten en -opbrengsten die gemaakt worden, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het nieuw beleid, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.

2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de netto-kosten van de programma’s en de investeringsuitgaven, zoals geautoriseerd door het algemeen bestuur, niet worden overschreden.

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk indien de realisatie van het beleid in betekende mate afwijkt van hetgeen in de begroting is opgenomen.

2. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur op basis van de in artikel 2 benoemde momenten over de realisatie van het beleid dat in de begroting is opgenomen en over de uitvoering van investeringen.

3. De rapportages gaan in op afwijkingen van betekenende mate, zowel wat betreft de middeleninzet, de maatregelen die getroffen en prestaties die geleverd worden, als de doelstellingen en effecten die bereikt worden.

4. Indien noodzakelijk doet het dagelijks bestuur in de rapportages voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten alsmede bijstellingen van het beleid. Zo nodig legt het dagelijks bestuur een voorstel tot begrotingswijziging aan het algemeen bestuur voor.

5. Het dagelijks bestuur is bevoegd de netto-kosten van een programma met 10 %, met een absoluut maximum van € 200.000, te overschrijden zonder toestemming van het algemeen bestuur indien de middeleninzet past binnen het vastgestelde beleid en indien hiervoor benodigde financiële middelen elders binnen de begroting kunnen worden gevonden. Een dergelijk feit wordt achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd.

1. De secretaris-directeur draagt er zorg voor dat de concerncontroller en de voor de financiële administratie verantwoordelijke functionaris, alle door de bestuursorganen van het hoogheemraadschap genomen besluiten waaraan financiële gevolgen verbonden zijn, ontvangen.

2. Het dagelijks bestuur waarborgt de onafhankelijke positie van een concerncontroller en draagt er zorg voor dat deze rechtstreeks gevraagd en ongevraagd aan de bestuursorganen van het hoogheemraadschap kan rapporteren.

1. Het dagelijks bestuur doet voorstellen aan het algemeen bestuur die zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het hoogheemraadschap ten aanzien van de volgende onderwerpen:

• a.

  waardering en afschrijving van activa;

• b.

  weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen;

• c.

  kostentoerekening en onderbouwing tarieven;

• d.

  financiering.

2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de in het eerste lid bedoelde voorstellen in overeenstemming zijn met de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, met andere regelgeving die van toepassing is en met de in het vervolg van deze verordening opgenomen aanvullende eisen.

1. Investeringen in materiële vaste activa met een verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs lager dan € 100.000 worden niet geactiveerd. Voor immateriële vaste activa is deze grens € 200.000. Voor investeringen in tractiemiddelen wordt een ideaalcomplex verondersteld.

2. Personeelskosten worden inclusief een opslag voor overheadkosten door middel van tijdschrijven toegerekend aan betreffende investeringen.

3. Bouwrente wordt tijdsevenredig toegevoegd aan onderhanden investeringen. Het gehanteerde rentepercentage is het inde begroting opgenomen omslagrentepercentage.

4. Onderhoud dat dient tot instandhouding van het actief wordt niet geactiveerd. Reconstructie of herinrichting van een bestaand actief wordt geactiveerd als voldaan wordt aan de voorwaarde uit lid 1 van dit artikel .

5. Afschrijvingen vinden lineair plaats op basis van de afschrijvingspercentages zoals die zijn opgenomen in de meest recent door het algemeen bestuur vastgestelde nota inzake het afschrijvingsbeleid. Er wordt afgeschreven op basis van de historische kostprijs.

6. Uitgaven, groter dan € 200.000, voor het afsluiten van geldleningen worden lineair afgeschreven in 4 jaar. Uitgaven die dit bedrag niet overschrijden worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

1. Het beleid omtrent het weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen omvat in ieder geval:

• a.

  een beschrijving van de risico´s die het hoogheemraadschap loopt;

• b.

  de weerstandscapaciteit van het hoogheemraadschap, zijnde de middelen en mogelijkheden van het hoogheemraadschap om niet begrote kosten te dekken;

• c.

  het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, reserves, de weerstandscapaciteit of anderszins;

• d.

  de vorming en besteding van reserves;

• e.

  de vorming en besteding van voorzieningen;

• f.

  de berekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

2. Als element van het in het eerste lid onder d bedoelde onderdeel reserves wordt voor de reserves die onderdeel uitmaken van de algemene reserves en de bestemmingsreserves die niet zijn bedoeld voor tariefsegalisatie per reserve ingegaan op de aard, reden en gewenste omvang.

3. Als element van het in het eerste lid onder e bedoelde onderdeel voorzieningen wordt per voorziening ingegaan op de aard, reden en gewenste omvang.

1. Kosten en opbrengsten worden zoveel mogelijk direct verantwoord op de betreffende producten (kostendragers). Afdelingskosten en andere indirecte kosten worden op basis van tijdschrijven doorbelast aan de producten.

2. Uurtarieven worden berekend op basis van algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes.

3. Het saldo van rentekosten en –inkomsten wordt toegerekend aan de onderhanden en reeds in exploitatie genomen investeringen op basis van algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes.

4. De hoogte van leges wordt gebaseerd op een kostprijsberekening waarbij rekening wordt gehouden met verwachte tijdsbesteding en overige kosten. De tarieven voor leges worden opgenomen in de legesverordening. De hoogte van de leges mag de kostprijs niet te boven gaan.

5. Erfpachttarieven worden bepaald volgens een berekeningswijze zoals die is opgenomen in de meest recente door het algemeen bestuur vastgestelde nota erfpacht 2005.

6. De hoogte van aan derden in rekening te brengen kosten voor verleende diensten of werkzaamheden wordt gebaseerd op een kostprijsberekening waarvan werkelijke tijdsbesteding en overige kosten onderdeel zijn.

7. Het dagelijks bestuur zorgt voor een actueel overzicht van de tarieven, prijzen en kosten van de in dit artikel bedoelde rechten, diensten en zaken.

1. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat bij de uitoefening van de financieringsfunctie:

• a.

  goede ondersteuning plaatsvindt van uitsluitend de taken die in het reglement aan het hoogheemraadschap zijn opgedragen;

• b.

  een continue toegang tot de financiële markten is;

• c.

  voldoende financiële middelen worden aangetrokken en overtollige gelden worden uitgezet om de programma’s binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de meerjarenraming en de begroting te kunnen uitvoeren;

• d.

  de volgende risico’s verbonden aan de financieringsfunctie worden beheerst: renterisico’s, kredietrisico’s, interne liquiditeitsrisico’s, koersrisico’s en valutarisico’s;

• e.

  de kosten van de leningen zo veel mogelijk worden beperkt en er een voldoende rendement op de uitzettingen wordt bereikt;

• f.

  een bijdrage wordt geleverd aan het bereiken van een financiële balansstructuur die dienstbaar is aan de doelstellingen van het hoogheemraadschap;

• g.

  de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities worden beperkt.

2. Het risicobeheer van het hoogheemraadschap wordt gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

• a.

  ten opzichte van de taken die in het reglement aan het hoogheemraadschap zijn opgedragen heeft de financieringsfunctie een ondersteunende rol. Financiering volgt en is dienstbaar aan deze taken (servicecentrum);

• b.

  de uitvoering van de financieringsfunctie voegt geen financiële risico’s toe aan degene die zijn verbonden aan de uitvoering van de taken die in het reglement aan het hoogheemraadschap zijn opgedragen, maar is er op gericht toekomstige risico’s te verminderen of te verschuiven;

• c.

  bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden;

• d.

  het wettelijk kader van de Wet Fido wordt als uitgangspunt voor het beheersen van renterisico’s gehanteerd;

• e.

  wat betreft de toekomstige omvang en samenstelling van de portefeuille vlottende opgenomen en verstrekte leningen wordt de kasgeldlimiet van de Wet Fido in acht genomen.

• f.

  wat betreft de toekomstige omvang en samenstelling van de portefeuille vaste opgenomen en verstrekte leningen wordt de renterisiconorm van de Wet Fido in acht genomen;

• g.

  het algemeen bestuur wordt geïnformeerd indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.

3. Het dagelijks bestuur legt de uitoefening van de financieringsfunctie vast in een treasurystatuut dat door het algemeen bestuur wordt vastgesteld.