Besluit Informatiebeheer griffie

1. De beheerder en de griffier stemmen met elkaar af op welke wijze het beheer van informatie plaatsvindt.

2. De beheerder wordt om advies gevraagd bij:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een gemeentelijk orgaan of beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;

• d.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem.

1. Informatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en gehouden.

2. De beheerder stelt, in overleg met de griffier, een informatie structuurplan op.

3. Het informatie structuurplan bevat tenminste een overzicht van de bij de griffier in gebruik zijnde informatiesystemen en bevat de gegevens genoemd in artikel 9 Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden ( 23 februari 2002, nr. WJZ/2002/6839(8080) ).

4. De griffier stelt, met instemming van de gemeentearchivaris, het informatie structuurplan vast.

1. De griffier draagt er zorg voor, dat de informatie op dusdanige wijze en met dusdanige materialen tot stand komt dat de materiële houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

2. De griffier draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, als bedoeld in de wet, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

1. Uit het informatiesysteem blijkt te allen tijde, waar de informatie zich bevindt of wanneer deze is overgebracht, uitgeleend, vernietigd of vervreemd.

2. Van informatie wordt vastgelegd wanneer deze is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welk werkproces zij betrekking heeft, de samenhang met andere informatie en wat de status en het ontwikkelingsstadium van deze informatie is.

3. Van informatie worden kenmerken zodanig vastgelegd, dat deze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kan worden teruggevonden en binnen redelijke termijn leesbaar is.

1. Iedere griffiemedewerker heeft toegang tot die informatie die voor de uitvoering van zijn werkprocessen nodig is.

2. De raad kan nadere regels stellen ten aanzien van de beveiliging van informatie.

1. De beheerder draagt zorg voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

2. Vernietiging van informatie is slechts toegestaan bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

3. Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

4. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 3.4 lid 1 genoemde informatiesysteem.

1. De beheerder kan een voorstel doen om informatie, die volgens de geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komt, te laten vervangen door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het Besluit.

2. De beheerder stelt een risicoanalyse op.

3. Vervanging behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris.

4. De griffier geeft opdracht tot vervanging.

5. De beheerder draagt vervolgens zorg voor de daadwerkelijke vervanging en vernietiging van de vervangen informatie.

6. De beheerder maakt van de vervanging een verklaring op, die ondertekend wordt door de griffier.

1. De beheerder stelt jaarlijks een concept verklaring van vernietiging op. Daarin is opgenomen een beschrijving van de informatie die voor vernietiging in aanmerking komt, als mede op basis van welk voorschrift bij of krachtens de wet selectie voor vernietiging plaatsvindt.

2. Vernietiging behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris.

3. De griffier geeft opdracht tot vernietiging.

4. De beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke vernietiging van de informatie. Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd bij de verklaring.

1. Bij overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het met een informatiesysteem ontsloten informatie betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

2. De beheerder stelt, in overleg met de gemeentearchivaris, een concept verklaring van overbrenging op. Daarin is opgenomen een beschrijving van de informatie die voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats in aanmerking komt.

3. De griffier geeft opdracht tot overbrenging en tekent samen met de gemeentearchivaris het proces-verbaal van overbrenging.

4. De beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke overbrenging van de informatie. Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd bij de verklaring.

1. De beheerder kan een voorstel doen om informatie ter beschikking te stellen. De beheerder stelt een concept verklaring op. Daarin is opgenomen de grond van de ter beschikking stelling en een beschrijving van de informatie die ter beschikking wordt gesteld.

2. Ter beschikking stelling behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris.

3. De griffier geeft opdracht tot de ter beschikking stelling.

4. De beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke ter beschikking stelling van de informatie. Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd bij de verklaring.

5. De gemeentearchivaris ontvangt een afschrift van de verklaring tot beschikking stellen.